办公室管理的意义、重要内容等的介绍

（一）办公室管理

1.办公室管理的意义

办公室管理有利于提高工作效率和质量，有助于确立单位良好的社会形象，有利于改善或克服“办公室综合征”。

2.办公室管理的重要内容

办公室管理主要包括:办公环境的布局与布置、各种办公环境因素的控制、办公设备的管理三方面的内容。

从工作需要出发，办公室的布局应该考虑以下三个相对独立的工作单元，即领导的工作单元、秘书的办公单元和接待、开会的场所。

3.办公室布局

办公室一般有两种类型，一种是分室型，即秘书和领导各自有单独的办公空间，且彼此相邻。另一种为同室型，又叫开放型或大办公室型，即秘书和领导在同一间办公室工作。这两种办公室的布局各有利弊，布局要求当然也不一样。

分室型的优势在于:一是领导和秘书都有单独的办公空间，彼此之间可以互不干扰，有利于工作效率的提高，尤其有利于领导静心思考重大问题。二是便于建立秘书的挡驾制度，防止领导把时间浪费在不必要的人事接待上。三是有利于领导开展某些机要性的活动。如个别的谈话或汇报、上层的核心会议等。四是有利于做好保密工作。领导办公桌上的文件、资料有不少是单位的机密，如果放在人多事杂的同室型的办公室，极易泄密。一般领导的单独办公室都有“非请莫入”的规矩，这等于设置了一道保密屏障。

分室型的不足之处在于工作流程上会有倒退、交叉、徒劳往返，而且不利于办公设备的共享。尤其是要避免秘书和领导的办公室分得太开，这样工作起来会非常不方便，一般一墙之隔最相宜（如图1、图2）。

图1　领导在内室，秘书在外室套间办公

图2　秘书在走廊办公，正、副领导分列各室

同室型的优势在于:第一，空气流畅，空间相对宽敞，采光好；第二，便于员工工作中相互配合，能有效地提高工作效率；第三，使用的文件柜和办公设备既相对独立，又便于联系，还节省空间；第四，便于领导或主管监督下属的工作；第五，如果工作流程设计合理，能避免不必要的倒退、交叉和徒劳往返。当然其不利之处也很突出，就是不利于建立秘书的挡驾制度，不利于领导开展某些机要性的活动，也不利于某些文件、资料的保密工作（如图3、图4）。

图3　秘书办公桌在门侧，领导靠里

图4　为大办公室型，秘书、领导和各员工都在同一室内，秘书在门侧，便于和领导、员工联系，领导在图最里面

至于办公室到底是选择分室型还是同室型，则取决于单位的实际情况和需要。一般政府机关和大型企事业单位采用的是分室型，而小型企事业单位则多采用同室型。

如果想对现有的办公室布局提出改进建议的话，我们应该事先考虑两方面的问题:一是在不同的办公室布局中，员工（包括秘书）的工作效率是否会提高？二是如果你提出改进建议，是否会影响其他同事的工作效率？

4.接待室、会议室的布局

设立专门的接待室是很有必要的。一是出于礼貌的考虑。办公室的条件相对简陋，不能给客人一个较为舒适悦目的环境，而且办公室里的人忙这忙那也使客人在旁感到尴尬。二是办公室事务较多，电话打进打出，人员进进出出，声音嘈杂干扰较多，在这种环境和气氛下主客之间难以进行从容的交谈。三是从保密角度看，在办公室接待客人也总是不妥的。桌子上、桌玻璃下有关单位内部情况的资料随处可见，电话交谈时客人在旁也听得清清楚楚。

因此，一般单位都应设置专门的接待室（会议室），大中型的单位最好有两间规模不等的接待室（会议室），一间专门接待四五个客人，房间面积小一点。另一间可接待十来个客人，房间面积大一点。接待室应与办公室分离，但不能距离太远，最好是毗邻。

5.办公室的布置

办公室和接待室（会议室）的布置，要遵守的原则就是实用、简洁和美化，最好能体现单位文化（尤其是企业文化）的基调。最忌的是粗、俗、奢。

一般来讲，同室型的办公室或大办公室应体现简洁、明快的本色。其办公室的主要摆设是办公桌、椅、书架、档案柜。这些办公设备的选择应以高雅大方、方便实用为原则。办公桌的大小及文件柜、各种设备多少，应视办公室空间而定，办公用具所占空间以不超过10%为宜，应尽量利用立体空间，用组合柜等放置必备的物品，书架、柜子的高度应尽可能地一致，且依墙排列，这样可使视觉空间增大。办公椅以半圆形椅、钩形回转椅为宜，以方便前后转动，操纵机器、电脑等。桌椅一般宜取朝门的同一方向排列，这样可给人线条流畅、整齐划一、井然有序的感觉。

