秘书职业素质的培养途径

6.3.3　秘书职业素质的培养途径

一、努力提高自身的职业素养

职业素养指个人在思想道德品质和行为举止等方面，经过长期锻炼和培养所达到的一定水平。

(一)加强职业道德和素质修养

秘书人员的职业道德规定秘书人员在秘书职业活动中的行为规范。它是一般社会道德规范在秘书职业中的具体体现，除了具有其他职业道德的基本特征外，还具有自身的特殊性，如从属性、服务性、事务性、繁琐性、艰苦性等特点，这决定了秘书必须具备高尚的人格，恪守职业道德。秘书的素质修养是指其在政治、思想、作风、道德品质、知识、能力、心理诸方面的综合素质。加强企业秘书职业道德和素质修养要求秘书必须深入学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，热爱自身工作，淡泊明志，乐于奉献，甘当无名英雄，同时要谦虚谨慎，文明礼貌，办事公道，热情服务，秘书还应当养成严守机密的习惯，奉公守法，不假借上司名义以权谋私。

(二)塑造良好的个人形象

秘书工作的特殊性往往体现在人们往往以某领导的秘书记住他，却忽略其本人，大多领导对自己的形象十分注重，当然对其秘书也会有一定的要求;另外，秘书往往代表公司接待客人，如同企业的商标，因此，秘书必须注意自己的衣着打扮、言谈举止和精神风貌。

首先，秘书的衣着打扮必须注意分寸，穿着应当保持大众化，与自身性格相称。其次，秘书应当谈吐得体，举止优雅。由于其职业特性，秘书应当注意说话时清晰明快，在交谈中学会倾听，日常行为自然得体，不矫揉造作。再次，秘书要有热情。秘书代表公司，精神的风貌是其外在形象和内在形相统一的客观要求。乐观的态度，向上的动力展现着秘书良好的自我调节能力和感染力。

二、全面提高业务能力

现代经济高速发展对秘书工作提出更高的标准，现代企业要求秘书需是“全才”，必须具有科学的预见和广博的知识，集多能于一身，构建自身的能力结构。由于秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，要想做好本职工作，秘书必须“文武双全”。

首先，表达能力是秘书的“看家本领”。表达能力包括秘书的口头表达能力和书面表达能力两方面。秘书人员虽然没有很多机会去演讲，但却经常沟通说话。领导的讲话精神大都形成在秘书工作中，因此秘书要有好表达力和高质的写作能力。

其次，组织协调能力是秘书辅助领导工作完成不可或缺的。在企业工作中，秘书协调上下内外，为上司的决策提供一个可完成的平台，可行性的预选方案。同时，秘书要把握工作范围不可越权，要巧妙地“有所为有所不为”来完成工作。

再次，社交活动能力是秘书处理企业与客户关系，个人与他人关系时的能力。秘书人员必须具有一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。

由秘书工作的特点和作用以及多样性，秘书还必须加强以下能力:听知能力、阅读概括能力、观察分析能力、应变能力、使用先进办公器械的能力、预测能力、记忆力、执行力等等。

三、培养新型的工作技能

随着现代企业制度的建立，为适应市场经济发展的需要，企业秘书工作必须向改革型、经济型、外向型转变，因此，现代企业秘书必须具备以下新型的工作技能。

(一)较强的调查研究能力和创新能力

在市场经济条件下，企业秘书人员应该围绕“企业—市场”这个轴心自觉而广泛地开展调研活动。首先，要找准企业与市场的复合点，诸如，对经营管理、企业改革、产品结构、市场营销等环节定期开展调研，为领导正确决策提供必要的依据。其次，要以企业进入市场参与竞争为主攻方向，围绕企业工作中心的重点难点，深入开展调查，协助领导做出正确决策。再次，要想领导之所想，以企业主要领导考虑的问题为课题，使调研真正为领导所需要。另外，作为现代企业秘书，在市场竞争中应该强化创新意识，提高创新能力，力争在工作岗位上有新发明、新发现、新开拓，能够对不同层次、不同行业、不同领域的服务对象，不断提供新创意、新设想。

(二)较强的综合分析协调能力

要提高对客观事物的观察能力和对具体问题的分析能力，就要求现代企业秘书无论是观察问题还是分析问题都必须以系统的观点作指导，从整体性原则出发，将诸多具有内在联系的能够反映整体的各种因素串联起来，从中提炼出可以体现整体精神的精要论点，科学阐述新意义上的整体内涵。综合协调是现代企业秘书的基本职能，较强的协调能力是对企业秘书高效、高速完成任务的要求。这种协调能力表现在:要讲究协调的方式、艺术、效果、效率。不论是对外关系的协调、对上下级工作的协调、对部门之间的协调，还是对上下矛盾的协调，都应建立在平等的基础之上，善于运用简捷的方法，力争短时间内处理好矛盾，以达到事半功倍的效果。要把握好协调的准则，既要坚持始终维护企业利益的原则，又要采取灵活多样的协调手段，为企业发展创造良好的环境。

(三)现代信息的应用能力

随着现代企业办公自动化的发展，以数据库为中心的办公自动化系统的运用引起了办公方式的新变化，使用自动化信息工具是提高信息工作效率的重要途径，除了微机电脑打字机等基本信息工具外，以计算机管理信息系统为基础建立起来的决策支持系统，有效地提高领导的决策能力，辅助领导进行生产经营决策。

(四)敏锐的信息捕捉能力

领导能否对错综复杂、不断变化的客观情况做出反应，并适时决策，很重要的一点是掌握核心信息是否及时，它要求秘书眼观六路、耳听八方、网开四面、身入其境，具有闻信而动、广集博采的信息捕捉能力以及信息灵敏度，使企业领导不仅能迅速准确地判别核心信息的价值，而且能及时高效地处理和反馈核心信息。

随着社会商业化的进程，社会对秘书的需求和要求也在不断的增加和提高，秘书工作已经不仅仅局限于打杂或者是简单的文秘工作，更多时候秘书还包含着会计、财务、翻译、管理等等高难度的工作于一体的辅助协调工作。因此，秘书要不断提高自身能力与素养，不断地学习，汲取不断出现的新知识来为自己工作服务。