事实与数据检索

第一节　事实与数据检索

一、检索流程和工具书的使用

（一）信息检索类型

人们在社会实践中，根据工作、学习、科学研究的不同需要所进行的信息检索，大体上可以归纳为四类:

①文献（Literature）检索例如:要查找大规模集成电路研究的信息，有哪些文献可以参考？查找这些参考文献的过程，就是文献检索。

②数据（Data）检索例如:要查找LM325H电压调节器的参数？这就是数据检索。

③事实（Fact）检索例如:要了解美国有哪些研究机构还在进行大规模集成电路的研究？这就是事实检索。

④图像、声音检索。例如，查找老北京、老南京、老上海、老天津的照片，查看南京的民国时期建筑图片，了解孙中山先生作过的演说录音等。利用多媒体技术处理、检索声像信息使图像、声音检索更为快捷。

数据库检索，包含了电子文献、数据、事实、图像、声音等多种媒体所载信息的检索。本书的侧重点在于文献资料的检索。

文献检索主要是通过文献检索工具进行的，如书目、索引、题录、文摘等，在科研选题阶段应用较多，并且是围绕特定的课题而检索的。事实与数据检索是信息检索的派生检索，但又是大量的、日常的、有具体对象的检索。例如，查字或词，查事实概念，查人物，查机构名称和缩写，查物名，查地名，查年代日期，查公式、常数、数据、规格，查原始文献的馆藏和获取途径等等。这些事实和数据是一种确定性的信息检索，检索结果要么是有，要么是无；要么是对，要么是错。它主要是通过参考工具书进行检索。信息检索的工作过程可用图5.1－1说明。参考工具书是图书资料的一种类型，是专供查找特定资料而编写的书籍。因其出版量大，版本形式多样，检索方法和用途各异，可将其分为词典、百科全书、年鉴、手册、名录、指南等等。一般来说，工具书包含着丰富、系统而又高度浓缩的知识，且有完好的编排体例等特点，是社会发展到一定阶段，并在一定的历史条件下产生的。其对于脑力劳动的作用犹如生产工具对于工农业生产的作用一样，所以人们称之为工具性图书。世界上的工具书成千上万，不同类型和品种的工具书又各有各的用处，其使用方法也不同。如何针对实际问题精选和巧用工具书，这是每个科技人员必备的知识和共同关心的问题。

图5.1－1　信息检索流程图

（二）工具书质量鉴别

工具书的主要作用是供查询特定资料所用，因此，衡量一种工具书的质量，首先应注意它的使用价值。要挑选出名符其实的、具有较多使用价值的工具书，可注意以下几点:

①出版者与工具书的质量有密切的关系。著名的、历史悠久的出版社或出版公司为了保持它的声誉，常邀请专家名流撰稿编书，不轻易出版粗糙的东西。特别是工具书不同于普通书，它常有一定的权威性。普通书中几个字错了，联系上下文还可以理解，但在工具书中的简短条目中，就将“差之毫厘，失之千里”了。因此使用工具书时要注意出版者的出版历史、学科重点、编辑实力、出版社的信誉度等情况。

②编者工具书一般都以内容简明精要、表现手法概括而严谨为主要特征。因此，要求工具书的编者具有渊博的知识、丰富的经验和严谨的治学态度。事实上许多著名工具书的编者都是相应学科领域内比较有名望的专家学者。但要注意也有请某某专家挂名，实际上是名誉编者的情况。

③时间性工具书的时间性强。例如新的科技名词在老的词典上就查不出来。手册中内容或数据的变化也很快，特别是新成果、新事件、统计数字和人物情况的时间性更重要。因此在选用工具书时，要注意它的出版时间和版次，一般要选用最新版本。

④编写目的每一种工具书都有自己的使用对象和编写目的。一般来说，在书的前言或序言中，编者都详细说明了编写意图，或者在书商征订目录上也能看到类似的材料。我们可以根据编写目的，运用其目次、索引等试查一两个问题，考查一下它的内容和表现手法是否同预定的目的相符。

3.工具书指南简介

外文工具书类别繁多，数量庞大，要能有效地选择和利用，还必须借助工具书的指南和有关工具书的书评刊物。工具书指南向人们介绍已出版了的重要工具书，可以称之为“工具书的工具书”。最著名的工具书指南有以下两种:

①《工具书指南》Guide to Reference Books.9th ed.Comp.by Eugene P.Sheehy.Chicago:American Library Association，1976.1015p.

