管理信息系统对组织的影响

现在的发展趋势是计算机应用越来越普遍，各种组织对计算机系统的依赖越来越强。 但这并不是说，无论何种行业、 何种组织都要通过大量投资来建设复杂的信息系统。 了解下述关于信息系统在企业组织中定位的知识，可以使我们更为深入地感受到这一点。

信息系统的引进对组织产生的影响可以从9个方面来总结，即阶层化、 专业化、 规范化、 集中化、 组织文化、 组织权力、 组织的生长周期、 目标的转移和组织学习。 对这些影响的结果见表1－1。

表1－1 信息系统对组织产生的某些影响

除此之外，有几个是需要特别注意的。

1. 信息技术对组织战略和目标的支持

组织战略是组织为实现自己的目标所遵循的基本原则。 组织目标是组织表现其经营目的的实现状态的具体指标，如利润、 技术领先程度、 规模发展规划、 市场份额等。

在组织战略中，考虑信息技术已经是管理者不得不正视的现实了。 信息技术不仅仅是一种技术，它往往是与组织的战略紧密关联的。 在美国的航空行业中曾经发生过的重大事件是，美国航空公司和联合航空公司给许多旅行代理店免费安装了计算机系统，用户可以直接在上面查询他们所需要的航班等信息。 由于提供了这种服务，他们的市场占有率迅速提高从而将他们的一些竞争对手挤出了市场。

培养组织的核心竞争能力往往是组织的重要目标。 所谓核心竞争能力，就是组织独特的知识、 技能、 产品或服务，例如，对市场的分析能力、 生产某产品的关键技术等。 核心竞争能力是组织特有的能力，是其他组织难以模仿的能力，它使企业在创造价值和降低成本方面比竞争对手更为有利，例如，微软公司的操作系统是其核心竞争能力，这一产品的特点在于功能强大，而且对用户十分友好，但是微软公司的最强大之处在于它不断升级产品，每一次产品的升级版本都加入了许多新的功能，因此，微软公司的操作系统成为市场上的标准，其优势是其他公司的产品难以抗衡的，微软公司的做法也是难以简单地模仿的。

2. 组织结构

组织的另一个关键因素是它的结构。 组织的结构促使劳动力分工，职能部门的分割促使员工受到专业训练并完成特定的工作。 组织的层次化使组织中的成员能协同工作: 高层的人员从事管理、 专业性的和技术性的工作，低层的人员从事操作性的工作。 组织还需要各种不同的人员扮演不同的角色和掌握技能。 除了管理者以外，知识工作者和数据工作者从事公司的纸面工作，生产和服务工作者生产公司的产品和服务。

信息技术使组织结构发生了变化，固定的、 金字塔形的传统组织结构往往不能适应现代组织的需要，正在经历痛苦的改变。 当信息系统建立以后，高层领导可以方便地得到详尽的基层信息，同时许多信息收集工作不必请人代劳，因此对中层及基层的管理人员的需要会减少，而高层领导的管理幅度将扩大，从而使整个组织结构呈扁平状。 另外，一些新的组织结构，如矩阵型组织 (以职能和业务为轴构成的组织)、 工作组型组织 (以业务为中心构成工作组，适用于比较灵活多变的组织结构)，以及平面型的、 客户/服务器型的、 动态型的组织结构正在理论上和实践上发展，今后可能逐渐取代传统的组织结构。

近年来，管理学界十分重视对学习型组织的研究。 学习型组织强调通过吸取知识，同时使用知识来进行对自身的改造。 这里的学习是指组织的学习，这种学习必须是根据组织的日常活动或组织的制度、 文化等固定下来的群体活动。 微软公司的竞争能力不断提升就是得益于其学习方法和学习制度。

