藏书组织与管理

第二节　藏书组织与管理

藏书组织与管理是我们所要讨论的藏书工作的另一部分。图书进馆后，经过验收、登记、分类、编目、加工等几个工作环节之后，就变成了图书馆（室）的藏书。图书馆（室）经过长期采集，积累了数量庞大、类型复杂、内容广泛的藏书，如何做到合理布局、方便使用、长期保存，这就需要对藏书进行科学的组织与管理。这种组织与管理又习惯称为“典藏”，其中包括藏书布局、藏书排架、藏书保护等。

一、藏书布局

藏书布局，又叫书库划分。它是按照图书的内容性质、出版形式、读者对象等因素建立各种功能的书库。学校图书馆（室）一般按藏书的层次和使用性质将书库划分为基本书库和辅助书库。

基本书库，学校图书馆（室）习惯称为书库，是一个馆（室）的藏书中心。基本书库一般集中全馆藏书，数量大、门类广，供读者外借使用。基本书库对辅助书库起调节作用，它向辅助书库提供藏书，同时也接受辅助书库中退还的流通率较低的藏书。

辅助书库，学校图书馆（室）习惯称为阅览室或资料室。辅助书库入藏读者经常和大量使用的书刊资料，藏书现实性、针对性和流动性较强。

二、藏书排架

藏书排架是将馆藏图书按一定的次序排列在书架上，并形成一定的查找系统。排架的目的是方便使用。

（一）藏书排架的作用与要求

1．使每一册图书在书架上都有一个固定位置，便于工作人员迅速而准确地取还藏书。

2．便于工作人员直接在书架上熟悉馆藏、推荐图书，也方便读者在开架情况下系统选择藏书。

3．建立准确清晰的排架标示，节省查找时间，也便于藏书的保证。

（二）分类排架法排列藏书

藏书排架方法有多种，可概括为两大类：内容排架法和形式排架法。内容排架法包括：分类排架法、专题排架法；形式排架法包括：字顺排架法、固定排架法、登记号排架法等。

1．分类排架法的涵义

分类排架就是把所有入藏的图书按学科内容，分门别类地有次序地排列在书架上。即按照一个馆（室）所采用的图书分类法排列藏书，分类号相同的（同类图书）再按采用的书次号排列，也就是用索书号（分类号＋书次号＋辅助区分号）排列藏书。

2．分类排架法的种类

分类排架法又有多种，常见的是：分类种次号排架法、分类书名排架法、分类著者号排架法、分类登记号排架法。学校图书馆（室）普遍采用分类种次号排架法。

3．分类排架法的优点

（1）按藏书所属学科体系排列，使内容相同的书集中在一起，内容相近的书联系在一起，内容不同的书区别开来。

（2）便于工作人员系统地熟悉和研究藏书，按类宣传、推荐图书，有效地指导阅读。

（3）有开架情况下，便于读者直接在书架上按类索书。

4．分类排架法的缺点

各类藏书不断增加，要给将来入藏图书在书架上预留空位。空位预留较难掌握，留多了，浪费空间，留少了，架位不够，经常倒架。专家认为，一般预留书架空间标准应为25%。

三、藏书保护

图书馆（室）购进图书，经过多道工序，最后进入书库，投入流通，似乎万事大吉了。其实并非如此，因图书在存放和流通过程中，会因为图书馆（室）制度不健全或管理人员疏忽以及某些读者不爱惜书籍，如图书遗失、破损，也会因为图书本身受自然条件影响（如纸张、油墨、装订等发生物理和化学变化）和藏书环境中有害物质的侵蚀等多种原因，使图书寿命减短。因此，图书保护工作尤为重要。

藏书的保管和流通是对立统一的，如果片面强调保护藏书，忘记了利用，藏书保护就失去了意义。反之，只求利用，不顾科学管理，就会影响藏书的保护。因此，藏书保护工作必须做到认识统一，制度健全，措施落实。

藏书的保护工作包括以下内容：

（一）防火

图书资料、图书用品都是易燃物质，防火是藏书保护的首要任务。图书馆（室）必须建立严格的、切实可行的消防制度。严禁在书库内吸烟、烤火、存放易燃易爆等危险品。要经常检查电源线路，破旧电线要及时更换，以防起火。要在书库的主要通道口设置消防设备，并有专人负责检查。

（二）防潮、防高温

图书的纸张油墨都带有一定的酸碱等有害物质。它们在高温或潮湿气候的影响下，会加速纸张的老化。尤其在我国南方一带，上半年雨水多，空气湿度很大，图书资料极易受湿发霉生虫。那些把图书馆（室）设在底层或平房的，对藏书危害更大。因此，学校图书馆（室）馆舍应尽量选择通风干燥，阳光直射面积不多的房屋。如果条件允许，也一定要采取遮阳措施。按有关要求，书库的温度控制在15℃—20℃之间，相对湿度为40%—60%。为了观察、掌握书库温湿度变化情况，一般可在书房内设置干湿球温度计。如果发现有图书已经受潮发霉，切不要放在阳光下曝晒，应放在通风处晾干。

书库照明也要考虑对图书寿命的影响。太阳光有很强的辐射穿透能力，使纸书载体发生光学和化学变化，从而发黄褪色，降低强度。所以，要尽量采用人工照明。书库宜用白炽灯，不用日光灯，日光类的紫外光对图书纸张载体的保存也是不利的。

