原始凭证与记账凭证的填制与审核

第二节　原始凭证的填制和审核

原始凭证是在经济业务、事项发生时直接取得或编制的，用以记录经济业务、事项具体内容和完成情况的书面证明。它是进行会计核算的原始资料和重要依据。

一、原始凭证的基本内容

由于原始凭证记录的经济业务、事项的内容是多种多样的，所以各种原始凭证的名称、格式和内容的繁简程度也不一样。但是，任何一种原始凭证，都必须客观、真实、完整地记录和反映经济业务的发生、完成情况，都必须明确有关单位和有关人员的责任。为此，原始凭证必须具备以下基本内容(如表6-20所示)：

(1)原始凭证名称。

(2)原始凭证日期和编号。

(3)接受原始凭证单位名称。

(4)经济业务内容(含数量、单价和金额等)。

(5)原始凭证填制单位公章。

(6)有关人员的签名或签章。

(7)原始凭证的联次及附件。

表6-20　江西省广告业专用发票

此外，企业、公司、行政事业单位的原始凭证除必须具备上述基本内容外，在实际工作中，各单位可根据经营管理和特殊业务的需要，自行设计和印制适合本单位需要的各种原始凭证。例如，在有些凭证上要注明与该项经济业务有关的合同号码、结算方式、币种、汇率等，以便更加完整地反映经济业务。对于在不同单位经常发生共同性经济业务，有关部门可以制定统一的凭证格式，如税务部门统一印制的增值税专用发票，中国人民银行统一印制的银行转账结算凭证，交通部门统一印制的客运、货运单据等。这样，在全国、某地区或部门对原始凭证实行统一的格式，既便于加强监督管理，又可以节省各基层单位的印刷费用。某些部门统一印制使用的凭证，如车票并不具备上述原始凭证的全部内容，但依据印制发放部门的信用和惯例，这些凭证通常也被认为是合法合规的。

二、原始凭证填制要求

原始凭证是具有效力的证明文件，是进行会计核算的依据，必须认真填制。为了保证原始凭证能够正确、完整、清晰、及时地反映各项经济业务的实际情况，原始凭证的填制，必须符合下列要求。

1.填制及时，记录真实

经济业务一经发生或完成，就应及时填制原始凭证，不得任意拖延，避免事后回忆填制造成差错，贻误工作。必须如实地记录经济业务的真实情况，凭证上填列的日期、业务内容和数字都必须真实可靠，不得弄虚作假，不得匡算、估算和随意填写。从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，才能代替原始凭证。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后可代替原始凭证。

2.内容完整、手续完备

原始凭证的各项内容必须根据实际情况填写齐全、不得遗漏或随意省略，填制手续要完备。应符合下列要求：

(1)手续要完备。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章；从个人取得原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章；自制原始凭证必须有经办单位负责人或其指定人员的签名或盖章；对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章；一张原始凭证所列支出需要由几个单位共同负担的，应当按其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单，进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的各项基本内容和费用分摊情况等。

(2)凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证必须有验收证明。支付款项的原始凭证必须有收款单位和收款人的收款证明。

(3)一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸(发票和收据本身具备复写纸功能的除外)套写，并连续编写。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一直保存，不得撕毁。

(4)发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款的，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。

(5)职工因公外出借款凭据，必须附在记账凭证之后，收回借款时，应当另开收据或者还借据副本，不得退还原借款收据。

(6)经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。

3.书写清楚，更正规范

原始凭证只能用蓝色或黑色水笔填写，不准使用圆珠笔和铅笔填写；字迹必须清晰、工整；文字、数字必须书写清楚；错误需要更正时，应采用正确的更正方法。具体要求如下：

(1)阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号，如人民币符号“￥”，美元符号“US＄”。币种符号与阿拉伯金额数字之前不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。

(2)所有以元为单位(其他货币种类为货币基本单位，下同)的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”、或符号“－”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“－”代替。

(3)汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷字或者行书体书写，不得用○、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替，不得任意自造简化字。大写金额数字到元或角为止的，在“元”或者“角”字之后应写“整”或者“正”；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字。

(4)大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，名称与金额数字之间不得留有空白。

(5)阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字，如103 452，汉字大写金额为“人民币壹拾万零叁仟肆佰伍拾贰元整”；阿拉伯数字金额中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字，如100 052，汉字大写金额为“人民币壹拾万零伍拾贰元整”；阿拉伯数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。如人民币100 000.52元，汉字大写金额可以写成“人民币壹拾万元零伍角贰分”，也可以写成“人民币壹拾万元伍角贰分”

(6)填写错误的更正应规范。原始凭证不得随意涂改、刮擦、挖补，否则为无效凭证。原始凭证若有填写错误需要更正时，必须划线更正，即将写错的文字或数字，用红线划掉，再将正确的数字或文字写在划线部分的上方，并加盖出具单位和经手人印章。但原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。提交银行的各种结算凭证的大小写一律不得更改，如果填写错误，应加盖“作废”戳记，保存备查，并重新填写。

三、原始凭证的填制方法

1.一次凭证的填制方法

一次凭证的填制手续是在经济业务发生或完成时由业务经办人员一次填制完成的，一般只反映一次经济业务，或者同时反映若干项同类性质的经济业务。一次凭证有些是自制的原始凭证，如“收料单”、“领料单”、“制造费用分配表”和“工资结算单”等；有些是外来凭证，如“增值税专用发票”、“铁路托运单”和各种银行结算凭证等。现以“收料单”为例，说明其填制方法。

