11.1 政务信息管理
11.1.1政务信息管理的内涵
(1)政务信息
政务信息是信息家族中的重要一员，政务信息管理是一门应用科学，它在实践中产生、发展、逐步完善，最后上升到理论，成为一门科学。广义上讲，政务信息管理是在国家形成以后，随着国家行政管理机构——政府的行政管理职能的强化和完善而产生和发展起来的，但是它作为一项系统性、科学性较强的工作，则是近几年的事情。
①政务信息的含义
政务信息应当包含以下两层含义:反映政府主体工作运转情况;是政府系统其他活动发生联系情况的反映，政府系统以外的信息与政务活动发生联系时刻转化为政务信息。
因此我们将政务信息定义为:政务信息是反映政府工作运转情况的信息以及政府领导决策和指挥工作所需要的信息，它包括两个组成部分:
一是政府自身产生的信息。这部分信息称为内生信息，如各种条例、规定、办法、章程、命令、指示、批复、议案、通告、通知、公函、会议纪要、合同、协议书等;
二是政府从外部获取的与政府管理活动有关的信息。这部分信息称为外生信息，如新闻报道、消息资料、群众信访、社会调研信息等[1]。
②政务信息的基本特征
政务信息与其他信息所共有的特征:
·真实性
它指对政府活动和社会各方面情况所作的客观、公正的反映。它有两个基本含义:一是指政务信息所引起接受者的联想是否与客观事物及其发展规律相吻合，如果吻合，就是真实，反之，就是不真实;二是指政务信息的优化程度，较优和适用的信息离最优的差距越小，政务信息的真实程度就越高，反之，真实度就越低。
·时效性
即政务信息从发出、传递、接受到进入利用的时间间隔短则其效率高。具体而言，其时效性主要体现为:一是高度敏感性，即对于一切有利于领导决策的事物具有高度敏感性。善于从各种行政管理活动和社会活动中发现新问题、新情况，并能快速进行信息处理;二是超前性，即为政府领导进行某些决策服务的信息，其信息的收集和处理一般要处于决策的前期阶段，具有超前性;三是快速反馈性，即在政务信息中，有相当一部分是为政府领导修正决策和调整政务活动服务的，这类信息只有快速反馈，才能减少偏差所造成的损失;四是公开及时性，即政务信息必须具备较强时效性，否则，公众将不对它感兴趣，甚至对政府的信息公开产生怀疑。
·广泛性
一方面，各级政府管理工作门类很多，各方面的信息都要向政府办公系统传输;另一方面，政府领导决策和指挥工作又需要多方面的信息做依据，这就构成了政务信息的广泛性。
·共享性
它指政务信息扩散以后，信息载体本身所含的信息量并没有减少，人们可以与信息接受者共享信息。
政务信息的固有特征:
·宏观性
国家各级政府是相应各级地方政府的最高行政管理机构，它的职能主要是进行宏观决策、宏观管理、宏观调控。所以，各级政府的领导都是抓大事，抓大政方针，抓关系全局的大问题、关键问题。作为为政府领导服务的政务信息，首先应该是宏观性的信息。当然宏观与微观是相对而言的，是有层次之分的。一个问题在县级机关来看是大问题，拿到省级可能就是微观问题了。因此我们要区别对待，具体问题具体分析。
·政治性
政务信息工作是社会管理活动的组成部分，是国家管理社会的工具。政治性是政务信息的突出特点。特别是在目前改革开放的新形势下，各种新问题、新情况、新经验层出不穷，无论哪一级政府决策，都越来越不可能单靠以往经验，而必须根据新情况，研究制定新的政策措施，才能促进改革顺利发展。
·层次性
所谓政务信息的层次性，有两层含义:一是政务信息本身有层次性。低层次政务信息一般是初级的、零散的、局部的信息;高层次的信息一般是整体的、本质的、深层的信息。二是政务信息服务对象有层次性。政府的领导体制是有层次的，处在不同层次的领导，他们所承担的职责、管理的范围、决策的目标不同，决定了他们所需要的信息也是不同的。
·权威性
