原始凭证与记账凭证的填制与审核

第六章　会计凭证

第一节　会计凭证的意义和种类

一、填制会计凭证的意义

所谓会计凭证是指用以记录经济业务、明确经济责任的书面证明，它是登记账簿的依据。

为了保证会计信息的真实和完整，会计主体对所发生的每一项经济业务都必须填制和取得会计凭证，并在凭证上签名盖章，明确经济责任；经过会计机构和会计人员审核无误后，作为登记账簿的依据。因此，填制和审核会计凭证是整个会计核算工作的起点，是一切会计核算资料得以产生的基础，也是会计核算方法体系中的一种专门方法。填制和审核会计凭证，对于实现会计目标，充分发挥会计职能，加强企业经济管理都具有重要意义：

填制和审核会计凭证，可以及时、正确地记录和反映各项经济业务的发生、完成情况，为会计核算、会计分析、会计检查提供原始资料和依据。企业经济业务种类繁多、性质各异，对于发生的任何经济业务，如现金、银行存款的收付，存货购进、销售或耗用，损益的确认和计量都必须按其发生的时间先后、地点异同、业务内容等，及时填制会计凭证。只有这样，才能将各种经济业务及时、正确地加以归类记载，为会计核算、会计分析和会计检查提供必要的原始资料。

填制和审核会计凭证，可以检查和发现各种经济业务是否合理、合法，充分发挥会计的监督、控制作用。会计凭证是记录经济业务发生过程及完成情况的书面凭据，它可以提供经济业务发生或完成时的各项资料，为会计部门和会计人员及其他监督人员检查经济业务的合理、合法性提供了依据，以便及时发现和制止各种违法乱纪业务的发生。

填制和审核会计凭证，可以加强经济管理上的经济责任制。会计凭证除记录经济业务发生和完成时的有关内容，还有业务经办人员的各种手续记录，如收款、开票、过磅、验收、发货、领料等相关人员的签字或盖章，这些经办手续方面的内容表明经济业务经办人员对所经办的业务负有经济责任。这样势必增强经办人员的责任感，促使各种岗位责任制的建立和完善。

填制和审核会计凭证，对于控制企业资财、保护企业资财完全、完整也有重要意义。填制和审核会计凭证要求一切资财收发、转移均需拥有相应凭证，否则经办人员概不办理，这样可以防止虚伪、造假的不法行为发生，发现财产管理上存在的漏洞，确保企业资财安全、完整。

二、会计凭证的种类

企业、事业和行政机关由于各自的主要业务不同，其会计凭证的种类也有所差异，多种多样。为了了解各种不同的会计凭证的填制程序、处理手续、凭证的主要用途及各种凭证间的关系，必须对会计凭证按照一定的分类标准进行区分。

会计凭证按照其填制程序和用途，可分为原始凭证和记账凭证两种。

第二节　原始凭证

一、原始凭证及其种类

原始凭证是在经济业务发生时直接取得或填制的、用以记录经济业务的发生和完成情况、明确经济责任的书面证明，是编制记账凭证的依据，是进行会计核算的原始资料来源。各单位在办理各种会计事项时，必须取得或者填制原始凭证，并及时送交会计机构。

由于经济业务的类型较为复杂，原始凭证的格式也千差万别。依据原始凭证本身的特点，可作如下分类：

1．按照取得方式或来源不同，可将原始凭证分为自制原始凭证和外来原始凭证

自制原始凭证是指由本企业（单位）内部的业务经办部门或个人，在办理经济业务时自行填制的，用以记录经济业务发生及完成情况的书面证明，如仓库保管人员在验收材料入库时填制的“收料单”、生产车间或部门从仓库领用材料时填制的“领料单”、成本计算部门在计算产品成本时编制的“制造费用分配表”等。格式见表6－1、表6－2、表6－5。

表6－1　（企业名称）收料单

表6－2　（企业名称）限额领料单

外来原始凭证是指在经济业务发生或完成时从其他单位或个人取得的用以记录经济业务发生及完成情况的书面证明，如销货单位开出的发货票、专用增值税发票（格式见表6－3、表6－4所示）、供电部门开来的电费收据、电信部门开来的电话账单等。