在现代办公室中，电话、传真机、计算机、电脑、复印机等自动化办公设备是必不可少的。在大办公室或同室型的办公室中，秘书很可能要同其他雇员共用这些设施，那么这些设施的布置必须注意一个原则，即在他人使用这些设施时不干扰秘书的工作。办公用品的格调应大致统一，并与办公室格局、色调相协调。还要能反映出企业的性质，体现企业文化的精神。

秘书的办公台不可正对大门，也不要背对大门，一般背靠要坚实，前方要开阔。

在分室型的办公室中，秘书应以尽可能舒适和高效率的方式来布置自己的工作空间。直接工作空间可能包括书桌、椅子、档案柜、书架、所信奉的格言和活动桌子。布置这些物品时，先拟定一个布局计划，尽量考虑自己的工作习惯和秘书、同事的走动方便。同时不要忽视了照明应该尽量减少对电脑屏幕的眩照。办公桌上最常用的办公用品和设施，如电话、便笺、文具盒、订书机等，放在你坐着工作时很容易拿到的地方，常用的参考书也应该放在离办公桌不远的地方；文件箱也应该置放在离书桌不远的地方；多层文件盒用以储存各种操作过程中的文件夹，以便需要时迅速找到。

领导单独的办公室可布置得稍微独特些，以显示领导个人的地位和气质。领导办公室的桌、椅、电脑、传真等可适当精致些，文件柜、资料柜和书架同样要显得大气、高雅。另外，可考虑在领导办公室放置些精巧的沙发、茶几，以供私密性的会谈之用。领导的办公室还可用盆栽花草和挂壁书画进行点缀。

6.接待室的布置

接待室的布置则应体现接待客人的特点，在气氛上应给人以舒适、清雅的感觉。一般接待室中有沙发、茶几、会议桌、衣帽架，有的还在其中存放展示本单位产品或宣传资料的陈列柜，但不宜占用太大的空间。接待室中供客人使用的电话机、饮具、烟具、记录纸、笔等小物品不要忽略。盆栽花草和书画同样能给接待室增添不少生气和雅趣。

7.办公环境的美化

办公环境的美化，除了办公环境的布局与布置之外，还有两个不可缺少的因素，那就是色彩和绿化。色彩也是环境布置的一个重要内容，除了要考虑四周墙壁的主色调外，还要兼顾到地面，桌面、窗帘屏风等颜色的协调。适合办公环境的主色调一般偏冷、偏浅，辅之以其他物件的暖色、深色，则往往能获得较佳的效果。

适度的办公室绿化能提高室内空气环境质量30%，降低噪音和空气污染物15%，通过改善办公环境可以把职员病假缺勤率从15%降低到5%。绿化是办公室不可缺少的重要装饰和空气清新剂。

办公环境的布置不是领导或秘书的个人所好或心血来潮。办公室美化要与整个单位的性质或企业文化相适应。比如，政府机关的办公室以庄重、简洁为好，不宜多加装饰；商业企业办公室则可以华丽一些，以显示自己的财源丰盛；工业企业则应显示自己的技术先进、产品精良和实力雄厚。但不管何种机关和企事业单位的办公室，都应避免奢侈和俗气。

8.办公室各种环境因素的控制

（1）整洁:一要保持物体表面的清洁，二是要保持物体的有序性。如何做到办公环境的整齐有序呢？把废弃不用的办公用品彻底清除出办公室。报纸、文件、资料、书籍、杂志要有序排放。各种小件办公用品应按功能分类，同类物品相对集中，固定在某一位置上。办公桌上不宜放置相片架和其他小玩意，要尽量显得简洁。办公桌的玻璃板下放置的内容也不容忽视。

（2）安静:办公室噪音的来源主要有两个:一个是室外噪音；一个是室内噪音。防止和减少室外噪音的主要措施是:选址恰当；办公室的外装饰材料要有隔音功能。控制室内噪音的主要措施有:自觉减少人为噪音；减低设备的噪音。

