采购业务处理的设计

第五节　采购业务处理的设计

采购是单位输出资产或形成一项负债以换取生产经营活动所需物资和劳务的活动。采购业务包括商品、材料以及事务用品等物的请购、编制计划、订货或采购、验收入库、货款结算等工作。在工业企业里，采购的主要对象是可供生产加工的原材料、燃料、包装物、低值易耗品等；在商业企业采购的主要对象是可供销售的商品。采购业务处理程序设计应能正确反映采购过程、采购成本、采购数量及采购结算等情况。

一、采购业务内部控制要点

采购业务内部控制要点是采购业务处理程序要实现的目标，其主要内容有以下十个方面：

（1）请购、采购、验收、仓储、付款、记账应由不同的部门或人员担任。

（2）采购人员只能在批准的采购计划内进行采购，不得擅自变更采购内容。

（3）采购应尽可能与供货单位签订合同，会计部门应参与合同签订，收货部门应严格按合同订货规定的品种、数量、质量进行验收，并填制入库单。

（4）凭证齐全并核对无误后方可办理结算及支付货款。

（5）货款必须通过银行办理记账，除无法进行转账者外，不得以任何借口，违反结算纪律支付现金或现金支票。

（6）实行付款凭单制。有关现金支出须经采购部门填制请款单，并经有关部门或人员批准后方可偿还货款。

（7）购货发票以外增加的成本和各种费用、损失，须经过会计部门对凭证审查和原因分析，确定其合理性和合法性。

（8）应付账款总分类账和明细分类账应按每月结账，相互核对，如出现差异，应编制调节表进行调节。

（9）按月向供货方取得对账单，与应会计款明细账进行核对，并查明与调节差异。

（10）采用净价法记录现金折扣，并制定严格的复核制度，审核是否发生折扣损失。

二、采购业务处理程序设计

采购业务中处理涉及诸多业务凭证的应用，因此在处理程序设计中，首先应充分考虑对采购申请计划表、采购资金限额登记簿、订货合同、供应合同备查簿、请购单、收货单、退货单等进行设计。采购业务处理程序主要包括以下四个方面。

（一）日常采购计划编制与合同签订程序

（1）供应部门根据生产计划及存货情况编制采购计划。

（2）采购计划经审核批准后，与供货单位签订合同。

（3）会计部门根据采购计划和合同编制财务计划。

（二）临时采购申请程序

（1）单位因特殊需要临时进行采购时，由请购单编制诸购单，送至供应部门。

（2）供应部门编制临时采购计划，经审核后，一方面要通知采购人员办理采购，另一方面要通知会计部门，备款结算。

（三）采购验货付款结算程序

（1）供应单位发货后，将发票、运单和提货单经银行寄往会计部门。

（2）会计部门将其送至供应部门，据此编制收货单一式四联，并与合同核对后通知仓库准备收货，另将提货单交单位内运输部门到车站、码头提货。

（3）仓库验收后登记材料卡，并将签收的收货单交至供应部门。

（4）供应部门再次对照合同进行审核，随后将供货单位的发票、代垫运费单以及收料单一联送至会计部门。

（5）会计部门主管对照合同副本进行审核，如正确无误，授权出纳办理结算。

（6）供应部门和会计部门分别进行明细账和总账、有关账户的核算处理。

（7）实物明细账、金额明细账及总账核对。

（四）采购业务记账程序

采购业务的核算方式与结算方式有关，主要有验单付款和验收付款两种。从会计控制要求上看应该是收货后付款，但在实际操作中大都是见单即付，这种做法会造成退货还款的被动局面。不论采用何种办法，记账程序中均要考虑货单不能同时到达的客观情况。

1．应付账款明细账全部登记法

全部登记法的做法是：全部采购业务在发生时均作为应付账款处理，并通过购货日记账进行登记；月底将购货日记账的金额栏加总过入“材料采购”总分类账的借方和“应付账款”总分类账户的贷方，并把每年购货业务按供应单位记入明细账明细栏。

全部登记法的优点是提供的资料完整，对所有购买款的支付均可以进行监督；其缺点是工作量大，甚至有重复劳动。

2．材料采购明细账横行登记法

横行登记法的做法是：材料采购明细账分别材料类别如原材料、辅助材料、燃料、包装物、低值易耗品等分设账页；根据收料单、付款凭证、发票账单等按横行登记法逐笔登记，用以计算每一批购货的实际成本和计划成本及成本差异；根据每一横行付款记录和收料记录的对比，还能了解哪些是应付账款，哪些是在途材料。

材料采购明细账横行登记法，既提供了序时的购货记录，也替代了应付账款的明细账。

3．抽单法

抽单法的做法是：供应部门向仓库和会计部门分送收料单的收货联和付款联，仓库验收材料后，将收货联送会计部门在一个箱子存放；会计部门在收到供应单位的发票并送出纳付款后，将付款联存入另一箱子；定期按收料单编号的这两个箱子中抽单，凡抽到的收货联和付款联表示银货两讫；月末，根据付款联余额编制在途材料明细账，根据收货联余数编制应付款明细表。

