基于档案管理的企业知识资源管理体系构建

基于档案管理的企业知识资源管理体系构建

陈勇平

（南方水泥有限公司）

摘　要:在飞速发展的信息时代，企业知识资源管理体系构建的重要性和紧迫性日益凸显。本文围绕基于档案管理的企业知识资源管理体系构建这一主题，从企业知识资源管理体系构建原则和企业知识资源管理体系服务内容两方面提出了自己的观点。

关键词:档案管理　企业知识资源管理　体系构建

在飞速发展的信息时代，企业知识资源管理体系构建的重要性和紧迫性日益凸显。企业知识资源管理是指应用现代信息技术对知识进行积累、组织、评价、传递、应用、创新，以实现知识的价值，提升企业的核心竞争力。这一发展趋势，使得企业档案管理不能囿于传统，而必须思考如何激活原有的档案管理模式和档案资源，使档案管理上升到知识资源管理的范畴，为企业发展提供更好的服务。企业档案管理的对象是科技档案以及企业经营管理、物质供应、财务管理、人力资源和党、政、工、团工作等业务类的文件。而知识资源管理包括精神状态的、物质状态的、信息状态的知识，如企业档案、文献资料、数据文件、电子文件、专利、商标等方面的材料。两者在管理层面、管理深度、管理范围、管理侧重点、管理特点上有所不同，但是在管理对象、管理目的、管理流程、管理技术等方面是相近相通的。知识资源管理除运用已有的档案信息资源外，还要吸收各种非档案信息资源进行加工、分类，使其知识信息系统化、隐性信息显性化。

一、企业知识资源管理体系构建原则

（一）知识资源集成原则

知识资源集成，是指通过构建知识、信息和数据档案知识资源管理的平台，在档案管理的数字化、网络化的环境下，对文件实施前端控制和全过程管理，实现文件、档案一体化集成管理，它以文件管理系统、档案管理系统、协同办公系统等企业所有业务类应用系统的信息资源为核心。其中，文件和档案是知识资源的重要组成部分。可以按内容和需求构建知识信息系统模块，采用不同的检索工具和方法，实现跨地区企业之间各业务系统中知识资源信息集成和共享。

（二）管理过程集成原则

管理过程集成，是指从阻碍企业发展的管理体制和过程中，剔除存在的问题，破除传统管理方式，以提高工作效率和方便利用者为最终目的来进行人力资源配置，以达到降低成本、提高管理能力和管理水平的目标，这是一种全新的体系和模式，是发挥集成管理效率的关键所在。在集成知识资源管理模式的管理过程中，可以根据公司的发展职能，全面梳理公司在科研管理活动、科技创新活动、管理整合、管理提升、精益化管理等实践活动中产生的大量文件材料，构建系统化、规范化、标准化的知识管理体系；对档案文件材料的形成、收集、整理、归档、鉴定、保管、利用、统计和销毁全过程的每个环节严格管理，依据档案、文件运动过程中各种因素之间存在着的特定内在联系等特点，解决界面接口连接的障碍，使之畅通、环环相扣，确保档案管理的完整性和知识资源的系统化。

二、企业知识资源管理体系服务内容

企业知识资源管理不能局限于被动的、单一的、滞后的服务，而必须积极融入企业发展的核心活动中去，为企业持续经营、实现利润最大化以及提升企业核心竞争力提供优质服务。

（一）服务企业生产经营

2008年，我国南方遇到严重冰雪灾害，国家电网、南方电网等公司的档案部门在电路抢修中，及时准确地提供了大量档案图纸，为抢抓时间恢复供电、避免社会生产和人民生活受到更大影响立下了汗马功劳；2008年汶川特大地震后，核821厂档案部门紧急为核设施应急处理等工作提供档案1000多卷，复印图纸一万多张；中国建材集团所属湖南韶峰南方水泥有限公司在2007年4月建厂初期，100多名拆迁居民聚众要求补发当初的拆迁补偿费，形势十分紧迫，公司档案室及时调出1958年公司前身湘乡水泥厂与当地政府签署的移民补偿协议和付款凭证及村民的签名，顺利地化解了这场群体性事件。大量档案利用事例表明，档案在维护国家利益、解决矛盾冲突等方面起到了举足轻重的作用。

（二）服务学习型企业建设

构建企业学习型组织，是指通过培养组织的学习氛围，实现员工的自我调节，倡导员工向工作学习、向问题学习、向组织学习，充分发挥员工集体的创造性，实现和推动学习型组织目标的实施。知识资源管理需要针对不同知识结构、不同工作岗位，不同知识需求者的服务对象，及时提供良好的知识支撑。要做好对知识资源的基础管理，保证各业务类档案在形成、收集、整理、归档、鉴定、保管、利用、统计全过程的管理，使档案信息有效地沉淀、积累、规范和提炼，成为被激活的企业重要知识资源信息，从而在企业学习型组织建设中发挥应有的作用。

（三）服务企业发展战略

科学是生产力，管理也是生产力。当前，知识资源管理和知识在增加产品或服务的附加值方面所起的重要作用，正日益成为企业关注的核心。现代企业集团一般具有规模大、人员多、管理层级较多、地域分布广泛的特点，旧的企业管理模式已经完全不能适应现代企业集团发展的需要。实践表明，采用现代化信息技术，运用企业知识资源管理模式，在实际的管理工作中，让大家共享成功的经验方法，共享失败的经验教训，是提高企业管理效率和管理水平的重要措施和方法。如加强企业技术与管理实战知识、企业文化知识、经验知识管理等的培训；利用现代技术手段，建立知识资源系统共享平台，对有关企业发展的核心知识进行沉淀、共享、学习、应用和创新，推进企业知识从无到有、从无序到有序、从积累存储向应用创新转变，创造共享知识的企业文化氛围，并适时地把相关的经验知识资源提供给管理层和决策管理者，积极为企业发展战略的制定和实施服务。

总之，基于档案管理和企业知识资源管理体系建设是一项复杂的系统工程，需要在实践中坚持和完善、创新，努力为现代企业创新发展服务。同时，这一体系建设对于推进企业档案工作快速发展也意义重大，是新时期企业档案工作者的职责所在和努力方向。