监理工程师的合同管理

13.1　监理工程师的合同管理

13.1.1　合同管理的性质、任务与作用

1.合同管理的概念与性质

监理工程师受业主委托对承包人的行为和工程建设的过程进行监理，其主要依据之一是建设工程合同。承包人与工程建设有关的施工活动，应符合建设工程合同的约定。与此同时，业主或发包人亦应承担合同约定的责任并履行其义务，即当事人双方均应按合同办事。因此，广义来说，监理工程师在施工阶段的监理工作，都属于合同管理的范畴。

虽然建设工程合同是发包人与承包人为完成某项工程建设任务而订立的规定当事人双方权利和义务的协议，似乎合同的订立与履行只是当事人双方的事情，但在合同的订立、履行和管理过程中，还要涉及其他几个方面，尤其是合同管理机关。因此，就一般意义上的合同管理是指两个层次的管理：一个是管理合同的政府有关部门，如工商行政管理部门和其他有关行政主管部门；另一个是履行合同的当事人双方对合同的管理，如发包人的合同管理和承包人的合同管理。

本章所述及的合同管理是属于第二个层次的管理，主要是指发包人的合同管理。而监理工程师受业主（发包人）委托，代行业主部分或全部的合同管理职责，显然是属于发包人合同管理性质，故本章除另有所指外，所讲到的合同管理均指监理工程师受业主委托，根据委托监理合同所赋予的权限，代表业主对工程承包合同所进行的管理。

所谓监理工程师的合同管理就是指监理工程师受业主委托，根据委托监理合同的要求和所赋予的权限，为实现监理目标，运用管理职能和管理方法，对工程承包合同的订立和履行的行为及过程所进行的全部管理活动，如规划、组织、协调、检查、监督及问题处理等。这里所要指出的是，监理工程师在进行合同管理时，对当事人双方的所有合同行为都要进行管理，不只是对承包人的管理。履行合同是当事人双方的义务。

监理工程师的合同管理既不同于政府有关部门的监督管理，也不同于合同当事人的管理。其具有以下性质。

①合同管理属于合同内部的。横向的管理，而政府有关部门的管理是外部的、纵向的管理。

②合同管理具有微观性，是针对合同履行过程中的具体问题进行的管理，如工程延期问题、工程质量问题、工程分包问题、工程变更问题、计量支付问题、中间验收和竣工验收问题以及索赔问题等。

③合同管理具有监理行业特性，即首先具有委托性，其合同管理需要业主的委托和授权，应在委托范围内从事合同管理并行使权力；其次具有服务性，合同管理是在监理工程师为业主提供技术和管理服务中进行的，寓合同管理于技术服务之中；第三具有公正性，监理工程师在合同管理过程中要坚持“双维护”原则，即既要维护业主的合法利益，同时又要维护承包人的合法权益，应站在公正的立场上，当好公正的第三方；第四具有相对独立性，即监理工程师在合同管理中应站在第三方的立场上，独立行使业主所赋予的合同管理权限，依据合同和事实提出自己的意见，自主地进行合同管理；第五具有科学性，监理工程师在进行合同管理时，是以科学的监理手段、监理方法、监理程序对工程进行监理的，是以事实为依据，坚持以数据说话，用文字档案作凭证，这样容易分清责任，更能有效地进行合同管理、减少合同纠纷。

④合同管理具有目的性，监理工程师的合同管理是为了实现业主的工期、质量和投资目标而采取的手段，其工作具有明确的目的性。此外，在FIDIC合同条件下，监理工程师的合同管理还具有权威性，表现为：一是监理工程师下达的指令是承包人施工的依据之一；二是在对合同条款有歧义时，应以监理工程师的解释为准。

2.合同管理的主要任务

监理工程师对水运工程合同管理的主要任务是为了实现监理目标，保证合同能够依法订立、顺利履行。监理工程师通过对合同条款的拟定或选择、合同谈判、合同签订进行咨询和组织，通过加强合同分析和合同文件及档案管理，通过采取组织措施、经济措施、信息管理手段以及其他管理方法，进行认真、公正的监理；通过对合同的履行、变更等进行组织、指导、督促、检查、协调、控制以及对合同纠纷进行调解和处理，充分保证当事人双方的合法权益，防止和制止违约行为的发生等一系列的合同管理工作，以促进工程建设顺利进行和合同标的完整的实现。

为完成上述任务，监理工程师应做好如下几个方面的工作。

①在大型水运工程建设项目中，现场监理班子中要设有专门的合同管理人员；建立健全合同管理制度、程序和工作流程，为业主提供合同及其管理方面的咨询意见和信息，代表业主对合同条款进行解释，并做好合同档案的管理和合同分析工作。