采用抽单法可以进一步简化材料采购登账工作，也能及时反映与客户的结算关系和系统反映材料采购情况。但应注意凭证存放的安全性。

在整个采购业务处理程序中，其关键的控制点是实行请购、采购、验收、结算等工作的相分离。

采购及应付账款处理流程见图10－3。

图10－3　采购及应付账款处理流程

三、采购控制重点

（一）请购作业控制重点

（1）请购单位必须详细注明参考厂商、规格形式及需用日期等内容，如申请物品需采用特别运送及保存方式者，应加注意事项。

（2）请购单必须经仓管人员先作库存审核，核准时应遵照核准权限办理。

（3）紧急采购不应经常发生，事后应补开请购单，追究原因是否为不可抗力，有无改善计划。

（4）应定期检查请购单有无延迟采购情形，请购数量应符合经济采购量要求。

（二）采购作业控制重点

（1）询价资料平日应注意收集，保持最新时效，供应商资料也应随时更新，保持正确记录。

（2）请购单必须经主管核准后，方得办理采购。

（3）办理比价、议价、招标等作业应符合公司规定，外购进度也依预定采购程序控制追踪。

（4）大量采购的主料、辅料、包装材料以合约采购为原则，并应保持两家同时供料，以免受到供货品质的限制，影响生产作业。

（5）重要采购合约签订前，须由法律专家查核。

（6）为提高进货质量，降低进货成本，便于管理，应建立完全配合的协作厂商。

（7）遇到市场各项原物料的供应将大幅变化时，须通知有关部门，以便事先联系；报告呈核后，立即采取应变措施。

（三）进口作业控制重点

（1）有关进口作业的各项预付费用支付、入账、转账、收回及调整时，所附的原始凭证必须核准，内容必须合理。

（2）应将同一进口采购案号的有关原始文件、合约、凭证等逐案汇集归档。

（3）应将进口结汇的有关原始文件、合约、凭证等核对无误后始签付。

（4）预付货款一律以支票支付并抬头、画线、禁止背书转让。如须以现金支付者，须符合现金付款的有关规定。

（5）已付款的原始凭证应盖付讫章，支付传票背的应有领款人签章，以免重复付款或冒领事情发生。

（6）开立信用证，除了秉持公平、互利原则外，更应避免下列条款：

①开立保兑信用证；

②押汇手续由买方负担；

③可装运于甲板上；

④信用证可转让；

⑤指定开发银行或押汇银行；

⑥可凭仓库收据（尚未装船）押汇等。

（7）在途产品的交运、保管应求完好，拨交、移转控制力求完整。如有遗失或短少，责任必须明确；逾时甚久的在途产品，应追查原因。

（8）合约、单据必须订有寄存期间，如有逾期尚未处理者应查明原因。

（9）注意出账日期与在途日期甚久者是否为久悬账未解，有无虚列账目情形。

（10）对于在途产品发生遗失及短损，依合约规定处理。约定条款要合理，已支付费用不可损及公司权益。

（11）核对进口数量与实际数量必须相符，提货时物品若有损坏或短少，应立即请公证机构公证。实收数量少于装运数量，须办理索赔。

（12）是否有结汇费用不符规定者，或金额不符情形，核算各项计费方式是否合理，计息起讫日期是否正确，每一项费用是否均有合理凭证。

（四）验收作业控制重点

（1）验收作业应依照“检验规范”规定办理。

（2）发票的原物料名称、规格、数量、金额与送货单或“验收单”必须相符。

（3）原料验收，必须会同验收部门与采购部门办理。

（4）如已分批收料，仓储人员应在“订购单”上注明分批收料日期、数量，以复印件送采购人员。

（5）不合格的原物料应通知采购单位退回或扣款。

（五）不符作业控制重点

（1）各项违约事件应依“供应管理办法”及合约规定适当处理。

（2）货品因检验不合格退回更换者，交货日期应以调换补送货品到达日期为准。

（3）所交货品的品质量、规格与合约不合，但可使用者，如因急需勉强予以验收使用，应经有关主管事前认可，并按规定扣款或作减价处理。

（4）如因检验不合格退回更换，或因故申请延期交货，必须事前报请公司有关主管同意，并确定逾期罚款或其他处理办法。

（5）如因非人力所能抗拒的灾害而申请逾期免罚者，必须事后立即检具认可证件。

（6）因事实无法依采购合约所订裁决者，其违约案件处理方式必经有权人员批准。

（六）付款作业控制重点

（1）出纳付款时，应严格核对支付凭证上的金额数目，领款人身份证与印鉴必须相符；如有疑问，应在查询后才能确定是否支付。

（2）支付款项，除特殊原因以现金支付外，其余一律开立抬头划线支票；如收款人有异议，应即联络采购或经办人员，经其同意并保证无误后，准予免填，必要时，应呈报总经理核准。

（3）出纳人员支付各项货款及费用时，支票及现款均应交与收款人或厂商，单位人员不得代领；如因特殊原因必须代领者，应经主管核准。

（4）支付手续应待支付单据审核完妥并经会计人员编制传票后始可办理。

（5）对请购对象交货延期的罚款及品质不良罚扣的列计，须经过详细核对，确认合理。

（6）已到法定或约定支付期限而尚未支付者，应追查原因，并签报催办情形。

（7）支票送盖印鉴时，应在支出传票或应付凭单上，注明银行户头、支票号码及日期。

（8）已付款原始凭证应盖“付讫”章，支付传票背后应有领款人签章，以免重复付款或冒领事情发生。

（9）领款日期与列账日期相隔时间较长的，应查明原因。

（七）差异分析控制重点

（1）差异如系人为因素造成，应追查并惩戒或奖赏。

（2）材料质量不良造成单位的损失，在许可范围者必须索赔。

（3）从国外购置物件应利用金融避险工具，锁定成本，或将因汇率变动损失降至最低。