②《参考材料指南》Guide to Reference Materials.4th ed.Ed.by Albert John Walford.London:Library Association，1980.

在英美等国，这两种工具书指南普遍地为人们所使用，并分别称之为Sheehy和Walford。这两种工具书指南收录了常用的绝大部分工具书和重要的参考文献。Sheehy所收录的工具书达10，000种，Walford约收12，000种。对所收的每一种书，全都完备著录书目信息，包括著者、书名、出版地、出版者、出版年、页数或卷册数等，而且绝大多数都有简明的提要介绍。它能告诉人们在各个知识领域内有哪些工具书。

两书都采用分类的方法编排资料，但具体略有不同。

Sheehy是单卷本，全书分五部分:A General Reference Works（综合性参考著作）；B Humanities（人文科学）C Social Sciences（社会科学）；D History and Area Studies（历史和区域研究）；E Pure and Applied Sciences（理论和应用科学）。

Walford则按国际十进分类法体系排列。全书共分为三个独立分册，其第四版各分册的名称是:V.1Science and Technology（科学与技术）；V.2Social and Historical Sciences，Philosophy and Religion（社会和历史科学、哲学和宗教）；V.3Generalia，Language and Literature，the Arts（综合性学科、语言和文字、艺术）。

除以上两种著名的工具书指南以外，还有其他国家和地区以反映本国或本地区的工具书为主的各种工具书指南。例如:

《加拿大参考资料》Canadian Reference Sources，Ed.by Dorothy E.Ryder.Ottawa，Canadian Library Association，1973.185p.

《日本参考工具图书》（1980年版，东京，日本图书馆协会）。

《国外工具书指南》陈伯华等编辑，中国学术出版社，1984.6。

《国外社会科学工具书要览》邵献图主编，北京大学出版社，1992年12月出版。本“要览”收录国外出版的社会科学和某些人文科学领域的主要工具书约1，100种，以英文为主，旁及法、德、俄、日文等。时间下限为1991年底。条目一般按工具书类型（如文献指南、书目、索引、文摘、百科全书、词典、年鉴、手册、名录、传记资料、地理资料等）细分，部分学科视具体情况辅以专题、国别、时间或体裁，以求自成体系，提高检索效果。

此外，1991年10月由书目文献出版社出版，北京图书馆工具书室编辑的《台港工具书指南》收录范围以70年代以后的出版物为主，收录4，000多种工具书，有类书、政书、百科全书、字典、词典、年鉴、目录索引、年表、历表、手册、指南等。

二、词典

词典，或称字典，是汇集语言和事物名称等词语，解释词义和用法，并按一定次序编排以备检索的工具书。词典是人们经常使用的工具书。读者在阅读文献和写作过程中，经常会遇到语言文字方面的问题，特别是外国的语言文字。其解答就是通过词典完成的。词典可以帮助人们回答有关词义、拼法、读音、用法、同义词与反义词、缩写语与符号、俚语、方言、专门术语、外来语以及词源和词的演变历史等多方面的问题。词典包括语言词典和百科词典以及专科词典。

（二）词典的使用

词典虽是常见的工具书，但是我国读者使用外国词典还有一些特殊的情况，那就是在解决不同的问题时要选用合适的词典。由李翰文主编，九州出版社2001年出版的《辞书大全》，有古汉语常用词词典、典故辞典、格言警句辞典、俗语谚语辞典等分册，各有其不同的功用:

