记账凭证和原始凭证填制日期

第六章　会计凭证

教学目的与要求

通过本章学习，要求理解会计凭证和记账凭证的含义和关系，掌握原始凭证和记账凭证的种类和填制与审核的方法。

第一节　会计凭证的意义和种类

一、会计凭证的意义

会计凭证是记录经济业务的发生和完成情况的书面证明，也是登记账簿的依据。

任何会计记录都要有真凭实据，这是财务会计核算必须遵循的一条基本原则，也是保证会计记录的真实性和可靠性的前提。任何企业、行政单位和非营利组织，对发生的每一项经济业务，都必须首先取得能够证明该项业务已经发生或完成的书面凭据；然后经会计部门对其内容、数量、单价、金额、责任人等审核无误后，据以编制记账凭证，作为登账的依据。我们将原始凭证和记账凭证统称为会计凭证。填制和审核会计凭证，是会计核算的基础工作，是登记账簿的前提和依据，也是实行会计监督的一种专门方法。填制和审核会计凭证对于完成会计任务、实现会计职能、发挥会计在经济管理中的作用具有重要意义。

1．会计凭证是取得详细会计信息的手段，也是传递经济信息的工具。会计凭证如实反映经济业务发生的具体内容，是企业单位经营活动的客观反映，也间接反映出相关信息（如市场动态与行情等），是进行预测和决策的重要依据。随着会计凭证的填制、审核、传递，相关的经济业务的信息也随之传递。

2．会计凭证是监督和检查经济活动是否合理合法的重要依据。由于一切经济业务，都要填制凭证，因此，通过审核会计凭证，可以检查各项经济业务是否符合法律、规章制度，经济活动中有无铺张浪费、不讲效率乃至违法乱纪的行为。有了会计凭证这种重要证据，就可以促使人们遵章守纪，防止违法行为的发生。

3．会计凭证可以明确有关人员的经济责任，可据以考核岗位责任制。企业单位发生的每项经济业务，都要填制会计凭证，并经有关部门和人员签字盖章。同时，为了加强内部控制，任何业务不得由一个部门或人员经办。这样就明确了经办人员的责任界限，同时还可以反映出岗位责任制是否健全，有利于建立合理的规章制度。

4．会计凭证是登记账簿和进行会计核算的基础依据。通过填制会计凭证对经济业务加以记录，可以将日常发生的大量的各种经济业务真实地、及时地反映出来，完成会计核算的最初环节。为了进一步提供分类的和系统的会计信息，需要登记账簿，而审核无误的会计凭证则是登记账簿的依据。

5．会计凭证是国家经济管理部门和会计师事务所等机构进行监督检查、计算税收利润、进行财务审计及进行咨询服务的重要依据。

二、会计凭证的种类

会计凭证按其用途和填制顺序，可以分为原始凭证和记账凭证两大类，每大类按其不同标志又分为若干小类。

会计凭证的分类图

（一）原始凭证

原始凭证又称单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务发生或完成情况的书面证明。原始凭证是证明经济业务发生的初始文件，具有法定效力，是进行会计核算工作的原始资料。不能证明经济业务已经执行或完成的单据不能作为原始凭证，如：派工单、材料申购单等。

1．原始凭证按其来源不同，可分为自制原始凭证和外来原始凭证。

（1）自制原始凭证。是指由本单位内部经办业务的部门、人员在执行或完成某项经济业务时填制的凭证。如：材料验收入库时由仓库保管人员填制的收料单，见表6-1。

（2）外来原始凭证。是指同外单位发生经济业务往来时，从外单位取得的原始凭证。如：增值税专用发票（购货）（见表6-3），由供货单位或个人开出的现金收据（见表6-4），银行收款通知等，都属于外来原始凭证。

2．原始凭证按其填制手续次数多少的不同，分为一次凭证和累计凭证和汇总凭证。

（1）一次凭证。是指一项或若干项同类经济业务，一次完成填制手续，不能重复使用的原始凭证。所有的外来原始凭证和大部分的自制原始凭证都属于一次凭证，如：收料单、领料单、发票等。

（2）累计凭证。是指对某些在一定时期内不断重复发生的同类经济业务，在规定期限内多次地、连续地加以记录，至期末按其累计数作为记账依据的原始凭证。累计凭证都属于自制原始凭证。工业企业使用的限额领料单就是一种典型的累计凭证，见表6-5。