表6－3　（企业名称）发货票

表6－4　增值税专用发票

2．按其填制手续和方法不同，又可分为一次凭证、累计凭证、汇总原始凭证和记账编制凭证

一次凭证，是指只反映一项经济业务，或者同时反映若干项同类性质的经济业务，其填制手续是一次完成的会计凭证。如企业购进材料验收入库，由仓库保管员填制的“收料单”、“公司发货票”等都是一次凭证。

累计凭证，是指在一定时期内连续记载若干项同类经济业务的会计凭证。这类凭证的填制手续是随着经济业务发生而分次进行的。如“限额领料单”就是累计凭证。

汇总原始凭证是指在会计核算工作中，为简化记账凭证的编制工作，将一定时期内若干份记录同类经济业务的原始凭证汇总编制一张汇总凭证，用以集中反映某项经济业务总括发生情况的会计凭证。如“收料凭证汇总表”、“发料凭证汇总表”等。“收料凭证汇总表”的格式、内容见表6－5。

表6－5　收料凭证汇总表

汇总原始凭证只能将同类内容的经济业务汇总填列在一张汇总凭证中。在一张汇总凭证中，不能将两类或两类以上的经济业务汇总填列。

记账编制凭证是根据账簿记录，把某一项经济业务加以归类、整理而重新编制的一种会计凭证。例如在计算产品成本时，编制的“制造费用分配表”就是根据制造费用明细账记录的数字按费用的用途填制的。其格式和内容见表6－6。

表6－6　记账编制凭证

3．按照凭证的主要作用可将原始凭证分为证明凭证和计算凭证

证明凭证是用来证明某项经济业务已发生或已执行完毕的凭证，证明凭证大多都可以立即据以编制记账凭证，如前述“收料单”、“发货票”等。

计算凭证是指根据其他原始凭证和有关会计核算资料而编制的原始凭证，也被称为“手续凭证”。计算凭证大多为便于以后记账、了解各项数据来源和产生情况而编制，如“制造费用分配表”、“成本计算单”等即为常见的计算凭证。

上述分类中，有些原始凭证按不同的分类标准可分属于不同的种类，如“收料单”既是自制原始凭证，又是证明原始凭证，也是一次凭证。另外各种凭证间还有关系：外来凭证大多为一次凭证，计算凭证大多为自制凭证，累计凭证大多也为自制凭证等。

原始凭证不论是自制的还是外来的，也不论是一次凭证还是累计凭证，都是用来证明那些经济业务已经实际发生或者完成，能够明确经济责任，并作为会计核算原始资料的凭证。凡是不能证明经济业务已经实际发生或者完成的文件和凭据，如材料请购单、派工单等，就不能算做原始凭证，当然也就不能作为会计核算的原始依据。

二、原始凭证的基本内容

由于原始凭证所记录和反映的经济业务的具体内容各不相同，名称、格式也存有差异，但作为经济业务的最初信息载体，它必须能够完成以下两个任务：一是详细记载经济业务的发生及完成情况；二是明确每笔经济业务的经办部门或经办个人的经济责任。为了完成上述两项任务，原始凭证必须具备下列基本内容：原始凭证的名称；填制原始凭证的日期和原始凭证的编号；接受原始凭证的单位名称；经济业务的主要内容；填制原始凭证的单位及经办人员签章；原始凭证的附件。

在实际工作中，有时针对某些特殊管理要求，保证会计资料的规范性，或根据需要补充适当内容，可印制统一标准格式的原始凭证。

三、原始凭证的填制和审核

（一）原始凭证的填制方法

1．自制原始凭证的填制方法

（1）一次凭证的填制方法。

我们以“收料单”为例，介绍一次凭证的填制方法。

“收料单”是企业购进材料验收入库时，由仓库保管人员根据购入材料的实际验收情况，填制一次性原始凭证。企业外购材料，都应履行入库手续，由仓库保管人员根据供应单位开来的发票账单，严格审核，对运达入库的材料认真计量，并按实收数量认真填制“收料单”。收料单一式三联：一联留仓库，据以登记材料物资明细账和材料卡片；一联随发票账单到会计处报账；一联交采购人员存查。

