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组织中的信息系统

时间:2022-06-20 百科知识 版权反馈
【摘要】:1.3 组织中的信息系统我们已经知道,信息系统的目标或者说信息系统对组织的作用是:可以支持运营、支持决策并能够提供战略优势。处于中层的管理者更多地需要有关某个职能区域或部门的特定信息,以便支持其管理控制活动,他们的信息需求特征往往介于战略层和操作层之间。

1.3 组织中的信息系统

我们已经知道,信息系统的目标或者说信息系统对组织的作用是:可以支持运营、支持决策并能够提供战略优势。那么,为了实现这些目标,组织需要什么样的信息系统?要了解组织需要哪些信息系统,我们首先需要了解它的职能和结构。

组织的职能与层次

对于一个企业来说,决定了要提供什么产品或服务之后,就要确定设立哪些职能部门以提供产品与服务。一个企业往往包含生产与运营、销售与营销、会计与财务以及人力资源四个方面的职能部门。生产与运营部门的职能是设计整个生产过程由哪些环节组成——安排人力、机器和业务流程以生产产品。销售与营销部门的职能是联系顾客,出售商品,并跟踪售后的细节。企业的运作离不开会计与财务部门的支持,他们的职责主要是跟踪目前的财务状况,如订单、发票、支出和支付员工薪水的情况以及管理信用和财务问题。此外,人力资源部门帮助企业处理招聘、雇用、培训和保持员工队伍等事务。每个企业,不管规模大小,都必须成功地执行四项不同职能。

企业设立职能部门之后,为了整个企业的成功,它们之间还需要相互配合。这样就需要一套机制来协调某一部门内部以及不同部门之间员工的工作。通常,公司通过建立一个金字塔形的权力等级结构来协调员工之间的工作,据此,可以将公司中的管理者分为战略管理层、管理控制层和操作层三个层次。战略管理层处于层次结构中的最高层,他们制定关于产品和服务的长期的战略决策,以确保公司的财务业绩;管理控制层实施高层管理者制定的项目和计划;操作层管理日常的商务和活动。

此外,组织中还有一些从事知识或数据工作的员工,将其称为知识层,该层介于管理控制层和操作层之间。知识工作者,例如工程师、科学工作者和建筑师,负责设计产品和服务,并为公司创造新的知识,知识工作者通常处于知识层中较高的位置。数据工人,比如秘书和职员,负责处理公司各个层次的文书工作,他们往往处于知识层中比较低的位置。

组织中信息系统的分类

在了解了组织的职能和层次之后,我们思考一下,组织中不同职能部门、不同管理层次的管理者需要的信息一样么?

显然,不同的职能部门对信息的需求是不同的。例如,财务部门需要跟踪应收账目和应付账目,而生产部门则需要跟踪产品的生产计划及其执行情况。

由于不同的管理层次担负不同的责任,具有不同的工作性质,因而对信息的需求也是不同的。战略管理层的管理者需要一些汇总的信息,以便快速地了解公司的总体业绩,而并不一定关心具体的细节;他们不但需要内部信息,还需要外部信息;不但需要当前的信息,也需要历史的或预测未来的信息。而操作层的员工则恰恰相反,他们只需要交易层面的具体、详细、精确的信息,并且往往只关心与其工作直接相关的、当前的信息。处于中层的管理者更多地需要有关某个职能区域或部门的特定信息,以便支持其管理控制活动,他们的信息需求特征往往介于战略层和操作层之间。

信息系统需要为组织中各个员工提供他们所需要的信息,由于组织中不同的层次、不同的职能部门的员工对信息的需求是不同,因而需要有不同的系统来满足他们的需求,没有任何单一的信息系统可以完全满足组织内所有人的需求。很自然地,我们可以从层次和职能两个视角将信息系统划分为不同的类型,如图1-5所示。

从图中可以看,从层次的视角,组织中的信息系统主要可以分为6种类型,它们分别为组织中四个层次的管理服务。另一方面,从职能的视角,组织中的信息系统也被划分为多种类型,分别为销售与营销、生产与运营、会计与财务、人力资源等部门服务。下面,我们就从这些视角来对组织中的信息系统做一个初步的介绍。

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