档案信息化软件建设

通常我们把计算机运行所需的各种程序及有关资料统称为软件。软件分为系统软件和应用软件两大类。

系统软件是由计算机设计者或提供商提供的一类程序，通过计算机硬件本身提供的逻辑功能，达到管理计算机系统各种资源，充分发挥计算机效率，便于用户使用和管理的目的。系统软件包括操作系统和其他必要工具软件。其中操作系统是控制和组织计算机活动的一组程序，是用户管理和使用计算机的接口，是各类软件运行的基础，常见操作系统有Windows、Unix、Linux等。

应用软件是为了某种特定的用途而被开发的软件，如档案管理系统、财会管理软件、业务统计软件等。应用软件可以是一个特定的程序，也可以是一组功能联系紧密、可以互相协作的程序集合，或是一个由众多独立程序组成的庞大的软件系统。

在档案信息化软件建设中，数据库系统、档案管理系统是其中的重要内容，下面对这两类软件系统分别进行简要介绍。

数据库系统是在文件系统的基础上发展起来的，并克服了文件系统在数据处理能力方面的一些不足。数据库系统一般由数据库、数据库管理系统和数据库管理员组成（见图5-2）。

图5-2

数据库是以一定组织形式存储在一起的相关数据的集合。按照数据库所采用的不同数据模型，可将数据库划分为层次型数据库、网络型数据库、关系型数据库和对象型数据库等。目前应用最广泛、最常见的是关系型数据库，对象型数据库也逐渐在一些基于对象的数据管理领域得到应用。目前常见的数据库产品有Oracle、Informix、Sybase、PostgreSQL、MySQL、Interbase，以及微软公司的SQL Server、IBM公司的DB2等。DBase、Paradox、Access等本地数据库也在单机版的档案管理系统和数据交换中得到了较广泛的应用。

数据库系统的主要特点：

（1）可实现数据共享。指所有用户可同时存取数据库中的数据，也包括用户可以用各种方式通过接口使用数据库，并提供数据共享。

（2）数据的冗余度少。同文件系统相比，由于数据库实现了数据共享，从而避免了用户各自建立文件，减少了数据冗余，维护了数据的一致性。

（3）数据的独立性高。数据的独立性是指数据库中数据的逻辑结构和应用程序相互独立，也指数据物理结构的变化不影响数据逻辑结构。

（4）数据实现集中控制。利用数据库可对数据进行集中控制和管理，并通过数据模型表示各种数据的组织以及数据间联系。

（5）数据的一致性和可维护性。数据库系统一般提供安全性控制、完整性控制、并发控制、故障的发现和恢复等功能，以确保数据安全可靠。

档案管理系统是指各机关、团体、企事业单位和各级各类档案馆用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的计算机应用软件系统，又称档案管理软件。

1.档案管理软件的基本要求

（1）符合标准规范要求。档案管理软件的开发研制和功能设计必须符合国家和当地有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准，如档案著录规范、分类整理规范、数据交换格式规范等。

（2）具有一定的灵活性和可扩充性。由于不同行业、地区的档案标准、规范和要求等存在一定差异，档案管理软件应在标准规范的框架下，允许在档案实体分类、档案类型设计、报表设计和输出等方面具备一定的灵活性和可扩充性，以满足不同领域、行业的档案管理特殊需求，提高软件的适用性。同时，应在系统配置、数据库类型、硬件需求等方面具有一定的灵活性和可扩充性，以满足今后档案业务发展的需要。

（3）具有较高的数据处理和检索性能。应在考虑当前主流硬件配置和今后的数据增长趋势，通过适当的算法和其他优化处理，确保数据处理和检索响应时间控制在用户可接受的范围之内。同时，应根据不同用户的使用习惯，提供多种检索方式。

（4）开放性和易用性。档案管理软件应具有一定的开放性，提供数据输入输出接口功能，能和办公自动化系统、通用档案管理平台等无缝衔接，以确保数据安全和长期有效，同时也便于今后系统维护和升级。同时，应针对不同用户的使用习惯，提供灵活的处理流程和操作方式，提供详细的操作指南和说明手册，做到各种操作清晰明了、易于上手。

