赛事各部门之间的协调与沟通

五、赛事各部门之间的协调与沟通

（一）建立“乒乓球赛事要以竞赛为核心”的理念

大型乒乓球赛事的基本特征是参赛人数多，竞赛活动集中，筹备时间长。巨大的规模、广泛的关注和赛事的综合效应给组织者带来繁重工作量和极为复杂的矛盾。在大型赛事的举办过程中，有大量的人员参与和事务发生。主要工作内容有：竞赛组织、电子技术、交通通讯、安全保卫、大型活动、新闻宣传、人力资源、财务管理、行政接待、生活吃住、会议票证、市场开发等。因此乒乓球赛事是由多项工作、多个方面组成的系统工程。

乒乓球赛事要以竞赛为核心。竞赛组织工作的总体目标是，为运动员搭建一个公平竞赛的平台，推动和促进体育运动项目技术水平的发展；为广大观众提供精彩、激烈的竞赛场面，推动和促进大众体育活动的开展；形成品牌乒乓球赛事，并通过运动竞赛来实现体育产业化的目标。政府或团体对体育的投入其绝大部分也是依靠体育竞赛活动来获取回报。乒乓球赛事的竞赛组织工作同样是一项复杂的系统工程，竞赛工作组织的成功与否将直接影响到能否完成竞赛工作预定的目标，对整个乒乓球赛事的运作起到了举足轻重的作用。

以竞赛为中心是指竞赛在筹备和运行中的主线。以竞赛为中心不应理解为以竞赛部门为中心，或是竞赛工作高于其他工作，而是以竞赛的规则、规律、时间要求作为各项工作的总要求。各部门工作要以竞赛的总体部署和要求为依据，对本部门的环境和内部条件进行调查和分析，制定出符合客观实际的工作方案，合理地利用人力、物力、财力，正确安排时间、进度，力求使各局部工作围绕竞赛有条不紊地进行，以产生良好的整体效果。

竞赛部门处于整个赛事运作全过程的核心地位，然而很多工作都不是竞赛部门能够单独完成的，需要其他部门配合。如制证（安保部）、成绩系统（技术信息部）、竞赛训练场馆（场地建设部）、颁奖（竞委会办公室）、吃住行（行政接待部），因此要建立竞赛部门与其他部门的系统运行机制。主要是明确职能，提供制度保障，建立联络渠道，搭建系统合作的平台。各个部门要树立整体观念和大局观念，工作中协调配合，避免片面追求本部门的利益或成绩，造成部门之间的冲突和矛盾。

另外，现在任何一项大型乒乓球赛事的任务，都很难由单一的组织去完成，即使能勉强完成，也存在大量人力、物力、财力的浪费，并且经常出现冲突和误解。目前要解决这种问题，在付出最小代价的基础上，最有效的方法还是加强沟通和协调，因为大型乒乓球赛事是一项复杂的系统工程，绝不只是体育部门的事，而是全社会的事，需要政府、社会多方面的共同工作，团结一致，综合协调，才能取得成效。

（二）各部门之间沟通不畅的原因

赛事组织各部门要承担和完成的任务实质上是竞赛、人力资源、财政预算、后勤、信息与技术、营销（含媒体宣传与公共关系）、法律风险等任务。赛事一种任务的部门化可以由不同称呼表现形式的部门去承担完成，同一种任务可以被分化而由不同部门承担，表现出不同类别的部门分担同种任务的分化职责。赛事的计划要由专门的部门，即赛事管理者来完成，然后再对制定完后的任务进行分工和作业任务部门化，伴随这个过程的完成必须成立以组织职能结构类型为蓝本的乒乓球赛事部门机构，即乒乓球赛事部门。

现代社会的经济制度有两种：计划经济和市场经济。经济制度的不同，相应的决策机制、协调机制、激励机制就会不同。而我国现阶段的经济制度，是以市场调节为基础，又有政府适当干预的混合经济时期。虽然体育体制改革已取得阶段性成果，但是乒乓球赛事的运作中仍然表现出明显的过渡性特征，既有市场经济的不断渗透，也留有计划经济的痕迹。这里所说的“特征”就是“国情”。虽然奥运会、世界杯足球赛，以及欧美职业联赛在赛事运作方面已经积累了丰富的经验，但根据我国现阶段的具体国情，完全照搬国外的运作模式还不现实。我国大型乒乓球赛事的运作主体随着市场经济的发展，开始由单纯的政府办赛事向多元化方向发展，如以政府为主，市场为辅；以市场为主，政府为辅的；单纯市场办的。但目前重大乒乓球赛事运作主体的运行，在很大程度上仍按照计划经济的体制模式来进行，秉承传统的组织设计理念，较多地采用政府主导型，即赛事运作主体为体育行政部门。这类赛事的首要目标是社会效益，同时兼顾市场效益。

如2005年上海举办的第48届世界乒乓球锦标赛，与F1上海站大奖赛、摩托GP、网球大师杯赛等相比，除了市场化运作外，政府在资金、场馆、器材设施和赛事工作人员的组成方面投入较多。它由国家体育总局和上海市政府的行政领导担任赛事的主要领导；承办组织的负责人担任主管；邀请政府部门中的相关职能机构，如工商、税务、卫生、审计、交通、安全、通讯、新闻、公安、消防等部门的负责人担任委员，保证赛事在社会各部门的全力支持协助下顺利实施。运作主体根据赛事的实际需要设置了必要的职能部门，包括办公室、竞赛部、国际联络部、接待部、新闻宣传部、配套保障部、安全保卫部、市场推广部、志愿者工作部、财务部、大型活动部等。

