信息系统管理

导入语

信息社会、信息时代、信息经济、知识经济等是近些年的热门话题。随着现代信息技术的快速发展，对信息的处理和利用已经深入人类生活的各个方面。而人们对信息的处理和利用离不开信息系统，尤其在各种类型的组织或企业的经营管理活动中，管理信息系统正扮演着日益重要的作用，且其本身也成为了一门综合管理科学、系统科学、信息科学、计算机和通信等技术的新兴学科。

学习本章，应掌握以下主要内容：

●理解数据、信息、知识、系统、信息系统、管理信息系统的概念；

●掌握管理信息系统的特点、组成、活动、知识框架和所扮演的角色；

●了解信息系统的基本类型和发展历史。

1.1 信息与信息管理

随着社会的不断发展，信息在社会生产和人类生活中所起的作用越来越明显，信息的增长速度和利用程度，已成为现代社会文明和科技进步的重要标志，而商业企业利用信息创造价值的案例也比比皆是。事实上，作为管理学的一个分支，信息管理学已形成一门独立的学科，它以信息资源及信息活动为研究对象，研究各种信息活动的规律和方法。信息管理学为信息系统的建设提供了原理、思路和方法，而信息系统为实现组织的信息管理提供了有效的手段。

1.1.1信息、数据与知识

什么是信息？信息与数据、信息与知识有何关系？区分这些术语对于了解企业的信息管理的性质，甚至信息系统的概念都非常重要。

（一）信息

从概念上讲，信息（information）是客观世界所固有的，只是以前人们在理论上对它并没有深刻的认识。但信息对于我们每个人来说并不陌生。在实际生活中，每个人每时每刻都在不断地接收信息，加工信息和利用信息，都在和信息打交道。如创造文字来记录信息，发明纸张、印刷术来储存信息，发明算盘进行信息的处理等。

然而，要为信息给出一个恰当的定义却并非易事。现在各种有关信息的定义已达上百种之多。信息具有丰富的内涵和广阔的外延，在不同的领域中也有不同的定义。有人说信息是消息，有人说信息是数据，有人说信息是知识，也有人说信息是一种运动状态的反映。

我国1999年版的《辞海》中，对“信息”一词的注释是：“信息是一种音讯和消息，或通信系统传输和处理的对象”。美国《韦氏词典》的解释为：“知识或消息的交流与接受，或通过调查、学习、讲授获取的知识”。英国的《牛津字典》认为“信息是传达某一特定事物或事件的知识或事实”。的确，消息、数据、报道、事实、知识等等，都是我们身边熟悉的信息。

信息作为科学术语，最早出现在哈特莱（R.v.hartley）1928年撰写的《信息传输》一文中。20世纪40年代，信息论和数字通信时代的奠基人，美国著名数学家、贝尔实验室电话研究所的香农（C.E.Shannon）给出了信息的明确定义。香农认为：“信息是用来消除不确定性的东西。”这一定义后来被人们作为经典性的定义而经常加以引用。此后，有许多研究者从各自不同的学科出发对信息进行了不同的解释。但总体来看，各种不同的表述只是由于理解信息的角度不同、研究的目的不同而产生的，本质上的差异并不很大。在经济管理学或信息管理学中，比较容易接受的定义是：信息是有一定含义的数据；信息是经过人们加工处理后的数据；信息是对决策有价值的数据。

信息反映着客观世界中各种事物的特征和变化，是可以借助某种载体加以传递的有用的知识，我们可以进一步从信息所具有的主要特征来领会其内涵。

1.信息的客观性。客观世界中任何事物都在不停地运动和变化，呈现出不同的特征。人们通常所说的信号、情况、指令、资料、情报、档案都属于信息的范畴，它们都是对客观事物特征和变化的反映。

2.信息的时效性。信息是对事物运动状态变化的历史记录，总是先有事实后有信息。信息的使用价值与信息从信源至信宿经历的时间间隔成反比。时间的延误，会使信息的使用价值衰减甚至完全消失。

3.信息的传递性。信息是构成事物联系的基础。人们通过感官直接获得的周边的信息极为有限，大量的信息需要通过传输工具获得，即信息必须是由人们可以识别的符号、文字、数据、语言、图像、声音等信息载体来表现和传递的。

4.信息的共享性。信息传递和使用中，允许多次和多方共享，原拥有者只会失去信息的原创价值，不会失去信息的使用价值和潜在价值。这也是信息作为资源与物质和能量等资源的本质区别。

5.信息的价值性。在信息时代，信息可以变成商品，是价值和使用价值的统一。信息的使用价值是指信息对人们的有用性，即特定的信息能够满足人类特定的需要的属性。当然，这也是针对特定的接受者而言的，如信息能满足人们学习、研究、购物等。信息的价值则是指凝结在信息产品中的人类劳动，也是信息商品的社会属性，体现出信息生产者和信息需求者之间的联系，也就是他们之间交换劳动的关系。

（二）数据

关于数据，不少人经常将其与信息混为一谈。所谓数据（data），是对某种事实、概念或指令的一种特殊表达形式，它通常记录在某种介质上，由可识别的单个或多个抽象的符号组成，可以被人工或自动化装置进行加工处理和传输。

例如：我们通过测量并通过计算机打印出来的某人的身高（175cm）和体重（60kg）、学生的考试成绩、汽车时速表显示的速度值、数据库中的数据等均属于数据的范畴。数据的主要形式包括文字、图形、图像、音频、视频等。

一般来说，数据有两方面的含义：①客观性。数据是对客观事物的描述，反映了某一客观事实的属性，通过属性名和属性值同时表达。例如：某人身高是175cm，cm就是属性名，175就是属性值。②可识别性。数据是对客观事实的记录，这些符号是可识别的，尤其是可以被计算机识别。数据有时也因人而异，对一些人而言不是数据，不等于对所有人都不是数据。例如：某人不懂英语，那么一段英文字符对他来说就可能算不上数据，但对认识这段英文的人来说，他能理解这段话的意思，对他来说就是某种数据了。所以，只有当数据能被人们所识别才能称之为数据。