（3）汇总原始凭证。对于一些经常、重复发生的经济业务，可将一定时期的同类原始凭证编制汇总原始凭证，然后据以记账，以简化记账工作。如：收入材料汇总表、发出材料汇总表，见表6-6。

工资结算汇总表等。汇总原始凭证也是一种自制原始凭证。

3．原始凭证按照格式区分，分为通用凭证和专用凭证。

（1）通用凭证：是指由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。通用凭证的使用范围，因制作部门不同而不同。可以是某一地区、某一行业，也可以是全国通用。如某省（市）印制的“发货票”、“收据”等，在该省（市）通用；由人民银行制作的银行转账结算凭证，在全国通用。

（2）专用凭证：它是指由单位自行印制，仅在本单位内部使用的原始凭证。如“领料单”、“差旅报销单”、“折旧计算表”等。

表6-1　收　料　单

表6-2　发　票

表6-3　广东增值税专用发票

表6-4　收　据

表6-5　限额领料单

表6-6　发出材料汇总表

（二）记账凭证

记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证归类整理而编制的，用来确定会计分录，并据以直接登记账簿的一种会计凭证。

有些会计事项，如更正错账、期末结账及调整账项等，无法取得原始凭证，会计人员也可根据有关账簿资料编制记账凭证。

原始凭证种类繁多，数量庞大，格式多样，内容各异，并且原始凭证只是反映经济业务的具体内容，不能表明经济业务的来龙去脉。因此，直接根据原始凭证登记账簿很不方便，并且容易出错。为了便于登账，有必要对原始凭证归类整理，填制具有统一格式、会计科目和借贷方向的记账凭证，并将有关原始凭证作为附件附于其后。这样既可以简化记账工作、减少差错，又便于对账、查账，提高会计工作效率。

记账凭证和原始凭证都属于会计凭证，但二者存在如下区别：（1）填制人员不同。原始凭证是由业务经办人员或会计人员填制的，记账凭证一律由会计人员填制。（2）填制的依据不同。原始凭证是根据已发生或完成的经济业务具体内容填制；记账凭证根据审核无误的原始凭证填制。（3）填制的方法不同。原始凭证仅记录经济业务的内容；记账凭证则要对经济业务进行整理归类，并确定应借、应贷的会计科目和金额。（4）用途不同。原始凭证是填制记账凭证的依据；记账凭证是登记账簿的依据。

1．记账凭证按其使用范围不同，分为通用记账凭证和专用记账凭证。

（1）通用记账凭证。是一种不分收款、付款和转账业务，适用于任何经济业务的记账凭证。

（2）专用记账凭证。是用来专门记录某一类经济业务的记账凭证。专用记账凭证按其所记录的经济业务是否与现金和银行存款收付有关，分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。

收款凭证是用来反映现金或银行存款收入业务的凭证，见表6-8。

付款凭证是用来反映现金或银行存款支出业务的凭证，见表6-9。

转账凭证是用来反映与现金和银行存款收付无关的转账业务的记账凭证。其格式与通用记账凭证相同，见表6-7。

表6-7　转　账　凭　证

表6-8　收　款　凭　证

表6-9　付　款　凭　证

2．记账凭证按其对经济业务反映方式的不同，分为单式记账凭证和复式记账凭证。

单式记账凭证是指在一张凭证上只填写一个会计科目的记账凭证。

复式记账凭证，是将一项经济业务所涉及的账户完整地记录在一张凭证上。

第二节原始凭证的填制和审核

一、原始凭证的基本内容

原始凭证作为经济业务发生或完成的证明文件，其名称、格式和具体内容各式各样。但是，所有的原始凭证必须记载清楚经济业务发生或完成的情况，必须明确经办单位和人员的经济责任。因此，所有的原始凭证都必须具备以下基本内容。

1．原始凭证的名称；

2．填制凭证的日期和编号；

3．接受凭证的单位名称；

4．经济业务的内容摘要；

5．经济业务所涉及的品名、数量、单价、金额等；

6．经办部门和人员的签名或盖章。

此外，有些原始凭证为了满足某些经济管理的需要，还需要列入计划、定额、合同号码等项目，以便更好地发挥原始凭证的作用。

二、原始凭证的填制

（一）填制内容真实合法

原始凭证是具有法律效力的证明文件，填制时不得弄虚作假，必须符合国家有关法律、法规、制度的要求。经济业务内容如：数字、日期、经办部门人员须如实填写。这是填制原始凭证的最基本要求。

