组织物品采购

任务一　组织物品采购

学习目标

·知识目标

能为企业确定采购计划，组织采购活动，进行采购管理。

·促成目标

(1)理解并掌握企业采购范围、方式、数量与时间的确定，能为企业制定商品采购计划。

(2)理解并掌握企业采购的具体流程，能为企业合理组织采购活动。

(3)理解并掌握采购成本的构成，能在实践中运用降低采购成本的方法。

工作任务

工作任务书(3-1)

【活动】一　××企业商品采购计划的制作

【活动目标】

培养学生根据企业规模、面积、业态、经营品种等为企业合理制作商品采购计划的能力。

【活动内容与要求】

(1)教师准备一家企业的商品政策、商品采购范围、时间、数量、方式等方面的基本资料。

(2)上一次课程结束时将这些材料提供给学生，并要求学生以小组为单位制作一份商品采购计划。

(3)全体学生分成五组，每一组完成一份商品采购计划的制作任务，要有明确的人员分工说明。

【成果与检测】

能完成商品采购计划的制作、内容基本齐全的组为良好;能完成采购计划的制作且内容齐全合理的为优秀。

【活动】二　××企业商品采购流程分析

【活动目标】

(1)培养学生运用科学的采购流程为企业管理采购活动的能力。

(2)培养学生为企业而与供应商进行商品采购谈判的能力。

【活动内容与要求】

(1)教师准备一组(五个)不同企业商品采购的案例并将其制作成PPT课件。

(2)课堂上将这些案例展示出来，并要求学生分析其采购组织形态、采购计划制订前的工作准备有哪些、其采购计划存不存在问题、其是如何选择供应商的、具体采购过程有没有问题、其再订购商品过程中有没有问题等内容。

(3)全体学生分成五组，每展示一个案例，经过两分钟左右的简短讨论后，由五个小组分别对该案例进行抢答，其他组认为需要补充的，可以对该组的发言进行补充。

(4)实施要求:事先讲好规则，全班同学以小组为单位分组聚拢在一处。

【成果与检测】

(1)能基本完成企业商品采购流程案例分析的组为良好，完成案例分析准确无误的组级别为优秀。

(2)能对其他小组作相应补充的为良好，不仅能为其他小组发言作相应补充并且能改正其他小组陈述中的错误的为优秀。

【活动】三　××企业商品采购成本分析

【活动目标】

(1)培养学生正确分析商品采购成本的能力。

(2)培养学生为企业合理控制采购成本的能力。

【活动内容与要求】

(1)教师准备一组(五个)涉及不同企业商品采购成本的案例并将其制作成PPT课件。

(2)课堂上将这些案例展示出来，并要求学生分析其采购中成本构成，成本控制是否存在问题，可以采取怎样的措施降低采购成本。

(3)全体学生分成五组，每展示一个案例，经过两分钟左右的简短讨论后，由五个小组分别对该案例进行抢答，其他组认为需要补充的，可以对该组的发言进行补充。

(4)实施要求:事先讲好规则，全班同学以小组为单位分组聚拢在一处。

【成果与检测】

(1)能基本完成企业商品采购成本分析的案例分析的组为良好，完成案例分析准确无误的为优秀。

(2)能对其他小组作相应补充的为良好，不仅能为其他小组发言作相应补充并且能改正其他小组陈述中的错误的为优秀。

知识讲解

一、企业采购

企业采购是指企业采购人员或采购实体基于生产、销售、消费等目的，从资源市场购买商品或劳务的交易行为。采购包括“采”和“购”两层意思，其既是一个商流过程，也是一个物流过程。

企业采购的种类和内容主要如下。

(1)根据采购商品的目的和用途分类，企业采购可分为工业采购、商业采购和消费采购。工业采购是生产企业为了生产所需而购买商品或劳务的过程，采购的主要是原材料、设备、零配件等;商业采购是流通企业为了进一步的转卖而购买商品或劳务的过程;消费采购是个人或家庭为满足自身的需求而购买商品或劳务的过程。

(2)根据采购商品的形态分类，可分为有形采购和无形采购。有形采购是指采购的是有实物形态的产品，如原料、设备、产成品或计算机、汽车、办公用品等。无形采购是相对于有形采购而言的，是指采购不具有实物形态的技术或服务，如采购咨询服务、采购技术服务、采购设备时附带的服务等。

小思考3-1

工业采购和商业采购相比具有什么特点?

