档案信息化建设的原则和内容

档案信息化建设作为社会信息化的组成部分，社会信息化所应遵循的原则，同样适用于档案信息化建设，如信息共享原则、以人为本原则、可持续发展原则等。同时，根据档案工作特点，档案信息化建设还应遵循以下原则：

1.统筹规划、分步实施

档案信息化是一个长远发展的系统工程，需要对各阶段的目标、任务、措施等进行总体规划和部署，分步实施，有序推进。在国家、地方和行业等不同层面，都有必要把档案信息化纳入长远规划，同步进行、协调发展。对于国家和地方档案行政管理部门、各级档案行业主管部门、各级各类档案馆，应在国家、地方、单位信息化规划的总体框架下，对相应层次的档案信息化建设进行统筹考虑，协调好与相关部门的关系，总体作出安排；对于各级机关、企事业单位档案室，则应按照统筹兼顾和文档一体化的要求，把档案信息化纳入单位信息化建设的总体格局之中，把电子文件归档管理要求纳入单位办公自动化软件功能设计需求，使档案信息化与单位办公自动化同步进行、协调发展。

2.统一标准、分级建设

标准化是开展档案信息化建设的重要基础和必要条件，直接事关档案信息化建设的成败。因相关标准规范出台不及时、不统一等问题而导致信息化建设重复投入、严重浪费的现象屡见不鲜。要把标准规范建设摆在档案信息化建设的重要位置，结合实际，抓紧出台带有共性的、指导性的、基础性的档案信息化标准规范，推荐使用统一的标准规范和应用平台。同时，要在统一标准的基础上，按照分级建设的原则，稳步推进档案信息化建设，建设一批分布式、可共享的档案信息基础数据库，加快区域数字档案资源的共建共享。

3.需求导向、注重效益

档案信息化的目标是为了适应社会信息化对档案工作提出的要求，提高档案管理效率，提升档案工作服务水平，因此，必须把更好地满足社会对档案信息的需求，更便捷地提供档案信息服务，放在档案信息化建设的重要位置。只有面向档案管理和开发利用需求，解决工作中存在的实际问题，才能提高信息化项目的实际效果，才能实现合理的成本效益比，并有助于档案信息化的持续推进。因此，无论从档案信息化的规划到实施，从法规建设到标准制订，从系统开发到资源构建，都必须以需求为导向，认真考虑档案信息化的实际效益，实现合理的投入产出比，确保信息化成果的可持续性。

4.经济适用、适当超前

在档案信息化基础设施建设过程中，不能一味盲目追求最新、追求先进，而要在综合考虑当地经济社会发展、档案工作水平和把握信息技术发展方向，考虑成本效益比的基础上，坚持经济适用、适当超前的原则。在档案信息化发展史上，不考虑当地经济社会发展和档案工作实际水平，盲目在档案信息技术应用上求新、求先进，因格式选择不当导致电子文件无法阅读而成为“死档”、或频繁更换档案管理软件而造成资源“孤岛”的现象屡见不鲜，需要我们在今后工作中认真吸取这些教训，加强对档案信息化建设的调研、规划，综合考虑档案信息化的投入和效益，尽量采用先进适用的技术，避免出现大的决策失误。

5.持续发展、保障安全

在信息化和电子环境下，档案安全保障工作面临更严峻的形势。电子环境下的档案安全保护工作除了防止泄密外，还需要考虑载体安全、技术安全等多个因素，要防止数字信息的丢失、失真和不可用。因此，要把安全保障工作放在档案信息化建设的重要位置，综合考虑档案信息化建设的持续性和长远发展要求，建立健全档案信息化保障体系，以确保档案信息化的顺利推进。

档案信息化的覆盖面很广，涉及应用信息技术生成、管理、开发利用档案信息的各项活动，还涉及国家宏观层面的规划和指导。从工作环节和性质来看，档案信息化包括环境构建和资源建设两个大的方面内容。具体包括：

1.信息化基础建设

信息化基础建设是开展档案信息化的必要条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段，是档案信息化有序、健康发展的必要保障，也是衡量档案信息化整体发展水平的重要标志。信息化基础建设包括信息化软硬件基础设施建设和标准规范建设。其中，档案软硬件基础设施建设包括硬件设施建设、网络环境建设和软件系统建设。只有配备必要的计算机软硬件设施和建设先进的档案信息网络，才能搭好信息高速公路的“路”和“车”，才能充分发挥档案信息化的整体效益；标准规范建设也是档案信息化建设的根基，相当于信息高速公路上的“交通规则”，只有制订和严格遵守统一的“交通规则”，才能确保信息高速公路的畅通和有序。

2.档案信息资源建设

档案信息资源是国民经济和社会发展的战略资源之一，是国家信息资源的重要组成部分。加强档案信息资源建设，加快档案信息资源的开发和利用，是当前档案信息化的核心任务，是档案信息化取得实效的关键，是衡量档案信息化水平和成效的重要标志。我们在加强档案信息化建设的时候，要正确处理好硬件建设和信息资源建设的关系，坚持软硬并重、资源优先，把档案信息资源建设摆在档案信息化建设的重要位置，作为档案信息化建设的基础和核心，确保信息高速公路既有先进的“路”和“车”，也有充足的“货”。

3.应用系统建设

档案应用系统是在档案工作中应用信息技术革新档案管理方法和手段的软件工具，是加快档案信息资源开发利用和促进档案信息共建共享的技术保障，是现代信息技术和先进管理理念应用于档案管理的重要基础。在档案信息化环境下，特别是在电子政务环境下，人们对电子文件的归档和管理必须借助于软件系统才能实现，软件系统逐渐处于档案管理模式的中心，成为电子文件收集、管理和利用等各项工作的执行器和调度器，成为优化档案管理流程、提高档案管理效率、发挥信息化整体优势的重要实现平台。

4.保障体系建设

档案信息化是一项系统工程，涉及政策环境、硬件设施、技术应用、专业人才等方方面面，离不开法规政策、人才队伍、安全保障等各方面支撑。要加强对档案信息化的组织规划，完善相关政策法规和标准规范；要加强档案信息化人才队伍建设，把实施档案信息化的过程，变成锻炼队伍、培养人才的过程；要加强档案信息化安全保障，把确保安全作为档案信息化的基本原则，把安全保障体系建设贯穿于档案信息化建设的始终，体现在信息化环境构建和资源建设的各个方面。

《全国档案信息化建设实施纲要》指出，档案信息化建设要适应国家信息化和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局中，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。

按照以上总体要求，《全国档案事业发展“十二五”规划》提出“十二五”期间我国档案信息化建设的主要目标是：“加快数字档案馆及电子文件（档案）备份中心建设，完成国家数字档案馆建设总体规划的编制工作，对电子档案进行安全有效的管理”。重点任务包括：

（1）贯彻落实国家有关电子文件管理、数字档案馆建设的文件精神，加强以计算机网络设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设；

（2）根据电子文件管理和数字档案馆建设的功能要求，配备和开发档案数据库管理系统、电子文件归档管理系统、电子档案移交管理系统、数字档案信息发布利用系统等；

（3）加快推进传统载体档案数字化、电子文件接收、重要数字信息采集等数字档案资源建设；制定文书类档案长期保存格式标准，研发文书类档案长期保存格式产品和转化工具并组织试点和示范；

（4）实施公共档案信息资源共享服务工程项目，打造“一站式”档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务；

（5）推进电子文件（档案）备份中心建设，落实电子文件的异质、异地备份制度。

（6）各级国家档案馆加快数字档案馆建设步伐，有条件的要完成数字档案馆建设，并提供网络信息服务。