②根据合同对工程建设的过程和参建者的行为进行有效的控制，督促和监督承包人严格执行和全面履行合同，督促和协调业主全面履行合同规定的义务，保障当事人双方的合法权益。

③严格控制和正确处理合同变更，尽量防止合同争执的出现。若此种情况一旦发生，应及时协调和处理，减少损失，并做好有关索赔的管理工作。

④定期向业主提供合同实施报告，为业主提供可靠的、及时的资料、建议和意见，以便使业主做出正确的决策。

3.合同管理的作用

在水运工程建设中，承发包双方为了完成建设任务，依法签订了规定当事人双方权利义务的协议——合同，因此当事人双方在工程建设过程中，都应严格按合同规定的权利来履行各自的义务。由于水运工程建设的特点，合同履行的环境是经常发生变化的，加之当事人双方主观意识、各自利益的驱动以及管理不善等因素作用，使得合同在履行中遇到障碍而发生变更，甚至引起争议和纠纷，故此需要加强合同控制和管理。除了当事人双方应加强合同管理以保障履约的可靠性外，作为受业主委托进行工程建设监理的监理工程师，在合同管理方面更有着不可替代的作用。

①监理工程师加强合同管理可以有助于监理目标的实现。监理工程师的工作的目的的是实现业主所要求达到的目标，即费用目标、工期目标和质量目标。而这三个目标的实现均与建设工程合同有关。合同是实现目标的约束条件，是监理工程师进行目标控制的法律依据和强有力的手段。监理工程师通过加合同管理，就可以有效地保障工程建设的顺利进行，有助于监理目标的实现。

②监理工程师加强合同管理，有助于充分维护业主的经济利益，也有利于保障承包人的权益。建设工程合同规定了当事人双方的经济关系，合同一经签订，当事人双方的经济利益就通过合同联系在一起。业主的经济利益与承包人的经济利益是有差别的，各自都有其追求的目标。例如，承包人可能通过降低成本来获取收益、增加利润收入，但这样做就有可能损害工程的质量；而业主则期望在有限的费用下能获得质量尽可能高的工程建筑物，双方利益不一致，就会出现矛盾，甚至引起合同争执和纠纷，使其得不到很好的履行。如何调解双方的利益冲突，主要应依据建设工程合同，而监理工程师则是这一调解人的扮演者。监理工程师加强合同管理，有助于减少矛盾、避免冲突，降低损失和防止（或减少）索赔事件的发生。这样，就会更好地维护当事人双方的合法权益。

③监理工程师加强合同管理，可以维护合同执行的严肃性和合同的法律地位，提高履约效力。我国实行的是社会主义市场经济，市场经济是法制经济。各项经济活动都要依法办事。在水运工程建设中，承发包双方所依据的基本法律文件就是依法签订的工程承包合同。任何一方不按合同规定的义务履行合同，就是违约，就应承担相应的法律和经济责任。如果不加强合同管理，违约行为就会时有发生，而发生违约行为后不进行处理，合同就失去了法律的严肃性，成为一张废纸，合同的标的就无法实现。我国工程建设中的经验和教训足以说明此点。

④监理工程师由于其特殊地位和作用，加强合同管理更有利于合同标的的实现。监理单位是建设市场主体中独立的第三方，具有独立性、公正性、科学性和服务性。尽管监理工程师是受业主委托进行监理和合同管理，但他是站在公正的立场上，依据合同约定，坚持实事求是的原则，公平对待双方当事人。监理工程师加强合同管理，不但要管理承包人，而且要使发包人的管理规范化，使双方都能守约、充分履行合同。在实践中，监理工程师对承包人的合同管理，似乎争议不大，但对发包人即业主方进行合同管理，往往使监理工程师处于尴尬境地，业主可能不理解、不支持。如果在我国索赔制度能得到实际的贯彻和执行，监理工程师对发包人的合同管理防止其违约，实质上是维护业主的利益，使其不因违约引起承包人索赔而造成损失。

⑤监理工程师加强合同管理，有利于监理工作的规范化、科学化、标准化和程序化。

13.1.2　合同管理的主要内容

1.合同管理的种类

对监理工程师来说，合同管理的内容分成几个方面。

（1）合同存在过程分为合同签订管理和合同执行管理。

合同签订管理包括合同签订前管理和合同谈判签订管理两方面内容。合同签订前管理，对监理工程师来说，主要是受业主委托对投标人的资格、资信和履约能力进行预审，替业主或协助业主草拟合同条款或选择适用的标准合同文本。在合同谈判签订中的管理工作，主要是帮助业主准备谈判所用的资料和文件、主要的合同条款的分析、有关投标人的意图及可能讨价还价的内容，为业主应采取的策略提供咨询意见；在合同谈判过程中进行协调，维护业主的权益，使得合同条款能满足双方当事人的要求，通过谈判使各方意见一致。这个阶段监理工程师的工作主要应保证两条：一是在条款上应维护业主的正当权益；二是使合同成为有效合同。此外，还要对合同成立的条件加以管理，如鉴证或公证、承包人的履约担保等。更确切地说，此阶段的管理工作主要是咨询和服务工作。