(一)企业采购数量的确定

按采购数量的不同，企业采购可分为哪几种?

1．大量采购

大量采购，是企业为了节省采购费用，降低采购成本而一次性把一种商品大批量地采购进来。这种采购方式的优、缺点及适用情形如表3-1所示。

表3-1　大量采购的优缺点与适用情形

2．适量采购

适量采购就是对市场销售均衡的商品，企业在保有适当的货品库存的条件下，确定适当的数量来采购货品。这一适当的采购数量即为经济采购批量。

采购批量与商品采购费用、保管费用之间有着密切的关系。这三者之间的关系可用图3-1表示。

图3-1　保管费用、采购批量、采购费用关系图

这里所谓的经济采购批量(也称最佳进货批量)，是指在一定时期内进货总量不变的条件下，采购过程中使采购费用与保管费用之和(即总费用)减少到最小限度的采购批量。其计算公式如下:

注意经济采购批量的计算公式。

其中，Q为每批采购数量;K为单位商品平均采购费用;D为全年采购总数;P为采购商品的单价;I为年保管费用率;另一公式中的T表示商品的存储时间、H表示单位商品的保管费用。这两个公式的计算结果是一致的，但由于单位商品的保管费用的获得稍难一些，因此前一个公式要常用一些。

例如，某企业预计全年需求某种商品800件，已知每件商品的采购费用是0．5元，单价为20元，年保管费用率为2．5%，欲求最经济的采购批量。根据公式可得:

通过上述计算可以得知，每次采购数量在40件以上或40件以下的年度总费用都高于40件采购批量的年度总费用。在计算出来商品的经济采购批量后，企业还要考虑到实际需求、数量折扣及可变的订货成本和占用成本等方面的变化，来确定实际的采购数量。

【小知识3-1】

经济采购批量的假设前提

经济采购批量的计算，有以下三个假设条件:第一，需求均衡，也就是销售量比较稳定，变化较小;第二，货源充沛，进货容易，并且能固定进货日期;第三，库存储量和资金条件不受限制。

(二)企业采购时间的确定

按采购时间的不同，企业采购可分为哪几种?

1．定时采购

定时采购，就是每隔一个固定时间，采购一批商品，此时采购商品的数量不一定是经济批量，而是以这段时间已销售的商品数量为依据计算。

定时采购的特点:采购周期固定，采购批量不固定。每次采购前，必须通过盘点了解企业商品的实际库存量，再订出采购批量。其计算公式为:

采购批量=平均日销售量×采购周期+安全存量－实际库存量

式中，安全存量是指为防止由消费需要发生变化和延期交货引起脱销而储备的额外库存量。

如某企业日销售某商品40件，安全存量定额为6天需求量，订货日实际库存量为400件，进货周期为30天，则:

采购批量=40×30+6×40－400=1040(件)

在本例中，该商店的采购周期为30天，采购批量为1 040件，安全存量为240件。

2．不定时采购

不定时采购(也称采购点法)是指当商品库存下降至采购点时，就进行采购的一种方法。

不定时采购的特点:采购批量固定，采购时间不固定。

采购点的采购批量可以参考经济采购批量的计算方法。这种采购的关键实际上是确定采购点的库存量。通过图3-2大家可以清楚地了解采购点的含义。

从图3-2可知，企业从A点采购好商品到商品在企业可以生产或销售，一般需要一定的间隔时间，这段间隔期称为备运时间，也称为提前进货期，包括商品在途运输时间、商品验收入库时间、销售前整理加工时间以及其他时间。当企业在前一次采购的商品到达可以销售的Q点开始销售商品时起，存货通过逐日销售下降，如果存量下降到A采购点而不开始采购，则企业就会面临脱销的风险;如果存量尚未下降到A采购点就提前采购，则企业要面临积压的风险。因此，当库存量下降到A或B采购点时，是开始采购的最适当时间。

