馆藏文献组织整理活动的内容

二、馆藏文献组织整理活动的内容

馆藏文献组织整理，大体涉及三个层面的内容：

(一)馆藏文献布局结构的规划与组织

任何一种社会资源是否经过有效的组织与规划，以及组织与规划的科学程度，都将直接影响社会对资源的开发利用质量和社会效益。馆藏文献体系结构的规划同样也是如此，它是图书馆信息资源开发利用的关键和核心问题。任何一个图书馆都不可能收藏所有的文献资料，而是要根据本馆的性质和本馆读者的需要建立一个适度规模的馆藏文献资源体系。发挥馆藏文献资源的作用，最大限度满足图书馆读者不断变化的信息需求，是对馆藏文献组织整理的具体要求。因此，馆藏文献布局结构的规划和组织，就成为图书馆信息资源组织整理工作的前提和建立科学的馆藏信息资源体系的基础。不同的馆藏文献布局模式，使图书馆信息资源具有不同的功能和作用，所以，馆藏文献布局的结构直接影响着图书馆服务的保障能力。

馆藏文献布局结构规划的目标是将相对有限的文献信息资源组织成为一个具有科学层次结构和合理空间布局的网络系统和保障体系。它需要解决4个方面的问题：(1)选择什么样的模式组织馆藏文献资源；(2)选择什么样的方式序化馆藏文献资源；(3)选择什么样的策略提供读者利用；(4)选择什么样的思路保证馆藏文献资源的持续发展。为实现这一目标，图书馆文献资源的组织与整理活动应做到：在时间范围上，充分反映和有效组织不同时期人类文化知识成果，传承历史，延续人类文明的发展脉络；在空间区域上，以馆藏文献资源的学科分布为主线，将各种载体的文献资源与读者的文献需求有机结合起来，形成不同的文献资源利用空间；在数量发展上，强调存量与增量的配置，品种与复本的关系处理，各种载体形态的文献相互补充。力图通过对馆藏文献组织结构层次规划和研究，建立最优化的馆藏文献组织模式，形成结构合理的文献信息资源保障格局。

(二)馆藏文献的序化和管理

馆藏文献的序化和管理是图书馆文献资源组织整理基础性的工作内容，是在馆藏文献资源布局结构规划的指导下所开展的具体活动，目的在于保持图书馆文献资源体系的有序性、层次性及有效性。

图书馆文献资源是一个有序的整体，其主要特点首先表现为文献组织结构的层次性。如图书馆基本书库与辅助书库的划分，体现了文献资源总体与部分之间的关系和层次；一线书库、二线书库、三线书库的组织，体现了图书馆读者对馆藏文献利用的层次；又如馆藏文献的排架，反映了每一馆藏在图书馆文献资源组织体系中的最佳位置。同时，馆藏文献资源又是一个动态的组织体系，文献的数量、载体和文献内容始终处于不断变化和发展之中，为保持馆藏文献资源循环利用的有序性以及文献内容利用的有效性，经常不断地对馆藏文献进行序化和管理是必不可少的工作。

馆藏文献序化和管理主要包括馆藏文献的组织与排架、馆藏文献的复选与剔除、馆藏文献的保存与保护等工作内容。馆藏文献的组织与排架是按照一定的排列方式对图书馆已加工处理的文献进行的再序化，以确定文献准确位置的过程；馆藏文献的复选与剔除是对图书馆文献内容信息进行的再筛选，以优化馆藏结构，节省馆藏空间，增加馆藏文献资源体系活力的过程；而馆藏文献的保存与保护则是对馆藏文献资源的载体形态的维护和修复、延长文献使用寿命的过程。可以看出，馆藏文献的序化和管理是一个建立文献流通渠道的完整过程，其畅通与否直接影响图书馆读者对文献的利用效率，影响文献资源体系利用的质量。

在馆藏文献序化管理中，应注意以下方面的问题：

第一，馆藏文献利用的便利性。注重馆藏文献的组合层次与功能，将读者的文献需求与馆藏文献的布局、排列、整序有机结合起来，形成便于读者利用的服务环境和空间，最大限度发挥馆藏文献的作用。一方面要做到尽可能方便各类型读者的借阅、检索、参考和利用，另一方面也要做到便于馆藏文献的组织与管理工作。

第二，馆藏文献资源体系的完整性。不但要建立馆藏文献资源管理程序和制度，采用科学的方法进行保管，防止所藏文献资源的丢失、损坏，以保持文献资源体系的完整，为图书馆服务提供良好的物质基础，还要注重馆藏文献的保存与保护，避免馆藏文献遭受自然和人为的损毁，从而延长文献保存的期限和使用寿命。

第三，馆藏文献序化整理的经济性。应尽可能缩短图书馆读者与馆藏文献的距离，科学布局，合理组织，正确处理好馆藏文献集中与分散的关系，尽量避免由于分散所造成的人力、物力和资金上的浪费，同时还应节省馆舍面积，减少管理费用。

