明确高校办公室工作的作用和职能

发挥职能作用，提升高校办公室工作水平

高玉忠

摘　要:要做好新时期的高校办公室工作，应明确办公室的工作职能，认识到当前办公室工作存在的问题，并不断从加强制度建设，提高办公室队伍的综合素质，强化服务意识和提高办公条件现代化水平来提升办公室工作的效率和水平。

关键词:高校　职能　办公室工作

办公室是高校管理的综合协调办事机构，是保证学校各项工作正常运转的中枢，是上情下达、下情上传的纽带，面对当前高等教育改革与发展的新形势，高校办公室应挖掘自身存在的问题，不断改进和创新，努力提升工作水平，这是高校办公室自身发展的客观要求，也是适应新的形势，推动学校事业发展的必然要求。

一、明确高校办公室工作的作用和职能

江泽民同志曾在全国党委秘书长座谈会上指出，办公厅要发挥好三个作用:一是参谋助手作用，二是督促检查作用;三是协调综合作用，江泽民的讲话具有普适性，给全国高校办公室的职能和作用的重新定位指明了方向，因而高校办公室的现代职能也应向这三个方面看齐。

参谋助手职能。由于高校领导者已逐渐由经验决策向民主决策、科学决策发展，对高校办公室参与政务职能的发挥提出了越来越高的要求。在此情况下，高校办公室应尽快实现从“交办服务型”向“参谋服务型”的转变，主动帮领导出思路、想办法，协助领导抓大事，真正成为学校领导民主决策、科学决策的智囊团。具体而言，办公室的参谋助手职能主要表现如下:(1)要树立全局观念，紧紧围绕学校教学、科研两个“中心”，广泛收集、综合校内动态信息以及兄弟院校先进的工作思路和做法，及时提供给校领导参考，并积极参与教学、科研工作规划和重大改革方案的制定。(2)善于发现新问题，并结合校领导科学决策的需要和本校实际情况，作出合理的分析和归纳，提出针对性、宏观性、综合性和前瞻性都比较强的建设性思路，供校领导决策时参考。(3)密切关注校内外各种热点问题，跟踪追击，及时提供可资领导采纳的意见和建议。

参谋职能发挥得如何，是衡量一个办公室是否从事务堆中解脱出来，改变了传统的运作模式，具有较高工作水平和管理效能的一个重要标志。因此，办公室工作应紧紧围绕学校中心工作和校领导关注的问题，主动做好信息、调研、协调和督查工作，为校领导决策提供参考依据。

督促检查职能。督查工作就其实质来说，是实施决策、落实批示的一项后续保证手段，也是办公室的一项重要工作内容。办公室督促检查应该以上级和学校的重大决策和重要工作部署为重点，对领导批示和交办事项进行专项查办并抓住师生员工反应强烈的问题，主动查办。督促检查职能具有重要意义，领导目标的实现和计划的完成，关键在于落实上，而要做到这一点，就必须运用督促检查这一手段来有效地推动下属不折不扣地完成任务，提高决策的执行效率。此外，通过检查督办可以直接深入到实际工作的主要环节和重点方面，发现正在出现或可能出现的问题，并及时加以纠正;通过检查督办还可以从实际中获得大量准确的信息，反过来又为决策提供真实可靠的依据，从而提高决策的科学化水平。

综合协调职能。综合协调是指调整各方面的利益关系，步调一致地实现目标的活动。作为高校管理中枢的办公室来说，综合协调功能是办公室最普通的职能。协调工作多种多样，有文件的协调，会议的协调，领导事务的协调，等等。由于工作的关系、人员思想的不同，在繁杂的行政事务中必然会出现很多矛盾，需要协调，通过协调促进双方相互了解、缓解或化解矛盾。因此，协调是高校办公室工作中不可缺少的重要职能，特别是在当前高校体制改革进行过程中，由于各方面的矛盾与问题越来越多，充分发挥办公室的综合协调作用，是提高高校整体效益的基本要求。

二、当前高校办公室工作存在的问题

但由于各方面的原因，我国当前的高校办公室工作却不尽如人意，和我国目前高等教育的飞速发展的要求还存在着很大的差距，具体而言，我国高校办公室工作在以下几个方面存在着亟待解决的问题。

1.队伍整体素质有待提高。办公室工作要讲求高效率，这是现代化社会发展的客观要求。工作效率包括两个方面的内容:一是办事速度;二是办事质量。只有在保证办事质量的前提下，加快工作速度，才是真正的高效率。工作人员只有具备过硬的政治素质，熟练的业务能力，扎实的工作作风才能满足工作的要求。据调查，高校办公室人员大多数是从机关干部、辅导员、教师、教辅中选调出来的，或是直接留用的本校毕业生，绝大部分属于半路出家，且学历、经历各不相同，水平参差不齐，缺乏专业训练，过多地依赖于传统的经验式管理，尤其是一些同志利用现代化技术手段不够积极主动，办事办文效率有待提高。