合同执行中的管理主要是合同控制，处理有关合同变更、纠纷及索赔事宜等，是监理工程师的合同管理的主要阶段。

（2）管理内容分为合同履约管理（合同控制）和合同文档管理。

合同履约管理亦称合同控制，就是根据合同条款的规定，在工程施工过程中，对当事人双方的建设行为和工程建设的过程进行有效的控制和监督，保证合同顺利执行。

合同文档管理亦称合同控制，属监理档案管理的一部分，是对包括合同在内的以及与合同有关的文件、信函、电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件，各种记录、证明、录像、照片、纪要、报告、图纸以及说明等进行的归类、编码、整理、存放、保管、检索、分析和使用等系统管理工作。合同档案是工程技术档案的组成部分，是合同履行的真实记录和有效的法律证据。因此，合同档案管理非常重要。

2.施工阶段合同管理的主要内容

对水运工程来说，监理工程师的合同管理工作主要是在施工阶段。在此阶段中，合同管理的主要工作如下：

①工程分包管理；

②工程变更管理；

③工程延期管理；

④合同索赔管理；

⑤合同纠纷的调解；

⑥合同支付管理；

⑦合同档案管理；

⑧工程保险管理。

13.1.3　监理工程师合同管理的主要职责与权限

监理工程师在工程监理中的基本职责与权限，一般应在工程监理委托合同和建设工程合同中给出明确的规定。正如前面述及的那样，监理工程师在施工阶段的监理工作都是与合同管理密切相关的。因此，监理工程师在质量控制、进度控制与费用控制方面的权限与职责亦为合同管理所必备的。但就狭义的合同管理方面的权限与职责来说，主要体现在如下几个方面：

1.监理工程师合同管理的主要权限

具体权限应由业主在相关合同中明确：

①检查工程分包内容及分包人；

②检查工程延期和费用索赔报告；

③检查处理工程变更；

④审核签署支付证书和竣工结算；

⑤验证有关交工文件工程保修证明文件（FIDIC为颁发移交证书与缺陷责任证书）。

2.监理工程师合同管理的主要职责

①熟悉、理解和掌握建设工程合同条款及有关合同文件的内容，认真执行监理合同；

②监督承包人和提醒发包人按合同规定的内容履行各自的义务；

③加强合同控制，维护业主的正当利益；

④加强合同档案管理，做好合同分析工作。及时、准确地为业主提供合同履行的信息。

13.1.4　合同管理与监理目标控制

对监理工程师来说，其主要工作是通过采取经济的、技术的、组织的和合同的措施或使用此类手段，对承包人的建设行为和工程施工的过程实施监理，最终实现监理目标。因此，把目标控制作为监理工作的中心任务，这主要是受项目管理理论的影响。根据FIDIC的定义，咨询工程师在被业主授权管理合同时才能成为工程师。就施工阶段监理工作的本质而言，其主要的或基本的工作是合同控制及合同管理，而衡量合同标的实现或完成好坏的标准是监理目标。监理三大目标既产生于合同的约定，又受合同执行的制约。所以，监理目标控制除了采取科学的和有效的方法和手段外，主要是取决于合同控制或管理的好坏。满足合同要求的行为和过程是可行的，既满足合同要求又达到目标要求的建设行为及施工过程是令监理工程师满意的。达到这样要求的监理工程师的工作又是令业主满意的，因此是理想的。所以，合同管理与目标控制相互联系、相互制约、相互依赖、相互作用、相辅相成，统一于工程建设和监理工作的全过程，是目的和手段的关系。合同管理与监理目标控制关系如图13-1所示。

图13-1　合同管理与监理目标控制关系图

需要说明的是，由于我国的有关法律法规对合同当事人的称谓在不同的情况下是不同的，因此在本书的不同章节中将会出现不同的名称。例如，我国习惯称之为建设单位的一方，在不同的情况下其名称可能有业主（雇主）或项目法人、发包单位或发包方或发包人、招标单位或招标方或招标人；与建设单位签订建设工程合同的另一方其名称可能有承包商或承包单位或承包方或承包人、投标单位或投标方或投标人，或直接称为勘察单位、设计单位、施工单位、安装单位以及设备供应单位等。这些名称在不同的场合是有差别的。而业主（雇主）和承（分）包商的称谓是借用国外的合同语言。