仅仅有数据是不够的。如果这些数据不被人们所分析、处理、利用，那么这些数据对于我们是没有多大利用价值的，因此还需要对数据进行处理。一切管理活动都离不开数据和数据处理。数据处理是指对数据进行一系列的加工、储存、合并、分类、计算等操作的过程。

经过人为的加工处理后的数据，也就成为我们所定义的信息了。

（三）知识

在定义信息时常会用到“知识”一词。一般认为，知识是人类社会时间经验的总结，是人的主观世界对于客观世界的概括和反映。管理大师彼得·德鲁克指出：“知识是一种能改变某些人或某些事的信息——这既包括使信息成为行动的基础的方式，也包括可通过对信息的运用使某个个体（或机构）有能力进行改变或进行更为有效的行为的方式。”这说明，知识是对各种简单、无序的元素集合经过加工提炼，将其内在联系进行综合分析从而得出的系统结论。也就是说，知识是在信息的基础上经过进一步提炼的“有价值”的东西。

知识是信息的处理过程中，基于以往的理解、程序和经验而获得的技能。知识能力可以是管理者个人独自拥有的资产，也可以是组织整体共同拥有的集体资产，即一个组织的知识。开始流行的知识管理（Knowledge Management，KM）就是要在公司或组织范围内共享这类经验，这一话题将在后面的知识管理系统中详述。

（四）信息、数据和知识的关系

“数据”的特征是关于事件的一组独立的事实。围绕着数据开展的活动的核心价值在于，经过分析、合成等加工过程，把这些数据转化为信息和知识。“信息”是对数据经过解释或处理之后，对人们的行为能产生影响并赋予一定意义的“数据”。即使有一段很重要并且能被我们识别的文字，但如果这段文字没有对我们的行为产生影响的话，那么它对于我们也只是数据而不是信息。例如：某司机看到某段路面汽车时速不得超过“60km/h”，而他开的汽车时速表显示为80km/h，这时，虽然限速的数据他已看到，然而如果他不减速的话，那么“60km/h”的限速标志对于他就不是信息。只有当他采取了减速行为，并将车速降到60km/h以下时，这时“60km/h”的数据对于他就变成了信息。所以，判断是否信息的标志就是看数据是否对识别数据的人的行为产生了影响。若没有产生影响，那么只是数据，而不是信息。

“知识”是在信息的基础上加入了人的经验、洞察力和价值判断后得到的，它能够给出因果关系，并指导人们下一步做什么。数据和信息的含义以及两者之间的关系比较明确，但这一关系并不完全适用于对知识的解释。知识是数据转换到信息之后的下一个更为复杂的或业务价值更高的阶段，知识和数据是相互区别又相互关联的实体，人们不断地把一个转换为另一个。

知识还具有显性和隐性之分。所谓显性知识是指用语言能明确表达出来的，可编码化、可结构化的知识，比如流程和工作程序的具体细节，诸如销售代表和关键客户彼此接触的记录、应对客户咨询的服务流程、管理上报的程序等。而隐性知识，往往是存在于人类头脑中的个人经验、观念等隐含化的知识，一般很难以某种较为简单的方式表达出来，因而也难以传递与交流，其内涵比现行知识复杂。通常一个人要想把自己所拥有的知识传递给他人，必须将它转换成语音、文字或图像表达的信息。其转移形式经常是非正规的——与结构化的、正规化的信息相比，知识具有更多的隐形性。

1.1.2 信息资源与信息管理

（一）信息资源与信息资源管理

传统的经济理论认为重要的资源是土地、劳动力和资本（包括机器设备）。为使公司的价值最大化，这些资源都需要正确的进行管理，即合理的配置。而随着社会的进步、科技的发展，人们对资源的认识也在深化，把信息看作是公司的一项重要的资源已逐渐成为人们的共识，且这种资源同样需要进行管理。因为在信息的生成、传递、存储和积累的过程中，尤其借助于现代通信、计算机和网络等技术手段，各种形态的信息呈几何级数迅速增长，在社会经济活动中正发挥不可替代的重要作用。一般而言，信息资源可以有广义和狭义的概念。狭义的信息资源即指信息本身，而广义的信息资源不仅包括信息，还包括信息的载体、信息处理和信息传递的软硬件设施、制造这些设施的关键设备以及有关标准规范与法律法规等。

因为信息资源的独特性及重要性，与传统资源的管理一样，人们提出了信息资源管理的概念。信息资源管理（information resource management，IRM）是20世纪70年代末80年代初开始在美国出现的新概念。美国信息资源管理专家、IRM理论的奠基人霍顿 （F.W.horton）和马钱德（D.A.Marchand）在80年代末就指出：信息资源（information resources）与人力、物力、财力和自然资源一样，都是企业的重要资源，因此，应该像管理其他资源那样管理信息资源。

就企业而言，搞好信息资源管理的目的是通过企业内外信息流的畅通和信息资源的有效利用，来提高企业的效益和竞争力。由于信息资源所具有的特点，信息资源管理作为一种新兴的管理模式，除了从经济的角度来思考外（作为一种资源，理应进行优化的配置和使用），还必须从技术以及人文等多层次、多角度来考察和实施。尤其是信息资源的人文管理，甚至可能比纯技术的管理更复杂。因为信息资源本身就包含了人，人是信息活动和信息管理的主体，由人来控制和满足人的信息需求是信息管理的永恒的核心问题。因而信息资源管理更要突出人和社会因素，注重营造以人为本的信息文化，强调运用信息政策、信息法律和信息伦理等人文手段实施信息管理。

信息资源管理的思想、方法和实践，对信息时代的企业管理具有重要意义：它为提高企业管理绩效提供了新的思路；它确立了信息资源在企业中的战略地位；它支持企业参与市场竞争；它成为知识经济时代企业文化建设的重要组成部分。

（二）信息资源与信息系统

以信息资源及信息资源管理为出发点，我们就不难理解，为什么当今各类信息系统的应用日益广泛，因为它正是人们对信息资源进行管理的有效工具。信息资源管理的目标是通过增强企业处理动态和静态条件下内外信息需求的能力来提高管理的效益。因此从某种角度看，可以说IRM追求“3E”——Efficient、Effective和Economical，即高效、实效、经济，且“3E”之间关系密切，相互制约。而信息系统正是这样一个系统： 能够完成从数据的采集、控制、处理直至得出有用的信息的全过程。按照霍顿的观点，信息资源管理包括数据资源管理和信息处理管理。前者强调对数据的控制，后者则关心企业管理人员在一定条件下如何获取和处理信息。这也与信息系统的主要内容基本吻合。