（3）适宜的光线:光线不足或光线过分强烈都会使人的视力受损，并影响工作效率。据资料介绍，普通办公室的照明标准为100烛光，较费眼力的如会计、计算机操作等为150烛光，设计、拟稿等工作为200烛光。白天办公当然最好是自然采光，但以太阳光不直接照射办公桌面为宜，以免影响视力。

（4）清新的空气:春秋两季应经常开窗，保持空气流通。夏冬季节如用空调器，则应注意每天上班前、中午用餐时、下午下班时，至少三次打开门窗换取新鲜空气。办公室内放置绿色植物或盆景，固然既赏心悦目又利于空气调节，但不要忘记植物在没有光照时照样是吸入氧气，吐出二氧化碳的。所以，最好晚上下班时将盆景搬出办公室，早上再搬进来，或者一早就通风5～10分钟，让隔夜植物呼吸的浑浊空气排除出去。办公室应该禁止吸烟。

（5）舒适的温湿度:最适宜的办公室温度应是18℃～25℃。适宜的室内湿度应保持在40%～60%之间。

（6）安全:办公环境的安全包括人员的安全、财产的安全、避免火灾三方面内容。

9.办公设备和用品的管理

秘书对办公设备和用品的管理，就是要对办公设备和用品进行合理使用、维护和保养，既能消除各种人为事故，减少设备的磨损程度，延长其使用寿命，又能使设备始终保持良好的技术状态，提高各种办公设备和用品的利用率，扩展它们的应用范围和功能。

（1）办公室文具:包括有信头的文稿纸、信封、铅笔、圆珠笔、墨水、卡片、标签、卷宗等。

（2）打字机:它是办公室中用得最广泛的机器之一，有许多种式样和型号。从手动的、电动的到电子的，有的带记忆功能，有的可进行文章编辑。打字机的使用大大提高了书写的工作效率，是秘书工作的主要帮手。

（3）口授录音设备:指各种记录讲话的录音机器。它可以记录下任何信息，并且通过秘书回放录音，在打字机上将口授内容复制出来。使用录音机器可以节省口授人、秘书的时间，而且通过录音打字或记录整理，避免了速记工作，既省事又省力。

（4）文字处理机:文字处理机是使用显示屏的系统，也就是说，操作者的字键动作都显示在屏上。文字处理机可以在显示屏上编辑文章，可以插入新内容，也可以删去不需要的文字内容；可使几个文件合在一起或一个邮寄名单与一个发件通知配在一起等等。文字内容可以存储在计算机硬盘、软盘、磁带或磁片上供以后修改或印刷。文字处理机通常能满足下列需要:一是自动打印配有邮寄名单的标准格式的信函，自动为从邮寄名单中选出的收件人姓名和地址提供表层打印件。二是能对材料中的部分内容进行增改，从而可以用于随时更新价目表、电话号码簿、邮寄通讯录、零件目录。三是打报告、会议记录和文章的草稿。一旦草稿打出后，打字者不必重新打排或校正全文就可以修改草稿，而机器则可以自动进行重新排页。

（5）订书机:它是一种小机器，用来将文件订上；电动订书机速度更快一些，因为文件一放入，钉子就会自动订好。有一种长柄订书机，长约1英尺，用来订杂志、手册等折叠式文件的中间部分。实验证明，用大头针或曲别针装订文件需7秒钟，而用订书机只需3秒钟。

（6）信封启口机:信封启口机有两种:一种靠压杆操纵，像台切纸机似的；另一种是自动启信机，用手或电力操纵。自动启信机使用方法是，将信封放入机内，由传送带一一送到切割部位，信封的上沿切掉后，自动退出机器，掉到接收箱内。

（7）信封封口机:信封封口机可湿润信封口上的胶水，封好信封口，信封可自动送入封口机。使用封口机可将大量信件封口，而且封得很牢。

（8）信件折叠机:如有大量信函、发票、宣传品、价目表等待发邮件需要及时折叠，可使用信件折叠机。信件折叠机通常是自动的，可自动将信件送入、折叠好，并堆放整齐。只需调整标尺上的一个旋钮，就可改变折叠的部位，将信件单折或双折。折好的信件会自动弹出，经过传动系统，按严格的顺序堆积好。该机还可以在需要撕掉一部分的函件上打出一条可撕的孔来。还可以用轮式切刀切掉信件的多余部分。

（9）速印机:这是一种轻便、灵活、快速的印刷工具。全部用金属材料制成。分手摇（半自动化速印机）、电动（全自动化速印机）两种。手摇机依靠手摇自动进纸、加墨、印刷，每分钟约印50张。电动机接通电源就能自动进纸、印刷、加墨、计数，速度高出手摇机一倍。

