原始凭证与记账凭证的填制与审核

第一节　会计凭证的意义和种类

一、会计凭证的意义

会计凭证是用来记录经济业务，明确经济责任，并作为登记账簿依据的书面证明。

为了保证会计信息具备客观性、真实性和可验证性，会计主体发生的每一项经济业务都必须由办理该项经济业务的有关人员运用会计凭证这种书面文件来记录经济业务的内容、数量和金额，并要在凭证上签章，以明确对会计凭证所载内容的真实性应负的责任。并且所有的会计凭证还要经由会计人员审核无误后，才能作为登记账簿的依据。

作为会计核算的一种基本方法，填制和审核会计凭证是会计核算的基础工作，是保证会计信息客观、真实的基础环节。因此客观、准确填制和严格审核会计凭证，对于提高会计信息质量、充分发挥会计职能具有重要的意义。

第一，通过会计凭证的填制和审核，可以全面、准确而及时地反映会计主体日常发生的各项经济业务，为记账提供真实、可靠的数据资料，也为日后的会计分析和会计检查，甚至法律诉讼提供具有法律效力的依据。这就如同消费者购买商品时所取得的购货发票的作用一样，不仅可以说明消费者和商家所进行的买卖行为，而且为日后可能出现的纠纷提供具有法律效力的书面依据。

第二，通过会计凭证的填制和审核，可以检查和监督会计主体经济活动的合法性和合理性，充分发挥会计的监督职能，从而可以规范会计主体的经济活动，保证国家财经法纪的贯彻执行，保护会计主体财产的安全和合理有效的使用，提高经营活动的合理性和效益性。

第三，通过会计凭证的填制和审核，可以加强会计主体内部的经济责任制，明确有关人员在办理经济业务过程中的各自责任，从而可以促使他们严格按照有关财经法纪、制度、计划和预算等办理经济业务。同时，如果出现违法乱纪的行为或其他问题，也便于查清有关人员的责任，落实经济责任制。

二、会计凭证的种类

会计凭证按其填制程序和用途不同，可分为原始凭证和记账凭证两大类。

（一）原始凭证

原始凭证是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用来载明经济业务的具体内容，明确经济责任，具有法律效力的书面证明。原始凭证是进行会计核算工作的原始资料和重要依据，因此正确填制原始凭证是保证账簿记录能够如实反映会计主体经济活动的关键。还要注意的是，在实际工作中，还有一些单证、合同也反映会计主体的经济活动，比如销售合同、材料申购单、车间派工单等等，但它们只反映预期的尚未完成的经济业务，而作为原始凭证反映的是会计主体已经完成或已经执行的经济业务，因此这些单证、合同不是原始凭证，不能单独作为会计记账的依据。

原始凭证可按不同的标志进行分类。

1.按其取得的来源不同，可以分为外来原始凭证和自制原始凭证。

外来原始凭证是本单位在经济业务发生或完成时，直接取得的由外单位填制的原始凭证，如购买材料从供货企业取得的购货发票、托运货物从运输部门取得的运单、对外支付款项时取得的收据、银行转来的结算凭证等等。普通发票、增值税专用发票、收据的一般格式见表6-1、表6-2、表6-3。

表6-1　发　　票

表6-3　收　　据

自制原始凭证是本单位经办业务的人员，在执行和完成某项经济业务时填制的原始凭证。如企业仓库保管人员在材料验收入库时填制的收料单、领用材料时由领料人员填制的领料单、企业对外销售商品或劳务开具给其他单位或个人的发票、产品完工入库时填制的产品入库单、结算职工工资时填制的工资结算单等等。收料单、领料单的一般格式见表6-4和表6-5。

表6-4　收　料　单

表6-5　领　料　单

2.按其填制的手续次数不同，可以分为一次凭证和累计凭证。

一次凭证是指在经济业务发生或完成后，一次性填写完毕的原始凭证。绝大多数的原始凭证是一次凭证，特别是外来原始凭证都是一次凭证。在上面列示的表6-1至表6-5都是一次凭证。

累计凭证是指经多次填制手续完成的原始凭证，用于反映在一定时期内重复发生的若干同类经济业务。累计凭证属于自制原始凭证，使用这种凭证对于经常重复发生的某类经济业务，可以简化核算手续，减少凭证数量，同时把在一定期间内发生的同类经济业务反映在同一张凭证上，也便于汇总并与有关指标、数据作比较，有利于对该类经济业务的管理和控制。