随着信息系统理论和实践的发展，越来越多的企业意识到了信息资源的重要性，并开始在企业中应用信息系统。信息系统的应用，不仅挖掘了企业现有信息资源的潜力，使信息的作用进一步发挥出来，而且提高了企业的决策质量、运行效率和经济效益。现在信息作为一种资源的理念不断被强化，信息系统也成为企业在竞争中获胜和保持优势的必要手段。完全可以这样来描述信息资源与信息系统之间的关系：信息系统是信息资源开发和利用的必要工具和条件，也是信息资源的有机组合与外在表现形式。信息系统功能发挥得好坏，最终取决于对信息资源开发、管理和利用的程度。因而，好的信息系统不能仅仅强调技术手段，更应关注是否对整个信息资源整体的支持、对组织的战略支持。

1.2 管理信息系统概述

管理信息系统的核心就是按照系统的思想建立管理信息系统。掌握系统思想，并将其应用到管理信息系统的开发中去，是我们建设管理信息系统的重要因素。

系统概念是20世纪30—40年代，由奥地利生物学家路德维希·冯·贝塔朗菲提出的。系统被人们认为是一种综合性的学科，它不仅对管理信息系统的开发具有指导作用，而且对国家的政治、经济、军事、教育、科技以及人们生活的各个方面都有指导作用。例如：国民经济的总体发展布局、西部开发、南水北调、西气东输、宇宙飞船研制等都需要运用系统思想进行系统分析。

1.2.1 系统的概念

（一）系统的概念

系统是由相互联系、相互作用的若干要素按一定的法则组成并具有一定功能的整体，这些元素之间互相联系，互相制约，共同完成系统的整体目标。一般而言，系统有两个以上要素，各要素和整体之间、整体和环境之间存在一定的有机联系。

任何系统的存在，都有三个必要条件：功能、机构和目标。要达到某一目标，就要求一定的功能。功能是做某项工作的能力，这种能力是依靠一定的机构来实现的。。

根据系统的原理，系统由输入、处理、输出、反馈、控制五个基本要素组成。

●输入 给出处理所需要的内容和条件，一般来说输入受输出控制。

●处理 根据条件对输入的内容进行各种加工和转换等。

●输出 处理后得到的结果。

●反馈 将输出的一部分返回到输入，供控制用。

●控制 监督和指挥以上四个基本要素的正常工作。

（二）系统的特性

系统有多种分类：人造的系统和自然的系统；复杂的系统和简单的系统；不确定型系统和确定型系统；开放系统和封闭系统；动态系统和静态系统。虽然不同类型的系统其特点各不相同，但都具有以下共同特性：

1.系统具有目标。任何一个系统都是为了完成某一特定目标而构造的，如工厂系统的目标是生产产品，学校系统的目标是培养学生，图书馆系统的目标是传播知识，医院系统的目标是治疗病人。因此，建设系统的过程中，首先要明确系统目标，然后考虑运用什么功能来达到这个目标。

2.系统具有边界。由系统的组成部分确定了系统的边界，边界之内称系统，边界之外称环境。系统与环境之间有信息和物质的交流，从环境中得到某些信息或物质称系统的输入，向环境中输送某些信息或物质称信息的输出。系统的界限是根据不同条件和需要而定的。例如，有的销售系统中包含成品仓库，有的销售系统却将它划为系统边界之外的环境。

3.系统可以划分为多个子系统。任何一个系统都可以划分为多个子系统，因而，系统也可被视为由多个子系统组成。这些子系统自成体系，具有输入、输出、处理、反馈、控制等基本要素，并有自己的机构、功能以及服从系统总体目标的分目标。子系统数量根据系统大小和需要而定。

4.系统具有模块结构。可以将系统的总功能或处理分解为很多模块，每个模块具有一定的功能和独立性。上层模块由下层模块组成，下层模块被上层模块调用，上、下层模块之间有着信息的传递关系。

5.系统是不断运动的。系统的目标是通过各个机构发挥各自的功能并有机的配合而达到的。所以，从系统的输入到各种不同的处理、直至输出，是连续不断的动态过程。没有运动，系统就没有生命。

6.系统具有整体性。从系统的含义中可以看出，系统内部的各个部分是为实现某一特定目标而联系在一起的。因此，组成系统的各个部分不是简单地集合在一起，而是有机地组成一个整体，每个部分都要服从整体，追求整体最优，而不是局部最优。这就是所谓全局的观点。一个系统即使每个组成部分并非最完善，但通过综合、协调，仍然可以使整个系统具有较好的功能；反之，如果每个部分都追求最好的结果而不考虑整体利益，也会使整个系统成为差的系统。

重视整体性，就会使在开发信息系统的过程中，时刻注意从整体出发，来统一界面风格、统一技术用语、统一协调开发进度，而不是各开发各的，最后再协调。如果不从整体考虑，就会耽误时间，影响进度，又会增加开发成本，使系统得不到整体最优，从而最终影响系统的质量。

（三）系统的主要原理

介绍系统主要原理的目的，就是要求我们在建设管理信息系统的过程中，要运用系统思想，从全局出发，科学、正确地分析解决各种问题，建立高质量的管理信息系统。系统的主要原理包括：

1.反馈原理 任何系统只有通过反馈信息，才可能实现有效的控制，从而实现组织目标；没有信息反馈的系统，要实现有效的控制，从而实现目标是不可能的。反馈分为正反馈和负反馈，同时还有前馈。如预测系统就是利用前馈原理对将来事件可能的状况作出的预测。反馈原理提示我们，在开发管理信息系统时，要根据环境的变化和出现的问题及时采取相应的变更措施，以使管理信息系统能适应环境变化，完成组织的目标。