（三）防虫、防鼠

蠹鱼（蛀虫）、白蚁、老鼠等是藏书的大敌，它们对藏书的破坏是十分严重的，应当引起图书管理人员随时注意。防虫防鼠，要以防为主，以治为辅，防治结合。保持室内清洁的环境，适宜的空气条件，使各种害虫无法生存繁殖。堵塞大的漏洞，如下水道、墙缝与地面洞口，防止老鼠进入书库。一旦发现鼠虫害，要及时投药（如甲醛、溴化甲烷、氧化碳等都较好），予以根除，防止蔓延。

（四）防尘、防菌

灰尘、病菌、废气、废渣等空气污染物不仅污损图书，危害人体健康，而且是虫子和微生物赖以生存的条件。因此，要经常打扫书库内外的卫生，防止有害气体、尘土、烟尘、废气等进入书库。最好能在图书馆（室）周围多种些花草树木，既美化环境，又可遮阳避尘，清洁空气。

（五）防盗、防丢失

图书馆（室）遗失损坏图书是经常有的，这就要求我们不但思想上要重视，而且措施上要得力，健全各种管理制度，加强岗位责任制。图书馆（室）要有必要的防盗设施。对遗失、损坏的图书要查明原因，及时办理赔偿、注销、清污等处理手续。对长期不还的书刊，要做好必要的催还工作。此外，还要认真做好书库的安全保卫工作，以防漏洞。

（六）修补装订

图书在流通中会自然地磨损，因此，要做好书刊资料的装订、修补。对于磨损、撕页、脱线的书刊，要及时修补、裱糊。对于零散的期刊和连续出版物，要按年、套装订成册，保持完整性。对于借阅流通量大的图书，要采用加固封面，增添书衣、书套、书纸及透明薄膜等办法，配备保护性外壳，以增强抗磨强度。既保护藏书，又便于读者长期使用。学校图书馆（室）人手较少，除各部门开展协作外，还可发动学生和其他人员一起突击修补装订图书。有条件的学校，应对图书馆（室）书库管理人员进行图书修补、装订方面的专门培训。

四、藏书清点

图书馆（室）必须把整理藏书，保证藏书的完整性作为一项经常性的工作来抓。定期或不定期地对馆藏图书进行清点，随时发现和纠正藏书工作中的差错。藏书清点工作量大，有时需要闭馆清点。在清点工作进行以前，必须做好充分的思想准备和必要的物质准备，如制定清点工作计划，明确清点范围、方法和步骤，催还外借图书，整理排架、目录等。

藏书清点的方法，一般取决于藏书排架的方法，常用的有两种：

（一）分类目录清点法

藏书的分类排列法和分类目录的组织是一致的，因此，学校图书馆（室）采用公务目录来清点，核对起来既方便又准确。方法是用分类卡片和书架上的图书一一核对。为了加快清点速度，可以把人员分成几个小组，每小组负责清点不同类的图书。找出暂缺图书，做到书、卡、账相符，不再重新组织排架。因此，分类目录清点法是目前学校图书馆（室）最常用的方法之一。

（二）图书登记簿清点法

这种方法就是利用图书在图书登记簿上的号码与书架上图书的号码进行核对，因此，又叫财产号清点法。具体方法是一人看账，念登记号，一人拿书核对。这种方法适用于藏书较少，没有按分类排架法排架的图书室。它的优点是清点的准确度较高，缺点是必须二人同时进行，速度较慢。凡是按分类排列藏书的图书馆，应按分类目录清点法清点，不宜采用这种方法。

藏书清点工作结束后，要及时写出清点报告，内容包括：清点的目的、要求、范围和步骤，现有藏书的实际数目、遗失、损坏图书的数量及原因，分析有关问题，提出改进藏书管理的意见和建议。

清点中发现遗失、破损报废的图书，在查清原因、明确责任的基础上，要及时办好注销手续。图书馆的注销登记簿要长期妥善保存，以备查考。图书一经注销，就必须在目录中抽出已注销图书的卡片，如还有复本，就只注销其登记号，以保证书卡相符。

五、藏书剔旧

采集新书和剔除旧书是图书馆（室）藏书两个互相补充的环节，只有不断地补充新书并入藏书体系中剔除陈旧过时的图书，才能保证高质量地建设馆藏体系。藏书剔除还可以解决学校图书馆（室）馆舍紧张的问题。

（一）剔旧原则

1．要根据学校图书馆（室）的情况、任务、馆藏重点和师生借阅需要等具体情况，制定出一个科学的、慎重的藏书剔旧制度，规定剔旧鉴别审批权、剔旧工作参加人员等。

2．要严格审批手续。凡剔除的图书都应造册登记，报学校主管领导审批。

3．对剔除的图书要做好注销工作。注销图书应在个别登记簿的有关图书记录后注明“注销”字样，同时在目录中剔除有关卡片。

（二）剔旧范围

1．内容陈旧过时的书刊。哪些属于陈旧，哪些属于过时，一般比较难于判断。有些书此时看过时了，而过一段时间又有了利用价值。因此，剔旧时要广泛听取意见，严格把关。

2．内容、观点有严重错误，上级明令停止流通的书刊。

3．内容重复多余的书。一般是为配合某一活动，采购了大量复本的书刊。

4．流通率极低的书刊。一些书刊放在书架上多年无人问津，此类书至少应剔除其复本。当然，最好的办法是避免买回这类图书。

5．自然淘汰的书刊，即经长期流通，破烂不堪，残缺不齐，无法修补的书刊。这类书刊进行剔旧判断比较容易，要及时处理，以免流通出去。

（三）剔除图书处理

对已剔除图书可用下列方法处理：折价处理、转赠、卖给旧书收购部门。对实在无法使用的破损图书作废纸处理。