（二）填制必须及时

原始凭证应在经济业务发生或完成时及时填制，并按规定的程序传递、审核，以便及时编制记账凭证、登记账簿。

（三）填制项目完整齐全

原始凭证中的基本内容和补充内容都要按照规定的格式和要求逐次填写齐全，不可缺漏。经办人员要认真审核，签名盖章，以示负责。一式几联的原始凭证，必须注明各联的用途，并且只能以一联用作报销凭证；一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸套写，或本身具有复写功能，并连续编号，作废时应加盖“作废”戳记，收齐所有联次同存根一起保存，不得撕毁。

（四）书写清楚规范

根据会计工作基础规范规定，填制原始凭证时书写要工整，字迹要清晰，文字要简要。不得使用未经公布的简化字，阿拉伯数字要逐个写清楚，不得连笔。汉字大写金额一律用正楷或行书书写，不得任意自造简化字；大写金额前应有“人民币”字样，且与金额数字之间不留空白；大写金额数字到元或角的，在元或角之后写“整”或“正”字，大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字；阿拉伯数字金额前应书写货币币种符号，如人民币币种符号“￥”；阿拉伯金额数字中间有“0”的，相应汉字大写为“零”，连续有几个“0”时，只写一个“零”；阿拉伯金额数字元位是“0”，也可不写“零”字；大小写金额要相符。例如，￥10　030．56元，大写金额为：人民币壹万零叁拾元伍角陆分。

（五）经济责任明确

填制的原始凭证必须由经办部门和人员签章，以便明确经济责任。从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或盖章。对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章。购买实物的原始凭证，必须有验收证明；支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。

（六）特殊原始凭证的处理

发生销货退回及退还货款时，必须填制退货发票，附有退货验收证明和对方单位的收款收据，不得以退货发票代替收据。

职工公出借款的收据，必须附在记账凭证之后，职工公出借款时，应由本人按照规定填制借款单，由所在的单位领导人或其指定的人员审核，并签名盖章，然后办理借款。

（七）原始凭证的更正

发现原始凭证有错误的，原始凭证如果出现金额错误，不能更正，只能由出具单位重开。在更正处应当加盖开出单位的公章。

三、原始凭证的审核

审核原始凭证既是重要的会计审核工作，也是会计监督的重要手段。只有经审核无误的原始凭证才能作为填制记账凭证、登记账簿的依据。原始凭证审核主要包括以下两个方面的内容：

（一）对原始凭证的形式审核

即审核原始凭证的填制是否完整、正确。包括审核原始凭证的各项目是否按要求填写齐全，经济业务摘要、数字和其他内容是否填写正确，数量、单价、金额的计算是否正确，经办部门和人员以及主管人员是否按规定签章。审核中如发现原始凭证项目填写不齐全、手续不完备，有关人员签章遗漏等情况，应将原始凭证退回，待原经办部门和人员补办完整后再受理。

（二）对原始凭证的实质审核

即审核原始凭证的真实性、合法性。根据有关法律、法规，判断原始凭证所反映的经济业务是否符合国家法律、法规、制度、政策的规定，是否存在违法乱纪的现象。对于违法违规的原始凭证，会计人员应拒绝受理。对于审核中发现的营私舞弊、弄虚作假、伪造涂改凭证等违法乱纪行为，应扣留原始凭证，并及时向本单位领导乃至上级领导机关反映，进行严肃处理。

第三节　记账凭证的填制和审核

一、记账凭证的基本内容

记账凭证有不同的种类，格式也有所不同，但所有记账凭证的主要作用，都是对原始凭证进行归类、整理，并按照复式记账的要求确定会计分录，作为登记账簿的依据。因此，记账凭证必须具备以下基本内容：

1．记账凭证的名称；

2．记账凭证的编号；

3．填制凭证的日期；

4．经济业务的内容摘要；

5．会计科目（包括一级科目、二级科目和明细科目）的名称、记账方向和金额；

6．所附原始凭证的张数；

7．填制人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管等有关人员签名或者盖章。收款和付款凭证还应当由出纳人员签名或盖章。

二、记账凭证的填制

（一）记账凭证的填制要求

2．正确填写经济业务的内容摘要。记账凭证的摘要栏是填写经济业务的简要内容的，填写时要用简明扼要的文字反映经济业务的概况。填写摘要的要求，一是真实准确，其内容要与经济业务的内容所附原始凭证的内容相符；二是简明扼要，对经济业务内容的表述要准确、概括。

