采购组织设计

时间：2022-11-08 百科知识版权反馈

【摘要】：同时采购也是物流管理的重要组成部分。采购制度是指企业采购工作的管理方式，一般分为中央集权式的“集中制”、地方分权式的“分散制”和兼具分权与集权的“混合制”三种方式。所谓分散制采购制度，就是指按照需要由各单位自行设立采购部门负责采购管理工作，以满足生产部门的需要。所谓混合制采购制度，就是指由集中制采购与分散制采购组合成的一种新型采购制度。

任务一　采购组织设计

任务引入

某企业现在的目标是将利润提高一倍。目前该企业的总销售额为1亿元，利润为500万元。其中销售额的60%用来购买产品和服务，其余的成本包括劳务费、工资及一般管理费。

表1－1　影响利润的因素比较表　　　　　单位：百万元

续表

【任务1】　请你根据表1－1所示的信息分析影响利润的主要因素。

【任务2】　请根据该企业的背景进行采购组织与制度设计。

任务分析

（1）从表1－1中我们可以很明显地看到影响利润的因素是很多的，为了使利润翻倍，每个项目都必须有相应的变化幅度。除了价格和采购外，其余各项都必须经过大幅度的变化才能使利润增加一倍。

（2）从该企业的背景信息可以看出，利润的翻倍不仅是个财务问题，更是个管理问题。例如，单就价格这一项而言，激烈的市场竞争会使价格的上涨很难实现。同样在成本方面也会有很多的因素阻碍成本的降低，这就涉及管理中的采购组织设计与制度设计问题，这也是我们本任务所要解决的关键问题。不同的组织与制度设计会影响企业的成本和利润。

知识链接

一、采购的内容与形式

（一）采购的含义

狭义的采购即购买，是买方以对等的价格支付来换取卖方物品的行为过程，其中一定会涉及所有权转移而产生商流。广义的采购是指在以市场经济条件为前提的商品流通过程中，各企业及个人为获得商品，对商品的渠道、方式、质量、价格、时间等进行预测决策，把货币资金转化为商品资金的一个交易过程。在广义的采购中，可以用直接购买的方式占有商品，也可以通过租赁、借贷、交换等方式取得商品的所有权，具有明显的商业性。由此可知，采购就是指企业在一定的条件下从供应市场获得产品或服务资源，以保证企业生产及经营活动正常进行的一项企业经营活动。日常经营活动中所说的采购是以购买方式为主的商品采购活动。而在一个大型企业里，采购就其功能来讲并不仅仅是采购员或采购部门的事情，而是企业整体供应链的重要组成部分，属于集体或团队的工作。同时采购也是物流管理的重要组成部分。

（二）辅助概念

1．采购与购买

购买是指用货币换取商品的交易过程；采购比购买的概念更专业，含义更广泛，它包括购买、储运、运输、接收、检验及废料处理等一系列行为。

2．采购与供应

供应是指供应商或卖方向买方提供产品或服务的整个过程。它与采购之间是相辅相成的关系，存在采购就表明存在需求，这时供应才有了意义，如果没有供应，也就没有采购。

3．采购管理与供应管理

采购管理是为了达成生产或销售计划，在确保质量的前提下，适时适价从适当的供应商那里购入适量的商品所采取的一系列管理活动。采购管理是对整个企业采购活动的计划、组织、指挥、协调和控制，是一系列管理行为的活动，是面向整个企业的，除涉及本身业务之外，还涉及与设计、质保、请购、生产计划与物料控制等部门的跨部门协作。采购部门前期如何参与产品设计开发、协调质量标准及规范请购行为，是采购管理的重要任务。其使命是保证整个企业的物资供应，其拥有的权力可以调动全企业的资源。采购管理经历了供应管理、采购管理和资源管理三个阶段。

供应管理是为了保质、保量、经济、及时地供应生产经营所需要的各种物品，对采购、储存、供料等一系列过程进行计划、组织、协调和控制，确保企业经营目标实现的管理活动。在供应管理模式下，采购权力集中，有利于确保供应，但不利于库存控制，不利于对采购行为的监督和对供应商的监管。采购管理有利于加强物料计划控制，强化仓储把关职能。采购管理是以交易为导向的“战术职能”，供应管理却是以流程为导向的“战略职能”。