①外语学习和一般阅读外文书刊时，使用我国编的，收词量在7～8万词的外词词典，就能够解决问题。

②翻译和研读外国著作，除上述的外语词典外，遇到难词、罕见词，或要求弄清词的准确涵义、词义范围和感情内容与修辞色彩时，可不必查外国中、小型词典，而直接查大型的单语词典。

③查百科词汇和专业词语，最好查百科词典、百科全书和专科词典，而不使用语言词典。

④查同义词、反义词、成语、外来语、缩语，除试查大型单语词典外，各国出版有专门的同义词、反义词、成语、外来语和缩写词典（如《韦氏同义语新词典》《美国俚语词典》等），应注意选择使用。

⑤查历史词语以使用历史词典（如《牛津英语词典》）为宜。

⑥查固定词组比较麻烦，固定词组是指习惯词、成语、谚语等。一般固定词组收在词组的关键词词条相应各项内，但也有的词典把固定词组放在有关名词或动词词条内，这要从词典凡例（使用说明）中来了解。

⑦人名、地名，大多数单语词典是不收的，即使选收，其中资料也有限，最好还是分别查检其他的有关工具书。如人名录、百科全书和地名词典等。

使用外语单语词典要具备相当的外语水平，否则，为了弄清外语词典的释义还要借助外—汉词典，不仅麻烦，而且不易获得准确的词义理解。

（二）词典的编排体例和举要

西文和俄文词典，一般都是按文字的字母顺序排列的，查阅时按字母顺序查找即可。

日文字典多按五十音顺排列，按音顺查找即可。

中文词典排列的方法较多，如:按部首排列；按起笔和笔划多少顺序排列；按四角号码排列；按音序排列等等。查阅时，必须熟悉它们的编排方法。

常用词典有《现代汉语词典》、《辞海1999年版》、《现代科学技术词典》（上、下册）、《英汉科技缩写词汇》、《世界地名译名手册》、《牛津英语大词典》（简称OED）、《韦氏新大字词典》（第8版）、《韦氏第三版新国际英语词典》（共2卷）、《朗曼当代英语词典》、《朗曼英语成语词典》、《朗曼现代英语词典》、《缩写词典》、《科学技术中英美和德文的缩写词典》。

三、百科全书

百科全书的英文名称是Encyclopedia，来源于古希腊文enkyklios（范围）和paideia（普通教育），合起来是“全面教育”、“百科知识”之意。百科全书是汇萃人类一切门类知识或某一门类知识的工具书。上自天文，下至地理、社会生活、科学技术。举凡人间的知识、世界上的学问几乎无所不收，包罗万象。今日之教育，无论是工科、理科、文科、法科、医科、农科等各科知识都可以向百科全书求教。所以西方称之为“没有围墙的大学”，日本人称之为“知识的小宇宙”。

（一）百科全书的基本性质和作用

1.基本性质

百科全书与专著、论文、教科书、科普著作和词典相比较，具有表5.1－1中所列的特性。

2.百科全书的作用可以归纳为三点

①寻检查阅这是百科全书最主要的用途，可以帮助我们解决读书学习中遇到的不解问题或帮助我们在研究和写作时收集、核实资料。它最适合于用来回答有关定义、概念、论述、解释、历史沿革、当前状况、统计资料以及有关人物、事件等内容广泛的综合性问题。据国外有关统计表明，有一半以上的咨询问题可以通过百科全书来解决。

②系统学习百科全书中编附的“学习指南”（Study Guide）分类目录，参见系统和参考书目等附属成分，可帮助读者进行系统自学。例如，《不列颠百科全书》中的《百科类目》（Propaedia），又称“知识纲要”（Outline of Knowledge），就把全书内以孤立的条目形式表现的知识列成可以系统学习的知识体系。