2.有序原理 任何系统只有处于开放、有涨落、远离平衡态，才可能走向有序。没有开放、没有涨落、处于平衡态的系统，要走向有序是不可能的。

有序是指信息量增加，熵减少，组织化程度增加，混乱度减少。系统由较低级转变为较高级是有序，反之是无序。管理信息系统必须是一个有序的系统。

3.整体最优化原理 在环境允许和系统目标实现的条件下，使整个系统对时间、空间、物质、能量及信息的利用率最高。这就是系统的整体最优化原理。它指明了系统结构的演进方向，阐明了自然界的发展从无序走向有序这一必然规律。我们举一个“罪犯困境”的例子来说明系统整体优化的重要性。

犯罪嫌疑人A和B共同参与了某项犯罪活动，公安机关在掌握了一定的证据后将两人逮捕。在单独审讯中，犯罪嫌疑人A和B认识到，如果自己坦白而对方也坦白，那么证据确凿将都被判刑6年；如果自己坦白而对方抗拒，那么自己将被判刑1年，而对方将被判刑10年；如果自己抗拒而对方也抗拒，那么因证据不足将都被判刑1年；如果自己抗拒而对方坦白，那么自己将被判刑10年，而对方被判刑1年。因此若选择坦白，将被判刑1～6年徒刑，最多不会大于6年；若选择抗拒，那么将被判刑1～10年徒刑，最多可能被判刑10年。两害相比，当然取其轻。因此A和B都选择了坦白，结果都被判刑6年。

如果都选择抗拒的话则都被判刑1年，为什么没有都选择抗拒呢？ 原因是每个人只从自己的角度出发，忽略了此时两个人是与这个案子相关的一个整体，已经属于一个系统。他们都从自己这个子系统出发，选择最佳方案，即选择了坦白，结果都被判刑6年。如果从两个人组成的系统整体考虑选择抗拒，那么只能都被判刑1年。这个例子在决策和博弈书中均被引用，它从反面说明，虽然子系统最优，但整个系统不一定最优；反之，整个系统不是最优，那么每个子系统肯定不能同时最优。所以，分析问题一定要从整体出发，以整体最优为最终目标。

4.木桶原理 系统技术水平的高低不仅仅取决于构成系统的各个部分技术水平的高低，还取决于系统整体水平的高低，这就是木桶原理。木桶是由木条拼接而成的，假如木条的长短不同，那么木桶装水量不取决于最长的木条，而是取决于最短的木条。因此要想尽可能多装水，就必须提高短木条的长度，直至木条都一样长。

这个原理提示我们：社会上的大部分系统的子系统都不是完全一样的。如在人类社会这个系统中，其子系统——每个人，他们的身高、体重、经济收入、住房情况等一般不会一模一样。因此，要提高人们整体的生活水平就要帮助低收入者，只有他们生活好了，人们的整体生活水平才会有较大的提高。所以我们在设计管理信息系统时，要找到制约信息系统建设的“瓶颈”，即主要问题的主要方面。只有这个问题解决了，系统性能才会有较大的提高。

1.2.2 信息系统

对于信息系统这一概念，可以从不同的角度去定义和解释。从应用的角度出发，根据它所处理的信息内容的不同，有不同的内涵。例如，电子类专业定义的信息系统是指对电子信息进行处理，而其他的应用场合还有气象预报信息系统、地理信息系统、新闻信息系统、管理信息系统等。近年来，一个比较普遍的趋势是用信息系统（information Systems，简称IS）代替管理信息系统。应当说，信息系统比管理信息系统有更宽的概念范围。传统的解释中，用于管理领域的信息系统，主要指对经营、管理方面的信息进行加工和处理，所以称之为管理信息系统。而随着管理信息系统（Management Information System，MIS）概念的不断拓展，对于管理信息系统也有了广义和狭义之分，早期的定义仅仅是一种狭义的理解。目前，国外有关管理信息系统的著作一般都用信息系统（IS）一词来代替早期的管理信息系统，及使其成为广义概念上的管理信息系统的代名词和专用名词。例如：美国著名教授劳登夫妇（Lenneth C Laudon和Jane p Laudon）在其合著《管理信息系统》（第6版）一书中写道：“信息系统技术上可以定义为支持组织中决策和控制的进行信息收集、处理、存储和分配的相互关联部件的一个集合。”从这句话可以看出，劳登教授所言的信息系统就是指管理信息系统。所以，若没有特别说明，当从广义上讨论管理信息系统时，信息系统与管理信息系统两个名词可以看作是等同的。在本书中所涉及的信息系统均指管理信息系统。

1.2.3 管理信息系统

（一）知识背景

管理信息系统（Management Information Systems），简称MIS，已经广泛应用于当今社会的各个领域。当你拿起电话机打电话时，电信公司的管理系统会自动将你通话的起止时间、呼叫号码、费用等数据记录到服务器的数据库中，待月终结账时，服务器根据你本月的所有通话记录，自动计算出所有费用并打印出通话清单，你只需按照这个清单上的费用交费就可以了；当你到超市购物后结账时，商场终端信息系统正为你服务，收款员将你所购买商品的条形码一一扫到计算机的接收装置中，并将这些数据传到计算机服务器的数据库中，服务器再将你所购买的各种商品的名称、单价、总金额、付款金额、需要找给你的金额等进行相应计算，最后将这些信息发回到收款员电脑的终端并通过终端打印出清单交给你，你按清单交费后就完成了这次购物活动，而超市的服务器也记录了你这次购物的详细数据；当你到银行取钱时，你也不必填详细的表格，只需将存折插入并划过读卡器，读卡器便会将你存折的数据读到服务器中，服务器返回你存折的信息，储蓄员输入你要取款的数额，这个数据又立刻传回服务器，服务器经过处理后，再将信息返回，终端打印机便打印出你的取款信息，储蓄员将你要取的钱付给你，这时你就完成了取款任务；当你到图书馆借书时，图书管理系统自动记录你借的书名、价格、借阅时间等；当你到医院看病、酒店就餐、娱乐城娱乐等等，计算、收费几乎都使用了各种类型的管理信息系统。若从更大的方面看，国家的政治、经济、军事、科技、教育等等都离不开计算机管理信息系统，管理信息系统已经应用到人类社会生产、生活的方方面面。

总之，信息化建设在人类社会生产生活中的地位越来越重要。信息与能源和物质一样，已成为构成物质世界的第三大支柱。信息化对促进工业化、现代化和国防科技化等都起着重要作用。所以，在现代信息技术迅速发展和日益广泛应用的今天，系统地学习好管理信息系统，将对我们的工作和学习大有好处。