图3-2　采购点示意图

采购点的计算有两种方法:

(1)在销售和进货期时间比较稳定的情况下，采购点的计算。其计算公式为:

注意两种计算方法所适用的不同情况。

采购点=平均销售量×备运时间

(2)在销售和进货期时间有变化的情况下，采购点的计算。其计算公式为:

采购点=(平均销售量×备运时间)+安全存量

【案例分析3-1】

某商店日销售A商品40件，从采购、收货到展示商品需要4天时间，且A商品的供应十分稳定和有保障，则该商店A商品的采购点是多少?

如果该商店同时经营B商品，日销售量为50件，其备运时间为5天，由于该商品需求经常发生变化，所以商店对此准备了150件的安全存量，请问该商店B商品的采购点是多少?

(三)企业采购方式的选择

按企业采购方式的不同，企业采购可分为哪几种?

1．分散采购方式

分散采购是指按照需要由企业各个部门自行设立采购机构负责采购工作，以满足自身生产或经营之需。分散采购的优点是:针对性强，权责分明，激励作用强。其缺点是:这种采购方式如果管理失控，可能会造成供应中断或重复采购，加大采购成本，影响生产经营活动的正常进行。这种采购方式一般适合大型的生产或流通企业。

2．集中采购方式

集中采购(又称为中央采购)是指同一企业内部或同一企业集团内部的采购管理呈集中化的趋势，即通过对同一类材料进行集中化采购来降低采购成本。集中采购的优点是:大量采购可享受折扣的优惠且易获得所需的物料;容易获得品质一致的物料;有利于采购技术的专业化;可节省订购成本。其缺点是:购销容易脱节;采购人员与销售人员合作困难，销售人员的积极性难以充分发挥，维持销售组织的活力也比较困难;责任容易模糊，不利于考核。所以集中采购适宜于规模不大、采购量较小的企业，或采购比较单一、专业化程度较高的产品。

3．混合采购方式

混合采购方式就是集中采购和分散采购组合起来，组合成一种新型采购方式。凡属共同性的物料和商品，或采购的金额和数量比较大、进口商品等，均集中由企业总部采购;小额、临时性的采购，则授权各部门或子公司自己采购。

【小知识3-2】

克服集中采购缺陷的手段

克服集中采购缺陷比较常用的手段有:一是要求采购员在从事采购业务之前要在企业工作8～16个月，作为其培训期，在此期间未来的采购员们要学会企业的运营，了解销售人员和商品经营面临的问题以及企业需求等;二是让采购人员经常参观商店并与他们采购的相应部门一同工作;三是委派商品联络员负责协调购销活动，并负责通知采购员企业生产或销售商品时遇到的有关问题;四是将企业经营纳入采购决策。

(四)企业采购计划的重点

1．商品采购目录的制定

企业确定了商品采购范围之后，还需要将各商品品种规格详细地列出来，形成商品采购目录。商品采购目录包括全部商品目录和必备商品目录两种。全部商品目录是企业制定的应该经营的全部商品种类目录;必备商品目录是企业制定的经常必备的最低限度商品品种目录。商品采购目录制定以后，不能固定不变，应随着环境、季节、年度、商品新旧更替的变化定期进行调整，以适应消费者的需要。

2．商品采购预算的确定

采购预算一般以生产或销售预算为基础予以制定。同时考虑到库存，还要加上或减去希望库存增加或削减的因素，其计算公式应为:

