加强医院照片档案管理之我见

加强医院照片档案管理之我见

尹成芳

（绍兴市人民医院）

摘　要：医院照片档案记载了医院发展的历史过程，是医院建设和发展的真实写照与原始记录。本文从医院照片档案收集、整理归档和开发利用三方面，对如何加强医院照片档案管理进行了论述。

关键词：医院　照片档案　管理工作

医院照片档案是医院在从事医疗活动、科研、行政管理、党务工作及其他各项活动中形成的，以静止摄影为主要反映方式的有保存价值的历史记录。它具有直观性、形象性和感染力强等特点。照片档案的这种特点决定了它是医院开展医疗、教学、医学研究以及对外宣传的宝贵素材，能够发挥文书档案无法比拟的作用。本文从医院照片档案收集、整理归档以及开发利用三大环节入手，对如何加强医院照片档案管理谈一些个人浅见。

一、医院照片档案的收集

（一）明确照片档案的收集范围

医院照片档案约束应根据医院制定的《照片档案归档范围和归档期限表》，明确照片档案的收集范围，主要包括六个方面：（1）记录医院主要职能活动、基本历史面貌和重要工作成果的照片；（2）记录医院领导和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片；（3）记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片；（4）记录医院科学研究、基本建设、设备管理等科技活动的照片；（5）记录医院组织或参加的重要外事活动的照片；（6）其他具有保存价值的照片。

（二）加大宣传力度

要在全院范围内宣传照片档案知识，尤其是要面向照片拍摄者、责任部门积极宣传照片档案的重要性及其价值，增强他们自觉归档的意识，为照片档案的收集工作创造良好的内在环境。

（三）主动收集和自主形成照片档案

医院档案室应加强与照片档案形成的主要部门——医院宣传科的联系，指导他们做好照片的日常积累，并于每年3月底前向宣传科收集上一年度的照片档案。同时档案部门应主动将工作的触角往前延伸，直接参与本单位、本部门重大政务、外事等活动和重大事件的拍摄工作，做到主动拍摄和事后收集并重，确保照片档案的齐全完整。

二、医院照片档案的整理归档

医院应按照《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）开展分类整理工作，把零散、不系统的照片集中起来，并输出文件目录及备考表等，以便日后及时准确地提供利用，为医院的医、教、研、防等各项工作及社会各界服务。

首先，进行科学分类及编号。必须剔除无归档价值或重复的数码照片，反映同一场景的数码照片一般只收集1—2张，并按保管期限—年度—问题进行分类。同一保管期限内的照片按照流水号（1，2，3……）进行编号。同时注意事件的内部联系，同一事件的照片组合在一起，与前一事件有联系的紧跟在后，以反映事件的因果关系和发展规律。问题排列视重要程度而定，一般重要的排前，次要的在后。

其次，拟写标题和文字说明。文字说明由事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素组成，语言应简洁、突出重点，一般不超过200字，其中照片涉及的主要人物要特别指明所处的位置。一般以“张”为单位拟写说明，每一张照片都要撰写说明，如果一组照片，要另加一个总说明。总说明与单元张说明（分说明）的区别是，前者概括，后者具体。例如，一组职代会的照片，总说明为“×年×月×日上午×时×地召开第三届四次职工代表大会，会议由×领导主持，参加会议的人员有××”，分说明为“图为×领导作医院工作报告，摄影地点×××，摄影者××”。

所有的归档照片应刻录在同一张光盘下保存，具有永久或30年保存价值的数码照片，必须冲印或者打印出纸质照片，按双套制要求保存。照片存放要注意防尘与防光，环境湿度控制在25℃以下，相对湿度控制在30%—50%。光盘每满5年转存一次，同时保留原盘时间不少于5年。

三、医院照片档案的开发利用

（一）用于撰写院志，展示医院文化内涵

2012年是绍兴市人民医院建院70周年，我院院志办本着“给历史一个交代，给未来一个承诺”的原则，编撰了《绍兴市人民医院院志》，其中收录了792张新老照片，真实地再现了医院70年的辉煌业绩，生动展示了历代绍医人在医院持续发展中作出的杰出贡献，体现了医院文化内涵。

（二）用于文化长廊建设，营造医院良好氛围

医院在文化长廊设计时运用了大量照片，通过巧妙布局，既美化了医院环境，又培育了医院文化。用图文并茂的形式从历史沿革、医院管理、科研教学、人才培养、文化建设、社会责任、领导关怀等7个方面，全面展示了医院在学科建设和人才培养方面取得的成果，回顾了医院的风雨历程和辉煌成就；医院门诊大厅的时空长廊通过25张照片的新旧对比，向市民和医院员工述说了1942年医院建院以来的厚重历史；院庆文化墙则运用了25张照片，将医院70周年院庆这一历史时刻以图片的形式展现给社会和员工。这些照片瞬间抓住人们的眼球，并全方位、多角度地向人们展示了医院人文精神及成长足迹，宣传了医院文化。

（三）用于临床教学，服务医院发展

医院照片档案能为临床教学提供生动的示范教材。如在临床教学期间，需要利用大量的医疗照片档案作教材；在病历讨论（如疑难病历、术前病例、死亡病例等）时需要提供照片档案进行手术前、后的对比，使学生们理论联系实际，提高感性认识，巩固理论知识。