原始凭证与记账凭证的填制与审核

学习内容二：原始凭证的填制与审核

一、原始凭证的基本内容

由于经济业务的种类和内容不同，经营管理的要求不同，原始凭证的格式和内容也千差万别。但所有的原始凭证都应具备下列基本内容（也称原始凭证要素）。

（一）原始凭证的名称。

（二）填制原始凭证的日期。

（三）接受原始凭证单位名称。

（四）经济业务的内容（经济业务摘要、数量、单价和金额）。

（五）填制单位签章。

（六）有关人员签章。

（七）凭证附件。

二、原始凭证的填制

（一）原始凭证的填制要求

1．记录真实

原始凭证上填列的经济业务内容、数字，必须真实可靠，符合有关经济业务的实际情况，不得弄虚作假，更不得伪造凭证。

2．内容完整

原始凭证所要求填列的内容必须逐项填写齐全，不得遗漏和省略。

3．手续完备

单位自制的原始凭证必须有经办业务的部门和人员签名盖章；对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章等；从外部取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章。总之，取得的原始凭证必须符合手续完备的要求，以明确经济责任，确保凭证的合法性、真实性。

4．书写清楚、规范

原始凭证的书写要用蓝色或黑色墨水（套写的可用圆珠笔），填写支票必须用碳素墨水笔。文字要简要，字迹要工整、清楚、易于辨认，不得使用未经国务院公布的简化字。凡填有大写和小写金额的原始凭证，大、小写金额必须相符；大、小写必须符合规范。

汉字大写数字金额一律用零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，用正楷或者行书体书写，不得乱造简化字，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等代替。大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”或者“正”字；大写金额数字有分的，“分”字后面不写“整”或者“正”字。大写金额前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得保留有空白。阿拉伯金额数字中间有“0”，汉字大写金额可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字中间连续有几个“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字；阿拉伯数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”，元位也是“0”，但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。如￥5601、￥60054畅16、￥89610、￥8900畅15写为大写金额时应分别写为：人民币伍仟陆佰零壹元整；人民币陆万零伍拾肆元壹角陆分；人民币捌万玖仟陆佰壹拾元整；人民币捌仟玖佰零壹角伍分或人民币捌仟玖佰壹角伍分。

阿拉伯数字得一个一个地写，不得连笔写。阿拉伯数字前应书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号。人民币符号是“￥”，用外币结算的凭证必须填写外币符号，如“US＄”等。在币种符号“￥”或“US＄”与阿拉伯数字之间不得留有空白。阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。

所有以元为单位（其他货币种类为货币基本单位，下同）的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“——”；有角无分的，分位应写“0”，不得用符号“—”代替。

5．不得随意涂改、刮擦、挖补

原始凭证记载的各项内容均不得涂改。原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或者更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。

6．编号连续

原始凭证要连续编号，以便查核。如果各种原始凭证已预先印定编号，在写坏作废时，应加盖“作废”戳记，并妥善保管，不得撕毁。

7．填制及时

原始凭证的填制应当及时，并按规定的程序及时送交会计机构，会计人员审核并据以填制记账凭证。

【学中做3‐1‐3】　考考自己能否写出一到十的大写。

（二）原始凭证的填制方法

1．外来原始凭证的填制

企业购买货物时，应从销货单位取得发票。在正常经营活动中正常使用的发票有两种，即普通发票和增值税专用发票。普通发票反映的价格是含税价；增值税专用发票反映的是不含税价，即增值税款与价格分开填列。

（1）普通发票的填制

普通发票填制如表3‐1所示。

表3‐1　北京市商业企业专用发票

（2）增值税专用发票的填制

增值税专用发票是一般纳税人于销售货物时开具的销货发票，一式四联，销货单位和购货单位各执两联。销货单位的两联中，一联留存在有关业务部门，一联为会计机构的记账凭证；购货单位的两联中，一联作为购货单位的结算凭证，一联作为税款抵扣凭证。增值税专用发票填制如表3‐2所示。