采购预算=销售成本预算+期末库存计划额－期初库存额

如:某企业一年的销售目标为2500万元，平均利润率是10%，期末库存计划额为250万元，期初库存为200万元，其全年的采购预算就是:

2500×(1－0．1)+250－200=2300万元

该企业一年的采购预算为2300万元。再将其按月分配到各个月(不能平均分配，应该根据企业的生产计划来定)。

二、企业采购应遵循的原则

(1)“五不”原则:即无计划不采购，“三无产品”不采购，名称规格不符合不采购，无资金来源不采购，库存已超储积压的物资不采购。

(2)“五权分离”原则:即计划审批权、采购权、合同审查权、质量检验权、货款支付权分离。之所以这五权要分离，主要是分工明确可以使各项工作有序进行，同时可以有效防止采购人员的徇私舞弊行为，更好地维护企业利益。

(3)“六优选”原则:即在同等条件下，质优价低优选、本单位优选、近处单位优选、老供应商优选、直接生产单位优选、信誉好的单位优选。

(4)“5R”原则:即采购必须要围绕“价”、“质”、“量”、“地”、“时”等基本要素来开展工作，就是要“适价”、“适质”、“适量”、“适地”和“适时”进行采购。

【小知识3-3】

商品采购的价值所在

很多人一直存有这样的看法，认为企业的利润来源于商品销售。事实上，商品采购也是企业的利润来源之一。如在其他条件不变的情况下，假设企业的利润率为5%，要想靠增加销售来获取1元钱利润，则需多销售20元的产品。而从采购的角度降低1元钱的成本，则远比从销售上多卖20元的产品要容易得多，成本也要低得多。但现实中，许多企业在控制成本时将大量的时间和精力放在不到总成本的40%的企业管理费用、工资和福利上，却忽视了其主体部分——采购成本。因此，从这个意义上讲，采购是企业管理中“最有价值”的部分。

三、企业采购流程

应该如何开展企业采购?

企业采购流程一般可如图3-3所示。

图3-3　商品采购流程图

(一)接受采购任务

任何采购都来源于企业某个部门的需求。采购部门根据所收到的各个部门的需求单，制订统一的需求计划，经部门负责人审批后确认采购任务。有需求的部门，必须填写请购单。企业的请购单一般如表3-2所示。

表3-2　请购单

(二)编制采购计划和采购预算

确认采购任务后，下一个工作就是根据采购任务制订采购计划。采购计划要尽可能准确，否则容易发生需求和实际采购的物品不相匹配的情况，采购计划的准确与否也影响着采购预算的准确性。

(三)选择供应商

采购计划制订好后，要根据需求计划在供应商库中选择合作良好的供应商，通知其报价;对一些特殊原料或以前未曾采购过的产品，要以网络公告或登公告等方式公开征求新的供应商。供应商的选择是采购活动中的重要一环，它涉及企业能否及时获得所需的产品或服务。

选择供应商是商品采购的一项非常重要的工作，其选择标准有:

如何选择产品供应商?

(1)经营管理水平。经营管理水平高的供应商才有能力提供优质的产品。

(2)持续供应和扩大供应的能力。持续供应和扩大供应的能力如何，具体来说，是逐年扩大指定量的商品的能力如何，这一点尤其重要。

(3)市场地位。市场地位通常指那些拥有名牌的大型生产供应商，特别是其在不同地区的市场地位差异，对企业的进货更有意义。

(4)低价格产品开发能力。低价格产品开发能力关系到未来发展过程中的生产、加工问题，也是需要考虑的因素。

企业最好建立固定的进货渠道和固定的购销业务关系，这样做有利于互相信赖和支持;由于彼此了解情况，易于符合进货要求;可以减少人员采购，节约费用。在保持固定进货渠道的同时，企业还要注意开辟新的进货点，以保持商品品种的多样化。

