海运出口货物托运单的制作

项目一　海运出口货物托运单的制作

实训任务

教师向学生展示托运单的样本，解释托运单的填写注意事项，完成随后的练习题。按照流程操作说明，准备好相应的单证、文件，完成实训过程。

实训提示

海运托运单是发货人向承运人托运海运出口货物的申请单证。是出口企业向外运公司提供的出运货物的必要资料，同时也是外运公司向船公司订舱配载的依据。

目前，海运托运单根据海洋运输的方式是散货运输(包括件杂货物运输和大宗货物散装运输)还是集装箱运输分别采用两种不同格式的海运托运单，即散装运输托运单和集装箱货物托运单。

(一)散装运输托运单

散装运输托运单是在装货单和收货单的基础上发展而成的一种综合单据。一套完整的散装货物托运单共有12联，其中分为长联和短联。

第1联:由外轮代理公司留存。

第2联、第3联:运费通知。其中第2联作为运费通知第一联。由船代理计算并向托运人收取运费;第3联作为运费通知第二联，由船代理留底。

第4联:装货单(Shipping Order，S/O)也称关单，经船代理盖章后即确认货已配定船只;海关完成验货手续后，在此联上加盖放行章放行，船方凭此联收货装船，并在收货后留存。

第5联:收货单(Mate's Receipt)亦称大副收据，货物装船后大副在此联签收，船公司或船代理凭此联签发全套正本海运提单。若大副在此联上批注货物包装不良有残损等事项，这些批注将会全部转移到提单上，使之成为不清洁提单。不清洁提单将不被银行接受。

第6联:货运代理留底。

第7联、第8联:配舱回单，其中一联由货运代理在船只配定后退给货主。

第9联:货主留底。

第10联:缴纳出口货物港务费申请书，由港务部门留存并以此联计算港务费用。

第11联、第12联:空白联，此二联为备用联。

以上一共12联，其中第1、2、3、4、5、10、11、12联为短联，第6、7、8、9、联为长联。短联上需填制的栏目和事项如下:

(1)运输编号:出口企业与货运代理间商定的对口编号。目前，出口企业大多采用自己公司的出口发票编号，目的是便于单证的管理。

(2)目的港:货物最终抵达的港口，货运代理按目的港决定分配何条航线的船舶。

(3)托运人:即出口企业，凭此填写提单发货人。

(4)唛头:货物的运输标志，便于对运输过程中的货物的收发、装卸。

(5)件数和包装式样:通常情况下，杂货以件数作为数量单位，如××包、××铁桶等。若一批货物中存在两种或两种以上的包装形式，则需要标明每种包装的数量以及各种包装相加的总数，如200Cartons(纸箱)和200Cases(木箱)，总件数为400Packages。如果是大宗散装货物应注明吨位数和In Bulk(散装)字样。若是托盘装货物则应注明Pallets。

(6)货名:需要用中文、英文共同表示，英文货名是制作提单的依据，应按信用证和合同中的货物名称填写。按《UCP600》规定，运输、保险等单据的商品名称可以使用统称，但不得与信用证中的货物名称相抵触。例如，不同性质和色泽的染料可以笼统地使用Dyestuffs，但是切忌使用过于笼统或范围很大的名称。

(7)重量:运输单据上的重量一般指货物的毛重，除非是裸装货物或信用证规定须在运输单据上标明净重的，或某些港口规定舱单上须注明净重的。

(8)尺码:通常以立方米为单位，用以计算货物占用舱位的体积。每件货物体积以长、宽、高相乘得到。在使用托盘的情况下，应以托盘和货一起的长、宽、高相乘计算。

(9)运费付款方式:指运费预付(Freight Prepaid)或运费到付(Freight Collect)，通常如果托运单上未注明运费支付的方式，则视作运费预付。

(10)编号和船名:指提单编号和所配载的船名、航次，由货运代理和船舶代理填制。

除了上述短联的10项内容外，在散装货物海运托运单的第6～9联(长联)上还有一些内容需要填写。

(1)可否转船:此栏的内容直接影响着配船工作，如果规定不可转船，则能配装无直达指定目的港的船舶。

(2)可否分批装运:此栏供码头现场监装人员掌握，若装船时发现该批货物数量短少不足以完成全部批次的装运，就应将整批货物全部退关，不允许将该货物部分装船部分退关。

(3)提单抬头:即提单上的收货人，按照信用证上的规定填制，如果使用跟单托收方式(D/A或D/P)结算货款，抬头一般应作为Order of Shipper(凭发货人指示)。

(4)提单通知人:即提单的通知方，按信用证规定和实际需要填制。

(5)装船期和有效期:供货运代理配船和出具提单日期所用，所配船舶的装船期和提单日期应早于托运单的最迟装运期。

(6)提单份数:说明需要的正本提单份数，签发提单时据此办理。

除了以上的项目之外，如果对于运输和单据还有特殊要求，可以在托运单的空白处加以批注。

实训流程与说明

散装海运出口托运程序

(1)出口企业填写海运出口托运单。出口企业在备妥货物、落实信用证后，即可根据合同和信用证的规定，结合船公司的船期表选择合适的船公司(承运人)填写海运出口托运单(又称订舱委托书)，列明出口货物的名称、件数、包装、唛头、毛重、尺码、目的港和最后装运日期等内容，作为订舱的依据。该托运单一式数份，分别用于外轮代理公司留底、装货单、收货单、配舱回单、运费通知托运人和外运公司留底等。