2.作用不到位。办公室作为学校的一个综合办事机构，承担着参谋、检查和协调的综合功能，但在实际工作中，更多地则侧重于一些事务性工作，停留在处理日常琐碎事务的低水平状态，枢纽协调、参谋助手作用被淹没，因而办公室平时工作不到位。

3.没有一整套健全完善、切实可行的规章制度和严格的办事程序，管理上比较混乱。

三、积极提高高校办公室管理水平

针对上述问题，高校办公室如何不断适应客观要求，改进内部管理，提高整体工作水平，在高效优质地为领导决策服务，保证教学、科研等方面正常运转，积极主动地发挥参谋职能，是一个需要认真思考和在实践中不断探讨的课题。

(一)加强制度建设，规范各项工作

实践证明，任何高水平的管理，都必须以科学的制度为先导。办公室工作涉及面广、头绪多，若没有一套健全完善、切实可行的规章制度和严格的办事程序，就容易造成管理上的无序和混乱，出现工作失误。因此，加强办公室制度建设，把办公室工作纳入规范化、程序化、科学化轨道，是提高办公室工作水平和管理效能的有效途径。一是要继续完善公文处理、会议组织、信访接待、督查催办、工作例会、公章管理等常规制度的建设，使办公室常规工作程序化、固定化。二是要建立岗位目标管理责任制度。把办公室的工作进行科学分类，定量分解，量化指标，使各项工作都有明确的时、空、质、量的要求，并分解到每个科室，落实到每个人头。同时，要进行严格考评，以评促建，保证办公室各项工作目标明确，责任到位，落到实处，取得实效。同时，根据新形势和新任务，要适度超前，敢于创新，结合高校自身实际，积极探索建立新的制度，以促进学校的改革、发展和稳定。

(二)加强队伍建设，提高人员素质

高校办公室管理的主体是人，服务的对象也是人，因此办公室工作人员的素质，直接决定着办公室的管理水平和工作效率。为此，建设一支政治上靠得住、工作上有本事、作风上过得硬的高素质的高校办公室领导班子，组建合理、精干的人员组合，提高工作人员的整体素质，是新时期做好办公室工作的前提条件。

1.提高政治和道德素质。高校是培养社会主义建设者和接班人的主要阵地，这决定了办公室人员特别是领导班子成员必须具备较高的思想政治水平、较强的政治洞察力和政治敏锐性，方能在大是大非问题上坚定立场，在事关全局的问题上头脑清醒，抵御各种风险，应对各种复杂局面，经受各种考验。因此，办公室人员必须努力加强政治理论学习，不断提高理论政策水平，以避免出现政策性错误。

同时高校办公室作为学校对外对内的一个门面和窗口，工作人员的说话办事、言行举止、待人接物等行为代表着学校的形象。为此，办公室工作人员必须从以下三个方面加强自身修养，不断提高道德品质水准:(1)坚持实事求是。实事求是是办公室人员必须具备的职业道德，在日常工作中，向领导反映情况、提供信息或汇报工作时，要全面准确，不能夸大或缩小，不能添枝加叶，也不能隐瞒情况、谎报成绩、掩盖问题，既要报喜也要报忧，不瞒上欺下，处理任何工作，都必须实事求是，力求公平、公正。(2)做到爱岗敬业。爱岗敬业是职业道德的综合体现，是做好工作的前提。工作人员要树立正确的世界观、人生观和价值观，牢固树立为人民服务的宗旨，要有强烈的事业心和责任感，讲团结、讲文明，待人诚实、热情大方，廉洁自律、克己奉公，带头遵纪守法。(3)甘于吃苦奉献。办公室工作无论是起草文件、组织会议，还是处理突发事件、协助重大决策，都十分繁杂而具体，就是我们常说的时间紧、任务重、要求高，很多工作看似小事，但没有办好就出大事。另外，工作人员常常是无节假日，招之即来，加班加点是家常便饭。办公室工作的这种特殊性，这就要求他们要有吃苦奉献的精神，做到重事业、轻得失，重奉献、轻索取，达到甘于寂寞，淡泊名利，甘当无名英雄的思想境界。

2.提升业务素质。高校办公室工作的性质和特点，决定了办公室工作人员必须具备“万金油”的本领。除了具有深厚的马克思主义理论功底和熟练的业务知识以外，还要了解国内外高校先进的管理经验、办学信息、办学条件与进展情况，具备较强的实际工作能力，具有使用现代办公设备和娴熟的文字及口头表达能力，等等。只有具备扎实的基本功，才能在实际工作中特别是在偶发性或突发性事件中，运筹帷幄，立于不败之地。实践证明，办公室人员的知识面越广，经验越丰富，工作能力就会越强。因此，办公室工作人员要自觉加强学习，提高自身业务素质，不但要掌握一定文秘、管理、经济、法律、档案、公关等方面的专业知识，还要熟悉高等教育理论和高校工作规律。既要对自己承担的本职业务深钻细研，又要兼收并蓄，熟悉全面，做到一专多能、融会贯通，并能经常深入基层，开展调研，理性地思考高校建设与发展中遇到的新情况和新问题，不断丰富工作经验，提高应变能力和实际工作能力，从而提高自身管理水平和办事效率。

