基于知识管理的图书馆运行机制

第五节　基于知识管理的图书馆运行机制

图书馆运行机制是指影响图书馆运动的各组成因素的结构、功能及其相互联系，以及这些因素产生影响、发挥功能的作用过程和作用机理，简要地说，也就是图书馆运行“带规律性的模式”。

基于知识管理的图书馆运行机制是一个有机整体，我们可将其分为下列五个二级机制：①基于知识管理的图书馆运行动力机制；②基于知识管理的图书馆运行整合机制；③基于知识管理的图书馆运行激励机制；④基于知识管理的图书馆运行控制机制；⑤基于知识管理的图书馆运行保障机制。动力机制的主要功能是为图书馆知识管理的运行提供适度的动力；整合机制的主要功能是重组图书馆系统的要素，协调图书馆活动中各类主体之间的利益；激励机制的主要功能是促使图书馆成员的行为方式和价值观念向知识管理的取向靠拢，激发图书馆活力；控制机制的主要功能是维系良好的图书馆秩序，控制图书馆运行的方向与速度；保障机制的主要功能是保障图书馆知识管理模式的运行安全。这些机制在结构上应该是协调的，在功能上应该是耦合的、互相补充的，其协调中心就是基于知识管理的图书馆运行目标——最有效地满足读者的知识需求。

需要说明的是，我们将基于知识管理的图书馆运行机制分为动力、整合、激励、控制和保障五个二级机制，并非将这一有机系统机械地割裂开来，而是出于深入剖析图书馆运行机制的需要。实际上，这五个二级机制既是相对独立的，又是相互联系的。所谓相对独立，是指这五个二级机制中的每一个机制实质上是我们考察图书馆运行过程、研究图书馆运行规律的一个角度，也是一种独特的研究方法。所谓相互联系，是指这五种机制之间存在一定的交叉，往往从不同的角度考察同一问题。这是因为，从每一个角度出发考察图书馆知识管理的运行，必然要涉及图书馆活动的许多领域。这样，从不同角度重复考察图书馆知识管理活动就是不可避免的。尽管我们试图避免这种重复，但由于图书馆系统的复杂性和有机联系性，因此我们无法也不能将图书馆系统分割为几个独立的部分，只能从不同的角度、不同的侧面进行考察。譬如，整合机制与控制机制、控制机制与保障机制等，都涉及基于知识管理的图书馆运行秩序的产生与维系。因此我们说这五个二级机制是相互联系的，这种联系是指功能上、结构上的联系，独立则是指考察角度上的独立。

一、基于知识管理的图书馆运行动力机制

1.满足读者的知识需要是图书馆运行的基本动力

任何事物的运行都有其动力支撑，图书馆的运行自然也不能例外。知识管理是一个过程，它包括四大环节，即知识的生成、积累、交流和应用管理，这与图书馆的工作流程非常相似。图书馆既要管理从社会采集的公共知识，又要管理图书馆管理活动和业务活动中产生的知识。知识管理以满足人们(范围较广，含组织内外)的知识需求为依归，图书馆知识管理应以满足读者的知识需求为宗旨。满足读者的知识需要理应成为图书馆运行的基本动力。其理由如下：

首先，社会需要是社会运行的动力源。图书馆系统是社会的一个子系统，其运行自然不能违背这一基本规律。

其次，读者的存在和需求是图书馆生存和发展的动力。

再次，图书馆很适合满足读者的知识需要。

最后，图书馆的运行以满足读者的知识需求为动力，已成为人们的共识。

2.图书馆运行动力机制的结构

读者的知识需要是图书馆运行动力之源。在满足读者知识需要的过程中，产生和形成了结构复杂的图书馆动力系统，它由图书馆运行动力机制的外围结构与内核结构两个部分组成。

(1)图书馆运行动力机制的外围结构

图书馆运行动力机制的外围结构包括动力主体、动力传导媒介与动力受体。图书馆运行的动力主体涉及三个层次，即读者(微观层次)、图书馆(中观层次)和国家(宏观层次)。三个层次的动力主体可以互为发生主体、利用主体。读者、图书馆和国家所发生的动力可以通过一定的方式、媒介互相传递，而且既可以在同一层次主体间进行，又可以在不同层次主体间进行。这里的传媒我们称为动力传导媒介。动力传导媒介主要包括利益传导、文化传导和信息传导三种类型。图书馆运行动力机制的外部结构还有动力受体。动力受体是指人们获得需求满足的对象、工具、资源等。就读者而言，其动力受体是知识；就图书馆而言，其动力受体是社会支持(含物质支持和精神支持)；就国家而言，其动力受体是人力资源。

