第三节 记账凭证的填制和审核
一、记账凭证的基本内容
记账凭证必须具备下列基本内容(也称记账凭证要素):
(1)凭证名称。即收款凭证、付款凭证、转账凭证或记账凭证。
(2)记账凭证的填制日期。通常以年、月、日表示。
(3)经济业务内容摘要。摘要即摘录其主要内容。对不同的经济业务，摘要文字应有不同的表述方法。
(4)会计科目的名称。包括对应的一级科目和明细科目。因为我们采用的是复式记账法，所以每一笔经济业务发生后，都要以相等的金额在相对应的两个或两个以上科目中进行反映。一级科目反映总括情况;明细科目反映详细情况。
(5)金额。按照借贷记账法的规则，每一笔经济业务的发生，其借方金额与贷方金额永远是相等的;每一个一级科目下面的各明细科目金额之和，与一级科目的金额是相等的，而且方向也是一致的。
(6)所附原始凭证的张数。每一份记账凭证都应附有原始凭证。记账凭证所附原始凭证张数的计算原则是，没有经过汇总的原始凭证，按自然张数计算，有一张算一张;经过汇总的原始凭证，每一张汇总单或汇总表算一张。
(7)有关责任人的签名或盖章。包括填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人员、会计主管人员签名或盖章。收付款的记账凭证还应由出纳人员签名或盖章。
(8)记账凭证编号。
二、记账凭证的填制
(一)填制记账凭证的要求
各种记账凭证的填制除必须做到记录真实、内容完整、填制及时、书写清楚外，还必须符合下列要求:
1．填制记账凭证的依据
填制记账凭证必须以审核无误的原始凭证为依据。记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表填制。但不同内容和类别的原始凭证不能汇总填列在一张记账凭证上。以自制的原始凭证或者原始凭证汇总表代替记账凭证使用的，也必须具备记账凭证所应有的内容。
2．记账凭证的日期
由于发生的收付款业务要在当日记入日记账，所以，填制收、付款凭证的日期应是货币资金的实际日期，但与原始凭证所记载的日期不一定相同;而转账凭证是以收到原始凭证的日期作为填制记账凭证的日期，但经济业务发生的实际日期应在摘要栏上注明。
3．正确填写摘要栏
摘要栏是对经济业务的简要说明，填写时既要简明，又要确切。对于收付款业务要写明收付款对象的名称、款项内容，使用银行支票的，还应填写支票号码;对于购买材料、商品业务，要写明供应单位名称和主要品种、数量;对于往来业务，应写明对方单位、业务经手人、发生时间等内容。
4.会计科目和会计分录的填制
会计科目使用必须正确，应借、应贷账户的对应关系必须清楚。编制会计分录要先借后贷，可以填制一借多贷或一贷多借的会计分录。如果某项经济业务本身需要编制一套多借多贷的会计科目时，为了反映该项经济业务的全貌，可以采用多借多贷的会计科目对应关系，不必人为地将一项经济业务所涉及的会计科目分开，编制两张记账凭证。
5.金额栏数字的填写
记账凭证的金额必须与原始凭证的金额相等;金额的登记方向、大小写数字必须正确、符合数字书写规定。在填写金额数字时，阿拉伯数字书写要规范，应平行对准借贷栏次和科目栏次，防止错栏串行;金额的数字要填写到分位，如果角位、分位没有数字要写“00”字样，如248.00元;如果角位有数字，分位没有数字，则要在分位上写“0”字样，如248.80元;“角、分”位与“元”位的位置应在同一水平线上，不得上下错开;每笔经济业务填入金额数字后，要在记账凭证的合计行填写合计金额，一笔经济业务因涉及会计科目较多需在一张记账凭证上填写多行或填写多张记账凭证的，一般在每张记账凭证的合计行填写合计金额。并应在合计数前面填写货币符号“￥”。不是合计数，则不填写货币符号。
6．记账凭证必须连续编号，以便查考
记账凭证编号的方法有多种，可以按现金收付、银行存款收付和转账业务三类分别编号，也可以按现金收入、现金支出、银行存款收入、银行存款支出和转账五类进行编号，或者将转账业务按照具体内容再分成几类编号。无论采用哪一种编号方法，都应该按月顺序编号，即每月都从1号编起，顺序编至月末。一笔经济业务需要填制两张或者两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号，如8号会计事项分录需要填制三张记账凭证，就可以编成81/3、8 2/3、83/3。
7．记账凭证应按行次逐项填写
记账凭证应按行次逐项填写，不得跳行或留有空行，对记账凭证中的空行，应该画斜线或一条“S”形线注销。画线应从金额栏最后一笔金额数字下的空行画到合计数行上面的空行，要注意斜线两端都不能画到金额数字的行次上。
8．记账凭证填写差错的更正
如果在填制记账凭证时发生差错，应当重新填制。已经登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“更正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。
