浅论高校教学秘书的素质要求和个人发展

浅论高校教学秘书的素质要求和个人发展

应慧珠^[1]

（浙江工商大学工商管理学院）

摘　要：教学秘书在整个教学运行管理中起着举足轻重的作用，其自身素质的高低也直接影响着高校教学改革和教学管理质量的全面提高。本文尝试从高校教学秘书的角色定位和发展现状出发，探讨新时期高校教学秘书的素质要求；进而基于职业生涯理论的基本要求，分析高校教学秘书个人发展的可能途径。

关键词：高校教学秘书；素质要求；职业生涯理论；个人发展

伴随高等教育学籍制度的改革，单一的教学秘书工作已经不能适应高校教学管理的需要，教学秘书队伍不断壮大，教学秘书的工作内容也不断发展。教学管理是学校管理的中心内容，教学秘书作为行政上受所在系（院）领导，业务上由教务处指导的教学管理人员，在整个教学运行管理中起着举足轻重的作用；相应地，教学秘书自身素质的高低也直接影响着高校教学改革和教学管理质量的全面提高。然而，由于历史和观念等原因，高校教学秘书在教学管理中的地位和作用并没有得到足够的重视，性别、年龄、学历结构不合理等问题普遍存在，培养一支高素质的高校教学秘书队伍已经成为当务之急。本文尝试从高校教学秘书的角色定位和发展现状出发，探讨新时期高校教学秘书的素质要求；进而基于职业生涯理论的基本要求，分析高校教学秘书个人发展的可能途径。

一、高校教学秘书队伍现状分析

以我校为例，当前高校教学秘书队伍至少存在如下几个方面的问题。

首先，教学秘书队伍结构有待完善，整体素质有待提高。从学历上看，教学秘书以本科为主，有硕士学历的比例较少，形成高水平、高职称的教学秘书队伍存在一定的困难。同时，还存在部分年龄偏大、学历较低的“老行政”人员。一方面，年轻的教学秘书多为近年留校的学生，有工作热情，但一般不会在岗位上停留太多的时间；另一方面，年龄稍大、长期从事教学秘书工作的“老行政”人员，业务较熟练，但学习进修晋级的机会少，整体上看教学秘书队伍在结构上还存在一些缺陷。

其次，重视程度不够，缺乏针对性的业务培训。目前的教学秘书队伍中有相当一部分人未经过教育学相关专业的学习，也普遍缺少教学经历和教学管理经验；而学校只管“使用”不管“培养”的模式，也客观上阻碍了教学秘书职业生涯的发展，不利于高校教学质量的提高。

最后，教学秘书在日常事务性工作中消耗了大量的精力。伴随高校专业方向的不断拓宽，办学层次的不断增加，教学秘书担任的工作量也不断增加。以我校为例，教学秘书忙于留学生的培养和输送等事务性工作，以及教学管理各个环节的组织、协调、实践、服务等多重任务，使他们在一定程度上疲于应付，无暇顾及教学管理的理论研究和实践创新。

二、高校教学秘书的素质要求

如前文所述，教学秘书既是协助教务处处理教学常规事务的基层管理者，又是向教师授课和学生学习提供支持的服务者，同时也是传递教学管理各个环节信息的联络者，可以说扮演了多重角色。高校的教学管理涉及了教学计划、教学运行、教学质量监控、教学研究等多个方面，包括学科专业设置、教材与实验室建设、学风、师资等构成要素，而教学秘书的工作职责也就相应涉及了教学管理的各个环节，如参与教学计划管理、保障教学运行管理、落实教学质量管理和协助教学改革工作，等等。这些工作职责，也就决定了作为适应当前高校教学管理的教学秘书，其基本素质至少包括如下三个方面。

（一）思想道德素质

思想是行动的先导，作为教学秘书，首先要具备较高的思想政治素养，热爱祖国、热爱人民，具有坚定、正确的政治方向，忠诚党和国家的教育事业，为人师表，用自己的言行来影响和引导学生；进而要拥有高尚的职业道德，教学秘书工作范围广、责任大且多为琐碎的事务性工作，这就要求教学秘书具有强烈的事业心和责任感，有服务大局、乐于奉献的精神，围绕高校各个阶段的工作重心，兢兢业业地、脚踏实地地工作。

（二）业务能力素质

教学秘书的基本职能是协助教学管理，其职责涉及面广、综合性强，这就要求教学秘书不仅要具备足够的教育管理专业知识，还要具备合理的业务能力结构，如敏锐的观察力、良好的记忆力、丰富的想象力和科学的思维力，以往“文案式”的简单重复劳动已经不适应当前高校教学改革的要求了。同时，在数字化、网络化办公的时代背景下，高校教学秘书的工作方式和服务手段也随之发生了根本性转变，也对教学秘书的业务素质提出了新的要求。

（三）良好的心理素质

健全的心理素质对于大部分行业都是必需的，对于教学秘书岗位尤其如此。教学秘书角色复杂，要为领导、教职工、学生提供优质服务，和其荣辱苦乐融为一体，而辅助性、服务性的特点又常常导致教学秘书处于各种矛盾的中心，时常承受着巨大的心理压力。如果没有良好的心理素质，是绝难胜任这一工作的。特别需要能在面对琐碎而紧张的工作时，能主动地进行自我心理调节，不折不扣地完成任务。

