电子数据交换

4.4　电子数据交换

电子数据交换是另一项旨在提高企业与企业之间信息共享效率的技术手段，如今它的应用得到了广泛的普及，尤其是在电子商务、供应链管理等领域。

电子数据交换(EDI)是指企业之间以计算机对计算机的方式传递某种标准形式的商业文档(如购买订单)的技术。交换信息的两个企业通常称为交易伙伴。如果企业是以特定标准形式来交换数据，则称企业是EDI兼容。所交换的业务信息通常是交易数据，如发票、订购单、报价请求、发货单和收货通知等。这5种单证的数据占美国所有交易伙伴信息交换量的75%。EDI的概念在20年前就已经存在，但直至今天，它仍然是许多企业间交易的重要方式。与传统的纸质文件、电话、传真以及Email传送相比，EDI减少了传递成本、间隔时间和内在的错误。

值得注意的是，典型的EDI必须满足以下三个基本条件:

(1)传递方式是计算机与计算机之间的信息交换。信息必须从一个公司的计算机系统通过某种通信网络传输到另一个公司的计算机系统中。其中，通信网络可以采用专用网、增值网或是因特网，传统EDI的通信网络是专用网。

(2)传递的内容是标准的商业文档。EDI的数据交换文件只能是标准商业形式的文档，如:订货单、发票、确认函等，而不能传送自由形态的商业通信，如:商业信函。

(3)传递内容遵循标准格式。传输的商业文档是格式化的，符合国际标准，这是计算机能够自动处理商业文档的基本前提，这也是EDI和E-mail，Fax等的主要区别。贸易伙伴任一方公司的计算机系统都能够解释相互传送的信息，并对该信息作进一步处理，而不需要人为的干预。即需采用国际国内EDI标准和EDI译码机，以保证相同的数据格式能够得到广泛的应用。

EDI的流程与价值

在EDI中计算机与计算机直接对话，信息首先经过翻译器翻译成标准编码，然后在专用网、增值网或(安全的)互联网上传递。接收时信息会经由翻译器自动转换为商业语言。图4-7表示了EDI的流程。

图4-7　EDI的流程

从EDI的流程可以看出，第一，虽然无论是EDI方式还是非EDI方式，交易双方交换的是同样的信息，但是EDI减少了纸面单证的流动，使公司内部各部门之间以及公司之间的信息交换更为顺畅。第二，在EDI模式下，数据只有一个入口且计算机自动查错，因此它可以将数据输入错误减至最少，可以保证信息的正确性。第三，由于建立EDI需要较高的成本，一旦建立EDI与某个合作伙伴相连，不会轻易更换合作伙伴，因此EDI有助于培养合作关系和战略伙伴。其他作用还有:缩短循环时间，改善库存管理，增加生产率，提高客户服务水平，将纸张的使用量和库存减到最少，并且能够加快现金流转。

EDI广泛应用于大公司及其全球性网络，改变了许多行业和大公司的业务范围。如通用电气公司的电子信息系统有10万多个合作用户。家得宝、玩具反斗城和沃尔玛等著名的零售商，一旦离开EDI就无法运作。EDI是构成这些企业商务战略的必要元素。成千上万的全球性制造商，包括宝洁、李维斯、丰田和联合利华都利用EDI实施了快速回应零售、准时制造等策略，极大地改善了客户关系。EDI在这些大公司的率先应用都取得了巨大的成功。

EDI中改变交易过程的关键是连接两个公司的EDI网络，以及将买方与卖方内部使用的数据格式转换成标准的EDI报文集的EDI翻译器。下面分别介绍EDI标准、翻译器和EDI网络这三个关键部分。

数据格式化标准

由于EDI是世界范围内计算机与计算机间进行的通信，所以EDI的核心本质是被处理业务数据格式的国际统一标准。以商业贸易领域的EDI为例，EDI传递的都是电子单证，为使不同商业用户的计算机能识别和处理这些电子单证，必须制定一种各贸易伙伴都能理解和使用的协议标准。因此，标准化已经成为实现EDI系统的一个非常关键环节。

通俗地说，EDI标准就是国际社会共同制定的一种用户在电子邮件中书写商务报文的规范和国际标准。制定这个标准的主要目的是消除各国语言、商务规定以及表达与理解上的歧义性，为国际贸易事务操作中的各种单证数据交换搭起一座电子通信的桥梁。

在美国和加拿大，EDI数据格式化遵循ANSI X.12标准;联合国推出的国际标准是EDIFACT。在EDIFACT中，将每次要传递的数据由粗到细分成五个层次，它们分别是:交换(Interchange)、功能组(Function Group)、报文(Message)、段(Segment)和数据元(Data Element)。