9．所附原始凭证张数的计算和填写
除结账和更正错误，记账凭证必须附有原始凭证并注明所附原始凭证的张数。所附原始凭证张数的计算，一般以原始凭证的自然张数为准。与记账凭证中的经济业务记录有关的每一张证据，都应当作为原始凭证的附件。如果记账凭证中附有原始凭证汇总表，则应该把所附的原始凭证和原始凭证汇总表的张数一起计入附件的张数之内。但报销差旅费等的零散票券，可以粘贴在一张纸上，作为一张原始凭证。一张原始凭证如涉及几张记账凭证的，可以将该原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，在其他记账凭证上注明该主要记账凭证的编号或者附上该原始凭证的复印件。
一张原始凭证所列的支出需要由两个以上的单位共同负担时，应当由保存该原始凭证的单位开给其他应负担单位原始凭证分割单。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容，包括凭证的名称、填制凭证的日期、填制凭证单位的名称或填制人的姓名、经办人员的签名或盖章、接受凭证单位的名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用的分担情况等。
10．记账凭证的签章
记账凭证填制完成后，需要由有关会计人员签名或盖章，以便加强凭证的管理，分清会计人员之间的经济责任，使会计工作岗位之间相互制约，互相监督。
(二)记账凭证填制方法
1.通用记账凭证的填制
通用记账凭证是一种适合各种经济业务的记账凭证。采用通用记账凭证的经济单位，不再根据经济业务的内容分别填制收款凭证、付款凭证和转账凭证。在借贷记账法下，将经济业务所涉及的会计科目全部填列在凭证内，借方在先，贷方在后，将各会计科目所记应借应贷的金额填列在“借方金额”或“贷方金额”栏内。借、贷方金额合计数应相等。制单人应在填制凭证完毕后签名盖章，并填写所附原始凭证的张数。
2.专用记账凭证的填制
(1)收款凭证的填制。收款凭证应根据现金和银行存款收入业务的原始凭证填制。它是出纳人员办理收款业务的依据，也是会计人员登记现金、银行存款日记账以及其他相关账簿的依据。收款凭证的特点表现为表头所列科目为借方科目。在借贷记账法下，根据收入业务的经济性质，借方科目内应填列“现金”、“银行存款”科目，而贷方栏目内应填列借方科目的对应科目，并将总账科目和明细科目逐一写清;填写金额数目;合计栏既表明贷方金额又表明借方金额;账页栏内标明所登记的账簿页数或注明“√”以示登记入账。收款凭证编号可按“收字××号”统一编号;也可以按现金收入业务以“现收字××号”顺序编号;银行存款收入业务以“银收字××号”顺序编号。附件张数是指附在记账凭证后面的原始凭证件数;最后是有关人员的签名盖章。收款凭证的格式见6－9。
(2)付款凭证的填制。付款凭证的填制依据是审核无误的有关现金和银行存款付出业务的原始凭证。在借贷记账法下，付款凭证填制方法与收款凭证大致相同，区别在于表头表内所列科目相反，付款凭证左上角表头反映的是贷方科目;表内栏中反映的是借方科目及其金额，其编号原则与收款凭证相同。需要注意的是:对于现金和银行存款之间相互划转的业务，如从银行提取现金，或将现金存入银行，为了避免重复记账，只编制付款凭证，不编制收款凭证。当发生从银行提取现金的业务时，只编制银行存款付款凭证;当发生将现金存入银行的业务时，只编制现金付款凭证。付款凭证的格式见表6－10。
表6－9 收款凭证
表6－10 付款凭证
(3)转账凭证的填制。转账凭证是根据审核无误的有关转账业务的原始凭证填制的。在转账凭证中总账科目和明细科目下填列有关经济业务涉及的一级科目和所属明细科目，借方科目反映的金额记在借方科目同行借方金额栏内，贷方科目反映的金额，记在与贷方科目同行的贷方金额栏内;在合计栏内，借方金额应该等于贷方金额。转账凭证的编号是按“转字第×号”编制的。转账凭证的格式见表6－11。
表6－11 转账凭证
三、记账凭证的审核
记账凭证在记账前必须经过审核。由于记账凭证是根据审核过的合法的原始凭证填制的，所以记账凭证的审核是对所办理的经济业务的原始凭证的复核和记账凭证的填制是否符合规定而进行的复查。其审核的内容主要包括:
(1)记账凭证所附原始凭证是否符合要求。每张记账凭证必须附有原始凭证(除结账和更正错误的记账凭证，可以不附原始凭证外)。
(2)凭证所填写的有关内容如接受凭证的单位名称或经办人是否与原始凭证的内容相符。
(3)摘要栏的填写是否清楚，是否正确地归纳了所附的原始凭证所反映的经济内容。
(4)对应的会计科目和会计分录(包括一级科目、二级科目或明细科目)使用及处理是否正确，对于金额应再次进行汇总计算。
(5)记账凭证中有关项目的填写是否完备，有关会计人员的签名或盖章是否齐全，以及填写是否符合规范等。
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