教学档案信息化管理探析

教学档案信息化管理探析

陈　冲

（乐清中学）

摘　要:教学档案是学校档案管理的重要组成部分，教学档案管理信息化可以有效促进教学管理水平的提高。本文对教学档案管理信息化提出了有效的方法，并针对存在的问题提出了相应对策。

关键词:档案工作　教学档案　信息化

教学档案是学校对教学实施过程、教学管理、学生管理、教师管理、实验室管理的真实记录，是在日常的教学活动中所形成的具有保存价值的原始记录，可全面反映学校教学水平和教学管理水平，也是评估教学质量的重要依据。随着各学校教学水平评估的展开，教学档案管理日趋重要。而提高教学档案管理水平，加强教学档案的信息化管理是关键所在。

一、教学档案管理现状

教学档案是教学过程中形成的原始材料。教学档案管理由各个教学院系独立完成。由于缺乏统一的应用系统协调管理，管理的信息化还处于初级阶段，没有充分利用信息技术、网络技术来提高管理效率。主要表现在以下方面。

第一，以纸质档案为中心，管理对象是纸质载体档案，档案的收集、整理、保管、利用等业务环节大多是手工进行。第二，电子档案保存不统一，通常采用按目录整理保存的方式，缺乏系统的电子档案管理系统，给电子档案查询利用带来很大的不便。第三，电子档案保存比较分散，缺乏统一的标准和规范，没有依靠强大的计算机网络系统进行系统集成，资源不能共享，重复建档，利用率低，利用手段单一。第四，电子档案查询利用过程中，没有有效的安全保障措施，在受到计算机病毒攻击时，计算机系统瘫痪，电子档案存储目录结构遭到破坏，造成数据丢失，严重时会造成灾难性的错误，导致数据完全破坏。第五，教学档案管理独立于校园网进行，没有采用有效手段来协调各部门统一完成，不但造成校园网资源浪费，而且浪费大量的人力资源进行重复建设。

二、教学档案信息化管理的主要内容

一是构建多级网络化教学档案管理平台，充分利用校园网络，提高档案管理效率和利用率。通过采用基于Web的网络化档案管理系统，构建教学主管部门、教学院系、教研室的多级管理体系。Web系统的优势在于实施和维护简单，在校园网内运行，可通过设置访问控制列表，较好地实施安全管理策略，保证系统运行的安全和效率。

二是系统采用多级存储体系，提高档案数据存储的安全性。数据存储采用磁盘、磁盘阵列、磁带库的多级存储体系，实现数据多级存储，保证数据安全。要有效实施RAID技术，一般情况下通过RAID 1（磁盘镜像结构）来确保数据安全，在条件允许的情况下通过RAID 5（分布式奇偶校验的独立磁盘结构）方式，既可保证数据有较高的安全性，同时可以提高数据读取的性能。

三是检索工具多样化，采用案卷检索和全文检索相结合的方式，提高档案查询的效率和准确度。档案检索工具是记录、查找、报道档案材料的手段，是管理和利用档案的工具。为了更加有效地进行档案检索，除设置常用的分类目录、专题目录、全宗文件目录、案卷目录外，还需要设置全文检索，对档案中的各种事物名称、档号、关键字等进行编排，并允许通过输入特定的词来实现全库数据检索，以有效提高检索效率，增强系统的实用性。

四是档案数据的数字化分级实施，分学期完成。教学档案分类多，档案产生涉及部门较多，档案数据采集必须按不同的部门分别同步进行。要对教学管理部门、教学单位、教研室等不同级别的处室分别规定数字化档案的范围，同步实施档案数据采集，有效避免重复劳动或相互推诿。教学档案的量较大，必须以学期为单位进行归档立卷，并有效实施数据的电子化；对于类似学生活动等频繁开展的活动则要缩短归档周期。

五是档案收集时要采用“双套制”，在进行纸质、实物档案归档的同时，还要有效地完成档案的电子化。由于印章和签署是文件生效的主要标志，所以对于有凭证作用的文件必须以纸质形式保存；又因为电子档案的载体的不稳定性，加上电子档案具有易修改性，所以纸质档案的保存也很有必要。归档时要采用不同的编目方法，纸质档案和电子档案都必须在备注部分加以说明，注明其对应的电子档案和纸质档案的档案编号，以便利用时相互参照。

六是档案的查阅采用分权分级流程审核方式，要注意档案的保密性。由于教学档案的查阅利用会涉及教学管理的各个部门，而档案的保密性针对不同的档案内容会有不同的要求，所以必须分级别、按权限进行查阅。如果低级别权限的用户需要查阅高保密档案时，必须严格执行流程审批制度，层层落实责任，确保档案信息安全。

七是使档案管理人员专兼职结合，提高管理效率。教学档案数量较大，这给立卷归档和数字化工作带来了很大难度。专兼职档案管理人员结合有助于更好地开展工作，专职档案员负责档案归档的统一规划、立卷、审核、指导等工作，而兼职档案员负责具体材料的装订归档，并完成档案的数字化工作。

当前，我们在增强教学管理人员的档案和信息化管理意识，提高教学档案管理者的计算机应用能力，切实加强制度建设，落实考核监督，加大硬件设备投入等方面，还有许多工作要做。作为学校深化教学改革、提高教学质量的一项基础性工作，学校教学档案信息化管理的重要性不言而喻，必须长期坚持不懈地做下去，做出成效。

参考文献:

［1］纪玮.高校教学档案管理工作面临的问题和对策［J］.山东档案，2010（4）.

［2］钟晓春.网络环境下的教学档案管理初探［J］.河北建筑工程学院学报，2009（4）.