(四)谈判、订货签约

在决定可能的供应商后，要及时与供应商就采购价格、采购条件、供货条件、货物质量、交货方式方法以及违约事宜等作详细洽谈。各方面条件谈妥后，双方应办理订货签约手续。

(五)订单跟踪与催货

订单签约完成后，一般来讲，要确定相应的跟踪接触日期。跟踪是对订单所作的例行追踪，以使其履行货物发运的承诺。如果追踪过程中发现了问题，比如质量问题或发运方面的问题，企业应尽早了解清楚，以便采取相应的行动。催货是对供应商施加压力，以使其履行最初所作出的承诺，或是加快已经延误的订单所涉及货物的发运。

(六)到货验收、入库

到货后，采购部门在仓储部门的配合下，根据产品或物料的检验体系，对采购物品或物料进行严格检验，如果产品合格则进库;如果不合格，需填写“验收单”，并应按照合同的规定进行退货或要求赔偿等处理。

(七)支付货款

供应商交货验收合格后，随即开具发票，要求付清货款。保管部门将收货单第一联反馈给采购部门，第二联反馈给财务部门，第三联反馈给供应商以备查询，第四联存根。采购部门应向财务部门提供采购货物验收合格及入库证明，连同发票一起向财务部门申请票据来付款。

【案例分析3-2】

甲企业与制造商乙公司签订了一份采购1万件A商品的采购合同，双方在合同中约定:合同签订后3日内甲向乙支付定金3万元，乙将货物交付给甲之后的3日内甲向乙支付货款15万元，先前甲支付的定金充抵货款，如有一方违约的，则应支付违约金2万元。合同订立后，在履行期限到来时，乙违约了，其将货物卖给了丙企业。

请问:甲可以要求乙如何承担违约责任?怎样要求乙承担违约责任对甲最有利?

四、采购成本控制

(一)全面采购成本的构成

采购成本由物料的订购成本、存货储备成本和品质成本构成。

1．物料的订购成本

具体如表3-3所示。

表3-3　物料的定购成本

2．存货储备成本

具体如表3-4所示。

表3-4　存货储备成本

3．品质成本

具体见表3-5所示。

表3-5　品质成本

(二)影响采购成本的因素

1．采购产品或服务的形态

采购产品或服务的形态决定是一次性采购还是持续性采购。持续性采购的成本分析要求远高于一次性采购，若一次性采购的金额较庞大，也会对采购成本造成很大的影响。

2．年需求量与年采购总额

年需求量与年采购总额直接影响与供应商议价的优势，从而影响采购价格。年需求量与年采购总额数量较大，供应商可能在价格方面作出较大的让步。反之，供应商将很难作出让步。

3．产品的生命周期

采购量与产品的生命周期有直接的关系。产品由导入期、成长期到成熟期的过程中，采购量会逐渐放大;当衰退期出现时，采购量会逐渐缩小;采购量缩小时，供应商可能会提高采购价格，使采购成本增加。

4．与供应商的关系

注意对一般供应商、认可供应商及密切合作供应商三者进行区别。

采购方可将供应商分为一般供应商、认可供应商和密切合作供应商三个层次。采购方与供应商的关系普通，则不容易得到优惠的采购价格;采购方与供应商维持密切的关系，彼此互信合作，则容易得到较高的折扣价格。

(三)控制采购成本的方法

1．公开采购法

实施公开采购法的具体要求，如表3-6所示。

表3-6　公开采购法的要求

2．价格谈判法

采购方与供应商就价格问题进行讨论、协商达成一致。价格谈判时可采用以下技巧:①通过保证折让、数量折扣、绩效奖励、不收回扣和成员分享等方法获取优惠的价格;②良好的付款条件可以为采购方获得优惠的价格，例如采用现金交易、货到付款的方式付款等。

3．早期供应商参与法

让供应商参与新产品开发过程，提供工艺设计、缩短循环周期和降低成本等方面的改善建议，有效控制产品成本和质量。

4．战略合作法

通过加强合作和开发，与供应商建立良好的合作关系，从而获取低成本、高质量的产品和服务。

5．加强成本核算法

准确地估算供应商的产品和服务成本，保证采购价格处于控制的范围之内。

6．实行买断采购法

何为买断?你是怎么理解的?