政务信息一般是经过政府系统逐级审查检验过的，既有较强的真实性、可靠性、指导性，因此也就构成了政务信息的权威性。社会各界对所谓“官方信息”比较信任，就是因为它具有较高的权威性。
·机密性
政务信息中有相当一部分信息涉及国家大政方针、重大政务活动、重要工作部署和重大社会动态的机密资料，这部分信息机密性较强，不宜随便扩散。有些重要的信息只能控制在小范围的领导层之内，有的信息不到一定时机不能公开，如不注意，就会给政府工作造成困难和损失。
(2)政务信息管理
通俗地讲，政务信息管理就是对政务信息进行的管理，是借鉴信息管理科学的精华，从政府机构处理日常事务的电子政务系统出发，以通用化的政府工作事务流程和相关法规制度为依据，对政务信息进行管理。
电子政务是世界性的潮流。在许多国家所积极倡导的“信息高速公路”计划中，电子政务是其中重要的一环。我国政府上网工程自1999年启动，发展迅速，政府上网使政府工作的透明度越来越高，为政府内部进一步加强沟通提供了技术手段，为国际上政府间的信息交流提供了更多的机会，为政府公开化的操作提供了技术支持。所以说，如果以前我们更多的是把政务信息管理目光集中在内部信息管理，那么现在随着政府由“管理型”向“管理服务型”转变，政务信息管理也将延伸到政府内部以外的信息。
由此我们认为，现代的政务信息管理具有如下特点:
①管理目标的多样性
主要有如下几种:为政府决策当好参谋;宣传政治、经济、军事和科技、文化思想，以实现政府的管理目的;树立政府形象，提升政府社会影响力;实现办公自动化，提高办公效率。
②管理模式的灵活性
如同政府信息资源管理的繁杂多样、量大面广一样，大大小小、背景不同、基础不一的政府部门亦多如牛毛。正是这一点，政务信息的管理模式常常因部门不同而异，体现出灵活性的特点。这一特点要求我们在进行政务信息管理时，要注意因地制宜，具体问题具体分析，不能将一个部门的成功管理模式完全照搬到另一个部门。
③管理手段的多维性
在政务信息管理领域，主要使用的管理手段有行政手段、法律手段、技术手段等。由于行政手段直接出炉于政府部门，具有直接、迅速、有效的特点，因此被管理者视为珍宝。但是在现代电子政务环境中，由于信息技术的大量利用，技术手段将成为必不可少的手段。
④对政府改革性更强
在现代电子政务环境中，要求的是信息的无缝链接，信息的自由流通，信息的高度公开性。但是，在我国政府掌握了绝大部分信息，而且这些信息大部分分散在各个部门，部门为了自身的利益，并没有公开这些信息，造成了信息的垄断，使这些信息没有最大限度的发挥社会效益。因此在电子政务环境中，政务信息的高效管理，要求打破部门之间的界限，进行机构改革，以更好的实现信息共享。
⑤政务信息管理本身的系统性
现在的政务信息管理是依托在电子政务基础上的，电子政务本身就是一个复杂的系统，因此在其上运作的各个部分也势必是系统的组成部分。另外，政务信息包含了关于政治、经济、科学文化等庞大的信息量，如果不以系统的观念去看待它，将无法管理。
从上述特点我们可以看出，政务信息管理就是借助于现代信息技术充分运用经济、人文、科技等手段，对社会中存在的各种类型的政务信息及信息活动加以管理，以求最大限度地发挥它的作用，实现它的价值，并带来效益。在这里，管理包括对信息资源进行规划、组织、配置、传递、利用、反馈和评估;政务信息管理不但是一种管理的思想，它还是一种管理的技术手段，在某种程度上说，它还是一个系统。它具有以下内涵:
现代政务信息管理具有浓烈的技术色彩:它要充分利用信息技术，将它作为一种有力的手段，完成信息资源管理的目标。
现代政务信息管理是为了更好地完成政府管理的职能:它可以充分管理信息资源与知识资源，最大限度地发挥它们的作用，为社会带来效率。
现代政务信息管理是一种管理的思想:它将信息与知识作为一种资源处理，建立起基于信息或知识资源的管理体系与管理文化。