资源管理引进了先进的管理思想和管理模式，把采购与物流分离，强化采购部门的商务功能，即sourcing，将采购业务purchasing划归物流功能。这种模式有利于采购部门集中精力搞好供应商开发、评估、管理、谈判及签约等，同供应商建立长期的战略合作伙伴关系。这样更有利于开展横向联系，提高处理效率。

二、采购制度

采购制度是指企业采购工作的管理方式，一般分为中央集权式的“集中制”、地方分权式的“分散制”和兼具分权与集权的“混合制”三种方式。当然，管理方式的选择与该企业的规模、地理条件、产品种类等皆有密切关系。企业规模越小，分支机构分布越邻近，产品种类越相似，采用集中制的机会越大；反之，则采用分散制或混合制。

（一）集中制采购制度

所谓集中制采购制度，是指由企业的采购部门全权负责企业的采购工作。即企业生产中所需物资的采购任务，都由一个部门负责，其他部门（包括分厂、分公司）均无采购职权。集中制采购制度的流程见图1－1。

1．集中制采购制度的优点

集中制采购制度的优点主要有以下几点：第一，可以降低企业采购费用，集中采购可以使采购批量化，增加在谈判中的主动权，比较容易获得价格折让和良好的服务；第二，有利于实现采购作业与采购流程的规范化和标准化管理；第三，有利于对采购工作实施有效控制与管理；第四，可以统一组织供应、合理配置资源、最大限度地降低库存，从而减少库存成本。

2．集中制采购制度的缺点

集中制采购制度也存在不足，主要有以下几点：第一，采购流程过长，时效性差，难以适应零星、地域性及紧急采购状况；第二，非共同性物料集中采购，企业难以获得批量折扣；第三，采购与使用单位分离，缺乏有效激励，采购绩效会降低。

图1－1　集中制采购制度的流程

3．集中制采购制度的适用条件

集中制采购制度主要适用于以下三种情况：第一，企业物资需求数量小，集中采购能够解决企业的供应问题；第二，企业供应与需要共处一地，便于集中组织供应与管理；第三，为了管理与控制，有必要进行集中采购。例如，连锁店的采购配送中心实行的就是集中采购制度。

（二）分散制采购制度

所谓分散制采购制度，就是指按照需要由各单位自行设立采购部门负责采购管理工作，以满足生产部门的需要。分散制采购制度恰好完善与补充了集中制采购制度的不足；增强了基层工作者的责任心和积极性；更有利于采购各环节的有效协调配合且手续简单、过程短、直接快速；同时占用资金和占用库存空间较小。但是这种采购制度权力分散，不利于采购成本的降低，易出现暗箱操作的情况，一旦管理失控，还会造成供应中断，加大采购成本，影响生产活动的正常进行。这种采购制度主要适用于大型生产企业或大型流通企业，如实行事业部制的企业，可在每一事业部设立独立的采购供应部门。分散制采购制度的流程见图1－2。

图1－2　分散制采购制度的流程

（三）混合制采购制度

所谓混合制采购制度，就是指由集中制采购与分散制采购组合成的一种新型采购制度。在实践中，根据采购物资的数量、品质要求，供货时间，价值大小等因素确定具体的采购方式，需求量大且价值高的物品、进口货物等可由总公司采购部集中采购；需求量小、价值低的物品及临时性需要采购的物资，可由分公司和分厂的采购部门分散去采购，只是在采购中要向总公司反馈相关采购信息。

三、采购与供应管理组织

采购与供应管理是为实现企业利益和实现企业的经营目标，对企业的采购与供应活动和过程进行的计划、组织、协调和控制活动。采购与供应管理是企业管理的重要职能，也是企业专业管理的重要领域之一。

采购与供应管理不但要面向企业全体采购员，而且也要面向企业组织的其他人员（进行有关采购供应的协调配合工作），一般由企业的采购科（部、处）长、供应科（部、处）长或企业副总来承担，其使命就是要保证整个企业的物资供应；另一方面，它也是联系整个资源市场的纽带。

（一）采购与供应管理组织的设计原则

采购与供应管理组织，是采购与供应管理最基本的组成部分，为了搞好企业复杂繁多的采购与供应管理工作，需要有一个合理的管理机制和一个精干的管理组织机构，更需要一些能干的管理人员和操作人员。