（10）微型胶印机:微型胶印机是适于各种类型办公室使用的一种小型胶版印刷设备。其印版不直接与纸张接触，而是先将油墨从印版移印到有弹性的胶布面，再从胶布面转印到纸上。微型胶印机主要有供墨、印刷、输纸三个部分装置组成。使用胶印机时一定要注意安装安全和操作安全，严格按照有关规定安装和操作。

（11）复印机:复印机使用方便，所复印的资料能高质量还原，因此是办公室不可缺少的设备。办公室通常使用的是静电复印机。它由四种技术组成，即机械技术、电子技术、电摄影技术以及光学技术。其工作原理具体可分为充电、曝光、显影、静电转印、定影和清洁六个步骤。使用者还可根据需要选择复印的份数、放大、缩小的比例。复印机和其他照相设备相比具有速度快、污染小、功能多、适应性强、复印品耐久性好、可制作二底图和胶印版、成本低、操作简单等优点。但不足之处是:机器结构复杂，维修技术难掌握；复印品层次不好，反差较小；机器体积大，长时间操作，对人体有一定的伤害。

（12）电话机:电话是一种利用电流传播声音的设备。由于它使用简便，并能有效地传递话音信息，所以自发明以来得到了迅速的普及和发展。在现代化办公室中，电话是最有效、最方便和最常用的办公设备之一。

（13）电传机:电传给用户提供书面的快速通讯手段，既有电话的速度，又有书面文字的权威性。配备电传设备的用户收发双方都可得到一份打印的电文副本。它对许多商业业务来说是理想的。它使外语更容易地翻译成书面语言。下班后，电传机还能接收信息。它能传递电子计算机的数据。

（14）传真机:传真机是专为和自动文本处理机一起使用而设计的国际电子通讯网络，因而无需把数字信号转换为穿孔带的形式。传真机比电传机快五十多倍。通常被称作“传真”的传真电报设备，使用电话传输，在若干秒钟之内，将任何形式的印刷、打印或手抄材料、绘图、图表和照片完全准确地传送到任何距离，既有电话的速度，又具有办公室内复印机的复印功能。传真电报与电传相比，一个主要好处是，输入端的材料无须打印，而且复杂和详尽的订货单可以完全准确地发送出去。

（15）电子计算机:俗称“电脑”，不需要人的介入，电子计算机就能够高速度地按照计算程序进行运算，它有处理复杂信息的能力。在装备有电子计算机的办公室里，工作人员在他们的办公桌上装有视频终端显示器，与计算机和办公室内外的其他终端显示器相连接。信息可以从一个终端显示器传到另一个终端显示器，存贮在记忆库里，通过它们的终端机也可以将某一信息从记忆库中提取出来。

（16）打印机:打印机是微机的外部设备中的输出设备之一，也是现代办公室的必备设施。打印机的种类主要有三种:点阵打印机、喷墨打印机和激光打印机。使用时，在硬件上要与主机相连并接通电源，在软件上要安装相应打印机的打印驱动程序，以便在操作中能够正确打印。点阵打印机性能价格比较高，大多数可以打印汉字。其工作原理是通过打印头上的24根针来形成和打印字符、图形。点阵打印机能进行连页打印，适合于打印大型表格等。但它也有明显的不足:分辨率不高，打印速度较慢，且打印的时候有噪音。喷墨打印机使用喷墨来代替针打，是一种非击打式的打印机，体积小、重量轻、噪声小、价格低于点阵打印机，打印分辨率高于点阵打印机，清晰度可与激光打印机相媲美。激光打印机是页式打印机，它有很好的打印质量，实际上是复印机、计算机和激光技术的复合，聚焦了光、电、机等技术，其特点是速度快、分辨率高、噪声小，但价格较高。

10.办公设备的保管和保养要求

办公设备的维护保养工作应实行明确的责任制，即专人负责、专人使用、专人保管。

机器的操作必须严格遵循规定的程序和方法，建立起安全操作规程。

平时注意机器保养和机器保养的环境，发现故障及时检修。

建立办公设备的档案登录制度，保证有关资料的完备。有关设备的重要资料，如使用说明书、维修单、发票等都要妥善保管，以备后用。

秘书要积极配合有关专业技术人员，共同开发现代化办公用品的各种潜能，提高各种办公设备的利用率，扩展它们的应用范围和功能。