翻译器

EDI翻译器负责把数据转化成标准格式后传递，再将标准格式转换成原始数据。在实际应用中，EDI翻译软件(translator)是将不存在任何格式的数据平面文件(flat file)，转换后填入EDI信息的相应字段中。因此，用户的应用系统从数据库中取出数据时，需要有一个映像程序作为用户数据库与翻译软件包的接口。其作用是将用户的格式数据文件翻译成不在任何格式的数据文件。

用户应用系统从数据库取得数据，通过映像程序把数据转换成不具格式的平面文件(flat file)，以便使翻译器能识别。EDI翻译软件按照EDI标准将平面文件翻译成EDI文件。负责传送信息的软件将已转换成标准格式的EDI信息，经由传送网络传送至VAN网络中心。贸易伙伴通过网络连接到VAN网络中心取得数据，也可通过网络自动通知贸易伙伴。

贸易伙伴将取回具有EDI标准格式的数据，经过EDI翻译器转换成平面文件，然后经过映像程序转换成用户格式数据并存入相应的用户数据库，并到达接收EDI用户的应用系统中做进一步处理。EDI翻译软件通常由EDI的服务提供者所提供，而映像程序则因用户应用系统不同，一般由用户自行开发，只要遵循EDI标准即可。具体的通信流程如图4-8所示。

图4-8　完整的EDI通信流程

EDI网络

贸易伙伴可通过多种方式来实现EDI网络和EDI翻译处理，但不论哪种方式都不外乎是直接连接或者间接连接。

第一种方法称为直接连接EDI，它要求网络上每家企业都运行自己的EDI翻译计算机，如图4-9所示。这些EDI翻译计算机通过调制解调器以及拨号电话线或专线直接相连。如果顾客或供应商的时区不同，且交易量大或对交易时间要求很高，拨号连接的方法就很麻烦。如果企业需要和很多顾客或供应商建立连接，专线连接的方法就非常昂贵。使用不同通信协议的贸易伙伴也很难实现拨号连接和专线连接。

除了与贸易伙伴直接连接外，企业还可以通过增值网(VAN)与贸易伙伴间接连接。增值网提供接收、存储和发送电子信息(包括EDI报文)所需的通信设备、软件和技术。公司要使用VAN服务，需要安装同VAN兼容的EDI翻译软件。一般来说，VAN会向用户提供这种软件。

要向贸易伙伴发送一个EDI报文，VAN的用户可用专线或电话线连入VAN，然后把EDI格式的信息发给VAN。VAN记录此信息并把信息送到贸易伙伴在VAN上的邮箱里。贸易伙伴可拨号进入VAN并从邮箱中找到这些EDI格式的信息。这种方法之所以称为间接连接EDI，是因为贸易伙伴之间传递信息是通过VAN而不是把各自的计算机直接连接起来。图4-9和图4-10展示了直接连接EDI和通过VAN间接连接EDI之间的区别。

图4-9　直接连接的EDI

传统电子数据交换的局限及其发展

虽然传统的EDI对行业领先者产生了巨大的影响，但是传统EDI的用户集合只占了潜在EDI使用者的一小部分。例如，在美国每天有几百万家公司参与贸易，但是只有10万家公司采用传统EDI，而且绝大多数公司也只有少数几个合作者使用EDI。这使得实际上很少有公司从EDI中受益。

图4-10　间接连接的EDI

有很多其他因素也抑制了传统EDI的广泛使用。首先，它的成本太高，需要大量的初始投资，随后的运作成本也很高(因为要用成本高的专用增值网)。其次，对一些公司来说，传统EDI不够灵活，添加商务伙伴等这样的改动很难快速完成，需要很长的前期准备时间。最后，有时为了适应EDI的需求，还需要重新构造商业流程。此外，还存在着多重EDI标准，一家公司必须用好几个标准支持不同商务伙伴的交流。

因此，人们需要一个更好的基础设施——基于互联网的EDI就是一种选择。EDI为什么基于互联网呢?在EDI的网络基础设施方面，由于互联网的普及性与经济性，互联网成了替代昂贵的增值网的当仁不让的首选方式。并且，互联网可以提供更多的应用与服务，更加有效地支持企业对企业的电子商务(B2B)。

今天，已经有多种基于互联网的EDI，其中基于Web的EDI是应用最广的一种。其基本架构如图4-11所示。基于Web的EDI允许中小企业只需通过标准化的浏览器软件去执行EDI交换，这里的Web是EDI消息的接口。基于Web的EDI的优势就在于低成本和可以在世界任何地方使用而无需专门的IT人员安装任何软件。Web-EDI是在原来EDI的基础进行改造而来，因此企业应用这种方式只需对现行系统做很小的改动，就可以方便快速地扩展成为EDI系统应用。

图4-11　基于万维网的电子数据交换

虽然许多过去使用传统EDI的公司在使用了基于互联网的EDI之后都能从中获益。但是由于在传统EDI上投入了大量成本，很多大企业在今天并没有完全抛弃传统EDI服务。