表5.1－1　百科全书特性表

③浏览百科全书能以系统的知识供人浏览。例如，《不列颠百科全书》在谈到其作用时称:“看过百科全书的人而对其内容无动于衷是不可能的，最起码的影响是使读者感到他对周围世界所知甚少。这可能不会使他安于现状，但更可能的是促使他至少暂时努力一番，以提高自己的学识，由此渐入佳境，深入钻研，以至终生乐此不疲。”现代百科全书还非常注意视觉形象化手段，以大量的精美插图，特别是彩色插图来诱发人们浏览的趣味。

（二）百科全书的类型

百科全书按不同标准可划分为许多种类。

1.按选收范围分

综合性百科全书和专业性百科全书。综合性百科全书包罗一切学科和所有工作部门的基本知识，如《剑桥百科全书》。真正理想的综合性百科全书应该包罗全部已经积累起来的人类知识，能用来回答一切问题。专业性百科全书是收录某一学科或某一领域知识的百科全书，如《社会科学百科全书》《数学百科全书》等等。

2.按卷数部头大小分

大百科全书，一般在20卷以上；小百科全书，一般在10卷以下；百科词典，多为单卷本，属案头工具书。

3.按地域、观点分

国际性百科全书，反映全世界的情况；地域性或国家性百科全书，仅反映某一地区或某一国家的情况；还有宗教性和民族性百科全书。

（三）百科全书的编排方式

百科全书的条目编排方式有三种:①按字顺编排（大多数现代百科全书属于这一类）；②按分类编排；③先按大类类目划分，再按卷内条目字顺编排，亦即分类与字顺编排相结合的形式。百科全书编排合理，能使查阅便捷。目前按字顺编排条目已成为百科全书编排方式的主流，分类编排的百科全书已属少数。例如，要查一个较大的概念，或某一学科、人名、名著以及某一历史事件，则可按字顺直接查检有关的条目。外文百科全书各卷书脊的下方都印有该卷的起止字母，在卷内每页的左或右上角则印有本页第一个或最后一个条目的条头（书眉）。

使用百科全书时可首先查索引，这不仅可以大大节省时间，而且能得到更多的信息，进而查阅有关的条目。大多数百科全书把最后一卷编为全书的总索引，一般都是主题索引，把条目的条头与条头释文内的隐含主题和参见主题按字母顺序混排起来。条目的条头印为醒目的大写黑体字，而条目内的隐含主题则印为小写的书版字体。参见索引则作为第二级主题也按字母顺序排列在所属的第一级主题之下。索引主题之后附有卷次和页码。有的百科全书在页码之后还附有主题所在版面的区域（把一页分为4个区域），如图5.1－2。

为了向读者显示与所查内容有关的条目，百科全书还通过参见系统把相互关联的条目与概念联系起来，以获得主题更完整、更系统的知识。参见系统包括参见条和条目释文内的参见。参见条（或称空条）是同一概念的重要异称，或者是它的内容已另设专条。各家百科全书的参见系统都不尽相同，基本上分为条末或段末集中参见，或随释文参见。参见符号如:

图5.1－2　主题所在版面的区域

此外，百科全书在重要条目后面附有参考书目，向读者提供进一步钻研该主题可以参考的书刊线索。《不列颠百科全书》条目的参考书目还常常伴以简要的评价。有的百科全书（如美国《科里尔百科全书》）不在条目之后编附参考书目，而是把全书的参考书目集中起来，分门别类编在索引卷内。

（四）百科全书举要

1.世界著名百科全书ABC

①《美国百科全书》（共30卷）Encyclopedia American.International Edition.New York:Grolier，Inc.30V.27400p.（ISBN 0－7172－0110－4）.这是标准型的综合性百科全书，为世界著名的ABC三大百科全书之A。初版是德国移民F.Lieber于1829～1833年以德国《布罗克豪斯社交词典》第7版为范本编成的，共有30卷，约3，150万词，收录约6万个条目。

