关于兼职档案员队伍建设的若干思考

姚建红

(杭州市余杭区环境保护局)

摘　要:新形势下，机关事业单位档案工作越来越重要，涉及的领域也越来越广，内容越加丰富且来源更加分散，仅仅依靠单位有限的专职档案员的力量，已不能完全适应需要。为此，必须加强机关事业单位兼职档案员队伍建设。

关键词:机关档案工作　兼职档案员　队伍建设

一、兼职档案员的重要性与作用

目前，机关事业单位档案人员队伍基本上分为两支:一支是专职档案员队伍，另一支是兼职档案员队伍。以余杭区环保局为例，全局共有专兼职档案人员19人，其中专职2人、兼职17人，兼职占总数的89.4%。

兼职档案员来自机关事业单位各个职能部门，处于档案形成、产生的第一线，对本部门的各类工作情况有着足够的了解和熟悉，对各类文件材料的来龙去脉、价值大小有着足够的认知，能及时、有效地做好各类文件材料的收集工作，并能很好地完成本部门档案材料的鉴别、筛选和分类整理工作。他们工作的好与坏直接影响着机关事业单位档案工作的好坏，对保证档案材料的真实性、完整性、系统性和规范性具有决定性的作用。此外，兼职档案员也是做好档案工作最好的宣传媒介。平时就工作在第一线的兼职档案员在日常中能很好地、适时地对干部职工进行档案工作相关知识的宣传，通过他们的宣传及自身努力，能有成效地影响和带动广大干部职工对档案工作重要性的认识，激发大家保护档案、积极配合、主动归档的意识，使档案工作更加深入人心。

二、兼职档案员队伍面临的困境

(一)人员的流动性导致业务不熟悉

兼职档案员一般由各部门指定，但由于岗位、人员的调动，兼职档案员经常会出现变换。往往刚刚干了一两年，开始熟悉档案工作了，就换了一个。而新接替的人由于未接受过业务培训，对档案工作没有足够的认识，对档案的业务知识不熟悉，对文件材料的鉴定、收集和分类整理等基础工作不了解，这必将影响收集的质量和完整性，也直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。

(二)职责的双重性导致工作懈怠

兼职档案员工作职责的双重性是指兼职档案员在做好本职工作的同时，还要做好兼职档案工作。目前，兼职档案员往往身兼数职，并由于缺乏对档案工作重要性的认识，且其时间、精力有限，投入档案工作的时间精力也就极少，再加上没有有效的考核、考评制度，这也就导致了兼职档案员缺乏对档案工作的积极性和责任心，进而也就给档案工作造成了较大的影响和损失。

(三)宣传的局限性导致重视不够

对各部门负责人和广大干部职工的档案宣传工作做得不够，也就导致了档案工作没有得到足够的重视，单位上下对档案工作的支持力度也因此不足，这也是导致兼职档案人员流动性和工作职责双重性的一个重要因素。并且，各部门负责人和干部职工对档案工作的不重视也影响了兼职档案员的工作环境，缺乏大家的配合，导致工作难度的加大。另外，兼职档案员由于兼职过多，导致了工作量超负荷，且又没有相应的待遇，这也影响了兼职档案员的工作积极性。

三、加强兼职档案员队伍建设的对策建议

(一)加强宣传和沟通，提升全员档案意识

加强宣传和沟通，可以提高所有干部职工对档案的了解，促进各个职能部门及下属单位对档案工作的理解和支持。一方面，通过对档案知识和《档案法》的宣传，使广大干部职工充分认识档案的重要性、档案工作的意义，增强档案意识，从而能有意识地主动移交各类文件材料，配合档案的收集等工作，进而强化档案工作环境建设。尤其是要通过建立完善的档案工作激励机制和责任制，督促各部门将档案工作纳入工作计划，列入责任范围，及时将在工作中形成的文件材料移交兼职档案人员。另一方面，领导的重视、支持是做好档案工作的前提和基础，但是由于领导工作面广、量大，同时要涉及单位的方方面面，因此也就难以持久地对档案工作保持足够的重视。这就要求我们必须不断地加强宣传和沟通，通过自身认真负责的工作，不断地增强档案工作的查询利用、服务性，让领导充分地认识档案工作对本单位各方面工作的实际促进作用和具体意义，使单位领导和各部门负责人认识到档案工作是单位整体工作一个不可缺少的部分，是一项非常重要和繁杂的工作，从而在工作安排、经费等基本条件上给予兼职档案员充分的支持。

(二)积极开展有效培训，提升兼职档案员业务水平

一是注重思想认识教育。要做好档案工作，首先就要提高大家对这项工作的认识，端正态度，使其了解这项工作的重要性，不断增强兼职档案员的工作责任心和主动性，引导大家正确处理档案工作和其他工作的关系，妥善安排时间，做好各方面工作。二是开展业务知识培训。要以兼职档案人员能力建设为重点，抓好兼职档案员的培训工作，使其具备一定的档案专业知识。业务培训应根据单位自身特点开展，并将其经常化、制度化。三是培训要注重实效。一方面，培训要以“学以致用、学用结合、注重实效”为原则，从实际出发，使大家明确职责，充分了解、熟悉进而掌握各类档案的归档要求、归档范围、归档方法，了解文件归档整理环节;培训中，多采用典型案例和互动，使大家能更好地对档案的相关知识加以认识和掌握，不断提高其业务水平。另一方面，要尽量创造条件让兼职档案人员参加上级部门档案岗位培训或短期培训班，提升兼职档案人员的归属感和责任感，增长兼职档案人员才干，同时还要鼓励兼职档案员参加学历教育。此外，还可以建立QQ群、微信群，加强联系，充分发挥档案室对各个职能部门档案工作的业务指导作用。

(三)完善考核制度，建立相对稳定的兼职档案员队伍

考核标准应结合机关事业单位的实际，依照各职能部门的工作内容，以年度归档移交情况为重点，从各部门的重视程度，其整理、移交档案的完整性，档案材料整理质量的好坏等方面，分别对部门和兼职档案员进行考核;考核的结果应与评先争优等相挂钩，能促进各部门对兼职档案员工作的重视，加大支持力度，激励兼职档案员的工作积极性，进而推动档案工作的不断发展。

参考文献:

[1]杜玉明.档案管理人员的素质决定档案工作的优劣[J].办公室业务，2015(5).

[2]徐亚群.高校兼职档案员队伍建设之我见[J].青海大学学报，2001(6).