“收料单”是企业购进材料验收入库时，由仓库保管人员填制的一次性自制原始凭证。企业外购材料，都必须履行验收入库手续，由仓库保管人员根据供应单位开来的发票账单，严格审查验收，对运达的材料质量、数量、规格、型号等认真审核，并按实收数量认真填制“收料单”。“收料单”应一式三联，一联随发票账单一起送交财会部门记账，会计据以作为材料增加核算的依据；一联留仓库，据以登记材料物资明细账(卡)；一联交采购人员存查。其具体格式及方法见表6-3。

2.累计凭证的填制方法

累计凭证是在一定时期不断重复地反映同类经济业务的完成情况，它是由经办人员于每次经济业务完成后在同一张凭证上重复填制而成的。下面通过“限额领料单”的填制实例来说明累计凭证的填制方法。其具体格式及方法见表6-6。

“限额领料单”是由生产、计划部门根据下达的生产任务和材料消耗定额对各用料单位确定一定时期(一般为1个月)的领料限额，然后将领料限额签发在“限额领料单”中，用料单位持“限额领料单”在有效期间内，连续多次使用，直至限额用完为止，才完成全部填制手续。

“限额领料单”一般一料一单，一式两联，其中一联交仓库据以发料，一联交领料部门据以领料。领料单位领料时，在该单内注明请领数量，经负责人签章批准后，持往仓库领料。仓库发料时，根据材料的品名、规格在限额内发料，同时将实发数量及限额结合填写在限额领料单内，并由领、发料双方在单内签章。月末，在此单内结出实发数量和金额转交财会部门，据以归集材料费用，并作材料减少核算。

使用“限额领料单”领料，全月不能超过生产计划部门所下达的全月领用限额。如果因生产任务增加需要追加限额时，应经生产计划部门批准，办理追加限额的手续。如果由于材料浪费或其他原因超限额用料急需追加限额时，应由用料部门向生产计划部门提出追加限额申请，经批准后办理追加限额手续。如果用料部门使用另一种材料代替“限额领料单”内所列材料时，应另填一张“领料单”，同时相应地减少“限额领料单”内的限额结余。

四、原始凭证的审核

为了保证会计资料的真实、准确、完整及符合会计制度的规定，充分发挥会计监督的作用，必须指派专人对原始凭证进行严格审核，只有经审核无误的原始凭证，才能作为记账依据。

枟中华人民共和国会计法》第十四条规定：“会计机构、会计人员对不真实、不合法的原始凭证，有权不予接受，并向单位负责人报告；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按照国家统一的会计制度的规定更正、补充。”这条规定为会计人员审核原始凭证提供了法律依据。就是说，对原始凭证的审核，主要从以下四个方面进行。

1.真实性审核

对原始凭证真实性的审核，就是审查凭证所反映的经济业务是否是其本来面貌，有无被掩盖、歪曲或篡改等情况或迹象。

(1)经济业务涉及的当事人的真实性审核。经济业务所涉及的双方当事人必须是真实的。包括原始凭证的出具单位和接受单位以及有关的责任人都应当据实不得冒用他人或其他单位之名。

(2)经济业务发生的时间、地点及凭证填制日期的真实性审核。经济业务发生的时间、地点及凭证的填制日期必须是真实的，不得将业务发生的真实时间随意提前或推后；不得将业务的实际发生地点作人为的改变；也不得改变凭证的实际填制日期。

(3)经济业务内容的真实性审核。必须如实填写经济业务的内容，是领用材料业务，就应标明领用部门、用途、被领用材料的名称、规格等，不得将福利部门领用的材料填写成生产部门领用材料而挤入产品成本；不得将领用甲材料填写成领用乙材料而调节成本。

(4)经济业务量的真实性审核。经济业务的量就是经济业务所涉及的数量和金额，要求必须是真实的，不得多填或少填数量，不得压低或抬高单价从而多计或少计金额。

2.完整性审核

根据原始凭证的要素，逐项审核原始凭证的内容是否完整，原始凭证的各项目是否按规定填写齐全，是否按规定手续办理。对不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按照国家统一的会计制度的规定更正、补充。对于内容填写不合、手续不完备的凭证，应退还给经办人员补办完整后，才予受理。

3.合法、合规性审核

根据有关的方针、政策、法规、制度以及计划和合同等，审核原始凭证所记录的经济业务是否合理、合法，是否符合计划、预算的规定；有无违法乱纪的行为，有无弄虚作假、营私舞弊、伪造涂改凭证的现象；各项费用支出是否符合开支范围及开支标准的规定，是否符合增收节支、增产节约、提高经济效益的原则，有无铺张浪费的现象等。

4.技术性审核

根据原始凭证的填制要求，审核原始凭证的摘要和数字及其他项目是否填写正确、齐全，大小写金额是否相等，原始凭证记录的经济业务是否真实，原始凭证记载的各项内容是否有涂改现象；原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或者更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。

经审核的原始凭证应根据不同情况处理：

(1)对于完全符合要求的原始凭证，应及时据以编制记账凭证入账。

(2)对于真实、合法、合理但内容不够完整、填写有错误的原始凭证，应退回给有关经办人员，由其负责将有关凭证补充完整、更正错误或重开后，再办理正式会计手续。

(3)对于不真实、不合法的原始凭证，会计机构、会计人员有权不予接受，并向单位负责人报告。

原始凭证的审核是一项严肃细致的重要工作，会计人员必须熟悉国家有关法规和制度以及本单位的有关规定，这样，才能掌握审核和判断是非的标准，确定经济业务是否合理、合法，从而做好原始凭证的审核工作，实现正确有效的会计监督。另外，审核人员还必须做好宣传解释工作，因为原始凭证所证明的经济业务需要由有关领导和职工去经办，只有对他们做好宣传解释工作，才能避免发生违法违规的经济业务。