采购与供应组织是为了实现给定的采购供应任务而组建起来的人员岗位职务责任体系的一个管理执行机构，该组织的设置应当遵循下列几个原则。

1．能够与企业的性质、规模相适应

对于规模小的企业来说，只需要设计一个比较简单的采购供应部门来负责整个企业的原材料及设备的采购，但是，对于规模比较大的企业，像大型的企业集团或跨国性的企业，常常设有集团采购部或中央采购中心，同时各个子企业一般分别设有管理采购工作的分支机构。

2．能够确保合理分工

在采购与供应组织内部，按照不同人员的能力、职责进行合理分工，各负其责，以便提高采购与供应的运作效率。

3．能够与企业的管理水平相适应

如果企业的管理水平很高，已经引入MRP（物料需求计划）系统，那么企业的采购需求计划、订单开具、发货跟单都应按照MRP系统要求通过计算机进行操作控制。对于管理水平较低的企业，例如手工作坊式的企业，其采购部门的设置就应根据企业的管理水平进行相应的设计，与管理水平高的企业必然有着很大的不同。

4．能够便于统一指挥

在采购与组织中，每一个采购人员应该接受一个采购主管指派的职权和职责，并且对其上级负责。

5．能够实现有效的管理幅度

管理幅度是指每一管理者直接管理下属的人数。在建立采购与供应组织时，应合理确定管理的层次及每个层次的人员安排。

6．能够保证权责相符

有效的采购与供应组织必须权责相互制衡。有责无权，责任难以落实：有权无责，就会滥用职权。因此，应该实现责权的对立与统一。

（二）常用的三种组织机构

企业管理的组织形式没有固定的、统一的模式，经常随着企业的性质、企业的规模和企业的生产特点的不同而有所改变。同一企业在不同时期也会有不同的形式。组织机构的确定首先是为了管理的方便。就生产企业来说，主要有以下三种组织结构。

1．直线制的组织结构

直线制的组织结构是最早、最简单的一种组织结构。企业组织形式是由一个上级主管直接管理多个下级的一种组织结构形式，其示意图如图1－3所示。

图1－3　直线制的组织结构示意图

直线制采购组织形式的优点如下：指挥与被指挥的关系简单，权力集中，责权分明，联系简捷，指挥和命令统一，决策速度快，容易维持管理秩序；有利于加强管理工作控制和责任的力度，实现有效的交流沟通，使管理符合实际，能够实现个性化管理。

该组织形式的缺点如下：由于采购主管对下级的所有业务都要进行指挥和监督，因此，采购主管必须具备多方面的采购知识和技能，是一个“万能管理者”。这种要求在实行多种经营的现代大企业中是很难得到满足的。因此，这种结构只适合于中小型企业的采购管理。

2．直线职能制的组织结构

这种组织结构是在直线制的基础上，加上相应的职能管理部门，共同参与采购决策，并承担管理的职能。在该组织形式中，只有直线机构的行政领导才有权对下级机构发布命令，职能部门是直线指挥人员的参谋，一般无权对下级机构直接下达命令或进行指挥，只能对下级机构实行业务指导。直线职能制组织结构的优点如下：能够集中领导，统一指挥，便于调配人、财、物力；职责清楚，有利于提高办事效率；秩序井然，使整个企业有较高的稳定性。其示意图见图1－4。

该组织形式的缺点如下：各职能部门和直线指挥部门之间容易产生矛盾，加大了最高领导的协调工作量；难以培养熟悉企业内部全面业务的管理人才；信息传递路线较长，整个组织系统的适应性较差，对复杂情况不能及时做出反应。

直线职能制组织结构虽然存在一些不足，但它具有较大的优越性，因此它是我国目前广泛采用的基本组织结构形式。

3．采购事业部制

采购事业部制又称为分权结构或部门化结构，首创于美国通用汽车公司，由通用汽车公司原总裁斯隆研究设计。它是将企业的各种活动，按产品、地区或顾客分类，分别设置事业部，并赋予事业部的最高负责人以经营该部的最高权限。这种采购组织是一种集中化与分散化相结合的组织机构，其示意图见图1－5。各事业部实行的是集中化采购，而从总公司的角度看则实行的是分散化采购，即将采购权分散到各部。