(2)船公司或外轮代理公司签发装货单。外运公司收托运单后，会同轮船公司或外轮代理公司，根据托运单内容，结合船舶的航线、挂靠港、船期和舱位等条件考虑，认为合适的，在托运单上签章，表示接受托运，至此订舱手续完成，运输合同成立。

轮船公司或外轮代理安排船只和舱位后，向托运人(出口企业)签发装货单(俗称“下货纸”)，将船名、航次和装货日期通知托运人让其准备装运。此后，托运人(出口公司)即可凭此装货单办理货物出口报关及装船手续。

(3)装运出口。承运船舶抵港前，外贸企业或外运机构根据港区所作的货物进站计划，将出口报关的货物存放于港区指定仓库。船抵港后，港区向托运人出具货物港杂费申请书后办理提货、装船。装船完毕，即由船长或大副根据装货实际情况签发大副收据(表明货已装妥的临时收据)。外贸企业或外运机构可凭大副收据向船公司或其代理换取海运提单。

(4)发出《装船通知》。货物装船后，托运人即可向国外买方发出《装船通知》，以便对方准备付款、赎单、办理收货。如为CFR或FOB合同，由于保险由买方自行办理，及时发出《装船通知》尤为重要。

(二)集装箱货物托运单

集装箱货物托运单又称为“场站收据”，是集装箱运输专用的出口单据，上海地区使用的标准格式为十三联一套，中心是第5联正联的装货单和第7联的场站收据(Dock Peceipt)。与散装货物运输托运单性质相同，套打缮制。

第1联:白色，货主留底

第2联:白色，船代理留底

第3联、第4联:白色，运费通知(1)、(2)

第5联:白色，装货单—场站收据副本(第5联正联)

第6联:白色，附页—缴纳出口货物港务费申请书(第5联副联)

第7联:粉红色，场站收据副本—大副联

第8联:淡黄色，场站收据(Dock Receipt)

第9联:白色，货运代理留底

第10联、第11联:白色，配舱回单(1)、(2)

第12联:白色，空白联，由货主机动使用

第13联:白色，空白联，由货主机动使用，货主可以根据需要自行增加空白联。

集装箱货物托运单除了以“场站收据”代替“大副收据”换取正本提单外，其他各联的作用基本与散货运输托运单相同，其内容也基本相同，在填制时应注意:

(1)“场站收据”各栏目由托运人填制，在托运过程中，任何项目变更，由要求变更的责任方编制更正通知单，并及时送达有关部门。

(2)“场站收据”交、收货方式(CY—CY或CFS—CFS等)应根据运输条款如实填写，在同一单中不能出现不同的交货、收货方式。

(3)冷藏货物出运需要正确填报冷藏温度。

(4)第1、2、3、4联和第8、9、10联右下角空白栏托运人备注。

(5)提单上需要另加的内容，如信用证号、进口许可证号也应在托运单的空白处详细注明，以便船公司缮制正本提单时加列上。

实训流程与说明

集装箱货物托运单的流转程序

(1)托运人填写托运单后，留下货主存联(第1联)，将其余各联交船代理订舱签单。

(2)船代理加注编号和所配船名后，留下第2联、第3联、第4联，并在第5联正联装箱单上签章确认订舱，将剩余第5～10联或第5～12联退还给货代理。第8联由货代理留底，第5～7联供报关使用。

(3)海关审核认可后，在第5联装货单上加盖海关放行章，将第5、6、7联一并退给报关人。

(4)货运代理安排将集装箱号/封箱号/件数填入第5～7联，在集装箱进入指定的港区、场站后，必须在24小时内交场站验收。

(5)场站的业务员在集装箱进场后，在第5联、第7联上加批注实际收箱数并签收(场站员的签收仅为核实集装箱数量，而集装箱内货物件数和货物状况均由装箱单位负责)，并在第6、7联的右上角日期栏填写进场完毕日期，由场站加盖公章。第5联由场站留底，第6联(大副联)由场站业务员在装船前24小时分批送外轮理货员，理货员于装船时交大副。

实训流程与说明

集装箱海运出口托运程序

(1)订舱—发货人根据贸易合同或信用证条款的规定，在货物托运前一定时间内填好集装箱货物托运单(Container Booking Note)委托其代理或直接向船公司申请订舱。

(2)接受托运申请—船公司或其代理公司根据自己的运力，航线等具体情况，同时考虑发货人的要求，决定接受与否，若接受申请就着手编制订舱清单，然后分送集装箱堆场(CY)，集装箱货运站(CFS)，据以安排空箱及办理货运交接。

(3)发放空箱—通常整箱货货运的空箱由发货人到集装箱码头堆场领取，有的货主有自备箱拼箱货货运的空箱由集装箱货运站负责领取。

(4)拼箱货装箱—发货人将不足一整箱的货物交至货运站，由货运站根据订舱清单和场站收据负责装箱，然后由装箱人编制集装箱装箱单(Container Load Plan)。

(5)整箱货交接—由发货人自行负责装箱，并将已加海关封志的整箱货运到集装箱堆场。集装箱堆场根据订舱清单，核对场站收据(Dock Receipt，D/R)及装箱单验收货物。

(6)集装箱的交接签证以及装箱堆场或集装箱货运站在验收货物和/或箱子，即在场站收据上签字，并将签暑后的场站收据交还发货人。

(7)换取提单—发货人凭场站收据向集装箱运输经营人或其代理换取提单(Combined Transport Bill of Lading)，然后去银行办理结汇。

(8)装船—集装箱装卸区根据装货情况，制订装船计划，并将出运的箱子调整到集装箱码头前方堆场，待船靠岸后，即可装船出运。

实际操作过程要比上述步骤简单得多。其中大部分工作由运输代理完成。