【例6－1】某企业购入30m／m圆钢2000公斤，每公斤单价4元，另付购入材料运杂费400元。仓库保管人员验收后填制“收料单”，其格式与内容见表6－1。“收料单”通常是一料一单。

（2）累计凭证的填制方法。

我们以“限额领料单”为例说明累计凭证的填制方法。

“限额领料单”是多次使用的累计领发料凭证。在有效期间内（一般为一个月），只要领用数量不超过限额就可以连续使用。“限额领料单”是由生产、计划部门根据下达的生产任务和材料消耗定额按每种材料的用途分别开出，一料一单，一式两联，一联交仓库据以发料，一联交领料部门据以领料。领料单位领料时，在该单内注明请领数量，经负责人签章批准后，持往仓库领料。仓库发料时，根据材料的品名、规格在限额内发料，同时将实发数量及限额余额填写在限额领料单内，领发料双方在单内签章。月末在此单内结出实发数量和金额转交会计部门，据以计算材料费用，并做材料减少的核算。使用限额领料单领料，全月不能超过生产计划部门所下达的全月领用限额量。由于增加生产量而需追加限额时，应经生产计划部门批准，办理追加限额的手续。由于浪费或其他原因超限额用料需追加限额时，应由用料部门向生产计划部门提出申请，经批准后追加限额。在用另一种材料代替限额领料单内所列材料时，应另填一次“领料单”，同时相应地减少限额结余。“限额领料单”的格式和内容见表6－2。

【例6－2】一车间生产B产品，×年度计划生产5000台，每台B产品消耗16m／m圆钢0．2公斤，全月16m／m圆钢的领用限额为1000公斤，每公斤16m／m圆钢的单价为4元。该月份生产B产品，由生产计划部门下达“限额领料单”，车间在该月份之内领用16m／m圆钢情况见表6－2。

从以上“限额领料单”的记录可知，一车间在当月完成生产任务的条件下，于5日、10日、15日、20日、25日和31日六次领用6m／m圆钢，实际累计耗用950公斤，与领用限额1000公斤对比节约50公斤，节约材料费用200元。“限额领料单”不仅起到事先控制领料的作用，而且可以减少原始凭证的数量和简化填制凭证的手续。

（3）汇总原始凭证的填制方法。

以“收料凭证汇总表”为例说明汇总原始凭证的编制方法。

“收料凭证汇总表”由存货会计根据收料单，定期汇总，每月编制一份。

【例6－3】企业××年度10月份根据收料单，编制的“收料凭证汇总表”见表6－5。

（4）记账编制凭证的填制方法。

以“制造费用分配表”的填制为例介绍记账编制凭证的填制方法。

“制造费用分配表”是于月末由会计人员根据制造费用明细账的记录结果，按制造费用在各种产品之间分配结果编制的。

【例6－4】企业一车间×年度10月1～31日制造费用明细账登记的当月发生额合计为10000元，该企业一车间生产A、B两种产品，在计算产品生产成本时制造费用按二者的实际生产工时进行分配，10月份A产品生产工时为2000小时，B产品生产工时为3000小时，合计为5000小时。计算得到制造费用分配率为2（10000÷5000）。填制的记账编制凭证——制造费用分配表见表6－6。

2．外来原始凭证的填制方法

外来原始凭证是在企业同外单位发生经济业务时，由外单位的经办人填制的，现以购货发票为例说明外来原始凭证的填制方法。

【例6－5】时代机械厂于20××年10月6日从大华钢厂购入30m／m圆钢2000公斤，每公斤单价4元，同时购入16m／m圆钢1000公斤，每公斤单价4元，购入材料时取得大华钢厂开具的增值税专用发票，见表6－4。

外来原始凭证一般由税务局等部门统一印制，或经税务部门批准由经济单位印刷，在填制时加盖出具凭证单位公章方有效，对于一式多联的原始凭证必须用复写纸套写。

（二）填制原始凭证的要求

凭证所反映的经济业务必须合法，必须符合国家有关政策、法令、规章、制度的要求，不符合以上要求的，不得列入原始凭证。

填制在凭证上的内容和数字，必须真实可靠，要符合有关经济业务的实际情况。

各种凭证的内容必须逐项填写齐全，不得遗漏，必须符合手续完备的要求，经办业务的有关部门和人员要认真审查，签名盖章。

各种凭证的书写要用蓝黑墨水，文字要简要，字迹要清楚，易于辨认。不得使用未经国务院公布的简化字；对阿拉伯数字要逐个写清楚，不得连写；在数字前应填写人民币符号“￥”；属于套写的凭证，一定要写透，不要上面清楚，下面模糊。