图1－4　直线职能制的组织结构示意图

图1－5　采购事业部制的组织结构示意图

采购事业部制组织形式有以下几个特点。

（1）构成事业部的产品、地区、顾客，具有各自独立的市场。

（2）每个事业部都有一个利润中心。

（3）具有全企业综合经营的一部分管理权限。简单地说，事业部具有三个基本要素，即相对独立的市场、相对独立的利益和相对独立的自主权。

采购事业部制组织形式具有以下几个优点。

（1）有利于实现企业内部的协作，提高劳动效率。

（2）最高管理部门可以摆脱日常行政事务，成为坚强有力的决策机构。同时，各事业部自成体系、独立经营、独立核算，在分权范围内可以发挥灵活性和主动性。

（3）各事业部之间有比较、有竞争，通过比较和竞争可促进企业发展。

采购事业部制组织形式也存在以下几个缺点。

（1）由于机构重复，造成管理人员浪费。

（2）由于各事业部独立经营，使事业部间人员互换困难，相互支援能力较差。

（3）各事业部经理往往忽略企业的整体利益，仅从本部门利益出发考虑问题。

采购事业部制组织结构适用于采购规模大而品种多、需求复杂、市场多变的企业。

企业采购管理组织的岗位设置要依据采购管理的职能、任务和管理机制。岗位的设置不是一成不变的，既要遵循精简、科学、合理的原则，又要根据本企业管理的实际情况进行设置。

四、采购分类

（一）按采购范围可分为国内采购和国际采购

1．国内采购

国内采购是指企业以货币向国内供应商采购所需物品的一种行为。它主要针对国内供应商在国内市场的采购，而非指采购的物品都一定由国内生产。这种采购方式有明显的优势。首先排除了沟通障碍。由于供应商与购买商有着相同的文化背景、道德观念和商业组织等，有利于维持良好的商业关系。其次，国内采购不存在贸易运输及定价等问题，节省了在国际贸易中所发生的相关费用。最后，国内采购一般时间较短。

2．国际采购

国际采购又称全球采购，主要是指采购商向国外供应商采购物资的过程，即通过对世界各地对共同产品项目、流程、技术需求的资讯，与供应商加以整合协调，国内采购企业直接向国外厂商采购所需物资的一种跨国交易行为。其优势在于以下两点：第一，国际采购扩大了供应商的范围，而众多跨国公司对品质的严格要求使得采购方有机会得到符合要求标准品质的物资；第二，国际采购中有竞争力的供应商通常能提供比国内供应商低得多的价格，这就降低了采购成本，满足每个采购商的要求。

这两种采购方式各有所长，在实际应用中可以优势互补。

（二）按采购时间跨度可分为长期合同采购和短期合同采购

1．长期合同采购

长期合同采购采购时需要签订长期的采购合同，通常为多次交易，且交易关系较稳定。

2．短期合同采购

短期合同采购是指通过合同实现一次交易，交易关系不稳定。

（三）按采购主体可分为个人采购、企业采购和政府采购

1．个人采购

个人采购是消费者个人为满足自身需要而发生的购买消费品的行为，一般购买对象以生活资料为主，一般特点为购买量少、次数频繁。

2．企业采购

企业采购是为满足企业生产经营所需而发生的购买行为，一般特点为购买量大、次数较少、专业化程度高。

3．政府采购

政府采购即政府出资为政府的活动需要而发生的采购行为，一般不以盈利为目的。政府采购的资金来源于国家的公共资源，因此政府采购职能就是一个透明度高的受管制过程，受到法律、规则和条例、司法或行政决定，以及政策和程序的限定和控制。

政府采购有八大特点：一是资金来源的公共性；二是采购主体的特定性；三是采购活动的非营利性；四是政府采购的社会性；五是采购对象的广泛性；六是采购行为的行政性；七是采购运作的规范性；八是政府采购的影响力非常大。

（四）按采购物的特点可分为有形采购和无形采购

1．有形采购

有形采购输出的结果是有形的物品，如原材料、机械设备、办公用品等。

2．无形采购

无形采购输出的结果是无形的物品或服务。

五、采购作业流程

采购流程会因采购的来源——国内采购、国外采购，采购的方式——议价、比价、招标，以及采购的对象——物料、工程发包等不同而在作业细节上有若干差异。但对于基本的流程则每个企业都大同小异。

