基于知识管理的工程设计单位档案管理创新探讨

基于知识管理的工程设计单位档案管理创新探讨

董小玉

（浙江省水利水电勘测设计院）

摘　要:本文从知识管理的概念出发，分析知识管理对传统档案管理的积极影响，总结了在工程设计单位实行知识管理的基本做法及需要解决的问题，提出档案管理唯有抓住知识经济所带来的机遇与挑战，创新机制，转换思路，才能实现档案管理工作的跨越式发展。

关键词:知识管理　知识服务　档案管理　档案开发利用

当今世界最主要的社会经济背景和时代发展潮流之一是知识经济的兴起。知识经济是直接依赖知识和信息的生产、分配和使用的经济，它强调通过对知识应用和创新，充分发挥知识在经济生活和市场活动中的作用，顺应了知识经济“空前关注知识的价值”的要求。而工程设计单位作为国家重点基础建设的参与单位，掌握着大量科研、技术与工程管理的前沿动态，其库藏档案作为一个蕴含着大量信息资源的宝库，如何运用现代信息技术，对大量档案文献资料进行信息整序，加以研究开发，实现信息共享和增值，为企业实施知识管理，提高企业创新能力，就成为知识经济背景下企业管理的一个命题。因此，探讨在知识管理环境下，如何加强工程设计单位档案管理模式转变，创新思维，使凝聚广大科研设计人员智慧结晶的信息成为知识管理所需的“知识宝库”就具有现实意义。

一、知识管理与档案知识管理

知识管理是指应用现代信息技术对知识进行积累、组织、评价、传递、应用和创新，以实现知识的价值，提升企业的核心竞争力。它聚焦于知识管理的观点，有别于一般的企业管理概念。它的实现方式是利用现代信息技术，最终目的是提高企业竞争力，占有市场。因此，知识管理又被称为21世纪企业的战略性管理，正如美国APQC所定义的，“知识管理作为一种策略，是在恰当的时间，将正确的知识传达给正确的人，并且帮助人们共享知识，将信息付诸于改善组织成效的行动上。”

档案知识管理就是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。经过几千年档案管理工作的发展，现代档案管理已经历了从非独立系统到独立系统，由经验管理到科学管理，由手工管理到计算机管理，由单纯的实体管理发展到信息为主的智能管理的阶段。而将知识管理的理念和模式引入企业档案管理工作中，必将会引发企业档案信息开发利用史上的一场全新变革。正如加拿大著名档案学者特里·库克（Terry Cook）曾于1990年提出的:档案工作者应该由实体保管员向知识提供者过渡，把着眼点从信息转移到知识上（探寻、传播、理解），从建立数据库转移到建立知识库上，引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧。

二、知识管理对工程设计单位档案管理的影响

知识管理作为一种新的企业管理模式，其中所蕴含的丰富管理思想和手段，在各种管理部门都产生了很大的反响，而作为企业档案信息开发利用的档案管理部门也应紧跟步伐，推陈出新。

（一）知识管理的“知识资源论”促使工程设计单位的档案管理从“重保管”到“重开发”

工程设计单位的档案不仅是记录一个单位成长发展历史的记录，更是为该企业经营生产活动提供凭证参考和情报价值的重要知识源，尤其是长期积累下来的科技档案，集合着丰富的知识储备，是企业技术创新的源泉。知识论的提出，要求调动企业档案的一切积极因素，彻底改变以往档案管理侧重于实体保管和档案信息的简单累积局面，将重点放在信息资源的开发和利用上来。在知识管理的循环机制中，存在着数据—信息—知识—智慧的螺旋式飞跃，所以档案管理工作应该在信息加工、知识组织中发挥积极作用，促使信息到知识的跃进，甚至知识和智慧的输出。档案管理只有实现从保管到开发的转变，促进知识的产业化进程，才能为企业单位带来经济利益。

（二）知识管理强调的“知识积累”和“知识共享”使档案管理模式由独立转向整合

知识管理要求建立统一的知识平台，从技术和机制上保障知识积累和知识共享的实现，档案管理部门有必要联同图书、情报部门，实现图书、情报、档案的一体化管理。一方面，知识管理要求强化知识共享，既是开发利用档案的首要目标，也是档案管理部门与其他部门和外界联系的纽带。另一方面，信息技术的发展为档案管理提供了契机，改变了工作方式，拓宽了工作领域，能最大限度地实现与企业内部的信息交流。

（三）知识管理强调的“人本管理”使档案管理从“重物”转向“重人”

人力资源、信息技术和信息资源被称为知识管理的三个要素，实行“以人为本”的管理理念，不仅是每个单位企业文化建设的需求，也是档案部门能获得企业认可和重视程度的必然要求，涉及的关系人包括单位内部的各个层次不同岗位的档案利用者，也包括单位外部与档案内容密切相关的客户、同行等。知识管理通过信息资源这个纽带将与档案有关的企业内外部人员结合在一起，将“重物”转向了“重人”，实现了跳跃式的思维转变，打开了企业档案管理的发展空间。

三、工程设计单位实行知识管理所需要解决的几个问题

（一）档案管理向知识管理转化的意识缺位现象普遍存在

知识管理的基础必须要对企业的档案进行深度的开发利用。在目前的工程设计单位中，档案意识薄弱是一个较为普遍的现象。由于档案本身所能产生的效益具有隐蔽性，不可计量，导致了管理层及工程设计人员对档案工作的忽视，归档过程中表现出归档意识不强，使得一些具有重要保存价值的档案材料无法收集齐全，尤其是那些具有知识价值的专利、技术、产品、客户信息等相关资料不全，而这部分档案信息恰恰是企业档案的主体，是企业知识管理的重要内容，残缺不全直接导致了知识库的结构与信息的完整程度，使得知识管理无法形成一个完整的系统。