采购方以买断的形式与供应商签订长期的采购合同，从而获取最优惠的供货价格。实行买断采购之前，采购方应评估供应商的信誉、生产效率、产品品质、财务状况以及经营管理等方面的能力，决定是否可以实行买断采购的合同形式。

7．提高产品附加值法

物料成本占产品总成本的比例越高，附加值越小。因此，提高产品附加值，可以降低采购成本。可以通过增加产品技术附加值和增加产品品牌附加值的途径来提高产品的附加值。

(四)降低采购成本的技巧

采购成本是企业成本管理中的主体，要降低企业成本，降低采购成本不容忽视。因此采购主管应掌握相关能够降低采购成本的方法和技巧。

1．集中采购与联合采购

集中采购和联合采购是通过形成大批量采购，从而获取供应商的价格折扣，实现低成本采购的一种手段。集中采购前文已有论述，这里不再赘述。

联合采购是指小型企业联合起来，形成大批量采购，从而获取价格折扣，实现低成本采购的一种手段。联合采购可由采购方组织，也可由供应商或第三方组织。其优点是:集小订单成大订单，可获取采购规模优势;联合采购通过直接与制造商交易，可摆脱代理商的转手成本，保障产品的质量。其缺点是:联合采购的作业手续复杂，容易因数量分配和到货时间而引起争端;相关企业可能会利用联合采购，进行“联合垄断”，操纵供应数量和市场价格。

2．降低库存量与选择最佳采购时间

(1)降低库存量。当库存量下降到预定的最低库存数量(采购点)时，按预先确定的订货量发出货物订单。

(2)选择最佳采购时间。选择最佳采购时间须考虑以下三个因素:

一是购备时间，即从请购物料到物料进厂验收完毕所需要的时间，包括处理订购单时间、供应商制造备货时间、运输交货时间、检验收货时间。

二是物料价格出现上涨或下降时，考虑库存量和物料的使用情况，确定是否采购以及采购的数量。

三是在存货控制的情况下，按照存量控制的方法决定采购时间;在定量订购制度下，某项物料达到订购点时，即为适当采购时间。

3．全球采购计划

全球采购计划是指在全球范围内寻找产品质量最好、价格最合理的供应商，进行合作。全球采购包括直接采购、中介商采购和建立国际采购处三种方式。

4．电子化采购作业

电子化采购又称网上采购，包括网上查询采购和网上招标采购两种方式。网上查询采购借助网络技术，查询供应商，进行商品考察、洽谈和签订合同。网上招标采购通过电子商务平台，发布采购公告，对投标的供应商进行评估和选择，确定最终的供应商，签订并实施采购合同。

表3-7　网上查询采购和网上招标采购的比较

【案例分析3-3】

惠普公司是全球领先的计算、成像解决方案与服务的供应商。其先前物品采购采用的是分散采购方式，即完全独立的子公司自行运转，各部门分头采购。由此买来的办公设备、文具用品以及各项服务都是惊人的昂贵，到1999年底，惠普用在这些项目上的总金额高达20亿美元。后来，惠普公司对采购进行了电子化集中采购方式的改革，其对众多的供应商进行筛选，与可靠有效的少数大型供应商建立合作关系，进行网上交易。84000多名惠普员工全都从指定的供应商那里取得诸如铅笔、台历和电脑等办公用品，实现采购的决策与实施过程无纸化。采用电子化集中采购，总资产达470亿美元的惠普公司能够与100家供应商进行快捷的交易与联系，并且使公司每年的采购支出减少了6000万到1亿美元。

请问:惠普公司的采购案例说明了什么问题?