3．正确确定会计分录。记账凭证的主要内容是确定经济业务应借、应贷的会计科目名称和金额。填写时要按照统一规定的会计科目名称填写，不得简写或只写编号，并写明一级科目、二级和明细科目，以便登记总账和明细账。应根据经济业务的内容填制一借一贷，或一借多贷、或多借一贷的会计分录，一般情况下不能编制多借多贷会计分录，模糊账户的对应关系。更不能把不同经济业务合并编制在一张记账凭证内。

4．必须与所附原始凭证保持一致。记账凭证的会计分录、金额应与所附原始凭证内容一致。记账凭证所注的附件张数应与所附原始凭证张数相吻合。附件张数的计算方法有两种，一种是按构成记账凭证金额的原始凭证（或原始凭证汇总表）计算张数；另一种以所附原始凭证的自然张数为准。

5．记账凭证应按行逐次填写，不得跳行或留有空行，对记账凭证中的空行，应该划一条斜线注销。划线应从金额栏最后一笔金额数字下的空行划到合计数上面的空行，并注意线的两端都不能划到金额数字的行次上。

6．记账凭证的签章。记账凭证填制完成后，需要由有关会计人员签名或盖章。当记账凭证由会计人员填制完毕后，填制人员应该签名或盖章，并经稽核人员审核签名或盖章后，交由会计主管人员签名或盖章，最后由记账人员根据审核无误的记账凭证登记账簿，并在记账凭证上签名或盖章，以表示记账凭证已由其登记入账。对于收付款凭证，还必须由出纳人员签名或盖章，以表明出纳人员已对所签名或盖章的收付款凭证上的款项进行了收付。

7．记账凭证的更正应符合规定。如果在登记账簿前发现记账凭证有误，应将错误凭证作废，重新填制正确的记账凭证。已经登记入账的记账凭证，在当年发现填制错误时，用红字填写一张与错误凭证内容相同的记账凭证，在“摘要栏”内注明“注销某月某日某凭证”字样然后据以用红字登账，同时用蓝字填写正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样，再登记入账。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编制一张调整的记账凭证，调增金额时用蓝字，调减金额时用红字。

（二）常用记账凭证的编制方法

1．收款凭证。收款凭证是用来记录现金和银行存款收款业务的记账凭证，由会计人员根据审核无误的原始凭证收款后填制，是登记现金日记账和银行存款日记账以及其他有关账簿的重要依据。收款凭证的填制方法如下：

（1）在收款凭证的左上角“借方账户”处填上“现金”或“银行存款”（分别称为现金收款凭证和银行存款收款凭证）。

（2）在收款凭证的“贷方账户”栏内填上与“现金”或“银行存款”相对应的贷方账户，包括总账账户和明细账户。

（3）在收款凭证的“金额”栏内填上应记金额。

（4）“合计”行内填写贷方账户应记金额之和。

（5）“摘要”栏内填写经济业务的简明内容。

（6）“记账”栏内打“√”表示已经过账。

（7）“口收字第口号”处的前一个“口”填“现”或“银”，后一个“口”填该类收款凭证的（现收类或银收类）的号数。

例如，表6-10的收款凭证，就是“200×年7月5日收到鸿昌公司前欠货款50　700元，并存入银行”这项经济业务所应填制的收款凭证。

表6-10　收　款　凭　证

2．付款凭证。付款凭证是用来记录现金和银行存款付款业务的记账凭证，由会计人员根据审核无误的原始凭证付款后填制，也是登记现金日记账和银行存款日记账以及其他有关账簿的重要依据。

付款凭证的填制方法和要求与收款凭证基本相同，不同的是在付款凭证的左上方应填写贷方科目（或账户），因为现金和银行存款的减少应记人账户的贷方；付款凭证的对应科目为“借方科目（或账户），应填写与现金或银行存款支出有关的总账（一级）科目和明细（——级）科目。

例如，表6-11所列的付款凭证就是“200X年8月9日发放职工工资24　500元”这项经济业务所应填制的付款凭证。

表6-11　付　款　凭　证

对于只涉及到“现金”与“银行存款”这两个账户的经济业务，如从银行存款中提取现金或以现金存人银行等，只须填制付款凭证，不再填制收款凭证，以免重复记账。

3．转账凭证。转账凭证是用于反映转账业务的记账凭证，它是根据不涉及现金及银行存款收、付款的有关转账业务的原始凭证填制的。

转账凭证的填制方法，是将应借、应贷账户名称（含总账账户和明细账账户名称）都填人凭证内，其对应关系通过各账户所记金额来反映，其余栏目的填写方法与收、付款凭证的填写方法相同。