汉字大写数字金额，如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得用简化字代替，不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字。大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。阿拉伯数字金额中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯数字金额中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。规定需要填列大写金额的各种凭证，必须有大写的金额，不得只填小写金额，不填大写金额。

原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章。

一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。

各种凭证必须及时填制，一切原始凭证都应按照规定程序，及时送交财会部门。会计机构、会计人员要根据审核无误的原始凭证填制记账凭证。

（三）原始凭证的审核

为了如实反映经济业务的发生和完成情况，充分发挥会计的监督职能，保证会计信息的真实性、可靠性和正确性，会计机构、会计人员必须对原始凭证进行严格审核。具体包括：

审核原始凭证的真实性。真实性的审核包括凭证日期是否真实、业务内容是否真实、数据是否真实等内容的审查。对外来原始凭证，必须有填制单位公章和填制人员签章；对自制原始凭证，必须有经办部门和经办人员的签名或盖章。此外，对通用原始凭证，还应审核凭证本身的真实性，以防假冒。

审核原始凭证的合法性。审核原始凭证所记录经济业务是否有违反国家法律法规的情况，是否履行了规定的凭证传递和审核程序，是否有贪污腐化等行为。

审核原始凭证的合理性。审核原始凭证所记录经济业务是否符合企业生产经营活动的需要、是否符合有关的计划和预算等。

审核原始凭证的完整性。审核原始凭证各项基本要素是否齐全，是否有漏项情况，日期是否完整，数字是否清晰，文字是否工整，有关人员签章是否齐全，凭证联次是否正确等。

审核原始凭证的正确性。审核原始凭证各项金额的计算及填写是否正确，包括：阿拉伯数字分位填写，不能连写；小写金额前要标明“￥”字样，中间不能留有空位；大写金额前要加“人民币”字样，大写金额与小写金额要相符；凭证中有书写错误的，应采用正确的方法更正，不能采用涂改、刮擦、挖补等不正确方法。

审核原始凭证的及时性。原始凭证的及时性是保证会计信息及时性的基础。为此，要求在经济业务发生或完成时及时填制有关原始凭证，及时进行凭证的传递。审核时应注意审查凭证的填制日期，尤其是支票、银行汇票、银行本票等时效性较强的原始凭证，更应仔细验证其签发日期。

原始凭证的审核是一项十分重要、严肃的工作，经审核的原始凭证应根据不同的情况处理，对于完全符合要求的原始凭证，应及时据以编制记账凭证入账；对于真实、合法、合理但内容不够完整、填写有错误的原始凭证，应退回给有关经办人员，由其负责将有关凭证补充完整、更正错误或重开后，再办理正式会计手续；对于不真实、不合法的原始凭证，会计机构、会计人员有权不予接受，并向单位负责人报告。

第三节　记账凭证

一、记账凭证及其种类

记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证填制的，用来确定经济业务应借、应贷的会计科目和金额，作为登记账簿直接依据的会计凭证。在实际工作中，会计分录是通过填制记账凭证来完成的。

（一）证账凭证按其适用的经济业务，分为专用记账凭证和通用记账凭证

1．专用记账凭证

专用记账凭证是用来专门记录某一类经济业务的记账凭证。专用记账凭证按其所记录的经济业务与现金和银行存款的收付有无关系，又分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。

收款凭证是用来记录现金和银行存款等货币资金收款业务的凭证，它是根据现金和银行存款收款业务的原始凭证填制的。其格式与内容见表6－7。

付款凭证是用来记录现金和银行存款等货币资金付款业务的凭证，它是根据现金和银行存款付款业务的原始凭证填制的。其格式与内容见表6－8。

收款凭证和付款凭证是用来记录货币资金收付业务的凭证，既是登记现金日记账、银行存款日记账、明细分类账及总分类账等账簿的依据，也是出纳人员收、付款项的依据。出纳人员不能依据现金、银行存款收付业务的原始凭证收付款项，必须根据会计主管人员或指定人员审核批准的收款凭证和付款凭证收付款项，以加强对货币资金的管理，有效地监督货币资金的使用。

