新形势下加强测绘档案管理工作之思考

新形势下加强测绘档案管理工作之思考

张爱平

（宁波市测绘设计研究院）

摘　要：测绘档案是一种专业性很强的档案资料。随着城市化的不断推进发展，测绘档案的重要性日益凸显，也使测绘档案管理工作面临新的挑战。本文就如何加强测绘档案的管理，提供快速、准确、全方位的测绘档案信息服务进行了分析。

关键词：测绘档案　档案管理　解决方法

测绘档案是一种专业性很强的档案资料。随着城市化进程的不断推进，城市规划、房产开发、道路建设、管线埋设、交通整治等各项工作的力度日益加大，带动了测绘工作的频繁开展，形成了大量测绘档案，也使得测绘档案管理工作因此出现了一些新情况、新问题，测绘档案的重要性日益凸显，使测绘档案管理工作面临新的挑战。

一、测绘档案管理工作面临的主要问题

（一）档案数量呈跳跃式增长

以宁波市测绘设计研究院为例，2008年总项目档案数量为1096件，2010年为1522件，到2012年增长到2027件，5年时间翻了近一番。

（二）档案类别多

测绘工作涉及地形测量、建筑放线、建筑竣工测量、控制测量等17个专业，且随着无人机、激光扫描车等新科技、新方法的应用，还出现了三维仿真等新的专业类型，相应形成的档案类别也大大增多。

（三）档案收集困难

测绘项目工作通常周期不确定，从设计到验收，短的几周，长则几年，档案收集特别是周期长的项目档案的收集难度非常大，极容易发生遗失情况。

（四）档案调用频繁

由于测绘工作开展的经常性，一些项目之间往往有相互关联性，需要查阅以往的测绘资料作参考，这使得测绘档案调用频繁。在调用时往往需要进库房查询实物，不仅效率低、原件易损，同时频繁进出库房，容易破坏整个库房的存储环境，降低原件的存储寿命。

上述测绘档案管理的问题和情况，迫切需要我们结合实际，采取有效措施，加以扭转和改变。如此，才能为各级领导和决策部门及社会提供快速、准确、全方位的测绘档案信息服务。

二、加强测绘档案管理工作的对策

（一）改善档案管理环境

如2010年，借单位新办公大楼竣工之际，宁波市测绘设计研究院领导专门规划了高标准的档案保管室和档案阅览室，其中保管室面积达150平方米，新购置档案密集架10组，可储存历年档案资料和5万张光盘，同时配备专用电脑、扫描仪、加湿器、中央空调和消防器材等设施设备，档案保管环境得到极大改善。

（二）建立档案工作机制

为保障档案工作有序开展，宁波市测绘设计研究院专门成立了档案管理及鉴定领导小组，并在技术职务名额较为紧张的情况下，安排2个档案技术岗位，由2名工程师专职负责具体的档案管理工作，做好各类文件资料的收集、整理、归档、统计等工作。

加强档案管理制度化、规范化建设。宁波市测绘设计研究院结合本单位实际，先后制定了《档案管理办法》《档案借阅和使用规定》《档案室工作人员守则》等规章制度，进一步规范档案人员的管理行为，使档案收集、整理、鉴定、利用等工作有章可循，逐步迈入规范化轨道。

（三）加强档案信息化建设

2009年，宁波市测绘设计研究院在购置专业综合档案管理系统的基础上，组织技术人员对系统进行了二次开发，打通了档案系统与原有测绘项目管理信息系统的数据通道，将档案管理工作纳入业务流程。在测绘项目管理信息系统中，项目下达、设计、生产、质检等各环节的负责人只有完整地将相应的合同、设计书、质检报告等文件同步上传至综合档案管理系统后，才能被下一工序接受，这有利于测绘档案信息的收集、管理。综合档案管理系统和市规划局机关、局系统事业单位和院各部门办公内网联网，提供24小时实时在线查询服务。考虑到档案数据的敏感性，档案管理系统设置了严格的访问权限，分别是：条目浏览、电子文件浏览、电子文件下载、原文借阅。用户的登录、操作等信息都有日志记录，保证了档案数据的安全。

（四）采用经济制约手段

2012年，宁波市测绘设计研究院修订的《项目管理与产值分配办法》规定：项目组应在二级检验合格后，按项目要求整理成果资料，普通项目由部门负责人审核；综合项目经部门负责人审查，报分管院长审核后，送计划经营室交付客户（北仑分院和慈溪分院的普通项目自行交付）；同时将归档所需资料送交院档案室整理归档，综合项目凭档案室归档清单进行项目产值结算。通过制度的形式，采用经济手段，将测绘资料的归档责任落实到全院每一位职工身上，形成了较强的约束力，具有非常好的效果。

2012年12月，宁波市测绘设计研究院顺利通过浙江省档案局组织的档案管理目标考核认定，达到省二级目标。笔者认为，测绘档案管理工作细致、复杂、专业性强，必须在领导的充分重视，并给予政策、资金、人力、制度等支持和保障的情况下，才能取得良好的效果。