浅谈加强人防工程档案管理

浅谈加强人防工程档案管理

李　燕

（杭州市人民防空办公室）

摘　要:本文从人防工程档案工作发展与变化的实际出发，结合人防工程档案数量、归档范围、利用人群和利用率的变化，分析了当前人防工程档案管理工作中存在的问题，并结合工作实际，从档案管理制度、信息化建设、人才队伍建设和保密工作等方面，提出了加强人防工程档案管理工作的几点思考。

关键词:人防　工程档案　管理

当前，我国人防工程正从计划经济条件下主要依附于政府投资转向社会主义市场经济条件下的多渠道、多元化投资，同时结合民用建筑修建人防工程方向的快速转变。人防工程档案，不仅是战时部署防空袭、组织人员掩蔽和物资储存的基本依据，同时在建立人防工程信息管理系统，制定人防工程规划，建立统一高效的组织指挥体系，布局合理的防护工程体系，建立灵敏可靠的通信警报体系，提高人民防空整体抗毁能力、快速反应能力、应急救援能力以及保障人民生命财产安全等诸多方面，都发挥着不可替代的重要作用。

一、人防工程档案管理的现状

（一）归档范围不断扩展

随着我国经济的快速发展和人防事业的改革创新，人防工程特别是结合民用建筑建设的防空地下室数量和面积不断增长，“两防一体化”不断深入，特别是2008年杭州市人防办取得10项行政许可事项和8项非行政审批事项后，人防工程档案的归档范围大幅扩展。因此形成了大量有关地下交通干线及地下空间项目，人防工程审批、监督检查、竣工验收和提供工程规划设计条件，人防工程拆除和报废的审批，人防科技推广应用先进技术科研成果，人防组织指挥、通信网络、警报建设规划、防空袭预案和各项保障重要经济目标防护方案等档案。

（二）利用率不断提高

近年来，公众对政务信息公开和查阅的需求日益高涨，在工作中遇到的申请查询人防工程建设相关许可案卷的情况越来越多。查询人群有房地产开发企业、物业管理公司、为老百姓利益奔波的律师（小区业主代言人）和纪委等相关部门及人士。查询利用的内容主要包括人防结建费用审核、平时利用和竣工验收各项许可。查询利用的目的有工程建设阶段前期报批相关材料遗失补办，管理单位管理资料遗失补办，受业主委托法律程序调查取证以及法制部门检查等。

（三）有待改进的问题

一是管理制度有待完善。现代人防工程的发展以及计算机技术的提高和普及，对人防工程档案收集、管理、归档、验收提出了新要求，而传统的档案管理制度已不能适应形势发展的要求，有待完善。二是信息化程度有待提高。当前有些单位在对档案提供利用时，还需要查档利用人详细提供项目的名称、年代等内容，再按年度和相关分类，人工翻阅，多方寻找，费时费力，信息化程度不高，有待提高。三是专业人才有待充实。目前，人防工程档案管理人员大多由工程技术人员兼任，缺乏档案管理专业知识，档案管理工作往往停留在资料保管阶段，标准化、制度化、规范化建设根本无从谈起。

二、加强人防工程档案管理的对策

（一）加强制度建设，实现人防工程档案的标准化管理

加强人防工程档案管理，关键在于实施档案标准化管理。要针对人防工程的特点，统一人防工程档案分类目录，明确各类归档范围，对入库的档案、资料进行严格区分，实现人防工程档案管理的统一性和标准化。目前，我们与浙江省档案事务所和中国人民大学开展了“人防工程档案标准化”课题研究，着力于《杭州人民防空工程档案管理办法》《杭州人防办人防工程档案管理规范体系》《杭州人防办人防工程档案管理制度体系》《杭州人防办人防工程档案管理流程体系》《杭州人防办人防工程档案数字化规范》《杭州人防办人防工程档案其他相关规范》的研究制定。

（二）加强信息化建设，提高档案利用的便捷性

人防工程档案工作的最终目的是开发利用，为最大限度地利用好人防工程档案，必须加强信息化建设。目前，由于大量的工程档案还未进行数字化加工，因此在提供档案利用服务时，仍以提供档案原件为主，不仅容易造成原件的破损和丢失，也很难快速、准确、高效地提供档案查询利用服务。所以，必须积极加强人防工程档案信息化建设，以人防工程档案和资料信息的全方位利用为目的，以数据库为管理手段，以扫描纸质档案图像和电子数据档案为管理对象，以硬磁盘阵列为存储介质，利用先进的计算机网络技术、信息处理技术、图像处理技术、OCR识别技术、光盘刻录技术、压缩存储技术等，创建完整、专业、易扩展的综合数字化加工生产线和档案信息管理平台。

（三）严格遵守保密制度，正确处理保密与公开的关系

人防工程档案管理工作是一项保密性要求很高的事业，在做好开发利用的同时，要正确处理好保密与公开的关系。《杭州市城建档案馆利用规定》明确规定:“人防、军事工程档案因其特殊性，涉及国家秘密，不对外公开，此类档案仅提供给特定的用户使用。”《杭州市政府信息公开规定》规定:“行政许可的事项、依据、条件、数量、程序、期限以及申请行政许可需要提交的全部材料目录及办理情况须重点公开”和“属于国家秘密的，涉及商业秘密，涉及个人隐私的政府信息免予公开”。根据人防实际，应出台查询利用规定，明确相关事项，须公开的全部公开，须保密的务必界定清楚。

（四）加强人才队伍建设，提高从业人员的综合素质

加强人防工程档案人才队伍建设，一方面要健全用人机制，优化年龄结构、知识结构和专业结构，另一方面要对现有的档案工作人员加强在职培训教育、对外交流和业务指导，提高从业人员的综合素质。

总之，我们要切实加强人防工程档案管理的现代化、信息化建设，充分开发和利用人防工程档案资源，使之做到平时服务于社会、服务于经济建设，战时保护城市和人民生命财产安全，使人防工程档案在人防建设中发挥更加重要的作用。