转账凭证是用来记录与现金、银行存款等货币资金收、付款业务无关的转账业务的凭证，它是根据有关转账业务的原始凭证填制的。其格式与内容见表6－9。转账凭证是登记总分类账及有关明细分类账的依据。

2．通用记账凭证

通用记账凭证，不再分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，而是以一种格式记录全部经济业务。其格式和内容见表6－10。

在经济业务比较简单的经济单位，为了简化凭证，可以使用通用记账凭证，记录所发生的各种经济业务。

表6－7　收款凭证　附单据　4张

表6－8　付款凭证　附单据　7张

表6－9　转账凭证　附单据　5张

表6－10　记账凭证　附单据　5张

（二）记账凭证按其包括的会计科目是否单一，分为复式记账凭证和单式记账凭证

1．单式记账凭证

单式记账凭证又叫做单科目记账凭证，要求将某项经济业务所涉及的每个会计科目，分别填制记账凭证，每张记账凭证只填列一个会计科目，其对方科目只供参考，不凭以记账。也就是把某一项经济业务的会计分录，按其所涉及的会计科目，分散填制两张或两张以上的记账凭证。其格式和内容见表6－11、表6－12。

表6－11　借项记账凭证

表6－12　贷项记账凭证

在借项记账凭证和贷项记账凭证中所列示的对应总账科目只起参考作用，不作为登记账簿的依据。

单式记账凭证的优点是便于归类、整理和传递，便于会计人员在核算上的合理分工，汇总时可按凭证上借方科目金额和贷方科目金额一次加计总额，从而节约了汇总资料的时间，能够提高工作效率；其缺点是凭证资料过于分散，不能集中反映经济业务的概况，另外凭证张数较多，给平时的保管也带来一定困难。它主要适用于那些经济业务单一或有特殊使用需要的单位（如银行等），也适合于采用科目汇总表账务处理程序和使用计算机汇总会计资料的企业，总体上而言其适用范围较为狭窄。

2．复式记账凭证

复式记账凭证是指将某一笔经济业务所涉及的全部会计科目都集中在同一张记账凭证上，用以完整反映某笔经济业务概况并列示应借、应贷科目及金额的记账凭证。使用这种凭证，每笔经济业务一般仅需编制一张记账凭证。前述专用记账凭证中的收款凭证、付款凭证、转账凭证及通用记账凭证都是复式记账凭证，其格式分别如表6－7、表6－8、表6－9、表6－10所示。

复式记账凭证的优点是能够按照复式记账法的具体要求，集中反映各科目之间的对应关系，便于了解经济业务概况，便于检查和分析经济业务；它还能够降低编制凭证的工作量，减少记账凭证的张数，便于对凭证进行保管。但复式记账凭证也有不足之处，即在使用中不便于传递、汇总，不利于会计人员的合理分工，没有单式记账凭证灵活。复式记账凭证由于其优点较为显著，尤其是能够满足经济管理等方面的需要，因而被大多数企业单位所采用，适用范围较为广泛。

（三）记账凭证按其是否经过汇总，可以分为汇总记账凭证和非汇总记账凭证

1．汇总记账凭证

汇总记账凭证是根据非汇总记账凭证按一定的方法汇总填制的记账凭证。汇总记账凭证按汇总方法不同，可分为分类汇总和全部汇总两种。

分类汇总凭证是根据一定期间的记账凭证按其种类分别汇总填制的，如：根据收款凭证汇总填制的“现金汇总收款凭证”和“银行存款汇总收款凭证”；根据付款凭证汇总填制的“现金汇总付款凭证”和“银行存款汇总付款凭证”；根据转账凭证汇总填制的“汇总转账凭证”（具体格式见第八章“账务处理程序”）。

