制订商务旅行计划和日程表

学会制订商务旅行计划和日程表，熟悉商务旅行各环节，掌握在制订商务旅行计划和日程表时应注意的事项。

张明的上司扬州市金洲集团黄平总经理将于2010年12月13日前往西安，与西安市第二建筑集团公司谈判管道订购事宜。黄经理要求小张为他设计西安商务旅行计划及具体日程安排表。

秘书张明接到任务后，立即梳理工作思路：

（1）制订旅行计划；

（2）搜集相关商业信息；

（3）准备业务洽谈资料；

（4）了解旅馆信息；

（5）整理旅行用品清单；

（6）安排差旅费；

（7）准备行李；

（8）领导审查；

（9）根据领导意见修改表格。

黄平经理西安之行商务旅行计划如表9-4所示。

表9-4　黄平经理西安之行商务旅行计划

黄平经理西安之行日程表
扬州—西安
2010年12月13—14日

商务旅行计划应该包括日期、时间、地点、交通工具、具体事项、备注等内容。旅行计划是领导出差是否能顺利完成工作任务的重要前提，一份合理、周全、程序规范的旅行计划，能保证领导在最短的时间内完成工作任务。

商务旅行计划的具体内容如下。

（1）时间：一是指旅行出发、返回的时间，包括因商务活动需要到两个或两个以上地点的抵离时间和中转时间；二是指旅行过程中各项活动的时间；三是指旅行期间就餐、休息时间。

（2）地点：一是指旅行抵达的目的地（包括中转地），目的地名称既可详写（写清楚哪个地区、哪个公司），也可略写（直接写到达的公司名称）；二是指旅行过程中开展各项活动的地点；三是指食宿地点。

（3）交通工具：一是指出发、返回的交通工具；二是指商务活动中使用的交通工具。这要求秘书了解这方面的知识，如识别火车种类等。

（4）具体事项：一是指商务活动内容，如访问、洽谈、会议、宴请、娱乐活动等；二是指私人事务活动。

（5）备注：记载提醒上司注意的事项，诸如抵达目的地需要中转、中转站名称、休息时间、飞机起飞时间，或者需要中转时转机机场名称、时间，为旅客提供的特殊服务，或者开展活动及就餐时要注意携带哪些有关文件材料，应该遵守的对方民族习惯等。

计划制订后，至少打印3份，一份交出差上司，一份由秘书留存，一份存档。

安排完订房订票的工作后，就要着手制作旅行日程表了。一份周密的旅程表主要包括以下五项内容。

（1）时间、日期：出发及返回的时间、日期，包括目的地的抵达和离开的时间、日期和中转时间、日期，开展各项活动的时间、日期，就餐、休息的时间、日期等。

（2）地点：上司本次出差的目的地（包括中转地点）、旅行过程中开展各项活动的地点及食宿地点等。

（3）交通方式：出发、返回时使用的交通工具，停留地的交通安排等。

（4）事项：商务活动内容，如访问、洽谈、会议、宴请娱乐活动及私人事务活动等。

（5）备注：记载提醒上司注意的事项，如抵达目的地需要中转的中转站或中转机场，休息时间、飞机起飞时间，以及某国家为旅客提供的特殊服务；在当地需要注意的一些风俗习惯和礼仪等。

（1）要明确上司旅行的意图，目的地、旅行时间及到达目的地后的商务活动计划。

（2）了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉公司对出差的有关规定。

（3）向公司所在国家的有关服务机构或向旅行目的地的旅游机构索取有关资料，了解当地的乃至其全国各交通（航空、航海、铁路、公路）工具运行情况，旅行路线，旅馆环境情况，目的地的货币、外汇管理规则，经商特点及有关护照、签证、健康规定等常识。需要中转时，尽量选择衔接时间在2小时至4小时的班机，将因中转而导致的时间浪费情况减少到最低限度。

（4）制订行程计划时，若能直接利用定期航班的航线来设计旅行路线则尽量利用。

（5）编排计划时，在时间一栏中必须考虑时差的变化，买机票（车票、船票）时也要注意时差。

（6）拟订几个旅行方案，与上司共同讨论，最后选定最佳方案。

（7）旅行行程工作计划表制作要清楚，离开和到达的时间都应以当地时间为准，秘书应熟悉国际时间的计算方法。

·训练目标

（1）能够熟练掌握编写出国旅行日程安排表的步骤。

（2）能够制作并编写出国旅行日程安排表。

·知识要求

（1）熟悉编写出国旅行日程安排表的步骤。

（2）熟悉出国旅行日程安排表的格式和内容。

·训练要求

（1）收集公司的相关资料。

（2）选择去西安的旅行方式，查询杭州到西安的火车、航空等信息资料，书面整理车次、航班、价位、起讫时间等。

（3）预订车票、机票：

①收集当地预订票受理点的电话、地点和联系人；

②了解预订车票、机票的基本程序。

（4）预订在西安住宿的客房及了解预订过程中的注意事项。

·任务描述

××公司执行副总经理李汉良于2008年7月14日至17日从北京出发前往韩国首都首尔对LG商事、三星电子等公司进行考察。王芳是该公司的办公室主任，要为执行副总经理李汉良编写出国旅行日程安排表。

·操作提示

（1）以小组为单位进行，实训的准备工作需要6～8课时（课外完成），模拟庆典活动需要4课时。

（2）一定要定好小组负责人，并协商合理分配好任务，在小组长的统一协调下，成员相互合作，共同完成。

（3）训练前布置学生复习出国旅行日程安排表的写作知识与要求，充分领会领导的意图和要求，通过分工合作完成。