随着档案信息化建设的逐步展开，人们越来越多地意识到，档案信息化建设不仅涉及大量技术问题，而且也涉及大量管理问题，单靠档案馆、立档单位和相关主管部门，并不能胜任档案信息化的所有工作，还需要多方社会力量的参与。因此，要在档案信息化建设项目中，不断扩大社会化运作的比例，吸引各种社会力量，包括档案管理软硬件提供商、信息安全服务商、咨询机构、高等院校、科研机构、行业协会等的参与。在档案信息化建设中，目前采用比较多的社会力量参与方式是信息技术外包，即以合同的方式委托信息技术供应商提供所需要的部分或全部信息技术功能。根据外包业务的具体内容，可将档案部门的信息技术外包业务分为以下三种类型：
（1）软件业务外包。它又可分为三种情况：直接购买供应商开发的即买即用的应用软件包；购买供应商开发的应用软件包，同时要求供应商根据本单位的要求进行某些修改；由供应商为本单位开发一个完整的能满足其业务需求的、全新的档案应用软件系统。
（2）档案数字化转换、档案网站建设或数字档案馆建设工程业务的部分或全部外包。这类外包表现为档案管理部门不仅向供应商购买有关应用软件包，而且还要求供应商提供与数字化转换和加工、网站构架和维护等与软件应用相关的部分或一揽子服务。
（3）将信息技术资产、人员及租赁资产等交由信息技术供应商负责管理。它是在前两种信息技术外包基础上发展出来的一种延伸性外包形式。
当然，信息技术外包也存在一定风险。为了保证信息化进程中信息技术外包业务的顺利开展，档案部门应采取一定的风险防范措施。
（1）制定外包项目的科学管理策略。要根据档案部门的管理基础、技术水平和社会功能，结合技术外包项目的特点，科学选择信息技术供应商。要高度重视信息安全问题，对一些高度敏感的数据项目应选择自建或慎重外包，并在外包过程中加强对信息技术外包风险的控制。加强对外包业务的风险管理，利用合同对外包商的服务时间与质量进行控制，通过需求分析和合同测度对可能出现的成本攀升进行控制，通过强化自我保护和社会保护（如知识产权保护）意识，对信息秘密和有关知识产权进行保护。加强对外包业务过程的管理，特别是对外包项目有关文件的管理，准确描述档案部门对信息技术的需求，并据此对所需的硬件、软件、服务、成本与时间等提出要求。要明确规定档案管理部门与外包商的职责与义务，对外包项目的质量指标、违规处理和人员培训等工作提出明确要求。
（2）具备一定的信息技术能力。档案部门通过引进和培养信息技术人才，使自己具备一定的信息技术能力，才能保证外包策略的顺利实施，如合作伙伴的选择，信息化项目具体目标和功能的准确描述，对项目期限和费用的准确估价，对服务条款的分析并提出明确质量要求，对技术外包项目进行验收和评价等，都需要档案部门自身具备一定的信息技术能力。
（3）注重内外部门的协调运作。在档案信息化建设的每个具体阶段，信息技术外包业务的顺利进行都离不开有关部门的支持，离不开档案部门的协调。因此，要进一步加强和改善档案部门的公共关系活动，并在档案馆内部机构设置上也作出适应性变化，从而使档案管理部门不仅通过信息技术外包策略形成良好的运作机制，而且还通过内外协作创造良好的发展环境。
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