(2)图书馆运行动力机制的内核结构

图书馆运行动力机制的内核结构包括动力源、动力方向、动力储存体和社会行动四个要素。

动力源是人们的内在需求。对读者来说，动力源是求知；对图书馆来说，动力源是社会效益和经济效益；对国家来说，动力源是知识创新和发展知识经济，建设知识型社会。

动力主体的层次不同，动力储存体的形式也不一样。就读者而言，其动力储存体就是个体行动者的能力。读者在自身知识需求的推动下，到图书馆获取知识的同时，也使自己的生产技术、经验、文化教养水平得到提高，社会交往经验也丰富起来，获得知识的方式也得到改进。这些都作为一种个人能力而储存积累下来，同时也刺激了读者后来的新的知识需要的产生，并为获取新的知识准备了充分条件。因此，读者任何一种新的能力的增长，都提供了产生新的知识需要、新的动力的可能性。就图书馆而言，其动力储存体就是图书馆凝聚力。图书馆凝聚力既表征图书馆的团结力量，又表征馆员个人对图书馆团体力量的感受性(心理反应)。就国家而言，动力储存体包括现实生产力水平和政治权力体系。

动力方向指动力与图书馆运行目标一致或相背，直接关系到动力主体的动力性质。

社会行动是图书馆运行动力的直接表达。就读者而言，其社会行动就是充分利用图书馆，获取自己所需要的知识；就图书馆而言，其社会行动就是加强图书馆管理，面向读者开展丰富多彩的知识服务；就国家而言，其社会行动就是鼓励知识创新，大力发展知识经济，不断提升知识和知识分子的价值，确认图书馆在国家知识创新系统中的地位。

二、基于知识管理的图书馆运行整合机制

管理的核心在于对现实资源的有效整合。知识管理属于一种管理活动，自然也离不开要素(资源)的整合。图书馆知识管理是指一个图书馆整体上对知识的生成、积累、交流和应用的管理过程，目的是提高图书馆知识工作者的生产力，提高图书馆的应变能力和反应速度，创新知识服务模式，增强知识服务的核心能力，最好地满足读者的知识需求。在图书馆知识管理过程中，观念、组织、人力、技术和知识等要素相互交织、相辅相成，共同造就图书馆知识管理的成功。与此相应，图书馆知识管理的整合机制也从这几个方面展开。

图书馆知识管理的整合机制涉及整合中心、整合对象和整合过程。我们认为，“基于知识管理的图书馆良性运行”是整合中心，各种要素的整合都要围绕这一中心来进行；观念、组织、人力、技术和知识是整合对象，或称整合客体；整合对象的展开就是整合过程。

三、基于知识管理的图书馆运行激励机制

知识管理中的激励是指创设满足知识员工各种需要的条件，激发知识员工的动机，使之产生实现组织知识管理目标的特定行为的过程。对于知识员工的有效激励，能够达到满足知识员工的深度需求、发挥知识员工的特殊作用、实现组织的知识管理目标，最终达到建立知识型组织的目的。图书馆是从事知识采集、整序、开发和传递的组织，内含大量的知识型员工，且知识型员工的层次在逐年提高、结构日趋合理。图书馆知识管理的实施主要依赖其知识型员工，自然也需要运用激励机制。

基于知识管理的图书馆运行激励机制是指图书馆为引导其成员的行为方式和价值观念向知识管理靠拢，按设定的标准和程序将图书馆的资源分配给其员工、团队或群体，以实现图书馆知识管理的目标(含直接目标和间接目标，直接目标是使图书馆知识增值，间接目标是最好地满足读者的知识需求)的作用原理和作用过程。从结构上分析，图书馆知识管理的激励机制由三个要素组成，即激励标准、激励手段和激励过程。

