加强医院档案安全管理工作的若干思考

田　源

(杭州市余杭区第五人民医院)

摘　要:随着信息技术的不断发展，医院出现了各种载体形式的档案，导致医院档案管理的安全问题日益凸显，特别是重点领域档案安全的管理。因此，为了更好地应对医院档案安全管理的危机，本文通过探讨医院档案安全管理的特征，分析影响医院档案安全管理的因素，最后提出加强医院档案安全管理的对策。

关键词:医院档案　档案安全　特征　因素　对策

加强档案安全体系建设，对于保存历史记忆，推动经济发展、社会进步，实现档案事业的可持续发展，具有不可替代的特殊作用。早在2010年，时任国家档案局局长、中央档案馆馆长的杨冬权在全国档案安全体系建设工作会议上强调:“档案安全无小事，档案安全事关重大，事关全局，事关党和国家的根本利益。”并提出了建立档案安全体系的要求。医院档案是医院在医疗、科研、行政事务管理等工作中形成的，具有保存价值的历史记录，是医院发展的见证，为医院管理、决策、发展提供重要依据，同时医院档案是重要的民生档案资源之一。医院档案的安全管理是医院档案管理工作的基础，加强医院档案安全管理十分必要。本文结合医院档案安全管理自身特征，分析其影响因素，就加强管理问题进行思考并提出对策。

一、医院档案安全管理的特征

(一)医院档案安全管理手段的多样性

医院内部包含行政科室和临床科室，且工作内容广泛，因此医院档案种类呈现多样性，包括文书档案、病案档案、财务档案、医疗设备档案、医院人事档案、医疗科研档案、基建工程档案等。随着医院医疗技术的发展、先进设备的准入和人才梯队的建设，医院档案无论是在数量上还是种类上都在不断增加，这加剧了医院档案管理工作的困难。除了在种类上的多样性，在载体上也存在多样性。传统的医院档案以纸质载体为主，且纸质档案的数量巨大，极易损坏和老化，同时还不易管理和查询。随着电子信息技术的发展，医院的档案载体开始呈现多样化发展趋势，出现了电子病历档案、音频影像档案、胶片档案等。种类和载体的多样性决定了在档案安全管理过程中管理手段的多样性。

(二)医院档案安全管理方式的专业性

医院是以医疗卫生事业为中心的技术性事业单位或企业，其业务主要以医疗工作为主，这也决定了医院档案具有较强的专业性特点。医院档案多在医疗工作中产生，是对医疗工作的真实反映，其所记述的内容具有较强的专业性。以病案档案为例，其记录了患者从诊断、治疗到护理的全部过程，记录方式有文字叙述、数据呈现及图像表述等，且记录工作均由专业医生或护士完成，具有较高的临床治疗、教学和科研价值，也是处理医疗纠纷的重要法律依据，这是其他种类档案所不具有的。因此医院档案安全管理方式具有专业性。

(三)医院档案安全管理实体和信息的保密性

医院档案以病历档案为主，其内容牵涉患者较多的隐私问题，能在鉴定医疗事件及处理医疗纠纷中提供必要的法律依据，具有保密性。传统医院病历档案以纸质档案为主，但随着科技的进步，医院开始运用电子病历，出现了电子档案，其也包含患者隐私，具有保密性。因此，医院档案安全管理包含实体和信息两方面。在日常利用过程中，任何机构、组织和个人不能擅自查阅、修改病历，在利用完后还需立即归还，不得恶意泄露，确保档案安全。

二、影响医院档案安全管理的因素

(一)自然因素

影响医院档案安全的主要自然环境因素有:(1)火灾。医院档案以纸质档案为主，其具有易燃性，极易诱发火灾使档案受到损坏。(2)水灾。不论是纸质档案还是电子形式的档案等如受到水的侵蚀就会产生严重的破坏，水灾是影响档案安全的普遍因素。(3)虫害。医院档案一般存放于档案室或仓库中，这类地方容易滋生害虫，且档案害虫喜食含有较丰富的纤维素类、淀粉类物质。而纸质档案及其用品、装裱档案资料用的淀粉糨糊是档案害虫的良好食料。

(二)技术因素

影响医院档案安全的技术因素有:(1)档案保护技术:对实体档案和信息档案都要进行保护，内容涵盖对存储档案的场所和设备的保护，对档案的技术处理和加固处理，对破损档案和设备的修复及对重点档案的同质备份、异质备份和异地备份等。(2)档案信息技术:对各类电子档案、数据进行备份、加密、访问控制，防止病毒攻击和数据损坏或丢失，确保档案信息完整、真实，并对档案信息系统进行实时监控，发现问题及时处理，确保系统安全运行。

(三)人为因素

影响医院档案安全的人为因素有:(1)管理的制度和水平。管理制度为档案安全提供保障，管理水平决定管理效果。医院内部档案管理制度不健全和管理水平的低下也会在一定程度上造成档案安全问题，导致实体损坏和信息泄露。(2)管理人员的素质。档案管理人员是档案的直接接触者，具有主观能动性，其行为直接影响档案的安全。如档案管理人员安全意识不强就会忽视档案安全问题，增加档案安全管理风险。医院档案管理人员不仅要具有档案管理能力，还要具备一定的医学知识，其专业性决定档案的安全。

