组织设计与组织图

组织设计是对组织进行有效管理的基础,是组织工作的核心内容。组织设计就是根据内外环境,建立一个有效的组织结构框架,确定各部门和人员的职权、职责和相互间的关系,合理安排各类资源,实行分工合作,建立稳定的工作秩序,达到提高工作效率和实现组织目标的目的。组织设计的任务是提供职务说明书和组织结构系统图。职务说明书主要阐明每个职务的工作内容、职权和职责。组织结构系统图是在组织整体水平把各部门联系起来,确定各部门的位置和与其他各部门的联系,包括了纵向的上下级间的结构设计和横向的部门化结构设计。在组织设计过程中,要遵守统一指挥、管理幅度适当、责权对等、集权和分权相结合及柔性经济的原则。

图2-2 职能型组织结构示意图

(一)组织结构设计的关键因素

1.专门化 专门化是组织设计的首要内容,是指将某项复杂的工作分解成许多简单的重复性活动。检验医学近年来的迅速发展,促使实验室工作人员的分工化,如目前临床生化实验室多用自动化生化分析仪进行检测,检测过程分为患者资料输入、标本处理、项目输入、结果审核、结果复查和报告发出等环节,每个专业人员负责一项或几项工作,提高了工作效率,也促进了仪器设备专门化,做到专人专用,以降低培训成本和仪器损坏概率。未来随着全自动化临床实验室和实验室信息系统的普及,实验室还需要专门的仪器维护和计算机系统维护的工程技术人员,这都是实验室工作专门化的具体表现。但相对单一的工作容易使人产生厌烦情绪,降低工作积极性,可以有计划地安排工作人员进行工作轮换,这样即可以增加工作体验,又可以促进工作人员之间的相互理解和协作。

2.部门化 部门化是建立组织结构的首要内容,是工作分类的基础。部门化方式的实质是横向分工,把整个组织划分为若干个管理单位。各部门职责明确,任务均衡,部门间协调配合,部门设计要精干而且富有弹性,这样才有利于领导和管理,以及组织协调和工作人员间的交流。实验室主要根据专业的不同划分部门,主要有血液学、生物化学、免疫学、临床检验、微生物、体液和基因诊断等专业实验室。其优点在于能把同类人员集中在一起,熟悉专业知识,有利于进行专业上的交流和讨论,熟练操作,提高工作效率。同时也可以设置一些职能管理部门,如质量管理部门、生物安全管理部门,在自己的业务范围内向下级传达指令,减轻管理者负担。部门设定可以根据业务需要和环境变化进行合并拆分。

3.职权与责任的分配 为了保证组织的良好运行,组织应当建立组织机构,设立各个职位,明确规定各职位的职权和职责。职责是指职位责任,规定了每个职位应该完成的任务及责任。明确的职责是正确执行决策和保证完成任务的基础。职权是指职位权力,是经过一定程序所赋予职位相应的权力,保证相应职责的顺利执行。职权与职位相关,与个人无关。管理者为履行其职位职责就必须拥有相应的权利,但受权力范围限制,一旦调离此职位,其拥有职权随之消失。例如各专业实验室主任,拥有分配成员工作和选择相应试剂等权力,同时必须履行相应的职责,如全面负责检验质量和保证及时准确的发出报告等。组织设计时应将职务、职责和职权形成规范、协调统一,避免有权无责或有责无权的情况发生。

在职权的分配上要正确处理集权和分权的关系,集权表现为权力集中于较高的管理层,分权表现在权力分散于较低管理层,它们反映的是组织纵向的职权关系。集权和分权的形式可以在一个实验室中并存,无论是集权还是分权,特别要注意的是使每一位工作人员得到明确的指示。对于实验室来说,规模小的适合集权为主管理,规模大的适合分权为主管理,最高级管理者要把握实验室发展方向和制定实验室目标,具体事务授权给下属各部门管理和执行。