采购的关键步骤可以概括为以下十步。

1．确认需求，做好计划

任何采购都产生于企业中某个部门确切的需求，因此在进行采购之前，采购部门应先确定整个企业采购物料的种类、采购多少、何时采购、由谁确定等。

2．需求说明，明确流程

如果采购部门不了解使用部门到底需要些什么，采购部门就不可能进行采购。因此在确认需求之后，就必须对需要采购的商品或服务有一个准确的描述，也即对需求的细节，如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，加以明确说明，以便使来源选择及价格谈判等能顺利进行。

3．选择、评估供应商，明确供应源

供应商选择是采购职能中重要的一环，它涉及高质量物料或服务的确定和评价。这一环节主要是根据需求说明在原有供应商中选择成绩良好的厂商，通知其报价，或者以登报公告等方式公开征求合适的供应商。

4．确定适宜的价格，以便从源头上控制成本

确定可能的供应商后，应进行价格谈判，确定合适的采购价格。

5．订单安排，确定双方的权利与义务

在价格谈妥后，应办理订货签约手续。订单和合约均属于具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求、权利及义务必须予以说明。

6．订单追踪与稽核，保持履约的连续性

在签约订货后，为使供应厂商能够按期、按质、按量交货，应依据合约规定，及时督促厂商按规定交运，并予以严格检验后入库。

7．货物的验收，杜绝差错

在签订合同后，采购企业应按照合同上的规定对供应商所提交的产品进行验收，凡厂商所交货品与合约规定不符而验收不合格者，应依据合约规定退货。同时应立即办理重购，并予以结案。

8．核对发票，以便资金结算

厂商交货验收合格后，随即开具发票。供应商要求付清货款时，采购部门应先核对发票的内容，核对无误后，财务部门才能办理付款。

9．结案，清查各项内容的准确性

对验收合格的产品进行付款，或者对验收不合格的产品进行退货，采购部门都必须办理结案手续，清查各项书面资料有无缺失、绩效好坏等，报高级管理层或权责部门核阅批示。

10．记录与档案维护，进行有效信息管理

凡经结案批示后的采购业务，应列入档案登记并进行分类编号，予以保管，以备参阅或事后发生问题时进行备查。

图1－6所示为某公司的采购作业流程图。

图1－6　某公司的采购作业流程图

六、采购管理

采购管理是企业管理工作中的一个重要环节，为满足企业生存和发展的需要，适时、适当、适量的物资供应为企业的运营创造了前提条件。但很多人都把采购管理和采购混为一谈，认为采购管理和采购是一回事，这种观点显然是不对的。这说明还有很多人对采购管理工作认识不清楚，把采购管理工作与采购工作等同起来。问题的重要性在于，如果不能认清什么是采购管理，就不可能很清楚地认清采购管理工作的内容、职能和意义，也就不能认清采购管理在企业中的地位和作用，也就不可能搞好企业的采购管理工作。

（一）采购管理的概念

所谓采购管理（purchasing management）是指为保障整个企业物资供应而对企业采购进货活动进行的管理活动，是整个物流活动的重要组成活动。它着眼于组织内部、组织和其供应商之间构建和持续改进采购过程。因此，采购管理有内部和外部两个方面。

（二）采购管理与采购的区别与联系

采购管理是对整个企业采购活动进行计划、组织、指挥、协调和控制的过程，是一项管理活动，是面向整个企业的。它不但面向企业的全体采购员，而且也面向企业组织的其他人员（进行有关采购的协调配合工作的人员）。采购管理一般由企业的采购科（部、处）长、供应科（部、处）长或企业副总（以下统称为采购科长）来承担。它的使命，就是要保证整个企业的物资供应；它的权力，可以调动整个企业的资源。而相对来说，采购只是指具体的采购业务活动，是作业活动，一般是由采购人员承担的工作，只涉及采购人员个人。它的使命，就是完成采购科长布置的具体采购任务；它的权力，只能调动采购科长分配的有限资源。可见，采购管理与采购是有区别的。但是，采购本身也有具体的管理工作，它属于采购管理。采购管理本身，又可以直接管到具体的采购业务的每一个步骤、每一个环节、每一个采购人员。可见，采购管理与采购又是有联系的。所以采购管理与采购不完全是一回事，两者之间既有区别又有联系。采购与采购管理的区别与联系见表1－2。