全部汇总凭证是根据一定期间的记账凭证全部汇总填制的，如“科目汇总表”就是全部汇总凭证。其格式见表6－13。

表6－13　科目汇总表
××年×月份

2．非汇总记账凭证

非汇总记账凭证，是没有经过汇总的记账凭证。前面介绍的收款凭证、付款凭证和转账凭证以及通用记账凭证都是非汇总记账凭证。

原始凭证与记账凭证之间存在着密切的联系。原始凭证是记账凭证的基础，记账凭证是根据原始凭证编制的。在实际工作中，原始凭证附在记账凭证后面，作为记账凭证的附件；记账凭证是对原始凭证内容的概括和说明；原始凭证有时是登记明细账户的依据。

二、记账凭证的基本内容

记账凭证种类甚多，格式不一，但其主要作用，都在于对原始凭证进行分类、整理，按照复式记账的要求，运用会计科目，编制会计分录，据以登记账簿。因此，记账凭证必须具备以下基本内容：填制单位的名称；记账凭证的名称；记账凭证的编号；填制凭证的日期；经济业务的内容摘要；会计科目（包括一级、二级和明细科目）的名称、记账方法和金额；所附原始凭证的张数；制证、审核、记账、会计主管等有关人员的签章，收款凭证和付款凭证还应由出纳人员签名或盖章。

三、记账凭证的填制和审核

（一）记账凭证的填制方法

1．专用记账凭证的编制方法

专用记账凭证包括收款凭证、付款凭证和转账凭证，不同的记账方法下其格式不同，现按借贷记账法的要求介绍其填制方法。

（1）收款凭证的填制方法。

收款凭证是用来记录货币资金收款业务的凭证，它是由出纳人员根据审核无误的原始凭证收款后填制的。在借贷记账法下收款凭证的设证科目是借方科目。在收款凭证左上方所填列的借方科目，应是“现金”或“银行存款”科目。在凭证内所反映的贷方科目，应填列与“现金”或“银行存款”相对应的科目。金额栏填列经济业务实际发生的数额，在凭证的右侧填写所附原始凭证张数，并在出纳及制单处签名或盖章。

【例6－6】企业××年12月5日销售子产品一批，价款100000元，增值税销项税款17000元，收到购买单位开出的支票一张，收讫117000元存入银行。出纳人员根据审核无误的原始凭证填制银行存款收款凭证，其内容与格式见表6－7。

（2）付款凭证的填制方法。

付款凭证是用来记录货币资金付款业务的凭证，它是由出纳人员根据审核无误的原始凭证付款后填制的。在借贷记账法下，付款凭证的设证科目是贷方科目，在付款凭证左上方所填列的贷方科目，应是“现金”或“银行存款”科目。在凭证内所反映的借方科目，应填列与“现金”或“银行存款”相对应的科目。金额栏填列经济业务实际发生的数额，在凭证的右侧填写所附原始凭证张数，并在出纳及制单处签名或盖章。

【例6－7】企业××年10月15日购入甲材料一批，买价50000元，增值税进项税额8500元，共计58500元，开出支票一张支付购料款。出纳人员根据审核无误的原始凭证填制银行存款付款凭证，其内容与格式见表6－8。

（3）转账凭证的填制方法。

转账凭证是用以记录与货币资金收付无关的转账业务的凭证，它是由会计人员根据审核无误的转账业务原始凭证填制的。在借贷记账法下，将经济业务所涉及的会计科目全部填列在凭证内，借方科目在先，贷方科目在后，将各会计科目所记应借应贷的金额填列在“借方金额”或“贷方金额”栏内。借、贷方金额合计数应该相等。制单人应在填制凭证后签名盖章，并在凭证的右侧填写所附原始凭证的张数。

【例6－8】企业××年10月31日计提当月折旧10000元，其中生产车间提折旧7000元，厂部管理部门提折旧3000元。会计人员根据折旧提取计算表填制“转账凭证”，其格式与内容见表6－9。

2．通用记账凭证的编制

通用记账凭证是用以记录各种经济业务的凭证。其填列方法与转账凭证的编制方法基本相同。

【例6－9】企业××年10月5日销售乙产品一批，售价20000元，增值税销项税额3400元，收到款项存入银行。出纳人员根据审核无误的原始凭证收款存入银行后，填制通用记账凭证，其格式与内容见表6－10。