(三)转变思想观念，增强服务意识

学校办公室不是权力机关，而是服务机构;不是一般的办事机构，而是学校的中枢神经，起着其他部门不可替代的重要作用。办公室工作的性质决定了它是一个服务的部门，它本身不能脱离服务对象而独立存在，它的一切工作都是围绕服务工作展开的。并且还要认识到随着社会日新月异的变化和教育的长足发展，学校办公室也必须随时代的变化而不断更新观念，才能顺利完成新形势下的新任务。办公室传统的埋头闷干、奉命撰文、照章办事等简单的服务方式已不能适应当前高校的发展形势，必须转变观念，树立多元开放型观念，认识到办公室工作不仅仅是简单的事务性服务，更重要的是智能型的政务性服务，即参谋助手、综合协调、督促检查等作用的充分发挥。因此，学校办公室应充分认识到自身在高校中的特殊地位和作用，进一步认清形势、转换角色，摆正自己的位置，强化服务意识，提高办公室工作水平和服务质量。

1.为领导服务。当好领导的参谋和助手，较好的办法就是要进行换位思考，站在领导的立场和角度思考问题，充分发挥主观能动性，提高工作的前瞻性和预见性。为此，办公室工作就要变被动服务为主动服务。因而在工作中，要勤于观察、思考，工于分析、综合，善于总结、提炼;密切关注国家改革发展的新形势、新动向和教育教学改革的新举措、新经验，敏锐地把握新形势对学校生存和发展的影响;自觉地围绕学校中心工作和领导所思所想所求，认真调研，超前为领导决策收集信息、设计方案，提出深思熟虑的参谋意见，为领导提供高质量的服务，真正成为领导的左膀右臂。在为领导决策提供服务时，还要摆正自身位置，服从领导安排。要确定恰当的参与方式，参政但不代政，更不能本末倒置、越俎代庖、越权行事。在实际工作中，尤其要注意防止和克服只参与不参谋的现象。

2.为师生服务。为师生员工服务，办公室除了通过不同渠道向广大师生员工传达学校有关文件精神和政策、做好信息的上报下达外，尤其要做好人民来信、接待群众来访以及督促检查等各项工作。在接待来访或接听电话时，工作人员态度要热情、诚恳、友善，不要表现出不耐烦的言行，认真听取意见，能办的事及时办，一时不能办的事，耐心解释清楚。要充分认识到自己的权力是人民赋予的，是用来为人民群众服务的，要立党为公、执政为民、服务为本，在服务工作中，基础是群众，要有甘当“绿叶”和“小草”的精神;要始终将广大师生员工的根本利益放在首位，关心群众疾苦，倾听群众呼声，想要为民之所想，急要为民之所急，努力为广大师生员工排忧解难，树立良好的公仆形象;要认真做好查办、督办和催办工作，将关系群众切身利益的工作和问题落到实处，切实解决师生员工在工作上、生活上和学习上的实际问题。切忌只当学校的“传声筒”，而要真正成为广大师生员工的“服务员”和“热心人”，尽心竭力为人民谋利益。

(四)加强办公条件现代化建设，提高工作效率

“工欲善其事，必先利其器。”办公室要跟上时代的发展，必须实现办公室管理自动化。先进的办公设备是实现办公室现代化的物质条件。也就是办公室的工作中，采用传真机、复印机、文字处理机、电脑打字机、自动速印机、计算机等现代化办公设备，以便更全面、更广泛、更迅速地收集、整理、加工、传递，为科学管理与决策服务。因此办公室一定要重视现代化建设，保证办公室人员人手一台与校园网连接的电脑，它是办公信息化最基本的办公工具，在决策支持、信息浏览、传递、邮件服务、资料处理、事务管理等方面发挥功效，使计算机和网络设施成为高校办公室管理的重要手段。对一些陈旧过时的设备，要及时更新，保证设备正常运转。另一方面，办公室工作人员要加强自身学习，熟练掌握计算机技能和相关软件应用，实现机上网上办文办事，提高工作效率。同时，要充分利用国际互联网和校园网，快捷地掌握国内外及全校最新的信息资料，及时更新观念，吸收先进经验，为领导的科学决策提供可靠依据;充分利用校园网资源，设立校办电子信箱等便捷方式，架起一座学校与师生员工之间互通信息的桥梁，广泛收集师生员工对学校改革、建设和发展的意义和建议，通过集思广益，体现民意，为学校科学决策提供信息服务。

总之，面对高等教育的新形势，办公室工作人员应对办公室的职能进行重新定位，并常思进取，自加压力，内强素质，外树形象，强化服务意识，提高办公自动化水平，才能使高校办公室的工作跨上新台阶。

◎参考文献

［1］高红琴.提高高校办公室工作效率的若干对策.安徽工业大学学报(社会科学版)，2003，20(4)．

［2］叶明生.提升高校办公室工作水平的若干思考.福建农林大学学报(哲学社会科学版)，2006，9(3)．

［3］赵小林.优化高校办公室管理的有效途径.武汉科技学院学报，2004，17(8)．