现代政务信息管理是一个管理的过程:在此过程中，要充分利用经济、人文和技术等手段，保证此过程的顺利进行。
现代政务信息管理是建立在对信息的微观处理过程基础上的管理系统。
现代政务信息管理是随着社会中各种环境的变化而不断演进、变化的。
现代政务信息管理理论是多学科研究的成果:它集合了管理学、图书馆学情报学、信息技术学科、经济学等多学科的视野，是它们交叉研究的结果。
11.1.2政务信息管理的作用
政务信息在加快经济建设步伐，促进社会发展中具有重要的作用。
(1)促进政府职能转变
在我国，随着经济体制改革的深化，政府职能定位和转变政府职能成为关注的焦点。政府机构庞大、人员过多等问题直接阻碍了改革的深化，因此政府职能转变刻不容缓。党的“十四大”提出了政府职能之一就是信息引导，即政府在实施管理过程中，运用信息，调节控制国民经济和社会发展。它是提高行政管理水平、管理层次的重要体现。政务信息管理是政府实施信息引导的基础，通过政务信息管理工作的有效开展，各级办公部门经常地、及时地为各级政府反馈科学决策所需的信息，成为各级政府获取信息的主要源泉和基础。并且通过政务信息管理政府可以实施信息引导，实现政府职能转变。
(2)促进电子政务发展
政务信息管理与电子政务密不可分。电子政务是处理与政府有关的内部事务和公共事务的综合系统。政府通过电子网络进行电子采购和招标，精简管理流程，快速为企业和公民提供各种信息服务。因此，电子政务需要借助于新型的、先进的、革命性的政务管理系统。同时，政务信息管理是开展电子政务的手段，合理、有效、快速地进行政务信息管理可以改善施政、提高政府工作效率;便利公众享受政府提供的公共服务;增加政府工作的透明度和责任性，建立廉洁高效的政府;及时掌握准确的信息，做到合理规划、有效管理、制定正确及时的公共决策[2]。
(3)为进一步发展市场经济提供了基础
在市场经济条件下，信息的来源、结构均发生了重大变化，信息来源更加呈现出多元化，不仅包括国家机关、全部微观经济活动的主体和各类社会中介服务组织，而且行业内部信息、商品市场信息、商情信息等提供的信息对政府来说也更真实，涉及面广。同时，信息结构呈现分散化。社会制约市场经济是宏观指导下的以市场来配置资源的分散型经济结构，与此相适应，随着市场经济的深入，信息结构也呈现分散化的特点，因此建立相适应的信息网络结构和收集信息、加工整理的系统就更为重要。政务信息管理为更好的收集各种信息提供了便利的条件，并且从宏观上加以整理、分析，从而能为市场经济的继续深化发展奠定良好的信息基础。
11.1.3政务信息管理的基本原则
政务信息管理的原则，指的是政务信息管理主体在实施政务信息管理时观察问题、处理问题应遵循的行为准则，是获取良好管理效果的前提。同时政务信息管理原则是政务信息管理特点的主观反映，是符合事物客观规律的主观规定[3]。
(1)系统原则
系统原则是以系统的观念和方法，立足整体和联系，统筹全局地认识管理客体，以求获得满意效果的管理思想。
政务信息管理中之所以存在系统原则，第一是因为政务信息管理的客体本身就是一个系统，而且是政务管理大系统的子系统;第二是政务信息系统是政务信息流的通道，是政务信息功能得以实现的前提和基础;第三是政务信息系统是对政务信息和政务信息活动进行管理的重要工具，任何政务信息管理的意图都是通过系统来实现的，离开了政务信息系统，很难使政务信息管理获得成功。
正确实施政务信息管理的系统原则，包括两个方面的基本要求:一是为了解信息系统的构成，二是确立系统原则理念。
系统原则理念具体包括:整体性理念、历时性理念和满意化理念。
整体性理念是指政务信息管理者在管理中应该把管理客体作为一个合乎规律的由若干部分组成的有机整体来认识。要求首先把握系统的整体性质，按整体规律去分析问题，同时认识到任何系统不仅自身是一个系统，而且总是另一个大系统的子系统。系统内各部分之间、系统外与其他系统之间都是相互作用、相互制约的。因此，整体性理念要求人们把管理客体作为一个整体来认识，从整体和部分的相互关系上来解释管理客体的运动规律。
