电子数据交换的实现过程分析

1.EDI系统组成

EDI应用系统设在用户的计算机系统上，一般由报文生成处理模块、格式转换模块、通信模块和联系模块组成，如图3－13所示。

图3－13 EDI系统组成

（1）报文生成处理模块

报文生成和处理模块的作用：第一个作用是接受用户联系接口和其他信息系统或数据库内部联系接口模块的命令和信息，按EDI标准生成报文；第二个作用是接受外部EDI报文并进行处理。

（2）格式转换模块

格式转换模块将产生的报文转换成符合通信标准的格式，同时将收到的报文转换成本系统可读懂的格式。

（3）通信模块

通信模块是EDI系统与EDI通信网的接口，执行呼叫、应答、自动转发和地址转换等功能。EDI通信网络的结构不同，对模块功能的要求也不同。

（4）联系模块

联系模块是EDI系统和数据库的接口，包括用户联系模块和内部联系模块两大部分，既可以与本位数据库信息系统连接，也可以与其他用户连接。

EDI中心是一个电子数据处理系统，可通过公用电信网、专用通信网等通信网络把不同地区的EDI连接在一起。EDI中心具有数据管理功能，可以把不同标准语法的EDI数据进行处理，实现不同标准语法用户之间的EDI数据交换。

2.EDI实现过程

尽管EDI的基本概念很简单，但即使是在很简单的业务环境里EDI的实施也很复杂。例如，一家公司需要更换金属切割机床，我们先看看纸面形式的采购步骤，然后再看采用EDI后采购过程的变化。在此案例中，假定卖主用自己的运输工具而不是运输公司来交货。

（1）纸面形式的采购过程

此案例中，采购者和卖主在其内部业务流程中没有使用任何集成软件，这样，每个信息处理环节都会产生要传递到下个环节的纸面单证。买方和卖方之间的信息传输也是纸面形式，可通过邮寄、快递或传真传送。图3－14所示为纸面形式的采购过程的信息流。

