提高秘书人员素质的途径

第五节　提高秘书人员素质的途径

案例导入

案例1

关于大贺典雄

从1997年开始，日本索尼公司决定将每年的公司董事会定在日本以外的国家召开。1999年的董事会，为纪念索尼公司在中国设立办事处20周年而定在中国召开。令中国人耳目一新的是：载着十位索尼最高决策机构首脑的专机是董事长大贺典雄先生亲自驾驶的。索尼公司的董事长是学飞行专业的吗？不是。索尼公司是日本乃至世界上著名的电器公司。大贺先生是学电子专业的？也不是。原来，大贺典雄是学声乐的。

你读过有关介绍索尼公司的文章或书籍吗？如果说是大贺典雄所学的专业对索尼的事业有巨大贡献，你能理解吗？1999年故去的索尼创始人之一胜田昭夫，著有一本《日本·索尼·AKM》。书中谈到大贺典雄加盟索尼的过程相当耐人寻味。20世纪50年代初，大贺典雄还是东京艺术大学声乐系的一个刚满20岁的学生。索尼当时也不过是试制成功第一批磁带录音机的小公司。大贺典雄作为用户对公司产品的尖锐批评，竟使胜田昭夫大为赏识。大贺典雄说：“芭蕾舞女演员为了完成造型技巧，需要镜子；歌手也一样，需要一面用耳朵来听的镜子。”胜田昭夫作为索尼公司的领导，敏锐地感到大贺典雄批评的中肯、有见解。录音机产品就是要个敏锐的耳朵来监督它的高保真。为此，索尼公司与大贺典雄保持了长达十几年的公司与客户的亲密关系。每逢索尼公司有新产品问世，就首先送给大贺典雄试听，请他提出意见。大贺典雄到德国学习声乐，索尼公司请他将德国电子业的发展状况写信告诉胜田昭夫。1959年，胜田昭夫在发展欧洲业务的时候，特别邀请大贺典雄一同前往，然后开始了“蓄谋已久”的说服动员工作。胜田昭夫的真诚终于使有“耳朵镜子”的大贺典雄加盟索尼。1964年，年仅34岁的大贺典雄成了索尼公司的董事。

能从“耳朵镜子”的理论中认识鉴别音响的意义，能从激烈的抨击中感悟人才的难得，能在漫长的过程中达成既定的引进人才目标，这是索尼不可忽视的优化领导组织，提高管理水平的途径。

案例思考

怎样理解上面的案例？

案例2

会日语的刘秘书

长江沿岸的一家外贸公司过去大多是欧美客户，近来与日商业务逐年增多。最近，该公司准备向日方出口大宗商品。双方商定由日方派船来港口装货，洽谈中，日方需要知道港口水位深浅的准确数字，才能具体处理航运中的技术问题，否则，这笔买卖难以成交。

该公司张经理对这个问题不是很清楚，回答得含含糊糊，致使谈判搁浅。公司刘秘书近年来利用业余时间自学了一口流利的日语，派上了用场。他具体而详尽地向日商介绍了长江从吴淞口到本港各段位在不同季节的水位深浅情况，以及分别能承载的船舶吨位。日商感到特别满意，当场就签了购货协议。

案例思考

分析刘秘书是怎样发挥作用的？

知识指要

提高秘书素质的途径有两条：一是组织途径；二是个人途径。

一、组织途径

提高秘书的素质意义重大，所以不能将其视为个人行为，而应纳入组织管理范畴。采取放任的态度，不可能提高秘书队伍的整体素质。从组织管理上说，应提供以下主要组织途径。

（一）优化组织氛围

实践证明，人才成长与环境密切相关。组织环境恶劣会压抑人才，甚至摧残人才。只有竞争与合作并重的组织氛围，才有利于各类人才的成长。因为竞争意味着优胜劣汰，这也是工作的动力。然而，组织的本质是人的合作系统，如果只讲竞争，不讲合作，竞争就会变成内耗式的争斗。因此，组织不仅应形成竞争机制，还要形成合作机制。

（二）提供成长机会

首先，组织要重视对秘书的岗前培训、在岗培训和资格培训工作，为秘书提高素质奠定理论基础。其次，组织要为秘书提供轮岗机会，以扩大视野，丰富经验。再次，组织是提供“加担子”的机会，其中包括临时“压担子”和提供合理晋升的机会。

（三）加强领导工作

帮助秘书提高素质，也是领导者的责任。因此，领导者要加强对秘书工作的指导，要做好秘书的思想工作，注意对秘书进行具体的业务指导；同时要注意发扬民主，重视吸收、转化秘书工作的成果，以成为促进秘书不断努力提高素质的动力效应。

二、个人途径

组织培养只是秘书成才的外部条件，秘书的主观努力才是提高自身素质的关键。因此，秘书必须注重自我培养，以不断完善自我，超越自我。

（一）勤于学习，完善知识结构

知识是发展智力和能力的基础与工具。用培根的话来说，“知识就是力量”。在面临知识经济挑战的当代，终身教育势在必行。因此，秘书人员必须从工作需要出发，勤奋学习，加紧“充电”。学习的内容，既包括理论知识，也包括其他秘书的工作经验。学习的形式，既可以接受学历教育或在职培训，也可以是自学。秘书人员要有强烈的求知欲望、浓厚的学习兴趣和良好的学习习惯，同时也要制订周密的学习计划，不断改进学习方法。

