浅谈测绘档案的信息化建设

浅谈测绘档案的信息化建设——以宁波市测绘设计研究院为例

林燕娜

（宁波市测绘设计研究院）

摘　要：信息化的发展日新月异，触及各个领域，各个行业。测绘行业的飞速发展，对测绘档案的管理提出了更高的要求，其中也形成了不计其数的档案资料。为了确保这些测绘档案资料的完整收集、长久保存和有效利用，离不开测绘档案的信息化建设。本文以宁波市测绘设计研究院档案信息化建设工作为例，浅析测绘行业在档案信息化建设中的变革和遇到的问题。

关键词：测绘档案　信息化建设

信息化的发展日新月异，触及各个领域，各个行业。测绘行业的飞速发展，对测绘档案的管理提出了更高的要求，其中也形成了不计其数的档案资料。为了确保这些测绘档案资料的完整收集、长久保存和有效利用，离不开测绘档案的信息化建设。

一、测绘档案信息化建设的必要性

基础测绘是国民经济和社会发展的基础性、公益性事业。随着以空间技术、计算机技术、通讯技术和信息技术为支柱的测绘高新技术日新月异的迅猛发展，测绘业已成为一项重要的信息产业。它的服务范围和对象也在不断扩大，不仅是原来的单纯从控制到测图，而是扩大到国民经济和国防建设中与空间数据有关的各个领域。我院的业务范围也从原来的控制测量、地形测量、地图编制等扩大为现在的地籍及房产测量、桥梁测量、三维景观模型制作、市政工程测量、数字化测量、地理信息系统开发、数字高程模型制作等各个领域。其间产生的档案数据也由原来的手绘图纸、手绘薄膜到现在的海量的硬盘数据，具有载体多元化、类别多样化、保管要求高、利用频率高等特点，原来的保管技术和利用手段已完全不能满足现状的要求。加强档案信息管理的数字化、网络化，建成完备的档案信息数据库，已成为测绘档案工作发展的必然选择和迫切需要。

二、测绘档案信息化建设的实施

（一）加大硬件设施投入，为开展档案信息化建设搭建基础平台

宁波市测绘设计研究院成立初期由于不具备档案收集和保管的条件，加上没有档案保管的意识，至今没有早期任何可参考的档案资料。随着单位规模的扩大，人员数量的增加，日渐形成具有保管和参考价值的历史资料，并于2002年12月成立了总面积为50余平方米的综合档案室。从此开始了档案从无到有，从少到多，从简单到复杂的变化。

随着规模的不断扩大，测绘档案的逐年增加，原来的50余平方米的综合档案室根本无法满足这么多档案的存放。由于测绘档案对测绘发展具有很高的再利用再开发价值，因此院领导高度重视测绘档案管理，于2010年将综合档案室面积扩大至160余平方米，并实现档案库房、阅览室、办公室三分开。加大了档案信息化软硬件设施建设力度，配置了包括数字化加工和存储设备、通信子网、网络连接设备、网络服务器和网络布线等信息化设备，并购置了具有触摸液晶屏的自动化密集架，为档案信息化的开展提供了坚实有力的硬件保障。此外，为保证档案数据的安全和稳定，我院还开展了档案数据库的异地备份。

图1　档案库房自动化密集架

（二）重视信息化软件建设，保障档案信息资源的有效管理和利用

随着测绘事业的迅速发展，测绘行业不再只是传统的测量，而是扩大到国民经济和国防建设中与空间数据有关的各个领域，档案的载体形式也发生着巨大的变化，电子档案大量产生。传统以手工为主的档案管理方式已不能适应档案管理、利用的需要。而后来采用EXCEL通用软件辅助档案管理，也存在共享性差，数据检索效率低，信息检索不全等问题，大大降低了这些档案数据的有效利用。为提高档案的有效利用和实现各类档案的有效管理，我院信息部门开发了内部的综合管理信息系统。通过建设综合档案管理系统，来填补我院信息化战略在档案管理方面的空白，延伸我院的信息化道路。

为使档案的保管更加规范化、专业化，实现档案更好地为测绘工作服务，我院后来购置了专业档案管理软件。通过二次开发，实现档案管理平台与自主开发的院综合管理系统的流程自动转接，使档案的采集、借阅工作与生产实际结合，实现信息的及时性、共享性与全面性。档案管理系统支持多模式归档文件整理，跨库检索查询等功能，并实现了与在线OCR、全文检索、双层PDF/CEB技术、数据交换、图形图像处理、文件浏览等新技术的集成。采用C/S和B/S混合结构，针对档案管理员的部分，以C/S方式实现，针对普通用户的部分，以B/S的方式实现，保障了档案的安全和利用。档案管理软件系统成为优化档案管理流程、提高档案管理效率、发挥信息化整体优势的实现载体。

图2　院综合档案管理系统

（三）加强信息化标准规范建设，保障档案信息化工作的可持续发展

标准规范是开展档案信息化建设的重要基础和必要条件。为适应测绘行业的发展变化，2002年起草的包括测绘科技档案管理制度、档案归档立卷制度、档案保密制度等制度已不能适应新形势下档案发展的需要，为此必须对所有制度进行修改和补充。我院根据实际，主要采取以国家标准为基准，结合行业实际、工作实际来制订切实可行的业务规范文件。

目前测绘类档案是我院档案的主要类别，也是利用率最高的类别。按照业务范围细分为控制测量、变形（沉降）测量、建设工程放验线测量、竣工地形图测量、地形图测量、地图编制、综合管线竣工测量、房产测量、其他等12小类。对测绘类的档案收集、整理、移交都有明确规定，所有项目的下发严格按照档案管理的标准，从项目发起到归档都受管理和控制。最终将有永久、长期保存价值的传统载体档案进行数字化转换，并按规定存储到一次写光盘中，保证档案数据内容的完整性、可读性。

（四）加强档案宣传和队伍建设，为档案信息化建设营造良好的外部环境

“用起来重要、做起来次要”是档案工作的一种普遍现状。而档案工作作用的发挥离不开方方面面的重视和支持。所以从这点上来说，档案工作不是档案人员一个人的事情，是整个单位、群体的共同责任。院领导高度重视档案的管理建设，一方面加强档案信息化人才队伍建设，在专业测绘技术人员中培养了一名既了解测绘业务知识又了解档案专业知识的人员。另一方面，注重发挥档案网络人员的整体合力，加大档案宣传力度，对原先的档案管理模式做了适当调整，将档案工作职责分解落实到各部门，结合档案管理软件，优化档案管理流程，提高档案管理效率，逐步发挥信息化整体优势。

档案信息化建设是个长期的、动态化的过程，是一项系统性的工程。要推进档案信息化建设，必须突破传统的档案管理模式，以发展的眼光、科学的方法和持续的努力，不断吸收先进的技术和手段，跟上信息化发展的步伐，使档案工作发挥更好的基础性、服务性作用。