激励标准是对图书馆成员进行激励的方向和强度所作的规定。激励方向是对激励质的规定，即规定对什么样的行为方式和价值观念给予激励，对什么样的行为方式和价值观念不给予激励。激励强度是对激励量的规定，即规定对什么样的行为方式和价值观念给予较多的激励，对什么样的行为方式和价值观念给予较少的激励。由于图书馆知识管理围绕图书馆知识的生成、积累、交流和应用管理来展开，因而基于知识管理的图书馆激励标准也应围绕这几个方面来确定。

图书馆知识管理的激励机制不仅要确定激励的标准，而且要确定采用何种方式进行激励，即采用何种激励手段。激励手段一般分为两种基本类型，即功利型和符号型。所谓功利型，是指以实物形式的给予作为激励手段，如金钱、物品、生活待遇等，主要用来满足受激励对象的物质需要。所谓符号型，是指以授予某种具有象征意义的符号或对受激励对象的行为方式和价值观念给予认可、赞赏等作为激励手段，如荣誉称号、奖状、奖章、尊敬、表扬等，主要用来满足受激励对象的精神需要。

激励过程是指图书馆激励机制发挥功能的动态运作程序，它主要包括四个环节，即导向环节、检测环节、分配环节和反馈环节。

所谓导向环节，是根据图书馆设定的知识管理激励标准，制定一系列具体的政策，并利用一切可能的工具、采用一切可能的方式向图书馆成员广为传播的过程。简而言之，导向环节就是将激励标准具体化、操作化并广为宣传的过程。尽管激励标准是调节图书馆发展方向和图书馆知识管理进程的杠杆，但若无导向环节的明确牵引，也会产生图书馆知识管理进程延缓或者图书馆运行紊乱的结果。

即使导向环节良性运转，达到最佳状态，馆员实际的行为方式和价值观念也不可能完全符合图书馆知识管理的激励标准，这就需要评判与检测。所谓检测环节，就是对图书馆成员参与知识管理的行为方式和价值观念进行评判与鉴定的过程。检测方式可分为两种，即制度检测和舆论检测。

与检测环节紧密相连的就是分配环节，它是根据检测环节的结果具体将图书馆资源按一定程序分配给图书馆成员的过程。分配的原则是按劳分配，分配结果与检测结果应该是一致的，即在图书馆知识生成、积累、交流或应用活动中贡献大的馆员获得较多的图书馆资源，反之则不获得或获得较少的图书馆资源。

图书馆知识管理的激励标准是否公正合理，激励效果如何，激励过程是否良性运转，这些问题都需要通过反馈环节才能反映出来。所谓反馈环节，是指图书馆知识管理激励机制的输出结果对整个激励机制产生影响的过程。反馈环节包含正反馈和负反馈两个过程。

四、基于知识管理的图书馆运行控制机制

基于知识管理的图书馆运行控制机制涉及控制对象、控制过程、控制手段和控制特征等内容。

1.基于知识管理的图书馆控制对象

我们认为，基于知识管理的图书馆运行控制的对象是图书馆知识管理过程，即图书馆知识的生成、积累、交流和应用过程。图书馆知识管理过程并不是一个空架子，它牵涉图书馆的各类资源，如人力、财力、物力、知识和信息资源等。将图书馆知识管理过程作为控制对象，既把握住了图书馆知识管理的主脉，又能涵盖图书馆的多种资源，因而是切实可行的。

