我国档案信息化自20世纪80年代起步以来，经历了从弱到强，从低端到高端，从分散到整合的发展过程，取得了长足的进步。迄今为止，大致可以划分为三个阶段。
（一）探索起步，奠定基础阶段（20世纪80年代）
这一阶段，计算机软硬件技术还处于初级阶段，数字化和网络化从概念到技术还未成熟，也未被认识。此时的档案信息化工作被称为“档案计算机管理”“档案管理自动化”或“计算机辅助档案管理”，强调运用计算机技术改善和辅助传统的档案管理。在此期间，档案馆起步较早。1979年起，中央档案馆、中国人民解放军档案馆、国家档案局档案科学技术研究所等机构率先购置计算机设备，开始了档案管理自动化课题的研究和实验，至1985年底，全国已有20多个档案馆成功开发并运行计算机辅助档案管理系统。随后，企业档案部门对计算机应用热情高、发展快，至80年代末，研制出一批计算机辅助档案管理系统、文档一体化管理系统，利用技术创新和管理改革的结合充分发挥计算机应用效益。这些探索应用为我国档案信息化积累了宝贵的档案数据库资源，培养了一批热心于信息技术的业务技术骨干，也推进了档案信息化理论的发展。然而，当时在总体上尚处于探索、起步、奠基的阶段，应用的重点主要是在计算机单机上模拟传统的档案管理方式，辅助传统档案立卷、著录、编目、统计、检索等。多数档案部门尚未采用网络技术，计算机应用虽然在档案部门内部取得较好的效果，但是对外界的影响较小。
我国档案信息化起步较早，发展较快主要得益于：一是微机技术迅猛发展，并在档案部门迅速普及；二是全国开展档案工作恢复整顿和升级达标活动，计算机应用被纳入档案工作升级达标考核指标；三是通过升级达标，各单位普遍建立、健全了档案管理规章制度和规范标准，提高了档案的内在管理质量，为档案信息化奠定了基础。
（二）项目带动，重点突破阶段（20世纪90年代）
20世纪90年代起，微软Windows操作系统伴随着奔腾系列微机技术的加速发展，Office软件系统日益普及，办公自动化技术广泛应用，极大地激发了广大档案工作者应用信息技术的热情和需求。1993年，随着国家经济信息化战略的启动，电子政务系统的应用催生了大量电子文件；1996年，国家档案局成立了“电子文件归档研究领导小组”，开始对档案信息化建设进行宏观规划。全国档案部门以需求导向、以项目带动，研制出一大批各具特色的档案信息系统；积极开展档案科研，成功地应用了光盘、多媒体、CAD、条形码、数字水印、图像处理等技术；系统建设从单点应用到联网应用，从单项应用到综合应用，从归档后管理到文件的前端控制和全过程管理，从单纯模拟传统管理方式转向改革管理适应计算机技术应用；从对档案实体的管理转向对档案信息的管理；从封闭式应用转向开放式应用，文档一体化管理系统与电子政务、电子商务、企业信息化、办公自动化系统相连接，向着功能综合化、性能成熟化、管理专业化、传播网络化方向发展，计算机技术的应用效益进一步显现。
（三）宏观管理，全面推进阶段（21世纪以来）
进入21世纪，国家档案局加强对档案信息化的宏观管理，并将其纳入国民经济和社会信息化的总体规划。2001年，国家档案局、中央档案馆颁发《档案管理软件功能要求暂行规定》，对档案管理软件的开发研制和安装使用进行了严格规范。2002年，国家档案局发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，对档案信息化建设进行战略布局；同年，颁发国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002），推动了我国电子文件管理工作的开展。2003年，国家档案局第6号令公布了《电子公文归档管理暂行办法》。2004年11月，国家信息化领导小组会议纪要中明确把档案信息化列入国家信息化基础信息库的建设计划。2006年，国家档案局印发的《档案事业发展“十一五”规划》中，将“建设较大规模的全国性、系统性、分布式、规范化的档案信息资源库群，建立一批电子文件中心和数字档案馆，实现档案信息资源社会共享”作为总体目标之一。2010年，国家档案局发布了《数字档案馆建设指南》，为各级档案馆推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务提供了参考和依据。2011年，《全国档案事业发展“十二五”规划》将“加快数字档案馆及电子文件（档案）备份中心建设，完成国家数字档案馆建设总体规划的编制工作，对电子档案进行安全有效的管理”作为主要目标之一。2014年，国家档案局发布了《数字档案室建设指南》，推动数字档案室建设的开展。
在国家档案局的统一规划和规范指导下，我国档案信息化向纵深发展：档案馆（室）藏档案数字化、电子文件归档管理、电子档案移交进馆、档案目录中心建设、馆藏档案数字化、档案公共网站建设，以及数字档案馆、数字档案室建设等蓬勃开展。以档案馆室联动、馆社（社区）联动、馆际联动为标志的集成化数字档案馆和数字档案室系统相继建立，各自为政、分头建设的应用局面有所改变。在档案信息资源整合的基础上，档案信息共享范围有所扩大，数字档案信息资源的安全控制能力和有效服务能力进一步增强，通过档案信息化和社会信息化同步推进，促进了档案事业和社会各项事业的联动发展。
这一阶段的档案信息化建设具有以下特点和成功经验：一是突出了归档电子文件管理，并延伸到多媒体档案和电子文件的内容管理。二是充分借助局域网、政务网和互联网平台实现各级档案部门以及文件形成部门的互联互通、数据交换和共享，形成区域性的档案信息资源库。三是信息来源大大拓展，可以利用各种技术手段，实现有价值的档案信息资源（包括实体和电子）的采集和接收，既解决了原业务流程以单一传统载体为管理对象的局面，也大大丰富了档案信息资源库。四是服务水平显著提升，通过对档案信息资源的深度挖掘，提炼出不同角度和不同用途的信息资源，通过不同途径面向不同用户提供全方位、多角度、深层次的档案信息服务。五是数字档案馆（室）建设如火如荼，如深圳市、青岛市率先启动数字档案馆建设；上海市通过数字档案馆建设实现民生档案远程协同服务，建立“馆室、馆社、馆际”三联动机制；北京市档案馆实行可公开档案的大规模数字化工作及推进面向社会的服务。六是逐步建立和完善了档案信息化的宏观管理体系，国家层面的档案信息化纲要、制度、规范、标准相继颁发，其他档案工作规划、制度、规范、标准也都融入了有关档案信息化的要求。
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