表3‐2　增值税专用发票

温馨提示：外来原始凭证一般由税务局等部门统一印刷，或经税务部门批准由经营单位印制，在填制时加盖出据单位公章方有效。

2．自制原始凭证的填制

（1）一次凭证的填制

下面以“收料单”和“领料单”为例，介绍一次凭证的填列方法。

①“收料单”的填制。“收料单”是企业购进材料验收入库时，由仓库保管人员根据供货单位开出的发票账单和购入材料的实际验收情况填制的单据。“收料单”通常一料一单，一式三联，一联留仓库据以登记材料明细账或材料卡片；一联随发票账单送到会计部门报账；一联交采购人员存查。“收料单”填制如表3‐3所示。

表3‐3　收料单

②“领料单”的填制。“领料单”是车间或部门从仓库中领用各种材料时，由领料经办人填写的一次性原始凭证。车间或部门的领料经办人应根据材料的实际需要情况，并经该单位主管领导批准到仓库领用材料。仓库保管员要审核材料的用途，认真计量和发放材料，并在领料单上签章。“领料单”一般都是一料一单，一式三联，一联留领料单位备查，一联留仓库据以登记材料明细，一联转交会计部门作为材料分类核算的依据。“领料单”填制如表3‐4所示。

表3‐4　领料单

（2）累计凭证的填制

典型的累计凭证是企业的限额领料单。在限额领料单中，规定某种材料在一定时期内的领用限额。每次领料，在凭证上逐笔登记，并随时结出累计领用量。到期末再计算本期领用的实际数量和金额，送交有关部门，作为会计核算的依据。使用这种凭证，既可以对领用材料进行事前控制，又可以减少凭证的填制手续。“限额领料单”填制如表3‐5所示。

表3‐5　限额领料单

（3）汇总凭证的填制

常用的汇总凭证有收料凭证汇总表、发料凭证汇总表、工资结算汇总表、差旅费报销单等。“发料凭证汇总表”填制如表3‐6所示。

表3‐6　发料凭证汇总表第1号

（4）记账编制凭证的填制

记账编制凭证填制如表3‐7所示。

表3‐7　制造费用分配表

三、原始凭证的审核

为了如实反映经济业务的发生和完成情况，充分发挥会计的监督职能，保证会计信息的真实性、可靠性和正确性，应由有关人员严格审核原始凭证。

（一）原始凭证的审核内容

1．真实性

审核凭证日期是否真实、业务内容是否真实、数据是否真实；外来原始凭证，必须有填制单位公章和填制人员签章；自制原始凭证，必须有经办部门和经办人员的签章。

2．合法性

审核原始凭证所记录的经济业务是否符合国家法律法规，有否违反财经制度的现象，如经审核原始凭证后确定有多计或少计收入、费用，擅自扩大开支范围、提高开支标准，巧立名目、虚报冒领，滥发奖金、津贴等违反财经制度和财经纪律的情况，不能作为合法的原始凭证。

3．合理性

审核所发生的经济业务是否符合企业生产经营活动的需要，是否符合有关的计划和预算等。如经审核原始凭证后确定有使用预算结余购买不需要的物品，有对陈旧过时设备进行大修理等违反上述原则的情况，不能作为合理的原始凭证。

4．完整性

审核原始凭证各项基本要素是否齐全，是否有漏项情况，日期是否完整，数字是否清晰，文字是否工整，有关人员签章是否齐全，凭证联次是否正确等。

5．正确性

审核原始凭证各项计算及其相关部分是否正确。如经审核凭证后确定有业务内容摘要与数量、金额不相对应，业务所涉及的数量与单价的乘积与金额不符，金额合计错误等情况，不能作为正确的原始凭证。

6．及时性

审核原始凭证的填制日期，尤其是银行本票、支票等时效性较强的原始凭证，更应仔细验证其签发日期。

（二）原始凭证审核结果的处理

原始凭证的审核是一项十分重要、严肃的工作，应根据不同的审核结果，进行不同的处理。

1．及时办理

对于完全符合要求的原始凭证，应及时据以编制记账凭证入账。

2．暂缓办理

对于真实、合法、合理但内容不够完整、计算有错误的原始凭证，应退回给有关经办人员，由其负责将有关凭证补充完整、更正错误或重开后，再办理正式会计手续。

3．拒绝接受

对于不真实、不合法的原始凭证，会计机构、会计人员应按规定拒绝办理会计手续，责成业务经办单位或人员自行负担其后果；对于弄虚作假、营私舞弊、欺骗上级等违法乱纪行为，应依据法律规定，坚决拒绝执行，并向单位负责人反映情况。