（二）知识管理所需的档案管理系统尚待建立完善

要实行知识管理关键的一步是要建立一套较为完整的档案管理系统，这不仅需要硬件系统，更需要的是软件系统，包括人的大脑与意识。除了要对存在于各个角落的大量杂乱无章的信息进行科学、集中的分类、存储、管理和使用外，还必须能够初步实现对既有文档的分析功能，通过进一步扩展信息挖掘和知识挖掘的功能，逐步发展成为完整的知识管理解决方案。在目前的设计单位中，都普遍建立了基于群体的OA办公系统，引进了较为先进的图档管理系统，建立起电子商务和网络数据平台，但是更需要建立起结合人脑的智慧，整合组织的核心价值观和个人的能力经验，通过硬件设施建立起知识共享和增值的动态管理系统。

（三）档案管理工作人员的创新意识形态需要加强

长期以来档案管理部门是站在信息流程末端扮演着保管者的角色，以“安全保管”为宗旨，“看摊守摊”，等客上门，被动地、机械地接收着文件传递，静态管理档案信息，封闭办档，使档案成为一种典型的高积累、低附加值、零产出的知识资源。档案管理工作人员由于受传统分工思想的影响，工作条块分割明显，专业知识不够扎实，缺乏对档案知识存量进行动态分析和创新知识的能力，就更谈不上利用档案知识进行超前服务，这些都直接造成设计单位档案管理的难度和深度。

四、工程设计单位档案知识管理的基本做法

（一）档案知识积累

工程设计单位的档案是单位整个信息库中最核心的部分，尤其是数量庞大的科技档案、经营管理档案更成为一个企业的战略信息资源，是知识管理的对象和目标。因此按照知识管理的范畴，工程设计单位的档案知识积累包括显性知识和隐性知识两方面的积累。显性知识是指通过正常的语言方式传播的知识，是可以有物质载体的编码知识，可以通过信息技术将包括公文、图纸报告、规程规范等文档以统一结构化的形式存储在知识库中，所有员工可通过电脑终端直接调用，无须与知识创造者进行直接的接触。而隐性知识是指隐含的经验类知识，存在于员工的头脑或者组织的结构文化中，难以用语言或者书面材料准确描述，因此不易获知和编码，如技能、经验、信念或者价值观，只能通过自我观察、相互模仿、沟通交流等，因此要想办法让这些隐性知识能以实物形式保留下来，实现隐性知识的显性化。对于一个工程设计单位的档案而言，无论是显性知识还是隐性知识，都构成了该单位构建完整齐全的知识库的来源。而且相对于显性知识讲，隐性知识对于一个企业的发展更为重要，无形资产的特点更明显，挖掘和利用隐性知识能力的大小某种程度上决定了个人和组织的成功与否。

（二）档案知识储存

长期以来，工程设计单位的档案管理仅是对库藏档案的整理和保管，哪些档案的保存价值更大、最高价值有效期有多长等都处于一种相对盲目的状态，这主要是因为传统档案管理以物理存储档案实体为原态，整理时采取分类法为主，主题法为辅，以案卷、件的组织方式存储，处于一种笼统非精细的检索状态。而知识型档案的组织方式是以信息单元、知识因子为单个列目，弱化了分类法，强化了主题法，把对档案所含的信息、知识组织起来，将知识标准化存储，更便于检索和利用。例如设计人员将自己进行项目汇报时积累下来的经验做成一个多媒体文件存档查询，就可以为别的设计人员提供教材参考，以便快速地掌握项目汇报技术，提高效率。

（三）档案知识服务

为了充分发挥设计单位档案知识的增值效应，档案管理部门根据生产设计人员的要求尽一切可能把档案的潜在价值进行转化，将适当的档案知识在适当的时间通过适当的方式传递给适当的人，满足用户的档案信息和知识需求，充分实现档案的知识价值。科技档案记录着每个单位的核心产品和精品工程，是全体设计人员智慧的结晶，如果能科学地开发利用好这些信息资源，紧扣单位的生产经营动态，增强预见性和主动性，及时甚至超前提供服务，在市场上抢占先机，赢得竞争主动权，从而扩大档案管理工作的影响面和地位，提高单位职工对档案管理工作的认可度。

（四）档案知识创新

知识管理的核心在于应变和创新。美国德尔福集团创始人之一的卡尔·弗拉保罗曾说过:“知识管理就是运用集体的智慧提高应变能力和创新能力。”过去的企业档案主要发挥着凭证和参考价值，即所谓的档案“后管理”模式。但在知识管理背景下，后保管模式内容已经发生了变化，要求通过更好的技术手段，为用户提供服务，令用户从文档中获取所需的信息、知识和智慧。知识本身无法创造价值，唯有与应用、创新相结合，才能转化成为生产力，创造出巨大的价值。

综上所述，在知识经济时代，传统的档案管理模式正被迫向知识管理推进，这既是对工程设计单位档案管理的挑战，更是一种机遇，一种必然的选择，我们只有充分认识到知识管理所带来的管理变革，积极主动地改革现有档案管理模式，抓住机遇，才能实现档案管理工作的跨越性发展，提高档案管理部门自身的社会地位。

参考文献:

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［4］徐拥军，周艳华，李刚.基于知识服务的档案管理模式的理论探索［J］.档案学通讯，2011（2）.