（二）MIS的概念

在学习管理信息系统之前，首先要了解什么是管理信息系统。关于管理信息系统概念的论述较多，不同时期、不同学者对管理信息系统概念提出了不同的解释。比较常见的有以下几种提法：

管理信息系统是以书面或口头的形式，在合适的时间向经理、职员以及外界人员提供过去的、现在的、预测未来的有关企业内部及其环境的信息，以帮助他们进行决策。此定义出自管理，没有强调使用计算机。

管理信息系统是一个利用计算机硬件和软件，手工作业、分析、计划、控制和决策模型，以及数据库的用户—机器系统。它能提供信息，支持企业或组织的运行、管理和决策功能。该定义说明了管理信息系统的目标、功能和组成，其目标在高、中、低三个层次，即在决策层、管理层和运行层上支持管理活动。

管理信息系统是一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传递、储存、加工、维护和使用的系统。管理信息系统能实测企业的各种运行情况；利用过去的数据预测未来；从企业全局出发辅助企业进行决策；利用信息控制企业的行为；帮助企业实现其规划目标。

本书借用我国著名学者薛华成教授在其《管理信息系统》中，根据当今时代管理信息系统的环境、目标、功能、内涵的特点，给出的比较完整的定义：

管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以企业战略竞优、提高效益和效率为目的，支持企业高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。

这说明管理信息系统不仅是一个技术系统，而且是一个人机系统、管理系统、社会系统，同时也是一个不断发展的学科，其定义也将随着计算机和通信技术的发展而不断完善。

通常，企业并非仅由单个管理信息系统提供服务，而是由一群支持不同业务功能的管理信息系统共同提供服务。

企业既有支持直达客户的业务功能的前端信息系统，也有支持内部业务运行并与供应商（材料、设备、供应品和服务）交互的后端信息系统。这些前端和后端信息系统将数据提供给管理信息系统和决策支持系统。现代的信息系统使用因特网上的电子商务技术同客户和供应商连接。最后，许多公司都有某种内联网（企业内部的网络），以支持雇员和信息系统之间的通信。

应注意的几点：

1.在前面给出的MIS定义中，管理信息系统是一个广义的概念（如本书书名），它在企业决策层、管理层和运行层上支持管理活动。具体体现在运行层上有市场信息系统、人力资源信息系统、财务信息系统等。在前文知识背景中提到的人们日常生活中所接触到的管理信息系统都属于这个层次；管理层上有管理信息系统和决策支持系统。

2.图中的管理信息系统是一个狭义的概念，它是一个可以提供面向管理报告的信息系统。这些报告一般按照预先设定的计划产生，并按照预先安排的格式显示。例如库存报告、销售报告、财务报告、工资分析、销售预测等，可以显示详细信息、汇总信息和异常信息。

3.图中的ERp、管理信息系统、决策支持系统、客户关系管理信息系统、电子商务等将在后面章节中具体介绍，该图框架将有助于理解这些概念。

（三）MIS的特点

管理信息系统是一个复杂的人机系统。概括来说，具有以下特点：

1.面向管理决策。管理信息系统是继管理学的思想方法、管理与决策的行为理论之后的一个重要发展，它是一个为管理决策服务的管理信息系统，它必须能够根据管理的需要，及时提供所需要的信息，帮助决策者作出决策。

2.综合性。从广义上说，管理信息系统是一个对组织进行全面管理的综合系统。一个组织在建设管理信息系统时，可根据需要逐步应用个别领域的子系统，然后进行综合，最终达到应用管理信息系统进行综合管理的目标。管理信息系统综合的意义在于产生更高层次的管理信息，为管理决策服务。

3.人机系统。管理信息系统的目的在于辅助决策，而决策只能由人来做，因而管理信息系统必然是一个人机结合的系统。在管理信息系统中，各级管理人员既是系统的使用者，又是系统的组成部分。在管理信息系统的开发过程中，要根据这一特点，正确地界定人和计算机在系统中的地位和作用，充分发挥人和计算机各自的长处，使系统的整体性能达到最优化。

4.与现代管理方法和手段相结合的系统。如果仅简单地采用计算机技术提高处理速度，而不采用先进的管理方法，管理信息系统的应用仅仅是用计算机系统仿真原来的手工管理模式，充其量只是减轻了管理人员的劳动量，其作用的发挥十分有限。管理信息系统要发挥其在管理中的作用，就必须与先进的管理手段和方法结合起来。在开发管理信息系统时，必须要融入现代化的管理思想和方法。

5.多学科交叉的边缘科学。管理信息系统作为一门相对新兴的学科，从事该学科的研究者们从计算机科学与技术、应用数学、管理理论、决策理论、运筹学等相关学科中吸取相应的理论，构成管理信息系统的理论基础，从而使其成为一个有着鲜明特色的多学科交叉的边缘科学。

（四）MIS的组成

管理信息系统的目的是对整个组织的信息资源进行综合管理、合理有效利用，以实现组织的目标。其组成包括以下七大部分。

1.工作人员。包括计算机和非计算机设备的操作人员，也就是系统最终用户；维护人员、程序设计员、数据库管理员、系统分析员；管理信息系统的管理人员及负责收集、加工、传输信息的有关人员。

2.计算机硬件系统。计算机硬件系统包括主机（中央处理器和内存储器）、外存储器（如磁盘系统、数据磁带系统、光盘系统）、输入设备、输出设备等。

3.计算机软件系统。计算机软件系统包括系统软件和应用软件两大部分。系统软件有计算机操作系统、各种计算机语言编译或解释软件、数据库管理系统等；应用软件可分为通用应用软件和专用应用软件两类。通用应用软件包括图形处理、图像处理、微分方程求解、代数方程求解、统计分析和通用优化软件等；管理专用软件包括管理数据分析软件、管理模型库软件、各种问题处理软件与人机界面软件等等。

4.数据及其存储介质。数据及其存储介质是信息系统的主要组成部分。除了已包含在计算机硬件系统的外存储设备中以外，数据还可存储在录音录像磁带、缩微胶片以及各种纸质文件中。这些存储介质不仅用来存储直接反映企业外部环境和产、供、销活动以及人、财、物状况的数据，而且可存储支持管理决策的各种知识、经验以及模型与方法，以供决策者使用。