最典型的累计凭证是“限额领料单”，其一般格式如表6-6所示。

3.按其格式不同，可以分为通用凭证和专用凭证。

通用凭证是指在一定范围内具有统一格式和使用方法的凭证。这里的一定范围，可以是全国范围，也可以是某省、某市、某地区或某系统，如全国统一使用的“银行承兑汇票”、某一地区统一印制的“增值税专用发票”等等。

表6-6　限额领料单

专用凭证是指一些单位使用的具有特定内容和专门用途的原始凭证，如“差旅费报销单”等等。

要注意的是，尽管按不同的标志可以把原始凭证分为若干类，但它们相互之间是交叉的，如同一张原始凭证“收料单”，它既是自制原始凭证，又是一次凭证和专用凭证，因此原始凭证的分类是相对的。

在实际工作中，往往会编制原始凭证汇总表，它是根据若干反映同类经济业务的原始凭证定期编制而成的，其作用是简化编制记账凭证和登账的手续，提高核算的工作效率，使核算资料更为系统化、条理化。例如，在月末可根据当月的若干张领料单进行汇总，编制如表6-7格式的当月发出材料汇总表。

表6-7　发出材料汇总表

（二）记账凭证

记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表编制会计分录，并据以登记账簿的书面文件。记账凭证是登记账簿的直接依据，它与原始凭证有着本质区别。原始凭证直接反映了会计主体所进行的经济业务活动，但所用的语言是非会计的，所提供的资料尚未进行会计加工；而记账凭证是会计人员对原始凭证中的资料进行分析并根据复式记账的原理编制会计分录而形成的，其核心是要在记账凭证记载确定会计分录，因而记账凭证中所提供的资料已经过会计加工。

记账凭证可按不同标志进行分类。

1.按其反映和记载的内容不同，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。

收款凭证是用于记载库存现金和银行存款收入业务的记账凭证。它还可以进一步细分为库存现金收款凭证和银行存款收款凭证，以分别反映库存现金收入业务和银行存款收入业务，更便于汇总和管理。收款凭证的一般格式如表6-8所示。

表6-8　收款凭证

付款凭证是用于记载库存现金和银行存款付出业务的记账凭证。它也可以进一步细分为库存现金付款凭证和银行存款付款凭证，以分别反映库存现金付出业务和银行存款付出业务。付款凭证的一般格式如表6-9所示。

转账凭证是用于记载与库存现金或银行存款收付无关的经济业务的凭证，也就是在该类经济业务发生时不需要收付库存现金或银行存款。其一般格式如表6-10所示。

在规模较小的单位，为了减少记账凭证的种类，也可以采用统一的格式，即不分收款凭证、付款凭证和转账凭证，而一律使用相同格式的记账凭证，称为通用记账凭证，其一般格式与上述转账凭证的格式相同。

表6-9　付款凭证

表6-10　转账凭证

2.按其填制方式不同，可分为单式记账凭证和复式记账凭证。

单式凭证是将一项经济业务所涉及的账户，分别填制记账凭证，一张记账凭证只填一个账户。而凭证中的对应账户名称仅作参考，不据以记账。填列借方账户的称为借项记账凭证，填列贷方账户的称为贷项记账凭证。一项经济业务涉及几个账户，就分别填制几张凭证，并采用一定的编号方法将它们联系起来。采用这种记账凭证格式的优点是凭证中的内容单一，便于分工记账，也便于按科目汇总。但缺点是凭证张数多，内容分散，不能在一张凭证中完整反映一项经济业务的全貌。单式记账凭证的一般格式参见表6-11和表6-12。

表6-11　借项记账凭证

表6-12　贷项记账凭证

复式记账凭证是将一项经济业务所涉及的账户，集中填列在一张记账凭证上，即在一张记账凭证上反映一项经济业务完整的会计分录。上述收款凭证、付款凭证和转账凭证的格式均属于复式记账凭证。其优点是在一张凭证上就可以完整反映一项经济业务的全貌，即该项经济业务所涉及的全部账户及其对应关系，便于凭证的分析和审核，且填写方便，附件集中。其缺点是不便于分工记账和科目汇总。一般会计主体都采用复式记账凭证。