整体性理念还要求在整体和局部之间关系的处理上有整体性的思想，即当整体与局部发生矛盾时，局部应服从整体的原则。
历时性理念是指政务信息管理者在管理中必须注重管理客体的产生、发展的过程及其未来的发展趋势，要把管理客体当做是一个随时间推移而变化着的系统来考察，根据管理客体在形成过程中所表现出来的规律来认识客体。这是整体性理念在时间维上的体现。它要求政务信息管理者从纵向上来认识系统的整体性特征。
满意化理念是指政务信息管理者在管理中必须对管理客体进行满意化处理，从整体理念出发，调整整体与局部的关系，拟定若干可供选择的调整方案，然后根据本系统的需要和可能，选择满意度最高的方案。这包含两层含义:
第一，决策方案的选择，其标准是“满意”而不是“最优”。决定政务信息管理工作成败的因素很多，某一方案从这一角度来看是最优，但从另一个角度来看可能就不优了;有的方案从理论上看是最优，但缺少可操作性，无法实施，也就不能选择;等等。所以在实际工作中，只能权衡利弊，统筹全局，兼顾各方，选择满意度较好的方案。
第二，通过调整政务信息系统的结构获得满意化方案。任何政务信息系统本身都是可以通过人为调整进行满意化处理。经验告诉我们，任何一个系统，局部最优，不等于整体最优;局部不优，也不等于整体就一定不满意。组成整体的各个局部会因为组合方式的不同而使整体表现出强弱不同的功能，可能是本来都是最优的局部，却组成不了最优的整体，也可能是本来不优的局部，却组成了一个满意的整体。
所以，对系统作满意化的处理，必须是局部优化以整体优化为指导，整体优化要通过局部优化来协调，从整体的结构设置和局部的协调组合来达到满意化系统的目的。
(2)序化原则
序化原则是指对所获得的政务信息按照某种特征进行处理，形成集中而有序信息的管理思想。
政务信息管理中遵循序化原则首先因为政务信息量大面广，如果不进行序化处理，不仅查找困难，而且还会因此贻误政务决策;其次，通过序化，可以使同类的政务信息归并在一起，可以显示出某类政务信息总体的内涵和外延，也能发现所采集的信息的冗余和漏缺，对检索起到指导作用。
序化原则包含分类序化、主体序化、题名序化、著者序化、号码序化、时间序化、地区序化、计算机序化等方法。
(3)激活原则
激活原则是指对所获得政务信息进行分析和转换，使政务信息活化，便于管理的思想。
政务信息具有多种功能和价值，但是，这些价值是潜在的，不能自动实现，未激活的政务信息无法实现其应有的功能，只有在激活后才会产生效用。
信息激活能力是政务信息管理者信息管理能力的核心。信息激活按照行为主体来划分，有“个体激活”和“群体激活”。
“个体激活”指的是政务信息管理者个人的信息激活行为，方法有综合激活法，推导激活法和联想激活法。
“群体激活”指的是政务信息管理者群体的信息激活行为。群体激活法是三种个体激活法的综合运用，具体有头脑激活法，德尔菲激活法，对演激活法。
(4)共享原则
共享原则是指在政务信息管理活动中，为实现政务信息潜在价值，最大限度利用政务信息的管理思想。
政务信息管理中的共享原则不仅体现了政务信息的特点，同时，对政府机构来说，政务信息共享是在政府机构内相互弥补、相互增强，尤其是可以相互激活，挖掘出政务信息和政务信息活动的潜在价值。
共享原则的实现是有条件的。它总是在有限的范围内实行，而且必须是具有某种共同利益的范围。它要求在范围内的成员贡献自己的信息，又要防范范围之外的人占有本范围的信息，即并存着“贡献原则”和“防范原则”。
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