数码照片与视频档案管理的革新

数码照片与视频档案管理的革新

冯萍萍

（萧山发电厂）

摘　要：随着时代的变迁，数码照片与视频的利用价值和保存意义正被越来越多的人所认识。但是到目前为止，对于数码照片与视频文件的整理与归档没有科学、统一、明确的规范可供参考。本文通过多年的实践与经验积累，归纳了一套数码照片与视频文件全新的科学管理经验，可以为数字时代照片与视频档案的管理提供借鉴。

关键词：数码照片　视频　创新管理

进入数字时代，数码照片与视频文件已变得越来越普及，各种大小会议、事件、场景等都离不开用数码照片或视频去记录，各企事业单位形成的数量都十分巨大。随着时代的变迁，数码照片与视频的利用价值和保存意义正被越来越多的人所认识。但是到目前为止，对于数码照片与视频文件的整理与归档没有科学、统一、明确的规范可供参考。然而，数码照片与视频档案的管理是一个难点问题，尤其是数量特别庞大的数码照片，其电子文件的归档整理与一般电子文件不同，需要分组对每组每张照片编写总说明、分说明及按相关要素归档，并在归档保存中与其数码照片的电子文件进行一一对应与有机结合。事实上由于管理的缺乏，许多单位大量的数码照片与视频文件都积存在职能部门，造成了数码照片与视频档案管理的流失。

一、数码照片的创新管理

笔者通过多年的实践与经验积累，归纳了一套数码照片与视频文件全新的管理方法。为了更直观地表达和帮助了解，首先以实例“浙能萧山发电厂照片档案管理办法”加以说明。以组为单位，通过“萧山发电厂照片归档说明”表格的处理，规范了现阶段数码照片的整理、电子文件保存、数字档案库管理、纸质照片的整理等整套系统性科学管理方法。

数码照片的创新管理，一方面科学解决了数码照片电子文件的保存方法；另一方面，在照片档案数据库管理上突破了传统的逐张将“总说明”“分说明”手工输入的方法，只需将“照片归档目录”直接导入即可，“总说明”和“分说明”均在“照片归档说明”得到反应，对于每组照片的电子文件，也只需通过批量挂接即可实现；同时，创新了传统纸质照片档案整理的方法，简化了传统整理中手工将“总说明”“分说明”按“规定位置大小”“裁剪”“粘贴”的问题，极大地减轻了档案人员的工作量，使管理更加科学灵活。

【实例】浙能萧山发电厂照片档案管理办法

表1　浙能萧山发电厂照片归档说明

（一）表格填写方法

以每一组照片为一个单位填写，一般一篇报道（或一个单位工程）为一组。每组照片经鉴定选择3—6张清晰度高、典型场景并具有代表性的照片归档。

（1）档号：按年度和时间先后顺序流水号排列，如2011年度的照片，2011Z001、2011Z002、2011Z003……以此类推。（本组为“2011Z010”）。

其中，2011表示年度，Z表示照片，001、002……表示组别顺序。

（2）组名：即每一组照片的名称，比如每篇报道（或一个单位工程）的题名。

（3）总说明：简洁明了地概括该组照片的全部信息，包括时间、事由、地点、人物、背景等，一般在200字以内。

（4）分说明：指每张照片的说明，20—30字为宜。

（二）照片档案目录

一个年度填写一个“照片档案目录”，以组为单位填写。

（三）照片档案电子文件的保存与移交

以年度为单位建立文件夹，如2009、2010、2011……

以2011年为例具体说明如下：

建立“2011”文件夹，“2011”文件夹内包含每组照片的文件夹及年度“照片档案目录”，并分别用每组照片的“档号”命名，如2011Z001、2011Z002、2011Z003……以此类推。每个项目文件夹内包含本项目一张“萧山发电厂照片归档说明”及该组的全部照片，照片顺序重要的在前次要的在后，或按时间先后次序。见下图1：

图1

（四）数码照片数字档案库的建立

在档案管理系统中建立一个二级目录的“照片档案库”，第一级以组为单位，只需将“照片归档目录”导入即可，总说明和分说明均在“照片归档说明”得到反映，省去了手工输入的环节，如图2所示；第二级为每组照片的电子文件，通过批量挂接，比如第一条目录“档号2012Z001”的第二级目录，如图3所示。

图2

图3

（五）纸质照片档案整理

以组为单位有序插入照片档案册。

每组照片的归档说明“萧山发电厂照片归档说明”可以统一按序放在每册的“照片档案目录”后，也可以分散放在相应组别的前面一页。照片按组按档案号先后有序插入，每张照片的边上简单标注该张照片的“档号”。

二、视频档案的创新管理

（一）视频文件整理关键环节

为了让视频档案发挥更大的价值，在视频形成时，要求职能部门（如宣传部）必须做到：一是对每段视频做亮度、色度、清晰度、消音、剪切等处理；二是每段视频有完整的配音和简单的文字说明（在视频上）；三是按月或季（或某个大型专题）定期对录像综合；四是按录像档案七要素（事由、时间、地点、人物、背景、摄影者、配音者）的要求做好“归档文字说明”，形成WORD文档（可参考照片档案）；五是将综合的视频与相应的“归档文字说明”建立一个文件夹（或刻成一张光盘）。

（二）视频档案电子文件的保存

视频档案电子文件的离线脱机备式方法与照片档案的做法类同，不作详细解释。如图4所示。

图4

（三）视频档案数字档案库的管理

在企业档案管理系统中建立“录像档案库”，录像档案库条目也只需将整理时形成的“录像归档目录”导入即可，视频原件通过批量挂接，省去了手工输入这一环节。