信息系统项目管理的作用和内容

8.3.1　信息系统项目管理

信息系统的建设和管理是一项复杂的系统工程。从20世纪70年代开始，人们认识到在信息系统的开发中如果引入工程化项目管理理论和方法，这样就可以加快系统开发的速度、保证质量，以及降低开发成本。而这一引入必须要遵循科学的方法，需要结合信息系统的实际，开发出一套合适的管理方法。

8.3.1.1　关于项目管理

项目是一种一次性的工作，它应当在规定的时间内，由为此专门组织起来的人员来完成。它应有一个明确的预期目标，还要有明确的可利用的资源范围，需要运用多种学科的知识来解决问题，没有或很少有以往的经验可以借鉴。

与项目的概念相对应，项目管理可以说是在一个确定的时间范围内，为了完成一个既定的目标，并通过特殊形式的临时性组织运行机制，通过有效的计划、组织、领导与控制，充分利用既有资源的一种系统管理方法。项目管理适用于那些投资巨大、关系复杂、时间和资源有限的一次性任务的管理方法。它包含团队管理、风险管理、采购管理、流程管理、时间管理、成本管理和质量管理等很多层面。

现代化的项目管理概念起源于美国。20世纪60年代，美国只有航空、航天、国防和建筑工业愿意采用项目管理。到了20世纪70年代，越来越多的中小企业也开始注重项目管理，将其灵活地运用于企业活动的管理中，项目管理技术及其方法本身也在此过程中逐步发展和完善。项目管理在20世纪80年代已经被公认为是一种有生命力并能实现复杂的企业目标的良好方法。现代项目管理便是20世纪50年代末迅速发展起来的一门关于项目资金、时间、人力等资源控制的管理科学。

项目管理需要一定的管理方法，可以按照以下步骤进行:

①首先需要定义好一个项目并且确定项目的关键点;

②确定项目中的各方面的角色，如项目经理、赞助商、核心成员、客户等，并且让大家充分了解项目的目标和要素，形成坚定的向心力;

③确定项目阶段，项目一般有五个阶段:启动、计划、激励、监督、结束;

④可行性检查，在这个阶段，项目组织者必须同时分析出项目的驱动力和项目阻力，制定出合理的激励和管理政策^[11]。

8.3.1.2　信息系统项目管理的作用

信息系统建设作为一种特殊的项目具有一些鲜明的特点，针对这些特点，信息系统开发引入项目管理的主要原因如下:

①信息系统目标不明确，任务边界模糊，质量要求主要是由项目团队来定义。在信息系统的开发中，系统项目的任务范围很大程度上取决于项目组所做的系统规划和需求分析，系统项目应达到的质量要求也更多地由项目组定义，客户则负担起审查任务。为了更好地定义、审查信息系统项目的任务范围和质量要求，需求方可以聘请信息系统项目监理机构来监督项目的实施情况。

②信息系统用户需求变化，导致项目进度、费用等不断变更。在开发中随着系统分析、系统设计和系统实施的进展，用户的需求不断地被激发，导致程序、界面以及相关文档需要经常修改，以至于产生新的问题，这些问题很可能经过相当长的时间后才会被发现，这要求项目负责人不断地监控和调整项目的执行计划。

③信息系统项目开发具有智力密集、劳动密集等特点，受人力资源因素影响大。项目组的成员结构、责任心、能力和稳定性对信息系统项目的质量以及成功与否有着决定性的影响。

信息系统的开发是一项系统工程，因此必须采用项目管理的思想、方法来对其进行管理。已经在国民经济诸多领域中成功运用的项目管理方法，也完全可以用于信息系统开发项目的管理。信息系统开发项目是一项长期的任务，必须根据企业组织的改革、发展的需要和可能，分成若干项目，分步进行。

对信息系统进行项目管理的重要性有以下四点:

①可以进行系统的思考，并做出切合实际的全局性安排;

②可为项目人力资源的需求提供确切的依据;

③通过合理的计划安排，对项目进行最优化控制;

④能够提供准确、一致、标准的文档数据。

对于信息系统的开发，项目管理的潜在优点还包括:明确职责，确保说明所有的活动，而不考虑个人的人事变动;最小化持续报告需要;明确项目进度计划的时间限制;明确权衡分析的方法论;衡量计划完成情况;尽早认识问题，以便采取正确行动;提高对未来计划的预测能力;明确目标无法实现或超额完成的风险^[12]。

8.3.1.3　信息系统项目管理内容

信息系统开发的项目管理是根据管理科学的理论，联系信息系统开发的实际，保证工程化系统开发方法顺利实施的管理实践。它包括信息系统开发中的项目评估及可行性分析、人员管理、进度管理及成本控制等方面，是以过程为核心、以度量为基础、以人为本的，在此过程中需要充分地集成技术方法、工具、过程、资源(人力、资金、时间等)等要素。其项目管理实质上是保证整个系统开发项目顺利、高效地完成的一种工程管理技术，贯穿于系统开发的整个生命周期。

信息系统项目管理的主要内容包括:

①项目整体管理:项目整体管理工作由项目计划编制、计划实施、综合变更控制等过程组成，是进行项目各要素综合调整和控制的工作，是使项目管理各阶段、各过程、各种资源、各项目标得以有机整合的管理工作。因此，正确的项目管理首先是项目的整体管理。

②项目范围管理:根据项目的目标精确定义和核准信息系统开发项目的工作范围，并在必要时调整和变更项目范围。需要强调的是，范围管理应保证“只做该做的工作”，多做工作会增加成本，造成工期的拖延;少做工作将不能完成任务，不能实现其目标。

③项目时间管理:根据信息系统开发项目的工作范围进行分解，分解成若干活动。定义活动的内容，估算活动的时间，安排活动的先后顺序，并进行相应的进度计划编制和控制等。

④项目费用管理:以保证在预算范围内完成信息系统开发任务。包括估算每项活动的成本，进而对项目的总成本进行预算;进行资金的分配;在项目进行过程中进行费用控制等内容。

⑤项目质量管理:是指为使信息系统能达到用户满意的预先规定的质量要求和标准所进行的一系列管理与控制工作。包括进行质量规划、安排质量保证措施、设定质量控制点、对每项活动进行质量检查和控制等。

⑥项目人力资源管理:以使参加信息系统开发的人员均能最有效地发挥作用。在项目进行过程中，具有各种不同专业背景、工作习惯、工作方式的人聚集在一起(包括项目管理者、用户方的业务员、用户方的决策层、开发方的项目管理人员、开发方的编程人员等)，而且项目的组织机构多为临时设置，所以人力资源的管理在项目管理中尤为重要。它包括制定人力资源计划、进行人员培训、做好人员的沟通和协调工作。

⑦项目风险管理:包括识别风险、进行风险分析(定量分析和定性分析)、制定相应的对策、进行风险控制，使信息系统开发的风险隐患得以避免，或最大限度地减少风险所带来的损失^[13]。