三、职业生涯理论下高校教学秘书的个人发展

前面已经提到，如何在高校教学质量提高的背景下，有效地融合教学秘书个人发展和素质提升，可以说是当前迫切需要解决的问题。这方面，职业生涯理论（career theory）为实现个人发展和高校提高教学质量的双赢提供了有益的指导和条件。

（一）职业生涯发展阶段理论

职业生涯是一个人长期的发展过程，在不同的发展阶段，个人有着不同的职业需求和人生追求。职业生涯发展阶段的划分是职业生涯规划研究的一个重要内容。对于具体阶段的划分，不同的专家学者有不同的观点，我们最常见的也是应用得最广泛的，则是萨珀（Super）的生涯发展阶段理论。具体而言，萨珀将人生职业生涯发展划分为成长、探索、建立、维持和衰退共五个阶段。

1．成长阶段（0－14岁）。在这个阶段，孩童开始发展自我概念，学会以各种不同的方式来表达自己的需要，且经过对现实世界不断地尝试，修饰自己的角色。这个阶段发展的任务是发展自我形象，发展对工作世界的正确态度，并了解工作的意义。

2．探索阶段（14－25岁）。探索阶段属于学习打基础的阶段。这个阶段的青少年，通过学校的活动、社团休闲活动、打零工等机会，对自我能力及角色、职业作了一番探索，因此选择职业时有较大弹性。这个阶段发展的任务是：使职业偏好逐渐具体化、特定化并实现职业偏好。

3．建立阶段（25－44岁）。建立阶段属于选择、安置阶段。由于经过上一阶段的尝试，不合适者会谋求变迁或作其他探索，因此该阶段较能确定在整个事业生涯中属于自己的职位，并在31岁至40岁，开始考虑如何保住该职位并固定下来。这个阶段发展的任务是统整、稳固并求上进。

4．维持阶段（45－65岁）。维持阶段属于升迁和专精阶段。个体仍希望继续维持属于他的工作职位，同时会面对新的人员的挑战。这一阶段发展的任务是维持既有成就与地位。

5．衰退阶段（65岁以上）。衰退阶段属于退休阶段。由于生理及心理机能日渐衰退，个体不得不面对现实，从积极参与到隐退。这一阶段往往注重发展新的角色，寻求不同方式以替代和满足需求。

（二）对高校教学秘书个人发展的启示

从前文中对当前我校教学秘书年龄结构的分析可以看出，高校教学秘书的职业生涯发展对应的是萨珀五阶段模型中的创立阶段和维持阶段。下文将尝试对高校教学秘书在职业生涯的创立阶段和维持阶段上的发展和培养策略进行探讨。

1．创立阶段的个人发展。在职业生涯创立阶段的初期，教学秘书基本确定了自己的职业方向，对新工作的期望值较高，也会积极地投入较大的热情，希望得到师生和领导的认可。但在入职初期往往会存在无所适从的现象，因此这个时期进行岗前培训就显得非常必要，特别是对于非教育管理专业背景的教学秘书来说，通过岗前培训，使其了解高校教学秘书的职业特点和职责要求，帮助其迅速进入角色，是非常重要的。另一方面，使用轮岗的方式进行培养，也可以帮助新入职的教学秘书熟悉业务，尽快进入角色，培养其全局意识和责任感。轮岗的方式有益于其建立良好的工作和人际关系，为后续工作的开展提供合作基础。

进入职业生涯创立阶段的中期，教学秘书一般能够初步适应高校管理工作，具备驾驭和掌控各项任务的能力。在这一时期教学秘书存在的突出问题往往表现在工作的方式方法上，因此对其培养应当更着重采用经验交流、参观考察等方式，以更新教学秘书的管理知识和管理理念，提高其教学管理工作的效率。

在创立阶段的后期，教学秘书已积累相当的教学管理工作经验。这一时期的教学秘书培养，则应考虑从研究能力的提升着手，解决其教学管理研究能力相对薄弱的问题，通过教学管理研究，使其在工作中积累的实践经验上升为理论，在提高教学管理水平的同时促使其研究能力的提升。

2．维持阶段的培养策略。对于处在职业生涯维持阶段的教学秘书群体，他们在教学秘书岗位上已经积累了丰富的管理经验，具备较强的工作能力和技巧，但也往往容易出现阶段性目标完成之后的停滞和懈怠现象。从高校管理的角度看，为稳定这些教学管理队伍的中坚力量，这个时期的培养策略应以激励和条件创造为主，鼓励教学秘书向更高的职称努力，可以考虑通过脱产进修、岗位升迁等方式，激励他们在研究能力和工作成绩上向更高的层次迈进。

参考文献

［1］梁扬眉．论教务秘书在高校教学管理的重要性［J］．南方论刊，2009（7）．

［2］戴红梅．高校教学秘书的自身素质塑造及培养［J］．牡丹江教育学院学报，2005（4）．

［3］卢耀阳．广西高校教学秘书组织承诺与自尊调查研究［D］．广西师范大学硕士学位论文，2007．

［4］吴巧沁．职业生涯理论视角下的高校教学秘书培养［J］．新西部，2008（4）．

［5］吴敏．浅谈高校教学秘书应具备的基本素质和能力［J］．教育研究，2009（8）．

［6］陈璧辉．职业生涯理论述评［J］．2003（2）．

【注释】

[1]应慧珠，助教，教学秘书，研究方向为教学管理。