（二）长于思考，强化认识能力

秘书能力素质的核心是认识能力，能说会写实际是以会想为前提的。而在秘书的认识能力中，思维能力比感知能力更为重要。大量事实证明，一般人思维有效性的决定因素，常常不是在智商上的差别，而是思维方法的正确与否。因此，秘书提高认识能力的重点应当是对思维方法的学习与训练，使之内化为自己的思维能力。有关的思维方法主要有正向思维与逆向思维、发散思维与聚敛思维、求同思维与求异思维、纵向思维与横向思维、静态思维与动态思维等。总之，关键是要打破思维定式，使思维方法灵活多样。因此，不仅要勤学，更要苦练，养成做“脑操”的习惯。

（三）善于修养，优化心理素质

在我国，秘书的工作繁重，特别是要谨慎处理各种复杂的人际关系，忍受许多无形的压力，若不注意调整心态，就会导致心理失调和心理疾病。有的人说秘书人员是政治上的红人、工作上的忙人、生活上的穷人、身体上的病人是有一定道理的。因此，秘书必须不断地优化心理素质，尤其是要注意心理健康，重点克服焦虑、厌烦、自卑、嫉妒等心理障碍。

（四）勇于实践，不断总结提高

实践是提高素质的最重要的途径。因为各种素质只有在实践中才能体现出来，并不断提高，学而不思则罔，思而不学则殆。实际上，思而不干、学而不练也不行。毛泽东说得好：“读书是学习，使用也是学习，而且是更重要的学习。”但是，对于提高素质来说，“只干不想”的实践只会事倍功半，简单重复的实践也不会有好结果。因此，秘书只有勇于实践，并善于总结经验教训，才能不断提高自身的素质。

研讨与实践

一、思考题

1．选择题。

（1）秘书的意志修养，主要体现在培养秘书的（　　）。

A．自觉性　　B．果断性　　C．坚韧性　　D．自控性

（2）秘书专业知识的核心部分是（　　）。

A．秘书写作知识　　　　B．秘书学知识　

C．文书档案知识　　　　D．信访调研知识

（3）秘书的知识结构中，属于较高层次的是（　　）。

A．秘书基础知识　　　　B．秘书专业知识

C．相关辅助知识　　　　D．公文写作知识

（4）秘书最基本的专业特长是（　　）。

A．口头表达能力　　　　B．身体表达能力

C．情感表达能力　　　　D．书面表达能力

2．判断题。

（1）秘书在情感修养方面要做到内向与外向相结合。（　　）

（2）秘书的职业能力与职业修养无关。（　　）

3．讨论题。

（1）为什么要建立合理的秘书知识结构？

（2）秘书工作能力包括哪些内容？怎样培养秘书的工作能力？

二、实训题

（一）能力目标

本次实训训练，训练学生能够了解、熟悉秘书政治修养、人格修养、知识要求和能力要求。

（二）知识目标

1．秘书的政治修养

2．秘书的人格修养

3．秘书的知识要求

4．秘书的能力要求

（三）实训内容

1．任务背景

中国A公司招聘办公室普通文员1名，经理助理1名，行政总监1名。

2．实训工作任务

请为此次招聘拟订考题及考核标准。

（四）实训要求

（1）分小组进行，每小组6～8人。

（2）分角色扮演，每小组轮流。

（五）实训步骤

步骤1：拟订办公室普通文员招聘考题及考核标准。

步骤2：拟订经理助理招聘考题及考核标准。

步骤3：拟订行政总监招聘考题及考核标准。

（六）实训评分标准

秘书修养实训评分标准如表2－1所示。

表2－1　秘书修养实训评分标准

三、案例题

案例1

秘书如何选择

某董事长收到一封有长年生意往来的代理商寄来的无礼信函。于是，董事长把秘书叫来，要她速记回信的大意：“真没想到会收到这么不讲理的信，虽然我们有过长久的生意往来，也只能到此为止了。对此事，我还打算公开。”他要秘书依据上述内容，迅速复函给对方。秘书应采取何种态度呢？这里有四种选择。

（1）回答说：“是，马上办理。”然后，立刻走出办公室，去打字并投邮。

（2）认为这是董事长在盛怒下所作的决定，对公司、董事长本身都没有好处，倒不如把这封信“压下来”，不必去打字，更谈不上投邮。

（3）“董事长，何必为了一时之气，得罪往来已久的代理商呢？请您三思啊！”

（4）当天傍晚或经过一段时间董事长息怒后，将打好的信件送给他过目，并说：“您觉得这样可以寄出去吗？”

案例问题

请问，上述行为哪种较为正确呢？

案例2

会计师事务所的招聘

假如你是一会计师事务所人事部主管的秘书。一天，事务所安排了四位求职者，你分别对他们问了同一个问题：会不会做假账？

回答如下。

第一位（下岗者）：会，但不愿做，故一直求职未成。

第二位（大学生）：不会，但愿意努力学。

第三位（跳槽者）：会，唯命是从。

第四位（待业者）：不会，学起来太难，所以不想学。

案例问题

会计师事务所应该选择哪位应聘者？请说明理由。