从组织结构类型理论可以看出：政府主导型的运作主体的组织结构类型表现为一种职能型结构，是一种对作业任务部门化的安排。这种职能式的组织结构正好与政府职能部门的组织结构相吻合，因此顺理成章地选择该类型的组织结构。职能式组织结构的各级行政单位除了主管负责人外，还相应地设立一些职能机构。这种结构要求行政主管把相应的管理职责和权利交给相关的职能机构，各职能机构就有权在自己业务范围内向下级行政单位发号施令，从而避免了职责的重叠。职能型组织机构的局限性在于协调的问题，原因是当各部门在试图做他们视为自己关心的事情的时候，会对其他部门的任务缺乏理解并由此引起部门冲突。

我国大型乒乓球赛事组织部门之间的沟通是一个问题，体现在乒乓球赛事各部门缺乏信息沟通和乒乓球赛事管理者协调不够等现象，各职能部门只注重本部门任务的完成，不考虑整体的协调、配合，容易产生不必要的摩擦，遇到问题相互“踢皮球”，导致人力、物力、财力的浪费和损失。比如国际联络部不及时提供各代表团的具体抵达时间，竞赛部就无法安排赛前训练表。

第21届世界大学生运动会中，由于负责外事接待部与竞赛部门沟通较少，导致乒乓球比赛抽签仪式现场直播半小时之前，裁判长还未能确切掌握运动员实际参赛人数，影响了抽签仪式的顺利进行。如果事先注意到报到、注册是乒乓球赛事十分重要的一环，外事接待部与竞赛部互相沟通，就可以明确参赛运动员人数，从而使竞赛的抽签与编排顺利按时进行，使整个乒乓球赛事各部门工作能够围绕竞赛活动而展开，方便门票销售、电视转播和安排其他后勤工作。

在决定启动赛事之后，乒乓球竞赛计划的下一个阶段就开始了，即乒乓球竞赛的组织与实施。按照马斯特曼的理论，乒乓球竞赛的组织与实施包括两个阶段：第一阶段是在赛事举办前，预先计划好赛事所需的一切，目标是在特定的时期、特定的时间举办赛事；第二阶段是举办赛事本身，对所有计划好的内容进行管理。不同类型的乒乓球竞赛在复杂程度和量上可能有很大区别，但其进行组织与实施的步骤基本上是相同的。因此，本部分的讨论适用于各种规模赛事过程，而不是简单的描述。

在实际操作过程中，乒乓球竞赛的组织与实施早在启动阶段就已经开始，贯穿于计划的整个过程，开始于启动赛事，结束于赛事的落幕。本部分的内容主要阐明开始于早期计划阶段的组织与实施，战略性地了解这些领域很有必要。

这一阶段，赛事管理者必须能够利用组织技能，进行人员管理、谈判（有时是物物交换），与不同的公众打交道，阅读资产负债表，做好工作表率以及亲力亲为。这里最重要的是要有处理各种问题的能力。赛事越大越复杂对这种能力的要求就越高，因此需要系统和方法学来保证有效的管理。成功管理赛事需要一个系统，由它对做什么、谁来做以及何时做进行管理，使项目的实施按规划进行。Allen等人提出赛事的组织与实施过程具有以下6个步骤：

1．明确工作范围

明确参与赛事各项活动的工作组以及工作人员的工作范围，即将各项事务落实到每个工作组和每个人，使得各工作组和工作人员具有明确的任务和职责，避免出现遇到问题无人管辖，无人负责的情况发生。

2．工作划分

（1）工作人员

乒乓球竞赛管理团队需要不同层级的管理者和领导者，任命管理者和领导者往往是赛事开始的标志。只有管理者和领导者到位才能实施计划，使之顺利进行。与此同时要避免多头领导，明确管理者和领导者的权利和义务，以保证管理决策的迅速性和有效性。

（2）志愿者

悉尼奥运会有62000名志愿者（奥运会47000名，残奥会15000名），北京奥运会约有70000名志愿者（奥运会40000名，残奥会30000名）。很显然，乒乓球竞赛对志愿者的需求量是很大的。在计划的过程中就要考虑到财务支出（招募费用、服装、食物、交通等）以及教育培训等问题。

（3）利益群体

利益群体主要包括观众和参赛者。

①观众

乒乓球竞赛能否举办成功，还在于观众的支持程度，只有让观众满意，才能产生经济效益。保持观众的忠诚度，则需花些力气和功夫认真对待他们。乒乓球竞赛最吸引观众的还在于展现精彩的竞赛过程。因此，乒乓球竞赛的运动竞赛部分是很关键的，要以观众的合理需要为中心进行准备，安排合理、连贯的运动竞赛过程。

②参赛者

组成宏大场面焦点的参赛者是留住观众的重要因素之一。因此，要以敏锐的眼光发掘重要的团队或个人，认真对待他们，以增加乒乓球竞赛的看点。

3．任务分析

任务分析的主要目的就是财务预算，评估各项工作板块的费用、所需时间、人员和物资供应等。这一步骤必须在赛事计划过程中就开始进行了。并要根据实际需要不断进行内部调整，总预算费用一般不变。

4．制定进度表

将每项关键任务列入时间表，并特别说明完成任务的最后期限。

5．确定关键途径

确定组织和管理工作中的关键环节，这些关键环节直接决定赛事是否能够按计划完成，因此应该集中力量保证这些关键环节能够顺利按计划实施并开展。

6．责任分配

必须明确每项任务的责任区域，建立与之匹配的组织结构，并形成配套的沟通模式，才能和谐地对每个责任区域进行管理。每一组织结构中的管理者都具有相应的责任划分，操控着他们所管辖的微小区域，这些微小区域又必须与乒乓球竞赛的总进程相融合。为了避免这些微小的区域责任与总进程相冲突，乒乓球竞赛的总领导人应通过沟通与信息传递控制和维持总进程，让这些微小区域服从于总进程，与总进程保持一致。