表1－2　采购与采购管理的区别与联系

虽然个人采购、一般家庭采购当中也有管理工作，但那是非常简单的采购管理工作，人们习惯上不把它看成是一种管理工作，因此在日常生活中也没有采购管理的概念。而一般的集团采购，特别像企业采购、政府采购、事业单位采购、军队采购等，由于采购量大、品种多、牵涉面广、事情复杂、管理工作必不可少，都毫无例外地设有采购管理组织机构，进行认真的采购管理，而且企业越大，采购管理工作就越重要。

（三）采购管理的目标

采购管理的总目标是保证企业的物资供应，在确保质量的前提下，能够以适当的价格，在企业所需的恰当时间内从适当的供应商那里采购到适当数量的物资和服务。具体要做到十个适当：适当的原料、适当的质量、适当的数量、适当的条件、适当的时间、适当的地点、适当的来源、适当的服务、适当的价格、送给适当的客户。采购管理的具体目标有以下几点。

1．确保供应的连续性，使之不断链

采购管理对采购时间有严格的要求，一方面要保证供应不间断，库存合理；另一方面又不能因为过早采购而出现库存积压，增加库存成本。

2．节省存货费用，有效控制源头成本

采购数量决策也是采购管理的一个重要目标。在采购中要避免超量采购和少量采购。如果采购超量，容易出现库存积压；如果采购量少又会导致供应中断，增加采购次数，使得采购成本增加。因此，为确保供应不中断的办法就是保有大量库存，但库存必然要占用资金，显然会减慢流动资金的周转速度。保有库存成本一般要占库存商品价值的20%～50%，这意味着直接减少库存就相对节省了存货费用。

3．保证产品质量，从源头进行全面质量管理

采购的目的无非是满足生产的需要。因此，为了保证企业产品的质量，首先就应该保证上游采购材料的质量能够达到企业生产的质量标准，否则最终产品或服务就达不到预期的要求。而且质量保证必须适量，因为如果产品质量过高，就会增加采购成本，同时造成功能过剩；如果所购材料质量太差，就不能满足企业生产对原材料品质的要求，最终影响产品质量，甚至危及人身财产安全。

4．节省采购成本，从工厂成本核心开始控制

采购价格的高低直接影响其采购成本。在采购中做到以适当的价格来完成采购任务是采购管理的主要目标之一。因为企业的采购活动消耗资金量最大，对利润的影响是非常明显的。所以，在保证质量和送达服务的前提下，应尽量降低采购成本。

（四）采购管理的作用

（1）采购管理有利于提升产品生产和销售的最终质量。在供应链环境下，企业如何选择合格的供应商，获取及时、价廉及质优的资源已经成为企业发展的“瓶颈”。采购作为生产销售的上游环节，采购物料的数量、技术、质量、包装等只有符合生产与用户的需求，才能保证生产的顺利进行，提升企业的市场竞争力；反之就会导致购销之间的矛盾升级，造成物料的积压或短缺，从而导致用户投诉，丧失市场。从供应的角度来说，采购管理是整体供应链管理中的“上游控制”主导力量，其成功与否直接关系到整个链上的最终产品和服务质量。

（2）通过采购管理可以及时了解资源市场中资源的发展趋势及其动态信息，随时调整企业的产品策略，为企业生产决策提供强有力的支持。

（3）采购管理有利于与供应商建立一种良好的合作伙伴关系，为企业的物资采购和产品生产提供一种宽松、高效的外部环境条件。这也符合供应链管理的核心理念。

（五）采购管理的内容

为实现企业的采购目标，充分发挥采购管理的主导地位，企业应该重视和加强采购管理。企业采购管理的主要内容如下。

（1）分析和确定组织内部各部门的需求，分析、联系资源市场。

（2）制订订货计划，包括选择供应商、制定订货策略和制定进货策略。

（3）实施订货计划，包括商务谈判、签订订货合同、进货实施、验收入库、支付、善后处理。

（4）采购监控，包括定期检查合同执行情况，对出现的问题及时调整，保证合同顺利执行。

企业物资采购管理的主要内容见图1－7。