5.计算机网络及通信系统。通信系统包括信息发送、接收、转换和传输的设施。如无线、有线、光纤、卫星数据通信设施，以及电话、电报、传真、电视等设备，也包括相关计算机网络与数据通信的软件。

6.非计算机系统的信息收集、处理设备。如各种电子和机械的信息采集装置，包括摄影、录音等装置。

7.规章制度。规章制度包括关于各类人员的权力、职责、工作规范、工作程序、相互关系及奖惩办法的各种规定、规则、命令和说明文件；有关信息采集、存储、加工、传输的各种技术标准和工作规范；各种设备的操作、维护规程等有关文件。

（五）MIS的活动

可知管理信息系统包括五个主要活动。

1.输入数据： 企业交易的原始数据需要采集，以便处理。如扫描商品上的条形码。

2.处理：将数据处理加工（计算、对比、排序、分类、汇总、组织、调用等）成信息。如计算员工工资、应交税额等。

3.输出信息：各种形式的信息输出给最终用户。如用多媒体、纸张、显示器等以报告、表格、图像等形式显示销售业绩。

4.存储数据：数据和信息（经过加工的数据）有组织地保留下来以备以后的处理活动使用。如存储关于客户、员工和产品的数据。

5.控制：信息系统产生关于输入、处理、输出和数据处理活动的反馈，监控以及对反馈信息的评估，判断系统是否达到运行要求，然后调整系统活动，其目的是确保符合要求的信息产品提供给最终用户。比如发出某种报警或提示信号，以表明销售数据输入正确与否。

（六）MIS的知识框架

管理信息系统学科涉及许多知识领域。作为一名企业经理或今后从事企业管理方面工作的人员，它已成为一门专业必修课。

1.基本概念：关于信息系统的组成和所扮演的角色方面，基础的技术、商业和管理等概念。本书第1、2章阐述这一部分内容。

2.信息技术：计算机硬软件、网络、数据存储技术等。本书第3、4章阐述这一部分内容。

3.商业应用：信息系统在企业中支持运作层、管理层和决策层上的应用。第5、6、7章将详述这一部分内容。

4.开发过程：运用不同的应用开发方法开发信息系统，使企业应对环境带来的挑战，获取竞争优势。后续第8、9、10、11章主要是这一部分内容。

5.管理挑战：如何在企业的用户、整个企业和全球层面上，有效及符合一定伦理标准地管理系统技术、战略和安全性。第12章会讨论这一问题。事实上，面临当今的全球经济一体化、信息化环境，本书通篇都在强调信息技术所带来的管理挑战。

（七）MIS在企业中扮演的主要角色

管理信息系统在企业中得到广泛应用有三大基本原因，也可以说是MIS能在企业中扮演的三个主要角色或在组织运作中所体现的价值。

1.支持企业业务处理和基层运作

MIS应用能支持基层管理人员的运行控制决策活动，使其按照既定的程序和步骤进行工作，确保某特定业务能够被有效地、高效地执行。这一角色主要目的为提高效率、降低成本。系统应用的主要内容是关于如何有效利用组织的资源，并按照既定的程序和步骤进行工作。达成这一目的的前提是计算机的广泛应用、企业内部可靠数据的采集和存储以及业务流程的调整。该层面对应用支持基层运作人员的工作，以及基层管理人员的决策，要求他们具有一定组织实施的能力。

2.支持中层管理人员的管理控制和决策活动

MIS用于中间管理层或战术决策层，被视为实现公司目标，使公司能够有效地获取并利用资源的具体化过程。在这一层面MIS应用所体现的价值在于加强管理和控制风险，组织的目标是在应用信息系统的同时，规范业务流程，控制业务风险，改善管理机制，加大管理力度并辅助进行决策。这里所指的决策者通常是组织的中层管理人员。

3.支持高层管理人员为取得竞争优势而进行的战略决策活动

MIS对最高管理层的支持，是指诸如公司组织目标的设定与变更，以及为实现该目标所制定的行动计划、资源规划和预算等过程。战略管理层的决策内容关系公司和组织的长远目标，以及制定获取、使用各种资源的政策等方面。组织的目标在于建立独特的核心能力，从而在商业竞争中取得优势地位。决策者是组织的高层管理人员，除需要根据组织的外部环境和内部条件来作出决策外，还需要他们具有一定的知识、阅历、经验和胆识。

下面的例子可以让我们更清晰地理解MIS如何在企业中扮演这三个重要角色。

作为消费者，你会经常在零售商店接触到信息系统支持企业运行的情况。例如，许多零售商店用基于信息技术的信息系统记录客户购买情况、跟踪库存、支付员工工资、进货、预测销售趋势等。没有信息系统的支持，这些零售商店就无法运行。

信息系统也帮助店中的经理作出更好的决策，赢得竞争优势。例如，决定哪类商品应该增加销售或者停止进货，通常是在通过信息系统进行的分析之后作出的决定。

要赢得战略优势，更需要信息技术的创新使用。例如，某一家零售企业的决策者可能作出在所有普通商店安装带触摸屏的零售亭的决定，这些零售亭可以在线连接该企业的电子商务销售网站（信息系统的应用）。这个举措可能会吸引更多的潜在客户并建立起相对固定的忠诚客户群。毕竟这种购货方式既方便又时尚。如此一来，这样的信息系统就成为了战略信息系统。战略信息系统的本质就是可以帮助企业提供更好的产品和服务，尤其是在日趋激烈的竞争市场中，拥有更为明显的比较优势。

1.3 管理信息系统的发展趋势及类型

1.3.1 管理信息系统的发展趋势

现代信息系统（本文讨论的MIS类型是基于信息技术的信息系统）的发展与企业信息技术的应用密切相关，既揭示了信息系统在企业中角色的演变过程，也体现了信息技术本身的不断进步与发展。