4.管理幅度和管理层次 管理幅度是指管理者能直接和有效管理的下属人数。管理层次是指组织内纵向管理系统所包含的层次数。管理业务的复杂程度、所承担任务的绩效要求、工作环境和信息沟通方式等都能影响管理幅度和管理层次。一般情况下,管理幅度和管理层次呈反比关系。扩大管理幅度,有可能减少管理层次;反之,缩小管理幅度,就有可能增加管理层次。管理幅度受多种因素的影响,如实验室管理者的知识、能力、经验等,被领导的实验室工作人员的素质、业务熟练程度和工作强度等。组织中管理层次的多少取决于组织的规模、活动内容和管理幅度的影响。规模小的实验室,管理层次通常只有管理层和基层这两层;而较大规模实验室一般分为高层、中层和基层三个层次。

5.规范化 规范化是指根据组织发展的需要,合理地制定组织规章制度以及各类管理事务的作业流程,并在管理工作中严格实施,以形成规范的管理体系,达到管理工作的有序和高效。规范化管理可以减少工作中的盲目性和随意性,将管理工作纳入法制化的管理轨道,同时可以明确界定各管理层横向和纵向之间的责权关系,减少摩擦,提高工作效率。规范化在实验室的组织设计中占重要地位,主要体现在实验室的质量管理手册,包括各种规章制度、程序和标准操作规程(standard operating procedure,SOP),实验室人员必须遵守并严格执行各项规定,规范实验室行为,保证检验质量,也是将来进行实验室认可的基础。其中SOP是为了有效地实施和完成某一试验中每项工作所拟定的标准和详细的书面规程,是依据权威机构推荐或制造商提供的说明书制定的操作指导书,内容涉及各项目操作的具体步骤、仪器的校准和维护、标本接收和保存、试剂采购和保存以及医疗垃圾的处理等各方面内容。每个实验室必须结合具体情况建立自己的SOP,实验室人员在进行标本检验时必须按照SOP的要求操作,这样才能保证结果的准确性和可重复性。

(二)组织结构设计影响因素

1.工作任务 工作任务的内容和多少影响组织结构设计。实验室的工作内容主要包括技术、管理和医疗三个方面。技术方面主要包括人员培训、设施与环境以及设备试剂的选择等;管理方面主要包括文件制订、记录和内审等方面的内容;医疗方面主要指与临床沟通,如检验结果的解释和咨询服务。独立实验室具有专业化、规模大和服务意识强的特点,已成为检验医学发展的趋势。

2.人员配备 组织结构中每个岗位都应配备合适的人员。实验室内部关系复杂,既有上下级间的纵向关系,又有部门间的横向关系,要正确处理和协调好这些关系。要使实验室的组织结构保持稳定,必须进行合理的人员配备。另外,实验室是一个技术性要求很高的部门,为了保证检验结果的质量,更应注意人员的合理配置。合理的人员配备是做到人尽其才、改善组织气氛和激励员工的有效手段。人员配备中要遵循因岗设人、用人所长、照顾差异和动态平衡的原则。因岗设人指的是根据岗位的要求选择具备相应知识和能力的人员;用人所长就是根据人员的不同特点安排工作,使其发挥自己的专长和潜能;照顾差异就是在分配人员时考虑个体间的差异,包括性别、年龄、气质、能力和兴趣的差异;动态平衡就是要以发展的眼光看待人员和岗位的关系,由于环境的改变可能导致组织结构发生变化,这时应根据实际情况对人员和岗位进行重新调整,保持人员与岗位间的动态平衡。

在人员配备过程中,人员的素质是对组织设计影响较大的因素。如果中层管理者的管理和专业水平都较高,可下放较多的管理权力,适当扩大管理幅度;如果组织成员的素质较高,具有良好的专业技术能力和协作精神,则可精简编制、降低成本、提高效率。

3.其他因素 其他影响实验室组织结构设计的因素包括医疗机构的规模、实验室发展所处的阶段、检测项目的种类、检测的复杂程度、检测的自动化程度、政府制定的法律法规和标准等。