3．单式记账凭证的填制方法

单式记账凭证按一项经济业务所涉及的每个会计科目单独填制一张记账凭证，每一张记账凭证中只登记一个会计科目。单式记账凭证按单独反映每项经济业务所涉及的会计科目及对应关系，又分为“借项记账凭证”和“贷项记账凭证”，见表6－11、表6－12。

（二）记账凭证的填制要求

各种记账凭证的填制，除了严格做到上述填制原始凭证的要求外，还必须注意以下几点：

记账凭证的摘要栏既是对经济业务的简要说明，又是登记账簿的重要依据，必须针对不同性质的经济业务的特点，考虑到登记账簿的需要，正确地填写，不可漏填或错填。

必须按照会计制度统一规定的会计科目，根据经济业务的性质，编制会计分录，以保证核算的口径一致，便于综合汇总。应用借贷记账法编制分录时，应编制简单分录或复合分录，以便从账户对应关系中反映经济业务的情况。

填制记账凭证，可以根据每一份原始凭证单独填制，也可以根据同类经济业务的多份原始凭证汇总填制，还可以根据汇总的原始凭证来填制。为了简化记账凭证的填制手续，对于转账业务，可以用自制的原始凭证或汇总原始凭证来代替记账凭证，但是，必须在凭证中加列会计分录。例如表6－5所列示的收料凭证汇总表，即可以代替转账凭证，据以登记账簿。应当指出，不同类型业务的原始凭证，不能混同编制一份记账凭证。

记账凭证上应注明日期。收、付款凭证应按货币资金收付的日期填写；转账凭证原则上应按收到原始凭证的日期填写。如果一份转账凭证依据不同日期的某类原始凭证填制时，可按填制凭证日期填写。在月终时，有些转账业务要等到下月初方可填制转账凭证时，也可按月末的日期填写。

记账凭证上应注明所附的原始凭证张数，以便查核。如果根据同一原始凭证填制数张记账凭证时，则应在未附原始凭证的记账凭证上注明“附件××张，见第××号记账凭证”。如果原始凭证需要另行保管时，则应在附件栏目内加以注明，但更正错账和结账的记账凭证可以不附原始凭证。

在采用“收款凭证”、“付款凭证”和“转账凭证”等复式凭证的情况下，凡涉及现金和银行存款的收款业务，填制收款凭证；凡涉及现金和银行存款的付款业务，填制付款凭证；涉及转账业务，填制转账凭证。但是涉及现金和银行存款之间的划转业务，按规定只填制付款凭证，以免重复记账。如现金存入银行，只填制一张“现金”付款凭证。

对于现金、银行存款之间划转业务所填制的付款凭证，应据以同时登记现金日记账和银行存款日记账。

在同一项经济业务中，如果既有现金或银行存款的收、付款业务，又有转账业务时，应相应地填制收、付款凭证和转账凭证。如石磊出差回来，报销差旅费600元，出差前已预借800元，剩余款项交回现金。对于这项经济业务应分别填制现金收款凭证和转账凭证。

记账凭证填写完毕，应进行复核与检查，并按所使用的记账方法进行试算平衡。有关人员均要签名盖章。出纳人员根据收款凭证收款，或根据付款凭证付款时，要在凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记，以免重收重付，防止差错。

（三）记账凭证的审核

为了保证账簿记录的正确性，除了编制记账凭证的人员应当认真负责、正确填制和核对外，会计部门还应指定专人对已编制好的记账凭证进行审核，建立记账凭证的审核制度。对记账凭证的审核可以从下列几项入手：

审核记账凭证是否附有原始凭证，所附原始凭证是否齐全，记账凭证所记录的经济内容与所附原始凭证反映的经济内容是否完全一致，所发生的经济业务是否合法。

审核记账凭证中的会计分录是否正确，所用科目是否正确、对应关系是否明晰，记账方向、金额是否正确。摘要栏目是否填写清楚，项目是否齐全，手续是否完备。

实行会计电算化的企业，对于机制记账凭证，要认真审核，做到会计科目使用正确，数字准确无误。打印出的机制记账凭证要加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人、会计主管人员印章或者签字，以加强审核，明确责任。