（一）数据处理阶段

该阶段大致在20世纪50年代中期到60年代中，早期信息系统的典型形态是电子数据处理系统（Electronic Data processing Systems，EDpS），主要特点是利用计算机实现企业管理的数据处理自动化，以提高工作效率。人们创造电子计算机的最初目的就是为了解决工程与科学计算问题，所以当50年代计算机刚刚进入管理领域时，也是首先作为计算工具使用的。在这个数据管理阶段，通常人们用它来进行工资、会计、统计等方面的计算工作，以部分代替人们的手工劳动。由于当时的系统主要用于处理一些具体的事务，所以也叫业务处理系统（Transaction processing Systems，TpS）。计算机的使用者在相当长的时间内采用的是单机单用户或批处理方式。随着信息技术的发展，计算机信息处理的能力提高了，计算机的使用逐步过渡到主从结构系统多用户终端方式，即以一台大型机为中心，链接多台终端机的系统。在管理信息处理中，除计算工作外，文书、档案处理、各种报表生成等业务也逐步计算机化。

这一阶段，有关部门的管理业务在计算机上是按项目分别进行的，如财务部门、人事部门、生产部门等，项目之间在计算机上没有联系，因此它是单项事务处理系统。

（二）管理信息系统

EDpS/TpS的主要目标是提高管理和业务人员处理日常事务的效率，节省人力。但是，这种将各项管理与业务信息一项项分别进行处理的方式，远远不能满足企业管理决策和业务发展的需要。现代企业中产、供、销各项活动以及与此有关的人、财、物各种要素的运动不仅内容复杂、速度高、节奏快，而且各环节相互依赖、相互制约，其中任何一个环节的失控，将使整个企业产生混乱。在信息处理中，如果不考虑企业信息的整体性和各类信息的协调一致，也必然带来企业信息的混乱，给生产经营活动带来严重后果。只有从企业的整体目标出发，系统地、综合地处理各项信息，管理决策者才能准确、及时地掌握和驾驭整个企业的生产经营活动。在这点上，EDpS无法适应现代企业管理的需要。

20世纪60年代中期发展起来的管理信息系统（Management Information Systems，狭义的MIS），不但要求在事务处理上的高效率，而且更强调对各级管理决策的有效支持。它为了实现企业的整体目标，对管理信息进行系统的、综合的处理，借助于开发企业应用软件向终端用户提供预定义的管理报告，即为管理者制定决策提供所需要的信息。MIS和EDpS都以计算机为主要手段处理信息，但MIS强调信息处理的系统性、综合性，因此管理信息系统以中心数据库和计算机网络为重要标志，采用分布式处理方式，把组织内部的各级管理结合起来，克服地理、时间上的界限完成必要的信息管理工作，辅助决策者进行决策工作。

由于MIS突出了加工数据和产生辅助各级管理决策的信息，用以指导和控制企业的生产经营活动，因此完成MIS开发的企业在信息化的发展历程中，已进入信息管理阶段。

（三）决策支持系统与经理信息系统

管理信息系统的发展始于20世纪60年代中期，但随着管理信息系统开发工作轰轰烈烈地展开，在20世纪70年代末人们对开发MIS的热情却锐减。为什么MIS会失败？ 经过分析，人们认为，早期的MIS只能提供大量的报告，但其中真正对用户有用的信息却很少。20世纪70年代美国学者莫顿（Scott Morton）在《管理决策系统》一书中首次提出“决策支持系统（Decision Support Systems，DSS）”的概念。DSS是一种能支持中高层管理者进行版结构化和非结构化决策的信息系统，即通过人机交互的方式，利用数据库、模型库和知识库帮助决策者找到可能的答案，为管理者决策提供必要的信息。

DSS的信息基础不但包括直接反映企业内外部环境、条件的数据（这是前面所介绍的信息系统的信息基础），而且还积累了与决策有关的知识、经验。各种经济管理模型和方法在DSS中一般不是以固定的模式工作，而是作为信息以数据形式存放于存储系统中，构成该系统信息资源的另一重要组成部分，供决策者灵活调用。

由于MIS的主要职责之一是提供必要信息供管理者使用，用来帮助企业中的各级管理决策者解决各类管理决策问题，则DSS无疑是MIS的重要组成部分；而且DSS的主要工作是分析数据、处理信息，所以DSS又是以MIS为基础，是MIS功能上的延伸。

虽然DSS是为高级决策分析而设计的，但由于它常常采用模型技术来解决特定的、面向管理分析的决策问题，不能满足高层主管在制定战略决策时的多样、灵活和综合性的决策要求，20世纪80年代后期又发展出了专门供最高层的管理决策者使用的DSS—EIS，即所谓经理信息系统（Executive Information Systems，EIS），也称主管信息系统、执行信息系统等，甚至还有人称之为经理支持系统（Executive Support System，ESS）。它是利用信息技术专门设计和开发用来为企业中最高层的管理决策者的日常管理和决策提供信息、决策和通信方面的支持的信息系统。

由于DSS、EIS突出了加工数据和产生辅助各级管理决策的信息，用以指导和控制企业的生产经营活动，因此完成DSS、EIS开发的企业在信息化的发展历程中，仍处于信息管理阶段。

20世纪80年代前后出现的微机革命，促成了终端用户计算机（end-user computing）时代的诞生。这个时代，大量的研究分析人员、经营管理者和其他专业人员开始利用自己所拥有的台式计算机创建和使用各种信息系统。此时的计算机决策支持应用也在向两个方向发展：一个是由普通管理者推向更高层次的经理层（DSS、EIS以及企业级应用等），另一个是在群体中工作的团队协作（办公自动化的普及）。

随着企业信息化的开展，也促使管理信息系统不断发展。从历史的、纵向的角度，MIS经历了EDpS、MIS、DSS等阶段，广义的MIS涵盖了所有这些系统，因此MIS是一个叠加的、纵深推进的概念。在第2章中将就MIS的层次结构进行更进一步的阐述。

（四）人工智能、专家系统和数据挖掘技术

几乎同一时期出现的人工智能、专家系统和数据挖掘技术，进一步推动了信息系统的应用。

所谓人工智能（Artificial Intelligence）技术，是计算机以各种方式模仿人类各种行为的技术和软件，达到在管理中进一步增强企业智能。企业中使用最多的人工智能系统包括：

1.专家系统，就是收集并重现一个专业的问题解决者或决策制定者的知识和经验，然后模拟专家进行“思考”或“行动”。它利用计算机对问题进行推理从而得出结论，或者提出合适的建议；