三、加强医院档案安全管理工作的对策

(一)加强医院档案设施的建设

医院档案设施建设是整个医院档案安全管理工作的基础。加强档案设施安全建设，把安全隐患消除在萌芽状态，在面对突发事件时能最大限度地保护档案安全，减少档案损失。主要做法为:首先，要选择一个相对安全的环境，确保实体安全;其次，在建设和设计方面要严格按照建设标准和设计规范进行，充分考虑到防水、防火、防地质灾害和防震等安全因素，应安装自动报警、自动灭火等设施，配备必要的灭火器材，用先进的科技手段弥补建设的短板，弥补人为因素，着力提高档案安全系数;然后，档案在放置时为了考虑档案管理的便利性和安全性可采用档案放置的双节柜，同时有效地控制周围的温度和湿度;最后，要定期对档案设施进行综合性检查和安全测评工作，确保档案安全。

(二)加强医院重点领域档案安全管理的建设

医院重点领域档案安全管理的建设不仅是医院档案安全管理工作的重点，更是医院档案安全管理工作的突破口。病历档案作为医院重点领域档案的重要组成部分，是处理医疗纠纷事件、评价医院综合质量的重要工具，其安全性不仅涉及患者隐私也牵涉医院利益。如果加强其安全管理工作，具体措施有:在病历形成的最初，要求直接责任者严格根据相关规定建立病历档案，依法书写，确保病历档案的关联性、真实性及合法性，电子病历书写要求在内网系统内完成，确保信息安全;在病历档案形成后，要依法妥善保存，严禁任何人对其进行涂改、抢夺、伪造或窃取，一旦发现病历丢失、涂改等事件，应追究当事人的法律责任;在病历档案利用中，根据不同情况，需提供有效身份证明、法定证明、本人或代理人授意方可查看患者档案，此外，为保护患者隐私，只要患者未授权，医务人员不得向第三方泄露，否则将负法律责任。随着人们健康意识增强，健康体检越来越受重视，健康体检档案的安全问题应运而生，作为医院档案特殊的组成部分，其安全管理也是医院档案安全管理重点领域，通过体检档案被密封装订，由本人或其家属方可领取查阅来加强其档案安全是目前档案安全管理工作的具体措施。

(三)加强医院档案安全管理制度的建设

虽然一般的档案管理制度医院都有，其中也不乏涉及档案安全的内容，但缺少专门针对医院档案安全管理的制度。俗话说没有规矩不成方圆，缺乏完善的制度保障，档案安全管理工作就无法做到有章可循。首先，要建立医院档案安全管理工作制度，为参与工作的人员提供一定的管理规范支持;其次，建立医院档案安全领导责任制和档案管理负责制，成立医院档案安全管理领导小组，领导带头，从上至下，贯彻执行;接着，建立医院档案安全评估报告制度、档案安全执法督查制度等一系列制度，对档案安全管理工作进行评估、督查、反馈，不断完善档案安全管理工作。除此之外，还要建立医院档案安全应急制度和医院档案信息安全制度，在面对突发事件、自然灾害及电脑病毒侵袭、盗取等问题时能确保档案实体和信息的双安全，做好保密、保真和保存工作。

(四)加强医院档案安全管理人员的建设

医院档案安全管理工作的主体是档案管理人员，加强医院档案安全管理的核心也是档案管理人员。随着医院档案管理的信息化发展，对医院档案安全管理的工作要求逐年提高，对管理人员的素质要求也逐渐提升，所以必须通过加强档案管理人员的建设，来提高档案管理人员的综合素质。首先，通过参加各种安全教育和培训学习，提高医院档案管理人员档案信息安全意识、保密责任意识和安全的防范意识，牢固树立“档案安全事关党和国家的根本利益”的思想;其次，从档案管理人员的专业素质、安全保密素质和政治素质三方面，提高医院档案安全管理人员的综合素质，使其不仅具有档案安全的意识，保障档案安全的相关知识更具有保护档案安全的实践操作能力，为医院档案安全管理提供必要的保障;最后，除了内部培养外，通过积极引进各层次、多类型人才，构建医院档案安全管理人才梯队，为医院档案安全管理做好人才储备。

四、结语

综上所述，医院档案管理工作是医院基层工作的重要组成部分，档案管理记载着医院的历史变迁、科研创新、技术进步等多方面的发展成果，为医院的建设提供基础支撑。而医院档案安全管理工作不仅是医院档案管理工作的基础更是最重要的任务。为了确保医院档案的安全，特别是对重点领域档案的安全管理，应充分了解其管理特征，分析影响管理的各种因素，并有针对性地采取加强医院档案安全管理的措施。确保医院实体档案安全和信息安全，有助于全面推动医院档案事业健康、协调、可持续地发展。

参考文献:

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