旅游公共关系专题活动的策划

旅游公共关系专题活动的内容和方式是非常广泛和丰富的，要使这些专题性活动引起公众的注意和兴趣，使专题活动的参加者在特定的氛围中更真切地感受到旅游组织良好的形象，重要的是要做好这些专题活动的策划和推出工作。

（一）旅游公共关系专题活动的策划

旅游公共关系专题活动形式多样，开展的方式也各不相同，但它们都有共同的特点和要求。旅游组织在开展公共关系专题活动时，为使公共关系专题活动取得良好的效果，应从以下几个方面开展工作。

1．确定目标

旅游公共关系专题活动的目的在于密切组织与公众之间的联系，扩大组织的影响，因此旅游组织在开展专题活动时首先要明确目标。常见的专题活动的目标主要有：让公众接受某个正确信息，消除公众对旅游组织的误解和偏见；加强内部和外部公众的相互了解及信任；引起新闻界对旅游组织的关注；鼓动公众支持旅游组织的某项决策；让公众知晓旅游组织的新发展或收集公众对旅游组织的意见等。一般来说，一个专题活动只有一个基本目标，而且这个目标必须明确具体。

2．选择主题

旅游公共关系专题活动主题是目标的生动体现，主题的恰当与否将直接影响专题活动的成败。所以，旅游组织开展专题活动时需要精选主题。

旅游公共关系专题活动主题的选择，要求旅游组织围绕公共关系专题活动的目标考虑组织、公众及社会环境三个方面的因素，使活动主题既适合社会组织的公共关系目标，又适合公众的心理承受力和兴趣爱好，并与社会环境相吻合。广州花园酒店为了扩大自己在公众中的知名度，曾在母亲节举办过一次以歌颂母亲为主题的活动。选择歌颂母亲这个主题是十分恰当的，因为母亲是伟大的，母亲节理应庆祝。广州花园酒店率先开展母亲节庆祝活动，符合社会的客观要求，因而吸引了公众的注意，所以取得了很好的公共关系效果。

3．周密筹备

旅游公共关系专题活动涉及面广，工作量大，在开展时应认真筹备，要做好以下事项：组建得力的筹备班子，编制详细的公共关系专题活动方案，公关人员应在其中发挥骨干作用。根据主题设计一个醒目的标题和口号，编写、设计和印刷专题活动的宣传材料，以吸引公众和便于传播。根据场地、交通、气象、设备等条件，确定活动的地点、时间、规模等。注意不要与重大的公众节假日冲突。确定好邀请的对象，并落实好接待工作。制订经费预算计划，筹措必需的经费，在经费安排时要注意留有余地。

4．策动传播

为了扩大公共关系专题活动的影响范围，使公共关系专题活动取得更大的成功，旅游组织在开展专题活动时需要策动传播。公共关系专题活动的传播可以从内容、形式、方法、手段等方面寻找、策划“制造新闻”的有利因素，引起公众和新闻界的广泛关注。具体来说：内容上应注意与社会公众关注的热点相一致。如1998年在长江、松花江流域发生了特大洪水，抗洪救灾、重建家园是当时社会关注的热点。紧扣这个内容，公关人员可凭借创造力去制造新闻，吸引新闻界的采访和报道。形式上新奇、独创、别出心裁的公关活动不仅能直接引起公众的极大兴趣，也是新闻记者采访报道的好素材。

各种行之有效的方法是制造新闻应考虑的因素。常用的方法是使公共关系专题活动与重要的纪念日或传统的盛大节日相联系，与新闻机构联办等，有意识地把本组织与某些权威人士或社会名流联系在一起。权威人士和社会名流本身就是新闻人物，新闻媒介对他们的活动往往进行跟踪报道，有他们参加的专题活动就可以成为新闻。

此外，还要认真编制旅游组织的自控媒介，如组织内部的报纸、杂志、黑板报等，及时向公众发布有关信息，使公众充分知晓公共关系专题活动的内容。

（二）旅游公共关系专题活动的现场推出

旅游公共关系专题活动效果的好坏，不仅取决于前期的策划和筹备，而且取决于专题活动现场推出时旅游组织公关人员的组织管理能力、调度控制能力和即时表现力。公关人员如果训练有素，有比较高的组织能力和指挥能力，有出众的表现力，就能胜利地完成公共关系专题活动方案预定的内容和要求，使公共关系专题活动的目标得以实现。如果在提出时出现严重问题，不仅会使前期开展的系列工作前功尽弃，而且还可能使旅游组织的形象受到损害，造成巨大的损失。

旅游公共关系专题活动是一项多人员参加、多部门配合、多单位协作，经过较长时间准备并在有较高素质的公关人员全身心投入时才能最终推出的系统工程。要使旅游公共关系专题活动顺利完成，应当进行的主要工作有以下几点：

（1）公共关系专题活动在现场推出前，要及早确定专题活动开展的具体时间、地点，提前向上级有关方面请示通报，寄发请柬。对重要客人除了上门呈送请柬外，还应在公共关系专题活动前两天再面请或电请一次，必要时要有专车接送。

（2）按照公共关系专题活动的要求，要准备好足够数量的宣传材料和纪念品，装入专门的袋中，在专题活动推出时发给客人。要设计好场所布置方案，落实音响、照明，在专题活动推出前一、二天安排布置完毕。最好设有记者休息室和贵宾休息室。