《美国百科全书》在选收内容上的特点是:虽称“国际版”，但内容仍不免偏重美国和加拿大的历史、人物和地理资料，特别是19世纪以来的美国人物资料较其他百科全书为全。人物条目和科技内容条目篇幅较大，前者占40%，后者占30%强。历史分世纪设条（如“20世纪”条），给人以全世界政治、社会和文化的世纪总览，提供完整的历史背景。该书还全文收录某些重要的历史文件，特别是美国的历史文件，如《独立宣言》《美国宪法》。此外还选收有文学、戏剧、美术和音乐名著专条。

Grolier公司自1923年开始逐年出版《美国百科年鉴》，概述前一年的重大事件和发展。

②《不列颠百科全书》（第14、15版）Encyclopedia Britannica.Chicago:Encyclopacdia Britannica，Inc.14th ed.:24V.28786p.15th ed.:30V.3314p.

这套百科全书被认为是现代最有权威的大型综合性百科全书，为著名的ABC三大百科全书之B。《不列颠百科全书》已有220多年的历史。第15版于1974年出版，书名改为《新英国百科全书》（New Encyclopedia Britannica）。这一版标志着这部百科全书进入了一个新的阶段，在形式和内容上都是全新的，沿用第14版的原文不到十分之一。编纂方法上有重大的“突破”，采用了“三合一”的方法，即坚持以大条目的、传统的《百科详编》为主体，另加上一部试图弥补大条目不足的《百科简编》和为加强百科全书教育作用的《百科类目》，三个部分合而为一。

《百科类目》（Propadia）或称“知识纲要”（Outline of Knowledge），1卷，实际上是全书的结构框架，起着全书分类指南的作用，为读者提供了可参阅的知识体系总表。

《百科简编》（Micropaedia）又称“便览和索引”（Ready Reference and lndex），实际上是“小条目编”，共10卷。Micropaedia有两个作用:第一，它是一部比较详尽的百科词典，可向要求释疑解惑的读者提供最基本的概念和解释，可以独立使用；第二，它是全书主体“详编”的入门索引。“简编”条目的释文之后附有大量的参见索引，指明参见“详编”的大条目和页码。“简编”的另一个特点是国家条目均有编得很好的专栏资料。

《百科详编》（Macropaedia）又称“知识深入”，（Knowledge in Depth），实际上是“大条目编”，共19卷。条目大多是世界各国著名学者撰写的专门论文，对各个主要学科和主要人物、事物都有详尽的介绍和叙述。每一条目末尾，几乎都附有相关的参考书目，指引读者作进一步研究时用。

③《科里尔百科全书》（共24卷）Collier’s Encyclopedia.New York:Macmillian Education Corp.24V.19000p.

这是一部20世纪新编的大型英语综合性百科全书，为著名的ABC三大百科全书之C。科里尔是出版家的名字。全书的现行重印本是1980年版本，共24卷，约2，100万个词，收约25万个条目。《科里尔百科全书》的特点是:适用对象广泛，雅俗共赏；材料更新及时，内容新颖可靠，重事实轻论点，有近50%的内容是在近期内修订的；参考书目的编选为各家百科全书之冠，具有帮助自学的教育作用；其中的“学习指南”是本书的另一特点，它把条目内容与学校课程联系起来，对于学习参考很有益处，因此，特别适合于各种图书馆和学校以及学庭使用。

2.中国百科全书举要

《中国大百科全书》，中国大百科全书总编辑委员会编，北京:中国大百科全书出版社，1980～2000。这是我国第一部大型综合性百科全书，内容包括哲学、社会科学、文学艺术、文化教育、自然科学、工程技术等各学科领域，按学科分册陆续出版。不列卷次，只标学科名称，各学科所收条目比较详尽地叙述和介绍该学科的基础知识。《中国大百科全书》按汉语拼音字母顺序编排，并辅以汉字笔划，起笔笔形顺序排列。正文前面配有“条目分类目录”供熟悉学科属性读者使用。后有三种辅助索引。1999年，《中国大百科全书》普及本按学科出版分册2000年，《中国大百科全书·中医分卷》出版。中文的百科全书还有《中国经济百科全书》《中国企业管理百科全书》《中国家用电器百科全书》以及《简明不列颠百科全书》中译本等。

