工作分析概念概述及思想渊源和实践发展

第一节　工作分析概述

工作分析，又称职务分析，是为一系列组织和管理职能提供信息基础的一个常规性工具，是组织中一项重要的基础性管理工作。可以认为，工作分析是人力资源管理乃至整个组织管理的基础。

一、工作分析的概念

1.工作分析的专业术语。

开展工作分析活动，首先应掌握工作分析的相关专业术语。

工作要素指一项工作中不能再继续分解的最小动作。如开动机器、加工零件、取出工具等都属于工作要素。

任务指为达到某一特定目的所进行的一项活动，可以由一个至多个工作要素组成。如打印一封文件、编制一个计算机程序等。

职责指由员工所担负的一项或多项任务。如人力资源部人员的职责之一是“员工工资满意度调查”，这一职责可分解为下列任务：设计调查问卷、把调查问卷发给调查对象；将结果表格化并加以解释；把调查结果发给调查对象。在工作分析的范畴内，“职责”并不是指工作的责任感。

职位指在一定时期内，组织要求员工个体完成的一项或多项职责。如市场部经理、软件开发工程师。在一个组织中，每个职位对应于一个员工，即有多少职位就有多少员工。工作（或职务）是由一组主要职责相似的职位所组成，如工商局局长、行政执法人员。一项工作可只涉及一个职位，如市场部经理等都是一项工作；一项工作也可涉及多个职位，如多个行政执法人员共同完成某一项执法工作。

职业是由在不同时间、不同组织中从事相似活动的一系列工作的总称。如会计、工程师、教师、采购员等就是不同的职业。工作和职业的区别主要在于其范围不同。工作的范围比较窄，是在组织内部的，而职业则是跨组织的。

工作族是由两个或两个以上的工作所组成。这些工作或者要求工作者具有相似的特点；或者包括多个平行的任务。如销售和生产工作分别是两个工作族。

职业生涯指一个人在其工作生活中所经历的一系列职位、工作或职业。

2.工作分析含义。

工作分析是获取有关工作的全面信息的常规性工具。公共部门的工作分析就是通过收集和分析公共组织中某职务或工作的目的、职责、隶属关系、工作环境以及任职资格条件等相关信息，对该职务或工作的性质以及完成该工作所需的知识、技能、经验等资格条件做出明确的规定的过程。从组织角度讲，工作分析是组织中持续进行的工作行为，通过分析、综合与组织设计、人力资源管理以及其他管理工作相关的工作信息来维系和发展组织系统。

工作分析的结果形成职位说明书和职位规范书。职位说明书是对职位的工作目的、工作职责、工作内容、工作关系、工作环境等工作性质方面的内容所进行的书面描述。职位规范书则是对任职者所需的知识、技能、经验、品质等资格条件方面所进行的书面描述。

二、工作分析的思想渊源和实践发展

工作分析的思想来源于以泰勒为代表的科学管理理论。泰勒在1903年出版的《工厂管理》（Shop Management）一书中详细介绍了由于把工作分成若干部分并进行计时而提高了劳动效率的事实，并进而在1911年出版的《科学管理原理》（The Principle of Scientific Management）中提出了工作分析的概念。他认为，要对组织进行科学管理，就必须对组织中的每一份工作进行研究，“通过用科学方法对工作进行分析，对工人进行选择、训练、安排、调动和提升，保证每个人能充分发挥其能力”。科学管理理论提出之后，工作分析作为一种基础的管理工具在企业界得到广泛应用。1920年，美国人事管理协会规定，工作分析应作为“提取工作要素和人员任职条件情报”的方式之一。1930年，美国采用工作分析的工商企业已有39%，1940年这一比例已高达75%。工作分析的信息被广泛应用于工商企业的人员录用、薪资管理、培训开发、工作指导和绩效考核等方面。

工作分析思想在企业界的成功推广对政府管理也产生了深刻的影响。1919年，美国内政改革委员会敦促政府应建立以工作任务为基础的划分各级职员的工资体系，并派其委员巴鲁斯参加了国会的公职人员薪资等级划分项目。巴鲁斯对104 000名政府公职人员进行了问卷调查，收集到有关政府职位任务的大量事实材料，以此为基础，通过职位分类和等级划分。巴鲁斯得出的分析结果作为国会的立法依据，于1923年通过了《工薪等级法案》，并批准该法案在华盛顿特区试行，由此促进了工作分析的发展。1934年2月，罗斯福总统授权美国国家就业局设立一个专门委员会以研究当时严重的失业问题。心理学家宾汉借此契机，将当时的社会科学研究会、国家研究会等组织统一合并改组为国家就业局职位研究委员会。1936年，该委员会通过系统的工作分析收集了大量的职业样本资料，以工人的知识、技能等基本要求为标准划分各项职位的等级，完成了著名的《职业大辞典》的编辑，不仅受到各国的普遍好评，而且为第二次世界大战中美国的征兵工作提供了极大方便。1937年7月，该组织正式成为国家就业局下属的职位分析调查司，其后开展的工作不仅培养了大量的工作分析、人事管理专业的人才，而且进一步促进了工作分析在政府部门的应用和发展。

二战以后，工作分析的理论和方法日趋成熟完善，工作分析作为人力资源管理基础的地位逐步确立。到20世纪70年代，工作分析已被西方发达国家视为人力资源管理现代化的标志之一，并被认为是人力资源管理最基本的职能。

三、公共部门工作分析的作用

作为一种常规性工具，工作分析在人力资源管理和整个组织管理系统中发挥基础性作用。工作分析为人力资源规划、人员招募与录用、员工培训与开发、绩效考核、薪酬管理、职业安全及工作设计等管理活动提供必要的信息支持，成为人力资源管理各项活动顺利开展的基石，被认为是重要的基础性工作。

