管理信息系统在组织中的角色

第一节　管理信息系统在组织中的角色

我国是从20世纪90年代开始，随着国家倡导“信息化”后逐渐开始研究管理信息系统的。对于管理者来说，管理信息系统是一个新生事物，所以总是下意识地将管理信息系统对应于某个具体的事物，如计算机、软件等。早期的管理者满心希望一旦企业买了一套管理信息系统软硬件后，企业就可以迅速获利，但这种梦想破灭了。很多管理者经过多年摸索后，仍然会问，管理信息系统到底是什么?下面我们就从管理信息系统在组织中的角色定位来说明这一点。

一、管理者在组织中的角色

1973年，亨利·明茨伯格(Henry Mintzberg)出版了其最负盛名的经典名著《管理工作的本质》(The Nature of Managerial Work，又译《管理工作的实质》)。

明茨伯格在书中把管理者(或经理)扮演的十种主要角色分为三大类型：人际关系角色、信息角色、决策角色。具体为：①挂名首脑；②领导者；③联络者；④信息接收者；⑤信息传播者；⑥发言人；⑦企业家；⑧故障排除者；⑨资源分配者；⑩谈判者。

1.人际关系角色

人际关系角色是指管理者要与各界打交道，故需建立各种人际关系。管理者的角色有3个直接来自于正式权力并且涉及基本的人际关系。人际关系角色具体包括：挂名首脑角色、领导者角色、联络者角色。

管理学从来都承认领导者的角色，特别是那些与激励相关的部分。相比之下，直到最近，管理学才提到管理者在他的垂直指挥链之外与人接触的联络者角色。通过对每种管理工作的研究我们发现，管理者花在同事和单位之外的其他人身上的时间与花在自己下属身上的时间一样多。

联络者角色涉及的是管理者同他所领导的组织以外的无数个人和团体维持关系的重要网络。联络者角色代表着管理者职务中一个关键部分的开始。管理者通过联络者角色同外界联系。然后，通过发言人、信息传播者和谈判者这些角色进一步发展这种联系，并获得这种联系所提供的好处和信息。

2.信息角色

信息角色是指管理者是复杂组织关系中的信息中心。他不可能知道每件事情，但却肯定比任何下属都知道得多。不论这个管理者是街头团伙的头目还是美国总统，管理学上的研究结果都支持该观点。信息角色具体包括：信息接收者角色、信息传播者角色、发言人角色。

管理者为了得到信息而不断审视自己所处的环境。他们询问联系人和下属，通过各种内部事务、外部事情和分析报告等主动收集信息。担任监控角色的管理者所收集的信息很多都是口头形式的，通常是传闻和流言。当然也有一些董事会的意见或者是社会机构的质问等。管理者得到的信息大致有以下五类：

①内部业务的信息。通过标准的业务报告、下属的特别报告、对组织的视察等获得。

②外部事件的信息。如顾客、人事关系、竞争者、同行、供货者、市场变化、政治变动、工艺技术的发展等，通过下属、同业组织、报刊等获得。

③分析报告。从各种不同的来源(下属、同业组织或外界人员)得到各种不同事件的分析报告。

④各种意见和倾向。管理者通过许多途径来更好地了解他的环境和获得各种新思想。他参加各种会议，注意阅读顾客的来信，浏览同业组织的报告，并从各种联系和下属那里获取各种意见和建议。

⑤压力。各种压力也是信息的来源，如下属的申请和外界人士的要求，董事会的意见和社会机构的质问等。

作为信息传播者，管理者把外部信息传播给他的组织，把内部信息从一位下属传播给另一位下属。

信息可分为两种：①有关事实的信息。这类信息可以用某种公认的衡量标准来判断是否正确。管理者由于代表着正式的权威，收到许多有关事实的信息，并把其中的很大部分传达给有关的下属；②有关价值标准的信息。这类信息涉及一个人的选择和有关“应该”是什么的主观信念。

组织内部可能会需要这些通过管理者个人的外部联系收集到的信息。管理者必须分享并分配信息，把外部信息传递到企业内部，把内部信息传给更多的人知道。当下属彼此之间缺乏便利联系时，管理者有时会分别向他们传递信息。

管理者作为正式的权威，被外界要求代表其组织来讲话，他作为组织的神经中枢，也拥有信息来这样做。

管理者作为组织的权威，被要求对外传递关于本组织的计划、政策和成果信息，使得那些对企业有重大影响的人能够了解企业的经营状况。例如，首席执行官可能要花大量时间与有影响力的人周旋，要就财务状况向董事会和股东报告，还要履行组织的社会责任等。

管理者的发言人角色要求他把信息传递给两个集团：第一个是对组织有着重要影响的那一批人。对总经理来说是董事会，对中层经理来说是他的上级；第二个集团是组织之外的公众。对总经理来说包括：供货者、同业组织、其他组织的总经理、政府机构、顾客以及新闻界。

3.决策角色

决策角色是指处理信息并得出结论。管理者制定决策让工作小组按照既定的路线行事，并分配资源以保证计划的实施。信息是制定决策的基本投入。管理者在组织的决策制定系统中起着主要作用。作为具有正式权力的人，只有管理者能够使组织专注于重要的行动计划；作为组织的神经中枢，只有管理者拥有及时全面的信息来制定战略。决策角色具体包括：企业家角色、故障排除者角色、资源分配者角色、谈判者角色。

二、管理信息系统在组织中的角色

目前的信息技术在所有的三大类角色里，都有不同程度的参与，有些被定义在管理信息系统的系统功能里，有些还只是单独的软件来配合管理信息系统的运行。图3.1描述了管理信息系统在组织中的辅助角色功能。

管理信息系统是帮助管理者成功实现人际关系角色、信息角色和决策角色的辅助工具。管理信息系统的好坏取决于它在这三个方面参与的程度。

以前的管理信息系统专家基本上是从控制论的思想来设计管理信息系统。系统论的思想虽好，但更多地停留在概念上，实际应用中并没有具体的实现方法；运筹学的数学方法也很好，但依然属于控制论的思想。

西方的文明越来越重视人的因素，大量的科学研究集中探讨人类的行为和心理。新的信息技术不断在改变人类的行为方式和心理感觉，因此将人际交往的功能加入管理信息系统中是一个新的课题。

图3.1　管理信息系统的辅助角色功能

过去管理信息系统中的决策功能，基本上是应用了运筹学的数学模型，但新的决策研究者认为：人类实际的决策行为包含复杂的心理和行为机制，传统的运筹学对于高层管理人员的决策辅助显得脆弱无力，如何让管理信息系统的决策功能真正成为管理者的决策顾问也是一个需要解决的问题。