四、年鉴、手册

年鉴和手册均属于便览性参考工具书，这些工具书内容广泛，编排形式简明，便于查检，为科技人员案头必备。虽然年鉴和手册分别是不同类型的工具书，但因为有许多共同的性质和特点，在内容上也常有交叉，因此把它们放在一节里讨论。

（一）年鉴

常用的年鉴有《中国百科年鉴》《中国经济年鉴》《世界经济年鉴》《中国统计年鉴》《香港经济年鉴》等。

1.不同年鉴的区分

年鉴，依它们的编号方法，可以有记述性年鉴和统计性年鉴；依其内容分，有综合性年鉴和专科性年鉴。另外，逐年出版的百科全书补篇也是年鉴的一种类型。从时间上看，各种年鉴所收材料的时间界线不一致，在使用之前应弄清楚某年鉴收录的是哪一年的资料。一般来说是前一年的，如标明为1994年的年鉴，实际所收的内容是1993年发生的事。

年鉴是查考年内发生的事件、数据、统计资料以及某些动向性的问题工具书。英文年鉴有yearbook/annual和almanac等名称。虽然它们在内容上有联系，但也有两点需要区分:①虽然每本almanac和yearbook/annual都包含前一年的资料，但前者包含相当多的回溯性基本资料，这些基本资料几乎是每版都反复出现，而后者却不一定有这些资料。yearbook主要汇编前一年所发生的，与某个国家、地区，或与某一学科、主题有关的各种资料。②按传统习惯almanac一般指综合性年鉴，而yearbook则专科性居多，即后者的内容限制在一个特定的领域。但时至今日人们并不严格遵守这个传统，现在就有专科性的almanac，也有内容广泛的综合的encyclopedia yearbook。

2.年鉴的特点

①资料简明、精练可靠、及时。读者使用年鉴，大多数是为了获得或核对某一专题人物、事物的最新资料。年鉴的作用之一，就是更新不能经常修订的巨型出版物，如百科全书。②年鉴的内容是逐年排列的，所以借助于年鉴可以了解有关事物发生、发展的趋势。例如，在1908年的《世界年鉴》（World Almanac）中有22页的内容谈到铁路问题，而1982年版就只有2～3页了，却有30多页的内容谈到了电视节目问题。这样《世界年鉴》就反映出半个多世纪以来美国社会经济生活的某些变化。这些最原始的统计资料是其它出版物常常忽略了的，但对于研究人员却是相当重要的资料。③多数年鉴内注明资料的来源，假如读者需要进一步研究某一专题，就可以据此迅速地找到原文。这样年鉴又具有非正式索引的作用。④许多年鉴都提供有关便览和人物传记的资料。例如，专科年鉴中，就可能有该领域的机构和重要代表人物名录，有时还有这些机构的地址和人物的简历。⑤可供读者浏览。几乎所有年鉴都刊载大量饶有趣味的知识，强烈地吸引各种不同类型的读者，这些回溯性资料还能引起人们的猎奇和怀旧之情。在国外，就有一大批这样的读者，他们喜欢浏览年鉴。

（二）手册

手册是某一范围内基础知识和基本数据资料的汇编。因其主题明确，内容丰富、实用，携带方便，它是专业人员手头不可缺少的参考工具书，所以叫做“手册”，也有叫指南、要览、便览、须知、大全等等。但其提供某方面的基本知识和便于查考使用的特点却是共同的。