1.工作分析是公共部门人力资源规划的基础。公共部门人力资源规划的目的就是通过分析公共部门在动态环境中人员需求与供给的变化情况，采用必要的政策与手段确保组织在合适的时间、合适的岗位上获取合适数量的员工。因而，制定人力资源规划首先需要掌握职位的工作性质及其对知识、技能等工作条件要求的信息，这样才能确保组织的人员供给和人员储备能够合理地满足组织战略发展的需要。工作分析则明确规定了工作的目的、职责和任务，界定了符合岗位要求的任职资格条件，从而使人力资源规划建立在可靠的工作和人员条件信息基础上，能及时反映内外环境变化，确保人力资源规划的科学性和前瞻性。

2.工作分析为公共部门人员甄选与录用提供了客观标准。人员甄选与录用的过程是为组织选择符合组织发展和工作要求的高素质人员的过程。如果仅根据管理者的主观判断人员是否符合工作要求，势必会影响到甄选与录用工作的科学性和公平性，因此，选拔合适的从业人员必须具有客观的标准和依据。而工作分析对从事具体岗位的从业人员的知识、技能、态度、行为、价值观、品质等方面作出了明确的规定，有助于制定符合岗位要求的人员录用标准，有利于组织客观、公正地衡量和评价求职人员，从而使人员甄选和录用工作科学化、正规化，避免了经验主义，减少录用中的盲目性。

3.工作分析对公共部门的员工培训与开发工作具有重要的指导意义。开展员工培训与开发主要基于两个前提：一是员工目前的知识、技能或能力无法满足现有岗位要求，与既定的工作资格要求存在一定的差距，这时就有可能需要通过培训来提升其绩效水平；二是现有员工的知识、技能等素质条件无法满足组织战略发展对人才素质结构的要求，也需要借助于培训和开发手段来实现人才储备。工作分析信息全面反映了组织内各层次具体岗位对从业人员在知识、技能、经验、态度、行为等方面的工作要求，通过将这些信息与现有岗位人员的素质进行比较，就能够帮助判断从业人员是否符合工作要求，员工目前的综合能力与工作要求之间的差距，并进一步根据工作岗位的性质将培训人员分类，并采取科学的培训方法来确保良好的培训效果，从而不仅为组织的培训和开发工作指明明确的方向，而且还保证了员工培训效益和效果。故工作分析对于员工培训和开发工作具有重要的指导意义。

4.工作分析为公共部门的绩效评价提供客观依据。员工个人绩效是实现整个组织绩效的基础，从事某项具体工作的员工的绩效水平会影响到部门绩效，进而作用到组织整体目标的实现。尽管具体岗位上从业人员的绩效水平可能高低不一，但绩效评估的内容和标准必须客观、科学并可准确衡量，否则绩效评估工作就会流于形式，产生不公平的现象。工作分析信息提供了一项工作的目的、职责、任务等具体内容，根据这些具体内容，我们就能制定出符合组织要求的绩效评估内容和具体的绩效标准，进而根据这些标准对员工工作的有效性进行客观评价和考核。

5.工作分析有助于薪酬制度设计的科学性。从业人员因其付出劳动而获取的薪酬不是组织随意制定的，而是根据其从事的岗位的工作性质、工作复杂程度、技能难易程度、职责轻重、劳动条件等因素而确定的。一般而言，工作复杂程度越高，该项工作所需的知识、技能或能力就更多，工作在组织中相对价值就越大；工作职责越重要，该工作在组织中也更具价值。而工作分析过程正是通过全面收集有关工作性质、工作内容、技能难易程度等方面的信息，并进一步对这些信息进行评估，从而科学地确定各项工作对于组织目标实现的重要程度，明确岗位间的相对价值。因此，工作分析的结果为组织薪酬制度的设计提供了明确的依据，确保了员工付出的劳动以及薪酬水平之间的动态平衡，保证了薪酬体系设计的内部公平。

6.工作分析有利于公共部门员工的动态调配与安置。人力资源的动态调配和安置是保证组织中人力资源效益最大化的重要步骤。一旦组织将员工与工作的关系固态化，那么就有可能出现其才能大于岗位要求或者其才能低于岗位要求的情形，这样，员工或者会因无法实现个人价值而流失，或者因不能胜任工作而使组织的竞争力下降，进而使组织因此遭受损失。而工作分析信息对组织内各层次工作的内容、职责及其对知识、技能、个性特点等要求作了明确规定，能够从组织和员工个人角度判断员工的个人素质与其所从事的工作是否匹配，就可以为员工提供更多工作选择机会，提高员工对工作的适应性，真正实现人尽其才，才尽其用。

7.工作分析有助于劳动安全。工作分析为组织提供各类工作的劳动环境、职业危险等信息。通过工作分析，可全面了解不同工作的危险程度以及对工作环境的要求，从而采取劳动安全保护措施来保障员工的职业安全。此外，一旦在工作中发生事故，工作分析的信息也能够作为危机处理的原始档案分析，有效地应对和处理工作中的紧急危险，使工作迅速转移到正规的工作流程上来。

8.工作分析有助于公共部门的工作设计工作。工作设计是对组织内的工作内容、工作职责、工作关系等有关方面进行的设计，以提高工作绩效和实现组织目标。工作分析则通过科学的手段和方法来收集和分析工作目的、内容和职责等方面的信息，以及时、动态反映内外部环境变化对组织结构的要求，促使各类工作在组织内的合理配置，进而推动各类生产要素在组织内配置和使用的科学化、合理化，提高组织整体的绩效水平。