（5）安全性和可靠性。采取一定的功能设计和技术应用，确保档案数据存取和传输的安全性，如提供数据备份、日志审计、权限控制、数据加密等功能。软件应具备较高的可靠性，通过硬件和数据库系统等支持，提供一定容错能力和不间断服务能力。

（6）数据的相对独立性和可迁移性。档案管理软件应具备较强的数据独立性，确保在软硬件环境发生变化时数据可迁移及利用。

2.档案管理软件的功能要求

国家档案局2001年发布的《档案管理软件功能要求暂行规定》提出，档案管理软件应具备以下基本功能：

（1）数据管理功能。档案管理软件应具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能，包括数据库的建立、修改、删除，档案数据的输入、存储、修改、删除等。数据库管理系统的选择应充分考虑用户所需的数据容量。数据结构设计应符合检索优先的原则，能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换。数据项的设置应符合档案著录有关规定，并提供键盘录入、文件扫描和直接接收电子文件等多种档案数据输入方式。具有文档一体化功能的档案管理软件，应能保证系统内文件处理部分录入的数据与档案数据对应项目的格式完全一致，并能根据归档标识实现归档文件的有效迁移。具有图纸管理功能的档案管理软件，其录入图纸的幅面与精度应满足用户的应用要求。各种不同类型的档案数据，其文件格式均应尽量采用通用文件格式：文字型信息推荐采用XML文档、RTF、TXT格式，扫描图像推荐采用JPEG、TIFF格式，视频数据推荐采用MPEG、AVI格式，音频数据推荐采用MP3、WAV格式等；确需采用专用（非通用）格式的，应能根据需要按要求实现与通用格式之间的转换。

（2）整理编目功能。能为用户自行设置实体分类方案预留空间，并能满足自动按照分类类目进行分类和排序；能自动生成档案管理所需各种排列序号，并能由用户自主修改和重排序，保存时有防重号校验功能；能自动生成符合档案工作相关标准的各类目录和备考表等；具备功能齐全的统计功能，并能生成相应报表；具备完备的打印输出功能，能打印输出各类目录、统计报表、备考表等。

此外，档案管理软件应能根据文档一体化管理等实际需要，在文件归档、处理操作中提供主题词自动标引、自动分类组卷（件）、个性化报表打印等一些实用功能。

（3）利用查询功能。这是计算机辅助档案管理的基本功能。档案管理软件应能对档案信息数据进行多途径的检索查询，并具备借阅管理等辅助功能。检索查询模块中必须设置题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等检索项，并可根据用户需求，设置文件编号、档号等辅助检索项。检索查询模块应能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；能根据用户需要设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等功能；能对查询结果进行显示、排序、转存、打印或选择输出等技术处理。借阅管理功能应包括对利用者以及利用的目的、时间、内容、效果等信息的记录、分析、统计以及档案催退、续借、退还等功能。

（4）辅助实体管理功能。主要针对国家综合档案馆及机关、团体、企事业单位档案部门，实现包括档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等管理功能。辅助实体管理模块应能对征集、接收、移交档案的时间、来源、交接人、数量、种类、载体等进行管理；能对档案划控、保管期限变更、密级变更、鉴定销毁等进行管理。

（5）安全保密功能。档案管理软件的研制、安装和使用，必须符合《计算机信息系统保密管理暂行规定》、计算机信息系统安全保护等要求，具备系统访问控制、数据保护和系统安全保密监控管理等基本功能，确保档案数据安全。软件应具备系统访问控制功能，能实现严格的权限控制，并具有防止越权操作的技术措施。软件应具备数据保护功能，必须保证系统对档案数据的采集、存储、处理、传递、使用和销毁按照国家有关保密规定进行，并在各项操作中有相应的密级识别；涉密系统还应有严格的数据加密措施。软件应具备系统安全保密监控功能，必须能对系统中各种操作实现严格的监控并加以记录。

（6）系统维护功能。主要是保障系统的可维护性和可运行性，包括用户权限管理、系统日志管理、数据的备份与恢复等基本功能。用户权限管理应包括系统各部分的操作权限管理和数据操作的权限管理。系统日志管理应提供独立于操作系统的电子文件、档案查询日志记录功能，并提供详情查询功能。日志文件保存时间应不少于两个月，需长期保存的日志文件应可自动转存备份。系统维护模块在提供数据备份与恢复处理功能的同时，还应能对档案数据某些代码表提供方便的维护。