英文手册有handbook和manual两类。manual通常侧重于指导“怎样做”，如怎样制造汽车、设计电视，怎样做衣服等等。handbook意思是拿在手中的书，即手边常用书。它侧重于回答“怎么样”一类问题。通常是围绕或汇集某一学科各种各样的事实、数据、统计数字等资料，便于人们迅速地查到有关问题的全面而可靠的具体资料。

手册根据所收选事件内容的不同，一般可以分为综合性和专科性两种:

①综合性手册概括的知识面比较广泛，但编写的内容比专著和教科书浅显简要。它可以同时涉及哲学、社会科学、自然科学、工程技术等，亦可不同程度地反映某些学科分支。综合性手册侧重于社会科学的内容，突出政治、经济、文学、艺术和当今国内外的重要时事知识，而科技性内容所占比例较少，仅限于一两年内发生的引人注目的要闻和大事。如《世界知识手册》《国际资料手册》《联合国手册》《人民手册》等等。

②专业性手册的内容只涉及某一领域的专门知识，如专业的发展简史、基本概念、基础理论、原理叙述、结构设计、物理化学性能、特征、方法、材料、元器件、仪器、辅助设备、计算公式、数据、图表以及它们的使用说明和使用方法等等。

常用年鉴、手册有:《中华人民共和国年鉴》《世界知识年鉴》《中国图书年鉴》等，有些关于地方内容的年鉴，如《淮阴年鉴》《甘肃年鉴》《昆明年鉴》《江苏年鉴》等，对于查看某一地方资料很有帮助。

五、名录、指南

名录是涉及范围很广的一种工具书，它包括人名录、机构名录、厂商名录、报刊名录、研究项目名录等等。人们在从事科学研究、外事活动以及读书看报过程中，经常会遇到有关国内外某机构组织、某人物生平、某报刊资料的简介和国内收藏等情况。例如:联合国教科文组织的任务是什么？它至今有哪些成员国？美国某某制造商近来有何产品？ASTM和IAEA是什么机构，它们的全称怎么写？出国进修教师要了解有关大学的教授生平、地位和著作情况；本专业或学科在世界范围内有哪些核心期刊以及国内馆藏情况等等。这些问题的答案通常可以通过机构名录、厂商名录、人名录、报刊名录获得。

（一）机构名录

机构名录英文是Directory，也可以译为指南，它是提供人们查询某机构组织的地址、宗旨、历史、成员、出版物以及其它方面情况的工具书。如《中国工商企业名录大全》《中国电子企业事业大全》《美国、加拿大1550所高等院校便览》《中国高等学校大全》等都是利用机构名录一般可以解决以下几个方面的问题:

①机构全称、地址、邮政编码和电话号码。

②机构的成立年代、历史沿革和近况、机构的性质和活动范围。

③机构的规模，成员的多少，机构的首要人物，如:谁是某公司的经理，谁是某学院的院长等。

④某机构的业务介绍、服务项目以及出版物等情况。

⑤提供有限的却是最新的有关个人的传记资料。

⑥对社会科学工作者，名录还提供了有关人员的社会活动及其机构的情况，这样就为他们分析研究不同需求的社会团体提供了方便。

应该注意的是，其它工具书，如前面所介绍的年鉴、百科全书等也含有丰富的便览性的资料。

（二）人名录

如《中国科学院科学家人名录》《Who1swho in Technology Today》（今日科技界名人录）等。人名录英文是whos who，是传记资料中的常用工具书之一。最初它只是“绅士录”之类的名册，仅收皇室成员、达官贵人。到了20世纪，随着科学文化的发展，国际交流的频繁进行，人们对人物传记方面的资料的需求愈发迫切。例如:在学习工作中聘请来华讲学人员时，常常需要了解有关人员的学历、经历、著作、专长、政治倾向乃至于个人爱好等情况；出国进修教师也要询问有关大学教授的情况；教师讲课时遇到有关人物时，也要弄清该人的生平、历史地位和作用等情况；在与国外建立业务联系时更需查找有关单位负责人员情况和通讯地址等等。这类需求使得各类人名录应运而生，不胜枚举。仅据各种英文在版书目的记录，书名以“whos who”开头的就达200余种。科技人员为了迅速而准确地查到所需的资料，熟悉和掌握这方面的工具书很有必要。