（3）为保证公共关系专题活动取得良好效果，在推出前可通过预演、预展、彩排、新闻发布会等形式，发现准备工作中的不足，及时加以改进；另一方面，也可通过电台、电视台、报刊等新闻媒介制造舆论，引起社会公众的关注。有的公共关系专题活动在推出时，可提前在大众传媒上做广告，吸引公众参加。

（4）在公共关系专题活动现场推出时，现场要设置一名有丰富经验并具有很高组织能力和指挥能力的现场总指挥，把专题活动按工作内容分配到各个岗位，并安排专职人员负责。明确职责，以保证各个岗位工作的协调，保证活动的顺利进行。

（5）在公共关系专题活动推出时，其活动场地应有明显标志，在大门口应设有迎宾员，对来宾表示欢迎并为他们提供方便。在签到处要多设几张桌子和几个签到簿、签到笔，以避免拥挤。为便于交际，有的公共关系专题活动可为来宾事先制作好胸卡，在来宾签到时随宣传材料和纪念品发给来宾。对未持请柬的客人，也应以礼相待，要问明身份和情况，灵活处理。

（6）公共关系专题活动的主持人必须具备较强的组织能力与场面控制能力，既能使专题活动按原计划方案进行，又能及时利用专题活动过程中出现的各种机会，机智而幽默地活跃专题活动的气氛，提高专题活动的感染力。此外，主持人的服饰设计要妥当，要与公共关系专题活动的主题相协调。主持人要熟悉主持词并对活动可能出现的情况即兴发挥。主持人在活动中要自信、端庄、热情、礼貌，善于掌握时间进度。主持活动时要照顾到方方面面，遇到意外情况，主持人应保持镇定，并根据情况采取紧急措施。

（7）公共关系专题活动现场推出时，对领导人、社会名流、新闻单位人士等重要公众，应有专门的接待组并由旅游组织负责人或公关经理出面接待；领导人、知名人士在活动结束离开时，要送到门外，对他们能够出席活动进行指导表示谢意；对新闻记者要有专人接待、陪伴，尽力满足他们的现场采访等要求，主动为他们的工作提供方便；在公共关系专题活动结束后，公关人员应通过面访、电访、信访等形式对各界人士，特别是领导人、社会名流、新闻单位人士等重要宾客进行感谢并征询意见。

（8）公共关系专题活动开始时，应先请一般客人入场，会场稳定后再由组织负责人陪同领导人、社会名流进入并安排在主席台或突出位置上就座。活动开始后，主持人应首先宣布领导人、知名人士参加活动的消息，使与会者感到这次活动的规格很高，同时也是对领导人和知名人士的尊重。如果请领导人或知名人士讲话，应事先征求他们同意，不能搞突然袭击。

（9）在公共关系专题活动现场，应设有专用通信设施，供对外联系和内部指挥使用；要指定专人负责摄影、摄像、录音等方面的工作；活动过后要及时将音像资料归档；灯光、音响要保证在活动中不出问题；在夏季还要保证足够的饮料供应；如有宴请活动，要统计好用餐人数并留有余地，并保证准时开餐；在公共关系专题活动推出现场，应有完善的安全措施并由专人负责；要预见可能出现的意外事件并事先准备好相应的应急措施；大型公共关系专题活动还应设有医疗卫生应急站，以处理急病和意外。

（三）公共关系专题活动的评估

公共关系专题活动的评估是不可缺少的重要环节。一个组织开展某项工作的成效究竟怎样，必须在事后通过评价予以衡量。为了准确了解和把握公共关系专题活动是否朝着有利于实现旅游业战略目标的方向发展，防止其出现偏差，就应对专题活动进行全面及时的评估，从而对组织公共关系的整体状况进行全面总结。

1．总体效果评估

公共关系专题活动的效果表现为经济效益、社会效益、组织形象的改善及与公众的沟通情况。因此，总体效果的评估内容应包括以下几个方面：

（1）专题活动主题是否明确？

（2）组织内部各职能部门、员工对该专题活动的了解和支持情况如何？

（3）传播媒介的选用及其效果如何？公众对传播的信息接受程度和行为变化情况如何？传播是否达到了预期的效果？

（4）策划方案是否周密？

（5）经费预算执行情况如何？

（6）专题活动的效果如何？专题活动的效果对组织后续行为产生了什么影响？

（7）对专题活动结果的遗留问题及隐患的处理意见和建议。

2．活动过程的评估

专题活动分为两个阶段，即准备阶段和实施阶段。

（1）准备阶段的评估。实施者在实施前对目标公众的情况、媒介所需材料的情况、社会政治经济环境的情况等的行为投入量是否充分，是该过程评估的一项重要指标。

（2）实施阶段的评估。在此阶段，评估工作的重点是检验发送信息的数量，信息被传播媒介所采用的数量，收到信息的目标公众数量和注意到传播信息的公众数量。

在实施过程中，检验组织所发出的电脑资料、图片、文字及讲话次数，对其他群体组织发出的文件、宣传材料数量等，可以评价组织在传播工作方面的努力程度。同时，也可以由此检验出不理想的环节和实施过程中的弱点。

在实施过程中，信息能否对公众产生影响，前提是信息必须被传播媒介所采用。报刊索引和广播电视、记录是查验传播媒介采用信息资料数量的重要依据；信息能否对公众产生影响，关键在于信息必须被公众所接受；对评估来说，最重要的是了解收到信息的公众数量和收到这些信息的公众的结构，掌握公众对信息的理解和熟知程度以及需求的倾向。由此，我们可以明显地看到实施过程的效果。