图3－14 纸面形式采购过程的信息流

当车间的生产经理决定更换金属切割机床时，要进行以下流程：

·生产经理填好采购申请表并交给采购部。申请表描述切割金属所要求的机床。

·采购部和卖方接洽，磋商价格和发货条款。采购部选定卖方后，填写订购单并交给收发室。

·采购部给收货部一份订购单的复印件，以便收货部能按时安排好货物接收工作。采购部还要给财务部一份订购单复印件，以便准备相应的款项。

·收发室把采购部交来的订购单邮寄或快递给卖方。

·卖方的收发室收到订购单后交给销售部。

·卖方的销售部填写交给财务部的销售单和交给生产部的生产订单。生产订单要写清机床的规格并正式通知生产部开始生产。

·机床生产好后，生产部通知财务部并把机床交给发货部。

·财务部把发票原件交给收发室，发票复印件交给发货部。

·收发室把发票邮寄或快递给买方。

·卖方的发货部根据发票复印件填写发货单，并同机床一起运给买方。

·买方的收发室收到发票，同时收货部也收到附发货单的机床。

·买方的收发室把发票的复印件交给采购部，通知机床已运到了；发票原件则交给财务部。

·买方的收货部核对机床、发货单和订购单。如果机床状态正常，并同发货单和订购单指定规格相符，收货部就填写收货报表，并把机床交给生产车间。

·收货部把填好的收货报表交给财务部。

·财务部核对订购单、收货报表和原始发票的所有细节，如果一切相符，就开出一张支票交给收发室。

·买方的收发室把支票邮寄或快递给卖方。

·卖方的收发室收到支票后交给财务部。

·卖方的财务部按发票、发货单、销售单来核对支票。如果所有细节都相符，财务部就把支票交给卖方银行，把收到的款项入账。

（2）EDI的采购过程

图3－15所示是EDI采购过程中的信息流。其中EDI网络的数据交换过程替代了上例的邮递过程，运行EDI软件的计算机替代了买方和卖方之间的纸面形式的信息交换。

图3－15 EDI采购过程中的信息流

在EDI方式下，当车间的生产经理要更换金属切割机床时，要进行下面的流程：

·生产经理向采购部发一条电子信息，指出切割金属所要求的机床。

·采购部通过电话、电子邮件或网站同卖方接洽，磋商价格和发货条款。采购部选定卖方后，就向卖方的销售部发出一条信息。

·买方的EDI翻译程序将这条信息转换成标准格式的订购单报文，然后通过EDI发给卖方。

·采购部要向收货部发一条电子信息，以便收货部安排收货事宜。采购部还要向财务部发一条电子信息，告知价格等细节信息。

·卖方的EDI翻译程序将收到的订购单报文转换成自己信息系统的格式。

·翻译后的订购单细节数据进到销售部的销售订单系统里，并自动发到生产部的生产管理系统和财务部的系统里。

·发给生产部的信息详细描述了机床的规格，并正式通知生产部开始生产。

·机床生产好后，生产部通知财务部并把机床交给发货部。

·发货部向财务部发一条电子信息，指出机床已准备好发运了。

·财务部发出信息，由EDI翻译程序转换成标准的发票报文，并通过EDI网络发给买方。

·买方的收货部收到机床前就收到了发票报文，由EDI翻译程序转换成自己的信息系统可识别的格式。于是买方的财务部和收货部就立刻得到了发票数据。

·机床到货时，收货部按照计算机系统中的发票信息来验收机床。如果机床状态良好，符合计算机系统里的规格要求，收货部就向财务部发一条信息，确认机床已经收到并且状态良好，然后把机床交给生产车间。

·买方财务部的系统比较订购单数据、收货数据和卖方发来的发票数据，如果所有细节都相符，财务系统就通知银行把发票所示的金额划拨给卖方。EDI网络可提供此服务。

比较图3－14所示的纸面形式的采购过程和图3－15所示的EDI采购过程，可以看出，各部门之间交换的是同样的信息，但是EDI减少了纸面单证的流动，使公司内部各部门之间以及公司之间的信息交换更为顺畅。图3－15所示的改变采购过程的关键是连接两个公司的EDI网络（而不是邮寄服务），以及将买方与卖方内部使用的数据格式转换成标准的EDI报文集的EDI翻译程序。贸易伙伴可通过多种方式来实现EDI网络和EDI翻译处理，但不论哪种方式都需要连接，而连接方式不外乎有直接连接或者间接连接。

①贸易伙伴间的直接连接

直接连接EDI要求网络上每个企业都运行自己的EDI翻译计算机，如图3－16（a）所示。这些EDI翻译计算机通过调制解调器以及拨号电话线或专线直接相连。如果顾客或供应商的时区不同而且交易量很大或交易时间要求很高，拨号连接的方法就很麻烦。如果企业需要同很多顾客或供应商建立连接，专线连接的方法就非常昂贵。使用不同通信协议的贸易伙伴也很难实现拨号连接和专线连接。

②贸易伙伴间的间接连接

除了与贸易伙伴直接连接外，企业还可以通过增值网（VAN）与贸易伙伴间接连接。VAN提供接收、存储和发送电子信息（包括EDI报文）所需的通信设备、软件和技术。公司要使用VAN服务，需要安装同VAN容的EDI翻译软件。一般来说，VAN会向用户提供这种软件。图3－16所示为直接连接EDI和通过VAN间接连接EDI的区别。

图3－16 直接连接EDI和通过VAN间接连接EDI

要向贸易伙伴发送一个EDI报文，VAN的用户可用专线或电话线连入VAN，然后把EDI格式的信息发给VAN。VAN记录此信息并把信息送到贸易伙伴在VAN上的邮箱里。贸易伙伴可拨号进入VAN并从邮箱中找到这些EDI格式的信息。这种方法之所以称为间接连接EDI，是因为贸易伙伴之间通过VAN连接，而不是把各自的计算机直接连接来传递信息。提供VAN服务的公司有GEIS、GPAS、Harbinger、IBM、IMS、Kleinschmidt和Sterling。使用VAN有以下优点：

·用户只需支持VAN的一种通信协议，不需要支持各贸易伙伴的各种协议。

·VAN在运行记录中记下了信息传输活动，这是关于交易的独立记录，可帮助解决贸易伙伴间的纠纷。

·VAN提供贸易伙伴所用的不同交易报文标准之间的翻译服务（如把ASC X12标准翻译成EDI FACT标准）。

·VAN可自动进行标准检查，确保交易报文符合EDI格式要求。

然而，VAN也有一些缺点。其中一个主要问题是成本太高。大部分VAN要收注册费、月租费和交易费，交易费是按交易量、交易期或两者综合来收取。如果一家企业在VAN上的交易量很小，固定的注册费和月租费对它就太高了。例如，实施EDI（包括软件、注册费和硬件）的先期成本需要5万多美元。如果企业在VAN上的交易量很大，按交易量收的交易费就非常高。

以前，很多供应商为满足一两个大客户的要求不得不支付高额的EDI费用。这种情况在汽车行业和零售业尤其如此。如果一家企业的众多贸易伙伴都使用各不相同的VAN，对该企业来说，使用VAN就太昂贵了。虽然有些VAN能够提供同别的VAN交换信息的服务，但是费用也非常高，而且不能保证保留用于解决纠纷的审计记录。借助因特网，可以很好地克服传统EDI的一些缺点。