2.基于知识管理的图书馆控制过程

基于知识管理的图书馆控制过程大致可分为四个步骤：①确定控制标准；②衡量工作绩效；③将实际绩效与标准进行比较；④采取管理行动来纠正偏差或不适当的标准。

3.基于知识管理的图书馆控制手段

关于控制的手段，种类很多。美国社会学家罗斯将控制手段分为两类：一类是伦理的控制手段，包括舆论、暗示、个人理想、社会宗教、艺术和社会评价，它们的形成是由于感情的力量；另一类是政治的控制手段，包括法律、信仰、礼仪、教育。加雷思·琼斯等人将控制手段分为三类，即产出控制、行为控制和组织文化/小团体控制。管理者用来评估产出的三种主要机制是财务标准、组织目标和运营预算；管理者用来评估行为的三种主要机制是直接监督、目标管理以及规则和标准操作程序；组织文化是指控制个人与群体相互作用和影响方式的价值观、规范、行为标准和共同愿景的总和，小团体控制是通过分享价值观、规范、行为标准和共同愿景，对组织内个人和群体施加控制。还有一种较为流行的分类是将控制手段分为硬控制和软控制。硬控制是指依赖社会强制力量(如政权、法律和纪律)而实施的控制；软控制是指依赖社会舆论和社会心理而实施的控制，主要包括风俗、道德、信仰和信念。

结合图书馆知识管理的实际，同时兼采上述学者的思想精华，我们认为图书馆知识管理宜运用下列7种控制手段：①定位控制；②触点控制；③策略控制；④战略控制；⑤方法控制；⑥步骤控制；⑦标准控制。

4.基于知识管理的图书馆控制系统的特征

基于知识管理的图书馆控制系统是指向管理者提供与图书馆知识管理有关的战略、结构和手段是否有效地发挥作用这一信息的正式的目标设定、监督、评估和反馈系统。当图书馆知识管理出现偏差时，有效的控制系统就会向管理者发出警告，并给他们留出对机会和威胁做出反应的时间。

基于知识管理的图书馆控制系统应具备下列特征：①控制应与图书馆组织结构相适应。②控制应与图书馆主管人员的个性相适应。③客观性。④灵活性。⑤经济性。⑥战略性。⑦强调例外。⑧引导性。⑨使控制系统与图书馆文化相匹配。⑩预见性。

五、基于知识管理的图书馆运行保障机制

事实上，在任何实施知识管理的图书馆，矛盾都是普遍存在的，危害图书馆知识管理运行安全的因素也是始终存在的。基于知识管理的图书馆运行系统是一个有机整体，这个整体的各组成部分按一定的方式耦合起来，其结构是协调的、功能是互补的。然而，这种耦合与协调只具有相对意义，并不具有绝对意义，完全的耦合、完全的协调并不存在，完全的非耦合、完全的不协调同样也不存在。这里有一个“度”的问题，即基于知识管理的任何图书馆运行系统都只具有一定程度的耦合度和协调度，非耦合(或低度耦合)和不协调现象是普遍存在的。一方面，这是由于知识供给与知识需求这一图书馆的基本矛盾制约和影响着图书馆发展的方向与进程。这对矛盾也渗透于图书馆知识管理活动的各个领域，并由此而衍生一系列其他矛盾，这些矛盾是基于知识管理的图书馆运行系统不协调现象产生的根本原因。另一方面，由于基于知识管理的图书馆运行系统处于不断的变迁之中，图书馆运行系统各组成部分也因此而处于不断的变迁之中，它们的联结关系和耦合方式随之处于不断的变迁之中。这些组成部分虽然都处在不断变迁之中，但各自的变迁速率并不一致，而是有快有慢，变化的程度也有大有小。这种变迁速率和变化程度的差异正是图书馆运行系统低度耦合和不协调现象产生的重要原因，在从图书馆传统管理向图书馆知识管理演变的转型时期尤其如此。

如何消除基于知识管理的图书馆运行不安全因素，保证基于知识管理的图书馆运行安全，避免图书馆知识管理堕入恶性运行、畸形发展的状态？这就离不开保障机制。所谓基于知识管理的图书馆运行保障，是指基于知识管理的图书馆系统对其自身运行安全的防护与保卫，阻止图书馆堕入恶性运行、畸形发展。基于知识管理的图书馆运行保障机制则是指基于知识管理的图书馆运行保障的结构、功能及其作用原理与作用过程。

我们认为，基于知识管理的图书馆运行保障机制由三个部分组成，即基于知识管理的图书馆运行保障制度、基于知识管理的图书馆运行保障理论和基于知识管理的图书馆运行保障实践。其中，制度是根本，理论是基础，实践是关键。三者之间的关系好似“一体两翼”，即制度是“体”，理论和实践分别是左右两“翼”，三者相辅相成，共同保障图书馆知识管理的良性运行。

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