(三)馆藏文献资源评价活动的组织

馆藏文献资源的评价是图书馆文献资源建设中的重要内容，也是馆藏文献组织整理工作的重要环节。馆藏文献的评价主要是对图书馆的文献资源体系的运行状况、组织功能及其作用的发挥进行检测和评估，其实质是对馆藏文献满足读者文献需求的情况进行调查与分析，并做出相应的判断和决策。馆藏文献资源体系评价的目的是要通过这种检测和评估，反馈各种信息，为制定馆藏文献资源的发展政策，控制馆藏文献的发展提供客观依据。因此，组织馆藏文献体系评价活动是对馆藏文献组织整理工作进行的全面检验，也是对馆藏文献资源体系运行状态进行的目标校正和信息反馈。它通过运用各种定性的和定量的方法，对馆藏文献资源体系的结构和功能进行检测，找出既定目标与实际效果之间的差异，为优化图书馆文献资源体系结构，完善文献资源体系的功能，提高图书馆服务能力提供可靠的依据。

馆藏文献评价的对象是馆藏文献，包括传统馆藏文献中的印刷型文献和少量的缩微文献、声像资料、机读资料和光盘，以及数字馆藏中的各种电子文献和数据库，同时还包括以联机数据库和网络信息资源为主的虚拟馆藏。因此，对馆藏文献资源质量评价的内容应充分体现其整体性，不仅要对图书馆的馆藏能力以及馆藏建设的系统运行状态进行全面地衡量，实施总体控制与调节，而且还应对馆藏文献资源建设的全过程进行检验，分析文献资源采集与组织管理的方针与原则、发展规划及相关政策、经费配置等问题。总的来说，馆藏文献评价活动的组织活动应注意以下问题：

第一，馆藏文献评价标准的研究与制定。馆藏文献质量的评价总是按照一定的标准进行的。这些标准对馆藏文献发展具有明显的导向作用，它决定着馆藏文献组织与发展的基本模式，直接影响着图书馆信息资源系统功能的发挥。一般来说，馆藏文献的评价活动大多从两个方面制定评价的标准，即文献收藏的数量标准和文献收藏的质量标准。馆藏文献评价的数量标准反映的是图书馆文献资源的总量和增量之间的关系，体现了馆藏文献资源体系的发展规模。只有当图书馆拥有一定的文献时，才能发挥其应有的社会作用。馆藏文献评价的质量标准反映的是图书馆文献资源被利用的程度以及满足社会文献需求的能力，体现了馆藏文献资源体系的发展水平与文献资源保障的能力。馆藏文献质量越高，满足读者需求的可能性就越大，发挥的社会作用就越突出。馆藏文献收藏的数量标准和质量标准之间有着内在的联系，构成了馆藏文献评价完整的评价标准体系，并由此产生各种具体的评价指标。

第二，馆藏文献资源评价方法的选择与利用。运用什么馆藏文献评价的手段和方式来评价馆藏文献资源体系的作用与影响，对于馆藏文献评价活动的组织来说至关重要。由于图书馆文献资源体系的多维性和多层结构，决定了馆藏文献评价是一个复杂的、综合的活动过程。面对纷繁复杂的馆藏文献资源体系，往往不能用一种方法来进行评价。因为每种方法都无法全面概括馆藏文献的情况，而只能对馆藏文献某一方面、某一层次、某一构成要素作出评判，具有一定的局限性。因此，馆藏文献资源评价的方法应是一个由多种评价方法组成的方法体系。图书馆应结合文献资源建设发展目标的实际需要来选择和运用多种馆藏文献的评价方法，并使之成为具有多功能的评价方法体系。对馆藏文献资源评价方法的选择与利用是一项重要而艰巨的工作，除了要了解馆藏文献资源的特点与布局之外，还要进行周密的计划与安排，运用科学的方法和手段对馆藏文献资源的规模与功能进行深入的研究和分析，以做出切合实际的评价。

第三，馆藏文献资源评价信息的反馈。反馈是控制原理的核心内容，是通过运用反馈调节的理论对系统进行控制的方式。反馈控制的特点就是根据过去的系统运行信息来调整未来的行为，其实质就是通过信息反馈，纠正系统运行中的目标偏差，从而保证系统目标的实现。我们可以看出，在馆藏文献资源组织整理活动中，评价信息的反馈具有十分重要的意义。它不仅能找出馆藏文献资源体系运行中的问题所在，而且还能及时反映读者对馆藏文献的需求信息，避免馆藏文献组织整理活动的盲目性和随意性，以不断提高馆藏质量，改善馆藏结构，达到建立一个符合本馆方针、任务和读者需要的文献保障体系的目标。为了对馆藏文献组织整理过程进行有效的调控，就必须在实际工作中强化信息反馈意识，注重评价信息的收集和整理，并及时、准确、全面地反馈各种相关的评价信息，从而提供优化馆藏结构、完善馆藏文献资源体系功能的可靠依据。