加强兼职档案管理人员队伍建设的若干思考

祝秀霞

(华润电力(温州)有限公司)

摘　要:本文就现阶段企业兼职档案管理人员存在的问题，以及兼职档案管理员在档案管理中的重要性，提出了加强企业兼职档案管理人员队伍建设的若干思考。

关键词:兼职档案员　重要性　队伍建设

当前，为了做好企业档案工作，各单位都建立了相应的档案管理组织机构网络，配备了相应的兼职档案管理人员。但是企业兼职档案管理员普遍存在着兼职档案管理人员队伍不稳定，兼职档案管理人员缺少，兼职档案管理人员工作业务素质不高等问题。

一、兼职档案管理人员在档案管理中的重要性

企业档案管理网络由分管领导—专职档案管理员—各部门兼职档案管理员组成，兼职档案管理员是构成企业档案管理网络体系的基础。一个单位档案管理的基础工作是从兼职档案管理员开始的，文件材料的收集是档案工作的起点，把握并控制好这个起点，是做好档案管理工作的基础。

《档案法》明确规定:任何单位“应当立卷规定的材料，由本单位的文书或者本单位档案机构或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理;任何个人都不得据为己有或者拒绝归档”。

兼职档案管理员承担着企业各项管理和活动中形成的文字材料、声像材料及实物的立卷、归档等大量基础工作。这些档案的归档、整理质量，直接制约着企业档案工作的质量。

在企业里，兼职档案管理员大多是工作在生产和经营一线的人员，他们最清楚本单位或本部门的工作，也最清楚需要收集和整理的材料是什么，能较好地对部门的文件和具体工作进行前端监控和全程管理，并能够利用自己的专业知识对档案进行基本鉴定工作。由他们担任兼职档案管理员不仅能顺利地完成档案的查证和考证工作，更能充分发挥档案的使用价值。

兼职档案管理员的工作在整个档案工作中起着举足轻重的作用。比如在一些企业或部门里，有些大型项目的建设周期实际是一个复杂的信息发生和转化过程，这些信息如何储存、加工、处理和分析同样也是一个漫长的过程。而兼职档案管理员时时身处于整个项目的建设周期之中，非常了解项目的进展情况。在整个的项目进展过程中，把由此形成的文件分类和分阶段整理和归档，保存整个项目信息的原始性、连续性和真实性，是一项利在千秋的事业。其原始数据价值将随着时间的推移越来越显示其珍贵性，对将来的维护和改造能起着决定性支持作用。兼职档案管理员的工作质量往往决定着档案室收藏质量。

因此，兼职档案管理员在整个档案工作中的作用不可忽视，既要做好自己的本职工作，又要保证本部门归档率实属不易。他们为所在单位工作的同时也为国家积累着宝贵的财富，作为单位的领导，应当给予他们相应的激励，从而进一步增强其责任心和积极性，促进档案管理工作高质量高效率运转，形成档案管理工作的良性循环。

每个兼职档案管理员是档案管理的基础管理者，同时也是档案的最直接利用者。因为他们最清楚本部门和本专业的档案需求，能从实际工作出发，对档案管理工作提出更科学的意见和建议，从而能够促进整个档案管理工作质量的提高。

二、加强兼职档案管理人员队伍建设

一个企业是一个完整的组织机构，拥有一个相对独立的信息流。日常档案管理工作如同涓涓溪水汇入企业的信息流之中，对企业的经营和发展产生能动的支持作用。企业的历史是由大量的史料和史实积累而成的，这种对史料和史实的收集、整理、加工和保管工作就是企业档案工作的核心，也是企业兼职档案管理人员的职责。

如何建立一支合格的专兼职档案管理员队伍，并充分发挥好兼职档案员的作用，对做好企业的档案管理工作十分重要。

(一)加强档案管理制度建设

企业要从档案管理制度上规范各部门移交档案资料的具体内容和时间，使各部门的兼职档案管理员在收集档案的时候心中有数。

笔者的公司是一个独立的发电商，发电部的运行记录、值长日志、操作票、工作票等都是计算机管理，兼职档案员的录入工作量很小，只需每个月到公司的资产管理系统中下载他们的条目目录，稍做修改就能满足档案管理系统的需要，只需收集好纸质资料就行了。如果没有纸质的资料，仅要求打印典型日的记录。

兼职档案员来自生产一线，部门的资料都是他们在工作中产生的，他们是资料的形成者和使用者，对资料的逻辑关系最为了解，资料之间的联系他们也最为清楚，由他们收集、整理、移交资料到档案室，最能保证档案资料的系统性、完整性、真实性。只要各部门按照公司的制度执行，就能保证档案资料归档的系统性、完整性、真实性、及时性。

(二)加强制度的执行力

要将档案工作纳入年度工作计划，列入相关人员的岗位职责，在年度考核时，督促各部门兼职档案管理员及时移交本年度档案资料。专职档案管理员根据归档范围核对、确认，每年对档案移交情况写出总结报告。公司对发现的问题建立追溯机制，确定责任部门和负责人，提出整改方案，督促改进。整改后专职档案管理员给予评价，各部门兼职档案管理员的年度奖金受到档案移交评价的影响，移交齐全完整的给予一定的奖励。

(三)加强对兼职档案管理员的指导、培训

通过组织兼职档案管理员参观、学习，在公司内部开展兼职档案管理员之间的竞赛、交流活动，循序渐进地提高兼职档案管理员的业务能力。还可定期聘请档案管理专家讲解档案知识，为兼职档案管理员提供互相学习交流的平台，提高兼职档案管理员的档案知识及技能。

档案管理工作是一项系统工程，既需要建立精干高效兼职档案网络，又需要健全和完善责任追究制度，并统一纳入单位和部门的考核范围，从而在管理机制上保证档案工作的顺利开展。