一般说来，这类工具书可分为三类:①综合性的；②国别或地区性的；③专业或职业性的。每类通常又可以分为回溯性和当代人物性的两种。就文体而言，又有文章体和履历体的区别。前者文字较长，有描述和评论；后者仅提供事实，简明扼要。此外，百科全书、专业百科词典、年鉴、手册、便览等工具书中亦含有人物资料，而且有的还相当丰富。因此，根据不同要求和目的选用特定类型的传记工具书甚为重要。例如:要查找在世名人，一般用各种人名录为宜；要查找历史人物，需要使用回溯性传记词典；要了解某专业或某国家的名人可查检相应的专业和国别传记工具书，或专业百科全书；要掌握某人的全部传记资料或某一特定人物较详细的资料时，可求助于传记索引或文章体的传记工具书；解决同名、异名、笔名问题，可求教笔名或别名词典等等。具体选择时可先查传记书目和索引。例如:由美国D.La Bean和Tarbert合编的《传记词典总索引》（Biographical Dictionary Master Index）；由B.McNeil和Herbert，M.C.合编的《历史传记词典总索引》等等。对各类人名录有个大致的了解，就可有的放矢。

（三）报刊名录和书目

报刊名录和书目是人类查找书刊资料的常用检索工具，它们分别通过不同的方式记录文献的外表特征和某些内容特征，为读者提供各种检索途径和文献信息。报刊名录和书目的社会作用表现为:揭示与报道某一时期、某一国家和地区、某一学科文献的种类，反映社会和科学文化发展的概貌；指导读者为完成各项特定任务选购书刊，扩大检索线索，帮助解决学习和研究中遇到的疑难问题。此外，书目还被称为“读书治学之门径”，“打开知识宝库的钥匙”。例如:专科书目根据研究需要选收不同水平和程度的文献，分门别类以供查阅；推荐书目可按知识的连续性和发展阶段性编纂循序渐进的书目，指导人们进行学习。

（四）常用名录举要

①《国际名人录》International Who’s Who 1980－1981.44th ed.London:Euppa.该名录收录当代在国际比较显赫的人物，收录范围包括各国政治、经济、法律、外交、军事、教育、宗教、文艺、科技界等著名人士。

②《科学家传记辞典》Dictionary of Scientific Biography.Ed.by Charles Coulston Gilliispie.New York:Charles Scribner’s Sons，1970－1980。16v本书是一部大型综合性传记工具书，收录自古代直到现代世界各国的已故著名科学家近6，000人，介绍各个自然科学领域的著名科学家的生平及其科研活动与科研成果，史料比较完整。

③《当今名人传记》Current Biography，Whos News and Why.New York:Wilson，1940。本书是一部收录当今名人传记的连续出版物，广泛收录世界各国最新知名人士传记，其中美国政界有影响的人物占一半，除少数很有影响的人物外，余者只收一次，全年报道350位左右。

④《世界妇女人名录》The World Whos Who of Women.5th ed.Cambrideg:Melrose Pr，1980。它是70年代出版的一种新的国际性传记工具书，专收当今全世界著名妇女，有政治家、演员、歌唱家、音乐家、作家、教育家、医生、律师和科学家等。第5版收有1.1万多名，其中9，000余名有照片。

⑤《联合国及其有关机构人名录》Whos Who in the United Nations and Related Agencies.by Michael Hawkin.New York:Arnopr，1975。介绍自联合国成立到1974年以来的联合国及其有关机构的主要成员和官员的生平传记，共收录人物约3500名。