例如，表6-12所列的转账凭证，就是“200×年8月15日A产品生产部门领用甲材料3　600元”这项经济业务所填制的转账凭证。

表6-12　转　款　凭　证

三、记账凭证的审核

记账凭证编制后，必须经过认真地审核，才能据以登记账簿。由于记账凭证是根据合法的原始凭证填制的，因此，对记账凭证的审核实质上是对原始凭证的进一步查核，除按对原始凭证的审核要求外，还包括以下几点内容：

1．是否附有原始凭证；所附原始凭证的张数与记账凭证所列附件张数是否相符；所附原始凭证的经济业务内容与记账凭证内容是否相符。

2．应借应贷的账户名称和金额是否正确；账户对应关系是否清晰。

3．记账凭证中的项目是否填写完整，有关人员的签章是否齐全。记账凭证审核过程中，发现错误应查明原因，按照规定方法及时更正。只有经过审核无误的记账凭证，才能作为记账依据。

第四节　会计凭证的传递与保管

一、会计凭证的传递

会计凭证的传递，是指会计凭证从取得和填制到档案保管整个过程中，在本单位内部各有关部门的人员之间按照规定的时间和环节流转的程序。一项经济业务，往往要由企业若干个部门来分工完成，因此，会计凭证也随着经济业务的进程在各有关部门之间进行传递。正确组织会计凭证传递，对于及时传递业务信息，有效地组织经济活动，提高会计质量，实行会计监督等都有着重要意义。

会计凭证的传递，是会计单位内部管理的一项重要的规章制度，财会部门应在调查研究的基础上，会同有关部门共同制定，并贯彻执行。在制定时，还需考虑凭证的传递路线和凭证在各个环节停留的时间问题。

（一）会计凭证的传递路线

需要根据各单位经济业务的特点，内部机构设置和人员分工情况，以及经营管理的要求，对应由内部有关部门共同办理的主要经济业务，恰当地规定会计凭证必须流经的环节，并以此确定会计凭证的份数，使各有关部门和人员，既能按规定程序及时处理业务，又能利用凭证了解经济业务完成情况的信息，从而使经济活动有序地、协调地、高效运转。

（二）会计凭证的传递时间

传递会计凭证需要根据各个环节办理经济业务手续的繁简，以最快的速度、最佳的效益，明确凭证在各个环节停留的时间，以保证凭证及时传递，加速经营过程，加强岗位责任制，促进工作效率的提高。

二、会计凭证的保管

会计凭证在完成经济业务手续和记账之后，就成为企业和行政、事业单位重要的会计档案和历史资料，包括原始凭证、原始凭证汇总表、各种记账凭证及记账凭证汇总表等。会计凭证是会计档案中数量最大、最经常归档的资料，在各单位起着史料和查证的重要作用，必须妥善保管。具体要求如下：

（一）定期整理、装订成册

会计部门对会计凭证应及时加以分类整理，定期按照记账凭证的编号顺序，连同所附原始凭证折叠整齐后，加具封面、封底装订成册，并在装订线上加贴封签。为了便于日后查阅，在封面上应注明凭证名称、年度、月份和起讫日期、起讫号码、凭证种类、张数、册号，并由有关人员签章。

如果使用的是单式记账凭证，在整理装订时，必须保持会计分录完整。

在装订过程中，对各种重要的原始凭证，如合同、契约、提货单押金收据等，以及某些原始凭证数量过多，或今后需要抽出使用的，也可以单独保管或另行装订，但应在原始凭证中注明原属记账凭证的日期、编号、种类，同时在记账凭证中说明“附件另订”和原始凭证名称和编号，以便查考。

（二）归档保管、严格借阅制度

经过整理、装订成册的会计凭证，应指定专人保管。企业原始凭证、记账凭证、汇总凭证的保管期限一般为15年。财会部门保管期满，移交档案部门管理，并结合实际情况建立借阅制度。根据会计档案管理办法规定：本单位人员借阅会计档案，要经会计主管同意；外单位人员借阅会计档案，要有正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，详细登记借阅的档案的名称、借阅日期、借阅人员的姓名和工作单位、借阅理由、归还日期等。另外，向外单位提供利用时，档案原件原则上不得借出；如有特殊需要，须报经有关主管单位批准，但不得拆散原卷册，并应限期归还。

会计凭证的保管期限和销毁手续，必须严格执行会计制度的规定。保管期满，需要销毁的会计凭证，由单位档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，履行审批手续，公开销毁。