3. 标准作业过程

组织机构常规的活动和步骤称为标准作业过程 (Standard Operating Procedure，SOP)。SOP用来处理所有预想的业务。 SOP需要经过一个很长的时期才能逐步建立起来，因而想改变一个组织的SOP也需要付出巨大的努力。 例如，美国福特汽车公司的SOP采用的是福特作业方式，即大规模生产和将作业分割成单一的工作 而日本丰田汽车公司的SOP则是质量控制小组方式，各个小组中的每个成员都要学习多种工作，并进行定期轮换。 由于日本丰田汽车公司的产品质量好、 价格低廉，受到美国产业界的重视，因此有声音呼吁美国汽车公司向日本学习，但是在美国汽车行业中试行推广丰田工作方式时，美国公司才发现这是一件非常困难的事情，因为它们的SOP需要彻底改变。

信息技术的引进，有可能对标准作业过程的改变产生重大的影响。 有许多公司成功地进行了这种改变，极大地提高了竞争力。

4. 信息技术在组织中的战略地位

组织对信息技术的态度无疑与信息技术在组织中的战略地位有关。 正确认识信息技术在企业中的地位需要从两个方面进行判断: 一是目前使用的信息系统对企业战略的支持达到何种程度 二是各种信息应用系统开发项目潜在的收益前景。 人们往往容易只看到前一个方面，即信息系统目前的状况，而忽略信息技术应用的未来潜力，从而贻误了发展的时机。

(1) 辅助支持型 (辅助型)

信息系统在企业组织中处于辅助地位，只是辅助某些方面的管理和决策的工具，对组织业务的支持力度不大。 企业的业务并不十分依赖于信息系统，系统偶尔出问题时，业务也可以继续维持运营 信息系统开发项目在企业中应用的前景不明朗，潜在价值不确定。 那些信息技术应用不发达行业中的企业组织，或者计算机应用起步较早，但信息管理缺乏规划的单位和部门，其信息技术的应用很可能处于这种水平。

(2) 关键运作支持型 (工厂型)

信息系统对组织来说绝不是可有可无的，企业组织的日常业务必须有信息系统的稳定参与才能进行，系统的任何失误都会波及生产、 客户、 业务和市场等环节，给企业带来直接的经济损失，甚至造成更为严重的后果。 信息系统的这种地位使企业必须花很大的气力来保证信息系统的可靠性和稳定性，并千方百计地设法改善信息系统的工作效率。

(3) 高潜力型 (转折型)

信息系统在组织中的应用是有效的，但现有系统的影响面不宽，信息系统的偶尔中断或失误不会给组织带来切肤之痛，更远离那些停业、 瘫痪之类的恶性损失。 但是有一些十分有潜力的系统应用开发项目，它们的成功可以极大地促进组织的发展，给企业组织带来可观的利益。 一些快速发展行业中的组织，如药品生产企业和机电制造企业，它们的成功往往取决于能否尽快地淘汰过时的生产线，开发出适销对路的新产品 取决于它们对客户需求的满足水平，支持这些具体目标开发的应用信息系统可能会使企业竞争力获得飞跃式提升。

(4) 战略支持型 (战略型)

完善的管理信息系统和可靠的计算机网络是组织业务运作的基础，必须保证其连续稳定的运行 同时，存在着具有实施和获利潜力的信息系统应用开发项目，可以给组织带来各种竞争优势。 目前国外的商业银行、 保险和通信企业普遍处于这种状况。 随着信息技术的进步和电子商务的发展，越来越多的企业会进入这一领域。 此时的企业组织不仅需要有较多、 较为稳定的信息技术投资，而且企业的信息管理需要达到较高的水平，高层管理者必须非常重视信息系统的发展规划，并深入地参与具体的信息管理工作。

管理者可以通过上述格栅图来了解信息技术在本组织中的定位，发现企业信息管理中的问题，确定组织中信息系统的发展方向。 比如，如果发现企业中的信息系统处在可有可无的辅助支持位置，则需要关注竞争对手应用信息技术的动态，因为对手的举动可能会带动行业信息技术应用向着高潜力型方向发展 对于那些处于关键运作支持型信息技术应用的组织来说，控制信息技术的投资规模，对信息系统资源和应用效益的追求具有很重要的现实意义。