2.神经网络，利用计算机通过训练学会一种识别模式；

3.遗传算法，就是首先产生大量的解，然后选择其中一些最好解，利用选出的解来产生更好的解，通过这种方式，可以为具体问题产生逐渐改进的解决方案；

4.智能代理，是一种适应性系统，可以独立工作，执行特定的、重复的以及预先设置好的任务。

数据挖掘（Datamining）技术是为了支持决策、解决问题或创造竞争优势而对数据仓库进行数据查询，挖掘出有价值信息的技术。这里的数据仓库是创建商务智能过程中，继数据库技术后的进一步发展，它是一个只读的信息数据库，这些信息来源于许多不同的数据库，用以支持企业的分析和决策活动。

因为人工智能、数据挖掘等（在后续章节中有具体介绍）技术从数据或信息中提炼知识、给予计算机智能和提高人类智慧，再基于知识解决实际问题，所以专家系统、神经网络等的应用标志着企业已进入信息化发展的更高阶段——知识管理阶段。

（五）互联网及电子商务

进入90年代后，尤其是随着经济全球化的发展，企业间的业务往来日益频繁，企业间的信息交流也越来越迫切。而这一时期信息技术有了革命性的发展，集中体现在图形界面技术、网络技术等方面。图形用户界面以苹果电脑公司的Mac OS 和微软的Windows 系列操作系统为代表，不仅极大地简化了用户操作，促进了用户对计算机的理解，也最终推进了个人计算机的普及。

网络通信技术的发展，使信息系统的应用更为便利，使得之前一些跨职能的信息系统应用如ERp、CRM及SCM等在电子商务的整合下发挥更大的作用。在现今的21世纪，借助迅速普及的互联网（包括外联网和内联网），既促使企业迅速进入信息系统应用的网络时代，电子化业务（E-Business）和电子商务（E-Commence）更是遍及全球各级组织，也为信息系统的应用与发展开拓出更为广阔的明天。

1.3.2 管理信息系统的主要类型

从概念上看，信息系统在当今企业的应用可以按不同的方法进行分类。例如，一些信息系统被分为运营支持系统或管理支持系统。

（一）运营支持系统

从最早期出现的信息系统（EDpS）到当今仍大量在企业中应用的各种事务处理系统，大多被用于处理企业运营中产生和使用的数据。这类支持企业运营的系统，可称之为运营支持系统 （operations support system），这类信息系统为企业内部和外部的用户提供多种信息产品，但并不强调为经理们提供专门的信息，有些信息甚至需要管理支持类系统的进一步加工。但企业中这类系统的应用面非常广，也是各种基础数据的主要来源，所以，在各类企业或组织中，运营支持系统的目标是更有效地处理企业事务、控制工业流程、支持企业间协作以及更新公司的数据库。

（二）管理支持系统

当信息系统主要应用于提供信息和支持管理者们有效地制定决策时，这类系统即可称之为管理支持系统（management support system）。为中层管理者或经理们提供信息与决策制定支持是一项相对复杂的任务。从概念上讲，这类系统主要有以下几类：（1）管理信息系统（狭义的MIS）；（2）决策支持系统；（3）经理信息系统。

（三）其他类型的信息系统

当然，除了上述比较容易区分的分类外，还有一些在前面提到或没有提到的信息系统，同样对企业运营和管理提供支持。比如专家系统、知识管理系统、战略信息系统、具体的职能应用系统等。

同时，也必须注意，当今大量的企业或组织内使用的应用软件是综合了各个职能的运营支持和管理的，我们称之为跨职能的信息系统，或称之为企业系统，如业界常见的ERp、CRM、SCM及协同商务等，部分内容后续章节详述。

【本章小结】

本章介绍了关于管理信息系统的一些基础知识。

数据是MIS的处理对象，经过系统的处理活动，将数据转变为能对人们的行为产生影响并赋予一定意义的“数据”——信息。知识仅仅是在信息的基础上加入了人的经验、洞察力和价值判断后获得的特殊“信息”。现代社会的组织中，信息资源与人力、财力、物力及自然资源一样都是不可或缺的重要资料，信息系统则是有效利用信息资源的重要手段。

管理信息系统是一个由人、计算机软硬件、数据资源、网络通信设备以及其他办公设备组成的人和系统，其目的是进行信息的收集、储存、加工、传输、更新和维护，实现组织中各项活动的管理、调节和控制。

本章重点介绍了MIS的概念、特点、组成、扮演的角色和学习MIS应该掌握的知识框架。简要回顾了MIS的发展历程，并从企业应用的层面，将MIS划分为运营支持系统和管理支持系统。

【练习与思考】

1.定义数据、信息、信息系统和信息技术，信息和数据有何区别？

2.系统是什么？有何特点和基本原理？

3.MIS和一般的计算机应用有什么不同？

4.区分前端信息系统和后端信息系统。

5.MIS有哪些特点？它由哪几部分组成？

6.学习MIS需要掌握哪几方面的知识？

7.MIS在组织中都扮演了什么类型的角色？

8.MIS涉及哪些活动？这些活动的目的是什么？

9.为何要进行信息资源管理？具体内容是什么？

10.信息时代的企业经营环境有哪些特点？

11.简述五力模型各要素，如何利用该模型分析MIS的战略作用？

12.三种通用战略是什么？供应链模型是什么？如何利用它们分析MIS的战略作用？

13.简述企业信息化历程。

【小组讨论】

假设你的一个朋友在附近一家购物中心内经营一个小旅行代理公司。20年来他和家人以经营这项业务过着舒适的生活。然而，随着近年来航空旅行业的一些新变化，他开始考虑自己的小代理公司能否在新的竞争环境中继续生存的问题。航空公司削减了对旅行代理的佣金支付，同时鼓励参加经常乘机者计划的成员抛开旅行代理直接与航空公司进行交易。新的竞争在网络时代的旅行业中出现了。

应用信息系统产生的电子机票变成了旅行代理商的噩梦。随着新技术的不断引进，你的朋友开始觉得他已经无路可走了。

试一下，看你是否能帮他想出利用基于信息技术的信息系统增强他的公司竞争能力的方法。