馆藏文献组织整理的原理

一、馆藏文献组织整理的原理

馆藏文献的组织整理是指为了实现图书馆有效保存和积极利用文献资源的目的，而对馆藏文献进行整序、布局、排列及科学的管理，使之成为有序化的科学的文献资源体系的过程。馆藏文献的组织整理包括两个阶段，即馆藏文献的有序化组织阶段和馆藏文献的优化整理阶段。馆藏文献的有序化组织是介于文献采集加工和提供读者利用之间的桥梁，是直接关系到馆藏文献利用的重要环节。馆藏文献优化整理是对图书馆文献资源体系的学科结构、收藏等级结构、时间结构、文种结构及文献载体结构进行优化的过程。为了促进馆藏文献资源的不断更新和保持最佳状态，避免书库的拥挤，图书馆就应经常对馆藏文献资源进行不断的复审、提存和剔除等活动，通过优化馆藏文献资源的构成使之保持最佳的运行状态。因此，馆藏文献的组织整理不仅是对馆藏文献进行有序化组织与管理的过程，而且还是一个通过科学地组织与布局，优化文献资源、形成文献资源利用保障体系的过程。馆藏文献组织与整理的意义在于：通过馆藏文献的组织与整理，使图书馆的文献资源始终保持良好的结构状态和可持续发展的生命力。

馆藏文献组织与整理的原理是指导图书馆馆藏文献组织整理工作的基本原理。它来自图书馆文献资源建设的实践活动，同时又指导实践的发展，是对图书馆馆藏文献组织整理实践活动的理论概括。因此，它是馆藏文献资源组织管理的基本指导思想，也是图书馆文献资源建设最基本的、不可缺少的原理。指导馆藏文献资源组织与整理的基本原理主要有系统原理和控制理论。

(一)系统原理

系统原理是现代图书馆文献信息资源建设的重要的指导思想，并在馆藏文献资源组织整理的序化阶段，发挥着重要的指导作用。系统论认为，系统是由多个相互联系、相互制约的要素所构成的有机整体，并按照目的性原则、整体性原则、层次性原则、有序性原则、联系性原则运行。系统的构成要素不同，其所具有的功能就不同；而系统的构成要素相同，但组织的结构不同，则系统具有的功能也不同。系统的结构是系统保持整体性以及有其一定功能的内在依据。图书馆藏书也是一个系统，是一个由相互联系的多种不同成分的藏书组成的一个具有特定功能的有机整体。因此，图书馆馆藏文献资源体系也是具有一定结构的有机整体。

图书馆文献资源是一个目标明确、具有特定功能和结构的、开放的、可控的有机整体。在这个整体中，各类型文献资源相互融合，按照不同的组织结构形成图书馆读者有效利用的文献资源系统，发挥着重要的社会作用。馆藏文献资源组织的目的在于将无序状态下的文献通过一定的规则组织成有序的信息资源，并保持信息资源序列的最佳化，使馆藏文献与图书馆读者需求在最恰当的空间内得到融合和利用，从而达到馆藏资源长期完整地保存，充分有效地利用的目的。作为一个动态运行的系统，要想使其处于最佳状态，充分实现系统目标，就必须遵循系统原理的规则，接受系统论原则的指导。

尤其是在现代图书馆文献资源组织管理中，纸质文献与电子文献长期并存互补，现实馆藏与虚拟馆藏又各自独立。如何按照图书馆信息资源建设的整体目标形成完整统一的信息资源体系，则是图书馆馆藏文献组织的一项长期任务。所以，网络环境下的馆藏文献的组织就应充分运用系统原理，正确处理好各种文献之间的关系，在有效保存和利用纸质文献资源的同时，强化数字信息资源的收藏与组织，相互补充，适度并存。在处理现实馆藏与虚拟馆藏的关系时，既不能排斥虚拟馆藏，也不能过分依赖虚拟馆藏。所以，馆藏文献资源的组织，就是借助于系统原理对馆藏文献资源进行科学、合理的空间组合，充分发挥馆藏信息资源系统功能的活动。

(二)控制原理

控制原理是控制论的理论核心。所谓控制，是指“对系统进行调解以克服系统的不确定性，使之达到所需要状态的活动和过程”^[1]。在控制过程中，控制者通过对系统不断施加作用和影响来达到系统预定的运行目标，而系统则在不断适应运行目标的过程中及时反馈各种信息，使控制者纠正偏差，确保目标的实现。正是这种相互促进的作用，使系统运行的控制目标更为明确。控制的目的是实现系统自身运行的稳定性和可调节性，使系统达到最佳运行状态。所以，控制原理和系统原理有着内在的联系，如果说系统原理是解决系统自身组织层次问题的理论基础的话，那么控制原理则是解决系统运行状态和规律问题的理论基础。

一个最佳的馆藏文献资源系统，不仅能够将系统内的各要素进行有机结合，合理周转和运行，而且还应具有不断自我调节和与时俱进的功能。这些功能的实现都有赖于控制原理的指导和运用。馆藏文献整理的目的是完善信息资源体系的调节与控制功能，优化馆藏信息资源结构，并达到最佳的运行状态，从而使馆藏信息资源不断适应社会发展的需要，最大限度地满足社会信息需求。

众所周知，馆藏信息资源体系是由不同学科内容、不同收藏水平、不同载体形态的文献所构成的有机整体。其构成反映了信息资源之间的关联组合形态，反映了馆藏信息资源体系各部分的组织形式及相互关系，体现了不同学科、类型、水平的文献在馆藏信息体系中的比例。更为重要的是，馆藏信息资源体系的构成要素的组合形式体现了图书馆信息资源的组织模式和可持续发展的能力。同样的信息资源，不同的组织方式，就会出现功能的不同。一个馆藏文献虽少但组织得当的图书馆，其作用无疑会胜过文献数量庞大而组织混乱的图书馆。因此，在图书馆文献组织与整理中如何建立控制与协调机制，实现信息资源体系的结构优化和布局的整体性目标，是馆藏文献整理的重中之重。

随着图书馆信息资源数量的不断增加，纸质文献资源与电子文献资源、现实馆藏与虚拟馆藏相互交融，图书馆信息资源的收藏与利用矛盾表现得更为突出。为了更好地提供文献信息资源的利用，要求图书馆在信息资源的组织与整理中应以读者需求为中心，重视读者的借阅行为和借阅习惯的研究，重视读者需求的分析和调查，根据读者需求的变化调整和优化馆藏信息资源体系结构。在馆藏信息资源的布局上应注重文献收藏空间与使用空间的有机联系，围绕读者的需要展开各类型信息资源优化整理工作，在既注重馆藏文献资源数量和内容质量控制的同时，又要充分重视文献资源载体形态的协调，以建立适应读者需求的可持续发展的动态平衡的馆藏文献体系。

馆藏文献组织与整理是辩证统一的整体，馆藏文献的组织是文献信息资源建设的基础性工作，是将馆藏文献由分散变整体、由孤立变系统的过程；而馆藏文献的整理则是在有序化的基础上，针对某种目的，依照结构功能优化原理对文献资源结构进行优化的过程，它是信息资源序化的继续与升华。馆藏文献组织整理是图书馆信息资源社会利用的最重要的条件之一，是使图书馆文献资源不断增值，提高社会价值的主要依据。