档案信息化建设中的“三注重”

档案信息化建设中的“三注重”

黄　绘

（余姚市自来水有限公司）

摘　要:档案信息化建设是社会发展的需要，是新时期档案管理追求的目标。本文着重就档案信息化建设的规范性、安全性、效益性等进行探析。

关键词:档案信息化　规范性　安全性　效益性

档案信息化建设是指以国家信息化建设和档案事业发展的要求为导向，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，以档案信息化人才队伍为依托，以政策法规、标准规范、管理制度等为保障的信息化工作体系。它是社会信息化的组成部分。随着社会整体信息化的不断发展，档案信息化建设也应顺势而为、加快发展。笔者认为，在推进档案信息化建设的进程中，尤其应注重其规范性、安全性和效益性。

一、注重档案信息化建设的规范性

制定实施相应的标准规范，是确保档案信息化建设规范性的关键。比如将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化为计算机可识别和处理的数字化信息，将电子文件接收进馆等，都应该有字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准（包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式）及数据交换标准等可以遵循。又如，在研制档案管理软件时，软件的开发研制和功能设计等必须符合国家和当地有关计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准，如档案著录规范、分类整理规范、数据交换规范等都要符合标准化规范要求。只有这样，电子文件的归档，传统介质档案的数字化加工，数字档案的保管、传递、利用等工作才能实现有序化、标准化和规范化，以避免各自为政、互不兼容、重复建设等现象的发生。

二、注重档案信息化建设的安全性

随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们在进行档案信息化建设时，必须注重对网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全。在保证档案信息的安全性方面，我们可以采取多种方式加以实现，如物理安全策略，信息加密策略，网络安全管理策略，访问控制策略。其中，访问控制策略包括入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。

另外，我们所选择使用的档案管理软件也应注重其研制、安装、使用时的安全性和可靠性，要采取一定的功能设计和技术应用予以确保，如在软件中应提供数据备份、日志审计、权限加密等功能；也可通过硬件和数据库系统等支持，提供一定的容错和不间断服务功能。

三、注重档案信息化建设的效益性

档案信息化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则。讲究信息化工作的效益，就是既要根据自身的能力量力而行；又要结合馆（室）藏基础，分析用户需求，并研究馆（室）藏档案的利用率情况，使有限的人力、财力、物力用在刀刃上，发挥出最大的经济效益和社会效益。比如，在选择数字化加工的内容时要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合。要对重要的、利用率较高的档案进行数字化加工，而那些利用率不高的档案则可视资金和人力情况，暂缓数字化。另外，还可以结合馆（室）藏档案的特色选择档案进行数字化，提供独具优势的服务。从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键。总之，在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，做到按“需”数字化。

总之，信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案部门只有克服困难、迎头赶上，与企业其他部门同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，才能更好地服务社会。

参考文献:

［1］龚瑛.开展档案信息化建设的做法和体会［C］.中国论文中心，2011.

［2］周风云，赵焕中，姜桂娥.浅谈档案信息化建设的思路［J］.山东档案，2004（2）.

［3］张照余.档案信息化法规解析［J］.档案学研究，2007（1）.