对在记账凭证审核过程中发现的问题，应分别情况处理：

如属记账凭证填制错误，应交由制证人员重新填制。已经登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，同时，再用蓝字重新填写一张正确的记账凭证，并在摘要栏注明“订正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字和错误数字之间的差额另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。

如属原始凭证审核未能发现的不合法经济业务，应退回原经办部门或经办人员，依照有关规章制度处理。

只有加强对记账凭证的认真审核，才能保证记账依据的客观真实性，为确保账簿记录的正确性打下坚实的基础。

第四节　会计凭证的传递与保管

一、会计凭证的传递

会计凭证的传递，是指会计凭证从填制到归档保管整个过程中，在单位内部各有关部门和人员之间的传递程序和传递时间。各种会计凭证，它们所记录的经济业务不尽相同，所要据以办理的业务手续和所需的时间也不尽相同。应当为每种会计凭证的传递，规定合理的传递程序和在各个环节停留的时间。会计凭证的传递是会计制度的一个重要组成部分，应当在会计制度中作出明确的规定。

正确地组织会计凭证的传递，对于及时地反映和监督经济业务的发生和完成情况，合理地组织经济活动，加强经济管理责任制，具有重要意义。因为正确地组织凭证的传递，能及时地、真实地反映和监督经济业务的发生和完成情况；把有关部门和人员组织起来，分工协作，使正确的经济活动得以顺利地实现；考核经办业务的有关部门和人员是否按照规定的凭证手续办事，从而加强经营管理上的责任制，提高经营管理水平，提高经济活动的效率。

科学的传递程序，应该使会计凭证沿着最迅速、最合理的流向运行。因此，在制订会计凭证传递程序时，应当注意考虑下列三个问题：

要根据经济业务的特点、企业内部机构的设置和人员分工的情况，以及经营管理上的需要，恰当地规定各种会计凭证的联数和所流经的必要环节，做到既要使各有关部门和人员能利用凭证了解经济业务情况，并按照规定手续进行处理和审核，又要避免凭证传递通过不必要的环节、影响传递速度。

要根据有关部门和人员对经济业务办理必要手续（如计量、检验、审核、登记等）的需要，确定凭证在各个环节停留的时间，保证业务手续的完成。但又要防止不必要的耽搁，从而使会计凭证以最快的速度传递，以充分发挥它及时传递经济信息的作用。

建立凭证交接的签收制度。为了确保会计凭证的安全和完整，在各个环节中都应指定专人办理交接手续，做到责任明确，手续完备、严密、简便易行。

二、会计凭证的保管

会计凭证的保管，是指会计凭证记账后的整理、装订和归档存查，会计凭证是记账的依据，是重要的经济档案和历史资料，所以对会计凭证必须妥善整理和保管，不得丢失或任意销毁。

对会计凭证的保管，既要做到会计凭证的安全和完整无缺，又要便于凭证的事后调阅和查找。会计凭证归档保管的主要方法和要求为：

每月记账完毕，要将本月各种记账凭证加以整理，检查有无缺号和附件是否齐全。然后按顺序号排列，装订成册。为了便于事后查阅，应加具封面，封面上应注明：单位的名称所属的年度和月份、起讫的日期、记账凭证的种类、起讫号数、总计册数等，并由有关人员签章。为了防止任意拆装，在装订线上要加贴封签，并由会计主管人员盖章。会计凭证封面的格式如表6－14所示。

表6－14　会计凭证封面

如果在一个月内，凭证数量多，可分装若干册，在封面上加注共几册字样。如果某些记账凭证所附原始凭证数量过多，也可以单独装订保管，但应在其封面及有关记账凭证上加注说明，对重要的原始凭证，如合同、契约、押金收据以及需要随时查阅的收据等在需要单独保管时，应编制目录，并在原记账凭证上注明另行保管，以便查核。

装订成册的会计凭证应集中保管，并指定专人负责。查阅时，要有一定的手续制度。

会计凭证的保管期限和销毁手续，必须严格执行会计制度的规定。任何人无权自行随意销毁，具体规定见会计档案保管期限。